Контрагенты в EasyDocs

Сотрудники

Вкладка «Сотрудники» cодержит в себе список, который будет обновляться автоматически на основании приема / увольнения сотрудников. Если ранее в Вашей организации не была выгружена орг. структура данный список будет пустым (настройка и выгрузка орг. структуры более подробно описана в отдельном разделе руководства пользователя).

Для просмотра доступны такие данные как:

• ФИО сотрудника
• Должность
• Подразделение
• Тип и срок действия полученного сертификата
• Последняя активность (дата, когда был создан последний документ между ЮЛ и пользователем)
• Рабочий e-mail, который был указан в карточке сотрудника 1С

Поиск сотрудников

В правом верхнем углу Вы можете выполнить отбор записей вкладки «Сотрудники» по следующим параметрам:

• Сотрудник
• Должность
• Подразделение
• Тип электронной подписи
• Срок действия электронной подписи
• Идет выпуск (поиск активных заявок на выпуск ПЭП / УНЭП / УКЭП)
• Последняя активность (дата, когда был создан последний документ между ЮЛ и пользователем)
• Рабочий e-mail, который был указан в карточке сотрудника 1С

После заполнения данных нажмите «Поиск» сотрудников по заданным Вами параметрам.

Физлица

Вкладка содержит в себе данные о физических лицах, которые взаимодействуют с компанией как исполнители по договору ГПХ, Самозанятые. В разделе не отображаются сотрудники по трудовому договору.

Для просмотра доступны такие данные как:

• ФИО физического лица
• Тип занятости
• Тип и срок действия электронной подписи
• Последняя активность (дата, когда был создан последний документ между ЮЛ и пользователем)
• Контактный e-mail, который был указан в реквизитах личного кабинета EasyDocs

Вы можете изменить тип занятости пользователя (Физлицо / Самозанятый / Договор ГПХ) нажав на ссылку столбца «Тип занятости».

Поиск физических лиц

В правом верхнем углу Вы можете выполнить отбор записей вкладки «Физлица» по параметрам:

• ФИО физического лица
• Тип занятости
• Тип электронной подписи
• Срок действия электронной подписи
• Идет выпуск (поиск активных заявок на выпуск ПЭП / УНЭП / УКЭП)
• Последняя активность (дата, когда был создан последний документ между ЮЛ и пользователем)
• Контактный e-mail

После заполнения данных выполните «Поиск» физлиц по заданным параметрам.

Юридические лица

Содержит в себе данные о юридическом лице, его ИНН, а также контактном e-mail.
Чтобы добавить нового контрагента в список, необходимо нажать кнопку «Добавить контрагента».

Введите ИНН ЮЛ, контактный e-mail и нажмите кнопку «Добавить».

Юридическое лицо будет добавлено в список ваших контрагентов.

Поиск юридических лиц
В правом верхнем углу Вы можете выполнить отбор записей вкладки «Юрлица» по следующим параметрам:

• Наименование юридического лица
• ИНН
• Последняя активность (дата, когда был создан последний документ между ЮЛ и пользователем)
• Контактный e-mail

После заполнения данных выполните «Поиск» юридических лиц по заданным параметрам.

Отзыв сертификата электронной подписи или ПЭП физлица

На вкладках "Сотрудники", "Физлица" и "ИП" доступно действие по удалению ПЭП. В результате удаления ПЭП сотрудник / Физлицо / ИП потеряет возможность подписывать документы ПЭПом, но сохранит возможность получать документы от организации, сохранит доступ к шаблонам организации и сможет отправлять документы в организацию по маршрутам, не требующим подписания с его стороны.

Для удаления простой электронной подписи выделите необходимое кол-во сотрудников, нажмите кнопку «Удалить ПЭП»

В открывшемся уведомлении подтвердите удаление ПЭП для выбранных пользователей.

Отозвать сертификат электронной подписи (УНЭП или УКЭП) может только владелец сертификата (физическое лицо). При увольнении у сотрудника сохранится сертификат электронной подписи, но если сотрудник был удален из списка контрагентов, то документооборот с сотрудником в любом случае будет невозможен.

Задача на получение электронной подписи

Разделы «Сотрудники» / «Физлица» / «ИП» содержат данные о типе электронной подписи, которую выпустил (или выпускает) пользователь. В том случае, если у пользователя отсутствует электронная подпись, в колонке «Тип электронной подписи» отобразится «Нет лицензии».

Нажимая на данную ссылку, Вы можете сформировать задачу на получение электронной подписи.

Сформированная задача будет выглядеть следующим образом:

В том случае, если Вам необходимо отменить задачу на выпуск сертификата (например в случае, когда у пользователя нет профиля на Госуслугах), нажмите крестик справа от статуса «Идет выпуск …»

Пользователь, на которого была поставлена задача, не может покинуть страницу формирования заявки, пока не подтвердит корректность своих реквизитов или пока задача не будет отменена.

Индивидуальные приглашения

Для приглашения нового физического лица нажмите кнопку «Пригласить физлицо»

Заполните следующие данные:

• Код выпуска, по которому будет завершен выпуск сертификата
• Тип занятости (Договор ГПХ, Самозанятый)
• ФИО и ИНН приглашаемого физлица
• Email, на который будет направлено приглашение

После заполнения нажмите «Отправить приглашение».

После того как пользователь завершит регистрацию, список контрагентов будет обновлен.

Массовые приглашения

Массовое приглашение позволяет за один раз загрузить данные всех приглашаемых пользователей.
Для подготовки массового приглашения нажмите на кнопку «Пригласить физлицо» / «Массовое приглашение».

Скачайте шаблон файла для массовой отправки приглашений.

Редактировать файл можно в Excel, Google Sheets или другом редакторе таблиц, но важно после внесения изменений в файл сохранить его в том же формате: файл CSV (разделенный точкой с запятой) в формате UTF-8

При заполнении файла важно заполнить следующие параметры:
Код выпуска: определяет тип электронной подписи и способ идентификации при выпуске сертификата электронной подписи пользователя.

Тип занятости: определяет будущий тип рабочих отношений с работодателем / заказчиком. Выставление типа занятости важно для того, чтобы пользователю после регистрации были доступны шаблоны документов, согласно определенного для него типа занятости. В колонке с типом занятости необходимо установить цифровой код, соответствующий необходимому типу занятости:
1 - Договор ГПХ
2 - Самозанятый
Если не установлен никакой тип занятости, то пользователь зарегистрируется как физическое лицо и сможет дальше оформиться как сотрудник по трудовому договору. Также тип занятости Вы сможете изменить после регистрации пользователя.

После заполнения таблицы с приглашениями загрузите получившийся файл и нажмите на кнопку «Отправить приглашение»

После успешной загрузки файла на email сотрудников придут письма от EasyDocs с темой «Приглашение на регистрацию в EasyDocs». В каждом письме содержится ссылка для перехода в личный кабинет EasyDocs.

Руководителю организации, создавшему массовое приглашение, на email придет письмо от EasyDocs с темой «Отчет о результатах приглашения сотрудников в EasyDocs».

К письму прикреплен файл, содержащий информацию о статусе приглашения для каждого сотрудника.

Приглашение сотрудников

Для приглашения нового сотрудника нажмите кнопку «Пригласить сотрудника».

Заполните данные о ФИО, ИНН и email сотрудника. Нажимая «Отправить приглашение» сотруднику будет направлено письмо для завершения регистрации в сервисе.

После того как сотрудник завершит регистрацию он будет отображен в разделе «Физлица» до тех пор, пока не будет проведен приказ о его приеме или выгружена таблица руководителей в расширении EasyDocs.

Приглашение индивидуальных предпринимателей

Для приглашения ИП нажмите кнопку «Пригласить ИП».

Заполните следующие данные:

• Код выпуска, по которому будет завершен выпуск сертификата
• ИНН приглашаемого индивидуального предпринимателя
• E-mail, на который будет направлено приглашение

Нажимая на кнопку «Отправить приглашение» на почту пользователя поступит письмо от EasyDocs.

После того как ИП завершит регистрацию, список контрагентов будет обновлен.

Задача на продление УНЭП / УКЭП

За 30 дней до окончания срока действия сертификата контрагента вам будет доступно действие по формированию задачи на продление. Для удобства список контрагентов вы можете отсортировать по сроку действия сертификата.

Задачи на продление конкурентных УНЭП выставляются автоматически в день окончания срока действия сертификата и не требуют каких-либо действий с вашей стороны.

Выберите контрагента из списка и нажмите «Поставить задачу на выпуск ЭП».

Вы можете поставить задачу на продление массово только в том случае, если у выбранных контрагентов совпадают типы выпущенных сертификатов.

Выберите тип выпускаемого сертификата, способ идентификации и отправьте задачу в ЛК контрагента, нажав соответствующую кнопку.

Контрагент, на которого была поставлена задача, не может покинуть страницу формирования заявки, пока не подтвердит корректность своих реквизитов или пока задача не будет отменена.

Для отмены активной задачи выделите контрагента и нажмите кнопку «Отменить задачу на выпуск ЭП».