Работа с руководителями осуществляется в разделе Настройки на вкладке Руководители.

Для входа в свой личный кабинет EasyDocs Вашему сотруднику нужно перейти по ссылке в письме и установить пароль от личного кабинета. Если он уже зарегистрирован, то в личном кабинете ему будет доступна роль сотрудника Вашей организации.

Если сотрудник не зарегистрирован в EasyDocs, ему на почту придет письмо с ссылкой для завершения регистрации.

Введите данные сотрудника и нажмите на кнопку Добавить сотрудника.
Новый сотрудник появится у Вас в списке.

В рамках приложения EasyDocs руководитель — это сотрудник, который ведет документооборот от имени организации-работодателя. Руководителем может быть, например, генеральный директор или сотрудник кадровой службы. Руководитель может обменивается документами с другими юридическими лицами или с физическими лицами — сотрудниками организации. У руководителя также есть роль физического лица в личном кабинете EasyDocs, перейдя в которую он может отправлять документы работодателю.
Сотрудник, которому нужен обмен документами со своим работодателем, в EasyDocs является физическим лицом. (полезная информация о приглашении сотрудников представлена в пункте 4)
В данном разделе речь пойдет только о руководителях, у которых в приложения EasyDocs есть роль в организации-работодателе.
Чтобы добавить руководителя, нажмите на кнопку Добавить руководителя.

В разделе Настройки на вкладке Руководители у генерального директора организации есть возможность поставить/снять галочку с функции Согласование кадровых документов.

Создатель документа сможет выбрать в качестве получателя любого сотрудника организации, в том числе и генерального директора. Если получателем назначен генеральный директор, то после того, как создатель подпишет документ, он появится во Входящих у генерального директора, который сможет его подписать или отклонить. Остальные сотрудники не увидят данный документ.

Если получателем назначен, например, секретарь, то после отправки документа он появится во Входящих у секретаря, который сможет его подписать или отклонить. Остальные сотрудники, в том числе и генеральный директор, не увидят этот документ.

Согласование кадровых документов

Согласование работает для документов, созданных в EasyDocs на вкладке Кадровые.
Согласование документов подразумевает добавление промежуточного участника — согласователя в документообороте между создателем документа и генеральным директором организации.
Таким образом, если генеральный директор организации в разделе Настройки на вкладке Руководители поставит галочку для функции Согласование кадровых документов, то сотрудники компании не смогут отправить Заявление на отпуск или Служебную записку напрямую генеральному директору.
Шаблон создания документа будет выглядеть следующим образом:

В графе Получатель представлены все сотрудники организации ООО «КАЛИНА», кроме генерального директора. Таким образом, создатель документа сам выбирает, кто будет являться согласователем документа.
После того, как документ будет подписан, он появится во Входящих у руководителя, который был выбран получателем документа. Если руководитель согласует документ, то он появится во Входящих у генерального директора и он сможет его подписать или отклонить. Если руководитель откажет в согласовании документа, то документ сразу вернется во Входящие к создателю документа, а генеральный директор организации не увидит этот документ.
Если генеральный директор не нуждается в промежуточном согласовании документов другим сотрудником, то он может снять галочку с функции Согласование кадровых документов.
Тогда шаблон создания документа будет выглядеть следующим образом:

Если Вы хотите передать права на просмотр документов определенной должности другому сотруднику, например, на срок отпуска или болезни сотрудника, либо на постоянной основе, то для этого предусмотрена функция делегирования. Сотрудник, которому делегирована роль не сможет подписывать документы от имени сотрудника чью роль делегировали, он будет подписывать от своего.
Если у сотрудника, которому вы делегировали роль, нет электронной подписи от лица организации, то подписывать документы в этой роли он не сможет.
Чтобы делегировать роль сотрудника, выберите пункт Делегировать в меню управления руководителем.

Делегирование ролей

В выпадающем списке выберите сотрудника, которому хотите делегировать права на работу с документами данной должности, затем нажмите на кнопку Делегировать.

В личном кабинете у выбранного сотрудника появится роль той должности, которую ему делегировали.

Редактирования данных и удаление руководителей
Вы можете изменить название должности руководителя. Для этого в меню управления сотрудником выберите пункт Редактировать.

Введите исправленное название должности и нажмите на кнопку Редактировать.

Изменения будут применены и у руководителя изменится название роли.

Для удаления сотрудника выберите пункт Удалить в меню управления сотрудником.

Редактирования данных и удаление руководителей

Сотрудник будет удален из списка.
Роль сотрудника будет удалена у соответствующего пользователя EasyDocs.

В выпадающем списке нужно выбрать должность, в роль которой будут перенесены документы удаленного сотрудника, и нажать на кнопку Удалить.

Раздел Подписанты доступен только генеральному директору и администратору системы.
Подписант – это сотрудник, которому по доверенности предоставляется право подписи от имени Вашей организации.
Генеральный директор в данном случае является по умолчанию неизменным подписантом и администратором системы, которому не требуется доверенность для подписания документов.

На главной странице раздела Подписанты предоставляется информация о Вашей действующей лицензии и количестве подписантов в ней.

• Всего доступно подписантов – общее количество представителей в лицензии
• Задействовано подписантов – количество уже работающих сотрудников по доверенности
• Всего доступно подписантов для добавления – количество представителей, которых Вы можете добавить в рамках действующей лицензии

Для добавления нового подписанта Вам необходимо нажать на кнопку Добавить подписанта.

Подписанты

Подписантом можно добавить:

• Сотрудника организации
• Представителя по доверенности

Добавление подписанта из числа сотрудников организации
Выберите сотрудника из списка Вашей организации, которому необходимо добавить право подписи.

Если в Вашей организации ранее не была настроена и сформирована орг.структура, то данный список будет пустым (с инструкцией по настройке орг.структуры Вы можете ознакомиться в отдельном разделе руководства пользователя Согласования).

Введите номер доверенности, по которой предоставляется право подписи, дату доверенности (с какого момента начинает действовать право подписи) и нажмите Добавить подписанта.

Добавленный сотрудник появится в разделе Подписанты.

На основании доверенности можно добавить сотруднику права администратора (поставив галочку в разделе Администратор).

Представитель по доверенности
Представителем по доверенности может быть сотрудник другого юридического лица.
Если добавляемый представитель не зарегистрирован в EasyDocs, то на указанный Вами email будет направлено письмо с приглашением на регистрацию.

В личном кабинете будет доступна отдельная роль Представитель по доверенности.

Отзыв права подписи
Вы также можете отозвать право подписи у сотрудников организации (кроме генерального директора). Необходимо выбрать сотрудника и открыть меню Действия / Отменить право подписи.

Все документы при этом перейдут его прямому руководителю. Вы также можете сразу выбрать другого сотрудника, который будет назначен новым подписантом. В этом случае документы сразу будут переданы новому подписанту.

Увеличение количества подписантов
При необходимости увеличения числа доступных подписантов Вам потребуется перейти на страницу формирования счета.

Заполнить обязательные поля:

• Количество дополнительных подписантов
• Дата начала действия расширения лицензии

Дата начала действия расширения не может превышать срок действия Вашей текущей лицензии.

Как только Вы сформируете счет, он появится в разделе Входящие и после Ознакомления будет перенесен в Архив (к сформированному счету всегда доступны действия по его печати, скачиванию и отправке на email).

Продление доступно генеральному директору и администратору системы за 30 дней до окончания действия лицензии.
Необходимо перейти в раздел Подписанты и справа от окончания действия лицензии нажать кнопку Продлить.

В открывшемся окне будет указано количество действующих подписантов в Вашей организации.
Необходимо только указать количество подписантов на следующий период действия лицензии и нажать кнопку выставления счета.

Счет будет расположен в разделе Входящие и после Ознакомления перенесется в Архив.

В сформированном счете будут прописаны оказываемые Вашей организации услуги и правила при их оплате.