В EasyDocs все пользователи регистрируются как физические лица и самостоятельно могут выступать как самозанятые граждане или как подрядчики по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

EasyDocs допускает исполнение пользователями дополнительных ролей во взаимосвязи с юридическими лицами или ИП.

К таким ролям относятся:

• Сотрудник
• Руководитель
• Подписант
• Эксперт

Сотрудник - это роль физического лица, реквизиты которого содержат следующие параметры:

• Место работы
• Должность
• Подразделение

Данные параметры могут автоматически передаваться из 1С: ЗУП работодателя при интеграции с использованием расширения EasyDocs.

Предоставление физическому лицу роли "сотрудника" необходимо для обеспечения кадрового электронного документооборота и согласования документов с использованием оргструктуры работодателя.

Руководители

Руководители - это сотрудники, у которых по оргструктуре работодателя есть подчиненные сотрудники. Руководители делятся на 2 типа:

• Административные руководители - возглавляют структурное подразделение и являются прямыми руководители всех сотрудников, которые работают в этом подразделении
• Функциональные руководители - могут не быть сотрудниками организации, но по оргструктуре работодателя возглавляют определенную функцию и выступают функциональным руководителем определенного (одного или нескольких) структурных подразделений.

Роль "Руководителя" может выступать согласующим в процессе согласования документов. Конкретный руководитель может подставляться в согласующие документа автоматически на основании оргструктуры.

Раздел Подписанты доступен только генеральному директору и администратору системы.
Подписант – это сотрудник, которому по доверенности предоставляется право подписи от имени Вашей организации.
Генеральный директор в данном случае является по умолчанию неизменным подписантом и администратором системы, которому не требуется доверенность для подписания документов.

На главной странице раздела Подписанты предоставляется информация о Вашей действующей лицензии и количестве подписантов в ней.

• Всего доступно подписантов – общее количество представителей в лицензии
• Задействовано подписантов – количество уже работающих сотрудников по доверенности
• Всего доступно подписантов для добавления – количество представителей, которых Вы можете добавить в рамках действующей лицензии

Для добавления нового подписанта Вам необходимо нажать на кнопку Добавить подписанта.

Подписанты

Подписантом можно добавить:

• Сотрудника организации
• Представителя по доверенности

Добавление подписанта из числа сотрудников организации
Выберите сотрудника из списка Вашей организации, которому необходимо добавить право подписи.

Если в Вашей организации ранее не была настроена и сформирована орг.структура, то данный список будет пустым (с инструкцией по настройке орг.структуры Вы можете ознакомиться в отдельном разделе руководства пользователя Согласования).

Введите номер доверенности, по которой предоставляется право подписи, дату доверенности (с какого момента начинает действовать право подписи) и нажмите Добавить подписанта.

Добавленный сотрудник появится в разделе Подписанты.

На основании доверенности можно добавить сотруднику права администратора (поставив галочку в разделе Администратор).

Представитель по доверенности
Представителем по доверенности может быть сотрудник другого юридического лица.
Если добавляемый представитель не зарегистрирован в EasyDocs, то на указанный Вами email будет направлено письмо с приглашением на регистрацию.

В личном кабинете будет доступна отдельная роль Представитель по доверенности.

Отзыв права подписи
Вы также можете отозвать право подписи у сотрудников организации (кроме генерального директора). Необходимо выбрать сотрудника и открыть меню Действия / Отменить право подписи.

Все документы при этом перейдут его прямому руководителю. Вы также можете сразу выбрать другого сотрудника, который будет назначен новым подписантом. В этом случае документы сразу будут переданы новому подписанту.

Увеличение количества подписантов
При необходимости увеличения числа доступных подписантов Вам потребуется перейти на страницу формирования счета.

Заполнить обязательные поля:

• Количество дополнительных подписантов
• Дата начала действия расширения лицензии

Дата начала действия расширения не может превышать срок действия Вашей текущей лицензии.

Как только Вы сформируете счет, он появится в разделе Входящие и после Ознакомления будет перенесен в Архив (к сформированному счету всегда доступны действия по его печати, скачиванию и отправке на email).

Для входа в свой личный кабинет EasyDocs Вашему сотруднику нужно перейти по ссылке в письме и установить пароль от личного кабинета. Если он уже зарегистрирован, то в личном кабинете ему будет доступна роль сотрудника Вашей организации.

Если сотрудник не зарегистрирован в EasyDocs, ему на почту придет письмо с ссылкой для завершения регистрации.

Чтобы добавить эксперта, нажмите на кнопку "Добавить эксперта".

Работа с экспертами осуществляется в разделе Настройки на вкладке Эксперты.

В рамках сервиса EasyDocs "Эксперт" — это сотрудник, который не является руководителем или подписантом, но участвует в согласовании документов. Экспертом может быть как сотрудник организации, так просто физическое лицо.

Введите данные сотрудника и нажмите на кнопку Добавить эксперта.
Новый сотрудник появится у Вас в списке.

Вы можете изменить название должности эксперта. Для этого в меню управления сотрудником выберите пункт Редактировать.

Введите исправленное название должности и нажмите на кнопку Редактировать.

Изменения будут применены и у эксперта изменится название роли.

Для удаления сотрудника выберите пункт Удалить в меню управления сотрудником. В выпадающем списке нужно выбрать должность, в роль которой будут перенесены документы удаленного сотрудника, и нажать на кнопку Удалить.

Редактирования данных и удаление экспертов

Сотрудник будет удален из списка.
Роль сотрудника будет удалена у соответствующего пользователя EasyDocs.

Если Вы хотите передать права на просмотр документов определенной должности другому сотруднику, например, на срок отпуска или болезни сотрудника, либо на постоянной основе, то для этого предусмотрена функция делегирования. Сотрудник, которому делегирована роль, не сможет подписывать документы от имени сотрудника чью роль делегировали, он будет подписывать от своего.
Если у сотрудника, которому вы делегировали роль, нет электронной подписи от лица организации, то подписывать документы в этой роли он не сможет.
Чтобы делегировать роль сотрудника, выберите Делегировать доступ в колонке Делегирование.

Делегирование ролей

В выпадающем списке выберите сотрудника, которому хотите делегировать права на работу с документами данной должности, затем нажмите на кнопку Делегировать.

В личном кабинете у выбранного сотрудника появится роль той должности, которую ему делегировали.

Продление доступно генеральному директору и администратору системы за 30 дней до окончания действия лицензии.
Необходимо перейти в раздел Подписанты и справа от окончания действия лицензии нажать кнопку Продлить.

Продление срока действия лицензии

В открывшемся окне будет указано количество действующих подписантов в Вашей организации.
Необходимо только указать количество подписантов на следующий период действия лицензии и нажать кнопку выставления счета.

Счет будет расположен в разделе Входящие и после Ознакомления перенесется в Архив.

В сформированном счете будут прописаны оказываемые Вашей организации услуги и правила при их оплате.