Роли пользователей в EasyDocs
В EasyDocs все пользователи регистрируются как физические лица и могут выступать либо от своего лица как сотрудник / исполнитель или как как должностное лицо, действуя от имени организации или индивидуального предпринимателя.
К ролям должностных лиц относятся:
К ролям должностных лиц относятся:
- Руководитель организации, действующий без доверенности
- Подписант
- Руководитель
- Эксперт
Физическое лицо может выступать в роли сотрудника или исполнителя (самозанятый или договор ГПХ).
Сотрудник - это роль физического лица, реквизиты которого содержат следующие параметры:
Данные параметры могут вводиться пользователем самостоятельно, а могут автоматически передаваться из 1С: ЗУП работодателя при выгрузке оргструктуры из 1С. Автоматическая выгрузка реквизитов сотрудников 1С - это более удобный способ работы с сотрудниками, поскольку позволят работодателю контролировать реквизиты, т.к. они выгружаются из 1С, а не вводятся вручную сотрудником.
Предоставление физическому лицу роли "сотрудника" необходимо для обеспечения кадрового электронного документооборота и согласования документов с использованием оргструктуры работодателя.
Сотрудник - это роль физического лица, реквизиты которого содержат следующие параметры:
- Место работы
- Должность
- Подразделение
Данные параметры могут вводиться пользователем самостоятельно, а могут автоматически передаваться из 1С: ЗУП работодателя при выгрузке оргструктуры из 1С. Автоматическая выгрузка реквизитов сотрудников 1С - это более удобный способ работы с сотрудниками, поскольку позволят работодателю контролировать реквизиты, т.к. они выгружаются из 1С, а не вводятся вручную сотрудником.
Предоставление физическому лицу роли "сотрудника" необходимо для обеспечения кадрового электронного документооборота и согласования документов с использованием оргструктуры работодателя.
Сотрудники и исполнители
Руководители - это сотрудники, у которых по оргструктуре работодателя есть подчиненные сотрудники. Руководители делятся на 3 типа:
Роль "Руководителя" может выступать согласующим в процессе согласования документов. Конкретный руководитель может подставляться в согласующие документа автоматически на основании оргструктуры.
- Административные руководители - возглавляют структурное подразделение и являются прямыми руководители всех сотрудников, которые работают в этом подразделении
- Функциональные руководители - могут не быть сотрудниками организации, но по оргструктуре работодателя возглавляют определенную функцию и выступают функциональным руководителем определенного (одного или нескольких) структурных подразделений.
- Дополнительные руководители - могут не быть сотрудниками организации, но по оргструктуре работодателя возглавляют определенную рабочую группу, которая не имеет формального оформления в структуре предприятия.
Роль "Руководителя" может выступать согласующим в процессе согласования документов. Конкретный руководитель может подставляться в согласующие документа автоматически на основании оргструктуры.
Руководители
Руководитель организации - единоличный исполнительный орган юридического лица, имеющий право действовать без доверенности, или индивидуальный предприниматель.
В соответствии с действующим законодательством, руководитель организации может получить квалифицированный сертификат электронной подписи только в Федерально Налоговой Службе РФ.
Регистрация организации или ИП в EasyDocs возможна только по квалифицированному сертификату электронной подписи руководителя организации.
Руководитель организации имеет максимальные права доступа, которые нельзя забрать, и всегда является подписантом.
В соответствии с действующим законодательством, руководитель организации может получить квалифицированный сертификат электронной подписи только в Федерально Налоговой Службе РФ.
Регистрация организации или ИП в EasyDocs возможна только по квалифицированному сертификату электронной подписи руководителя организации.
Руководитель организации имеет максимальные права доступа, которые нельзя забрать, и всегда является подписантом.
Руководитель организации
Подписант - руководитель организации или лицо, уполномоченное на подписание документов от имени организации на основании доверенности.
Роль подписанта позволяет маршрутизировать на нее документы для подписания. Руководитель организации всегда является подписантом без необходимости приобретения платного тарифа.
Предоставление роли дополнительного подписанта является платным тарифом и описано в отдельном разделе руководство.
Роль подписанта позволяет маршрутизировать на нее документы для подписания. Руководитель организации всегда является подписантом без необходимости приобретения платного тарифа.
Предоставление роли дополнительного подписанта является платным тарифом и описано в отдельном разделе руководство.
Подписант
Работа с экспертами осуществляется в разделе Настройки на вкладке Эксперты.
В рамках сервиса EasyDocs "Эксперт" — это сотрудник, который не является руководителем или подписантом, но участвует в согласовании документов. Экспертом может быть как сотрудник организации, так просто физическое лицо.
В рамках сервиса EasyDocs "Эксперт" — это сотрудник, который не является руководителем или подписантом, но участвует в согласовании документов. Экспертом может быть как сотрудник организации, так просто физическое лицо.
Эксперты
Введите данные сотрудника и нажмите на кнопку Добавить эксперта.
Новый сотрудник появится у Вас в списке.
Новый сотрудник появится у Вас в списке.
Если сотрудник не зарегистрирован в EasyDocs, ему на почту придет письмо с ссылкой для завершения регистрации.
Для входа в свой личный кабинет EasyDocs Вашему сотруднику нужно перейти по ссылке в письме и установить пароль от личного кабинета. Если он уже зарегистрирован, то в личном кабинете ему будет доступна роль сотрудника Вашей организации.
Чтобы добавить эксперта, нажмите на кнопку "Добавить эксперта".
Вы можете изменить название должности эксперта. Для этого в меню управления сотрудником выберите пункт Редактировать.
Введите исправленное название должности и нажмите на кнопку Редактировать.
Редактирование данных и удаление экспертов
Изменения будут применены и у эксперта изменится название роли.
Для удаления сотрудника выберите пункт Удалить в меню управления сотрудником. В выпадающем списке нужно выбрать должность, в роль которой будут перенесены документы удаленного сотрудника, и нажать на кнопку Удалить.
Сотрудник будет удален из списка.
Роль сотрудника будет удалена у соответствующего пользователя EasyDocs.
Роль сотрудника будет удалена у соответствующего пользователя EasyDocs.
Если Вы хотите передать права на просмотр документов определенной должности другому сотруднику, например, на срок отпуска или болезни сотрудника, либо на постоянной основе, то для этого предусмотрена функция делегирования. Сотрудник, которому делегирована роль, не сможет подписывать документы от имени сотрудника чью роль делегировали, он будет подписывать от своего.
Если у сотрудника, которому вы делегировали роль, нет электронной подписи от лица организации, то подписывать документы в этой роли он не сможет.
Чтобы делегировать роль сотрудника, выберите Делегировать доступ в колонке Делегирование.
Если у сотрудника, которому вы делегировали роль, нет электронной подписи от лица организации, то подписывать документы в этой роли он не сможет.
Чтобы делегировать роль сотрудника, выберите Делегировать доступ в колонке Делегирование.
В выпадающем списке выберите сотрудника, которому хотите делегировать права на работу с документами данной должности, затем нажмите на кнопку Делегировать.
В личном кабинете у выбранного сотрудника появится роль той должности, которую ему делегировали.
Делегирование ролей
Рабочий e-mail должностного лица
Редактирование рабочего e-mail доступно в разделе «Настройки» / «Делегирование» генеральным директорам (индивидуальным предпринимателям) и администраторам системы.
В данном разделе отображены адреса, которые были установлены сотрудниками в роли должностного лица.
В данном разделе отображены адреса, которые были установлены сотрудниками в роли должностного лица.
Для того чтобы добавить e-mail или внести изменения в уже установленный Вам потребуется нажать на поле «Установить рабочий e-mail».
Ввести e-mail, на который должностное лицо будет получать уведомления о поступлении новых документов и сохранить изменения.
Изменения будут внесены в разделе «Делегирование», а также в реквизитах роли должностного лица.
Уведомления
Все виды уведомлений в EasyDocs описаны в разделе «Уведомления» руководства пользователя.
Уведомления должностных лиц будут отправляться на адрес электронной почты, который указан в роли должностного лица в разделе «Настройки» / «Реквизиты».
Уведомления должностных лиц будут отправляться на адрес электронной почты, который указан в роли должностного лица в разделе «Настройки» / «Реквизиты».
E–mail адрес, который указан в роли должностного лица также будет использоваться для отправки должностному лицу уведомлений по делегированным ролям.
E-mail адрес должностного лица, используемый для отправки уведомлений, может быть изменен пользователем с правами доступа на «Делегирование» в разделе «Настройки» / «Делегирование».
E-mail адрес должностного лица, используемый для отправки уведомлений, может быть изменен пользователем с правами доступа на «Делегирование» в разделе «Настройки» / «Делегирование».