Лицензии

Личный кабинет с ПЭП / УНЭП / УКЭП на USB-токене

Конкурентная лицензия по тарифу «Личный кабинет» предоставляет пользователям возможность использования личного кабинета EasyDocs с использованием выбранного типа подписи. Лицензия может быть передана другому пользователю, например, в случае увольнения сотрудника. При этом количество передач лицензий по простой электронной подписи (ЛК с ПЭП) и квалифицированной электронной подписи на USB – токене (ЛК с УКЭП на USB-токене) не ограничено, а по личным кабинетам с неквалифицированной электронной подписью (ЛК с УНЭП) ограничено 2-кратным количеством от общего приобретенного количества ЛК. При передаче лицензии новый пользователь имеет право бесплатно выпустить новый сертификат ключа проверки электронной подписи (СКПЭП).

Нажимая на лицензию, вы сможете просмотреть информацию по типам пользователей, которые ее используют.

Управление лицензиями на личный кабинет производится в разделе «Контрагенты». Инструкции по работе с разделом «Контрагенты» доступны по ссылке, инструкции по отправке приглашений внутри расширения EasyDocs по ссылке.

Подписант

Лицензия по тарифу «Подписант» предоставляет пользователю возможность участия в документообороте и подписания документов от имени организации с использованием квалифицированной электронной подписи на основании машиночитаемой доверенности.

Справа от тарифа «Подписант» отображается список добавленных Подписантов и их статус:

• Действует – Подписант может подписывать документы до окончания срока действия лицензии, если не будет запрошен отзыв
• Запрошен отзыв – ГД / ИП требуется подписать заявление на отзыв МЧД, после чего Подписант будет удален из списка
• Ожидает подписания – ГД / ИП требуется подписать заявление на выдачу МЧД

К каждому Подписанту будет доступно меню «Действия», где вы можете:

• Редактировать должность
• Сформировать заявление на отзыв доверенности
• Просмотреть доверенность (для Подписантов со статусом «Ожидает подписания»)
• Просмотреть заявление на отзыв доверенности (для Подписантов со статусом «Запрошен отзыв»)

Список действий будет меняться в зависимости от статуса Подписанта.

Кадровик

Лицензия по тарифу «Кадровик» предоставляет пользователю доступ к использованию расширения для 1С: ЗУП и совместимых конфигураций, в т.ч. к выгрузке документов из 1С: ЗУП в EasyDocs и получению документов из EasyDocs в расширение для 1С: ЗУП или совместимых конфигураций 1С.

При нажатии на выпадающий список вы можете изменить владельца лицензии по тарифу «Кадровик».

Инструкции по работе с расширением для 1С: ЗУП доступны по ссылке.

Бухгалтер

Лицензия по тарифу «Бухгалтер» предоставляет пользователю доступ к использованию расширения для 1С: Бухгалтерия и совместимых конфигураций, в т.ч. к выгрузке документов из 1С: Бухгалтерии в EasyDocs и получению документов из EasyDocs в расширение для 1С: Бухгалтерии.

При нажатии на выпадающий список вы можете изменить владельца лицензии по тарифу «Бухгалтер».

Инструкции по работе с расширением для 1С: Бухгалтерия доступны по ссылке.

Счета

В разделе «Лицензии» / «Счета» доступен список всех выставленных счетов для ЮЛ.

По умолчанию отображаются счета, по которым ожидается оплата, но вы можете применить другие фильтры для удобства:

• Название компании
• Номер счета
• Статус (ожидает оплату, оплачен, отменен, аванс)

Чтобы скачать выставленный счет необходимо открыть меню «Действия» и выбрать пункт «Скачать счет».

Выставление счета на расширение лицензии

Выставить счет на расширение лицензии возможно двумя способами:

1. Выставление счета на форме просмотра лицензии

• Перейдите в раздел «Лицензии»
• Нажмите на лицензию ЮЛ / ИП, для которого требуется выставление счета

Заполнение формы выставления счета

После выполнения одного из вышеуказанных способов выставления счета – откроется форма, в которой можно:

• Указать необходимое количество лицензий с помощью кнопки «+» или поля ввода
• Просмотреть данные, которые будут указаны в счете

Примечание: Тариф указывается на основании дополнительных соглашений между EasyDocs и выбранным ЮЛ / ИП или по общему количеству приобретенных лицензий внутри ГК (если дополнительное соглашение не было подписано).

Укажите необходимое количество лицензий для расширения и нажмите кнопку «Выставить счет», если все данные верны.

Сформированный счет доступен на вкладке «Счета». Для скачивания счета откройте меню «Действия» и выберите пункт «Скачать счет».

Если сформированный счет потребуется направить по ЭДО, обратитесь по адресу sales@easydocs.ru (в письме укажите номер счета и необходимость отправки по ЭДО).

Продление лицензии

Если в разделе «Лицензии» лицензия ЮЛ / ИП выделена красным цветом, то это говорит о том, что до конца срока ее действия осталось менее 30 дней.

Для выставления счета на продление лицензии выполните следующие шаги:

1. Откройте раздел «Лицензии»
2. Перейдите на вкладку «Счета» и нажмите кнопку «Выставить счет»

3. Выберите ЮЛ / ИП, для которого требуется продление лицензии
4. В поле «Действие с лицензией» установите значение «Продлить лицензию» и нажмите «Далее».

5. На следующей форме укажите необходимое количество лицензий для следующего периода с помощью кнопки «+» или поля ввода. Справа от лицензий доступен предпросмотр данных, которые будут указаны в счете.

Примечание: Тариф указывается на основании дополнительных соглашений между EasyDocs и выбранным ЮЛ / ИП или по общему количеству приобретенных лицензий внутри ГК (если дополнительное соглашение не было подписано).

6. Если все данные верны, то нажмите «Выставить счет».

Сформированный счет доступен на вкладке «Счета». Для скачивания счета откройте меню «Действия» и выберите пункт «Скачать счет».

Если сформированный счет потребуется направить по ЭДО, обратитесь по адресу sales@easydocs.ru (в письме укажите номер счета и необходимость отправки по ЭДО).

Новая лицензия

Если у ЮЛ / ИП еще нет активной лицензии, то вам необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейдите в раздел «Лицензии»
2. Откройте вкладку «Счета» и нажмите кнопку «Выставить счет».

3. Выберите ЮЛ / ИП, установите действие «Новая лицензия», укажите дату начала срока действия лицензии.
4. После заполнения обязательных полей формы нажмите «Далее».

5. На следующей форме укажите необходимое количество лицензий с помощью кнопки «+» или поля ввода. Справа от лицензий доступен предпросмотр данных, которые будут указаны в счете.

Примечание: Тариф указывается на основании дополнительных соглашений между EasyDocs и выбранным ЮЛ / ИП или по общему количеству приобретенных лицензий внутри ГК (если дополнительное соглашение не было подписано).

6. Если все данные верны, то нажмите «Выставить счет».

Сформированный счет доступен на вкладке «Счета». Для скачивания счета откройте меню «Действия» и выберите пункт «Скачать счет».

Если сформированный счет потребуется направить по ЭДО, обратитесь по адресу sales@easydocs.ru (в письме укажите номер счета и необходимость отправки по ЭДО).

Машиночитаемые полномочия

При добавлении подписанта должны быть определены его полномочия, на основе которых будет сформирована машиночитаемая доверенность, которая будет храниться в EasyDocs и использоваться для определения полномочий подписантов.
В EasyDocs используется 2 вида полномочий. Для формирования доверенности необходимо выбрать хотя бы один из двух:

Подписание кадровых документов от лица работодателя

Описание полномочия в реестре ЕСНСИ
Данное полномочие позволит подписанту подписывать любые документы в EasyDocs с типом "Кадровые документы". Про определение типов документов в EasyDocs читайте в разделе руководства пользователя "Типы документов".

Подписывать электронные документы

Описание полномочия в реестре ЕСНСИ
Данное полномочие позволит подписанту подписывать любые документы в EasyDocs с типом "Финансовые документы" и "Прочие документы". Про определение типов документов в EasyDocs читайте в разделе руководства пользователя "Типы документов".

Ограничение полномочий

К каждому полномочию можно добавить одно или несколько ограничений длинной не более 255 символов каждое. В ограничении можно указать в текстовом виде специфичную информацию, определяющую полномочия подписанта, например, ограничить полномочие по сумме или типу документа. Соблюдение ограничений полномочий по доверенности является обязанностью подписанта, т.к. эти ограничения не являются машиночитаемыми и EasyDocs не может обеспечить автоматическое ограничение полномочий.

После того, как информация по полномочиям будет указана, можно нажать на кнопку "Сформировать" и перейти на страницу просмотра печатной формы доверенности и ее подписания.

Подписание доверенности

Доверенность может быть подписана только единоличным исполнительным органом организации или индивидуальным предпринимателем.

Если пользователь, который добавил подписанта и создал доверенность, не является единоличным исполнительным органом организации (ЕИО) или индивидуальным предпринимателем (ИП), то он не сможет подписать доверенность и на контактный e-mail ЕИО организации или ИП уйдет уведомление с запросом на подписание доверенности.

ЕИО / ИП также могут перейти к просмотру и подписанию доверенности через меню «Действия» подписанта со статусом «Ожидается подписание».

Отзыв права подписи

Чтобы отозвать право подписи у подписанта, необходимо выбрать соответствующего подписанта и в меню «Действия» кликнуть по пункту «Сформировать заявление на отзыв».

Сформированное заявление на отзыв МЧД может быть подписано только единоличным исполнительным органом (ЕИО) организации или индивидуальным предпринимателем (ИП).

ЕИО / ИП также могут перейти к просмотру и подписанию заявления через меню «Действия» подписанта со статусом «Запрошен отзыв».

Редактирование должности подписанта

Для того чтобы внести изменения в наименование должности у действующего подписанта Вам необходимо:

• Перейти в меню «Действия» и выбрать пункт «Редактировать должность»

Добавление подписантов

Для добавления подписанта перейдите в раздел «Лицензии» и нажмите на активную лицензию необходимого ЮЛ / ИП.

Выберите тариф «Подписант», в появившейся форме справа нажмите «Добавить подписанта».

Заполните поле «Источник добавления подписанта» одним из вариантов выпадающего списка:

1. «Из сотрудников» – доступно дополнительное поле «Выбрать сотрудника», в котором отображены принятые сотрудники на основании выгруженной таблицы руководителей (список сотрудников будет пустым, если таблица руководителей не выгружается).

2. «Из экспертов» – доступно дополнительное поле «Выбрать эксперта», в котором отображены все добавленные эксперты ЮЛ / ИП.

3. «Из предыдущей лицензии» – доступно дополнительное поле «Выбрать подписанта», в котором отображены все подписанты из предыдущей лицензии.

Выбрав подписанта откройте следующий список «Выбрать тип УКЭП»:

1. Свой УКЭП на usb – носителе – лицензия будет установлена автоматически, и подписант сможет приступить к подписанию документов сразу после подписания МЧД ГД / ИП

2. Выпустить мобильную УКЭП на MyDSS 2.0 – сертификат выпускается внутри EasyDocs бесплатно, в рамках текущей лицензии (при наличии действительной мобильной УКЭП, лицензия будет установлена автоматически и подписант сможет приступить к подписанию документов сразу после подписания МЧД ГД / ИП).

Если установлен тип УКЭП «Выпустить мобильную УКЭП в myDSS 2.0», то дополнительно потребуется указать способ идентификации:

1. ЦИ Калуга Астрал – подписант заполняет данные на форме заполнения реквизитов и выбирает ЦИ, который хочет посетить

2. Корпоративный ЦИ – подписант заполнят данные на форме заполнения реквизитов. Должностное лицо, прошедшее обучение, прикладывает обязательные документы для идентификации (способ идентификации «Корпоративный ЦИ» доступен только в том случае, если внутри ЮЛ настроен Корп ЦИ в разделе «Настройки» / «Корп ЦИ»)

Паспортные данные, ИНН и СНИЛС являются обязательными данными для формирования МЧД, которые должны быть заполнены у ГД / ИП, а также добавляемого Подписанта. Если у ГД / ИП не заполнены обязательные реквизиты, то при формировании МЧД отобразятся поля с недостающими данными.