Настройка расширения EasyDocs для 1С

Для корректной работы с подписанием документов в расширении необходимо наличие заполненного СНИЛС у пользователя 1С.

СНИЛС можно не указывать, но в таком случае подписание будет ограничено.

Скачать актуальную версия расширения EasyDocs для КЭДО 1C: ЗУП (версия 3.0 и выше) можно по ссылке.

Для установки расширения пользователь с правами администратора 1С должен перейти в раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Расширения» → «Добавить из файла».

Для обновления расширения необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Расширения» → «Обновить из файла». Нажимаем кнопку «Добавить из файла» и выбираем файл расширения.

Обновить организации
Кнопка «Обновить организации» позволяет пользователю обновить список доступных организаций и синхронизировать из между 1С и EasyDocs. При успешном обновлении организации в консоли отобразится сообщение «Список обновлен»:

Для запуска расширения необходимо перейти в верхнем меню 1С, нажать на вкладку EasyDocs и далее выбрать «Расширение для кадрового электронного документооборота EasyDocs»

Вкладка «Настройки»
Перейдете в Настройки расширения EasyDocs

Основные настройки

Настройки по умолчанию
Нажмите на кнопку "Настройки по умолчанию" чтобы заполнить настройки стандартными значениями.

Расширенные настройки
Помимо настроек "по умолчанию" необходимо дополнительно заполнить:

1. Ключ доступа к API - предоставляется при регистрации или можно его повторно запросить, написав обращение на assist@easydocs.ru
2. Передача документов "В работу" - определяет правило, по которому подписанные документы будут отображаться у пользователя в папке "В работу"
3. Рабочий e-mail: адрес электронной подписи, который будет выгружаться в EasyDocs по сотрудникам и использоваться для отправки уведомлений
4. Рабочий телефон: номер телефона, который будет выгружаться в EasyDocs по сотрудникам и использоваться при формировании документов
5. Дополнительный руководитель - определяет дополнительный реквизит, который содержит сведения о дополнительном руководителе сотрудника
6. Дата согласия о переходе на КЭДО - определяет дополнительный реквизит, в котором содержится информация о дате согласия сотрудника о переходе на КЭДО. При синхронизации оргструктуры и базы сотрудников из 1С в EasyDocs выгружаются данные о сотрудниках с даты их согласия о переходе на КЭДО.

Авторизация
Для входа в расширение необходимо ввести учетную запись и пароль пароль пользователя EasyDocs.
Авторизация в целях безопасности ограничена 30 днями, после чего необходимо заново авторизоваться.

Обновить связи с документами EasyDocs
Если вам нужно загрузить в 1С документы, которые по каким-то причинам не выгрузились после подписания из EasyDocs, нажмите на кнопку "Обновить связи с документами EasyDocs".

Настройка уведомлений об отпуске, а также выгрузка графика отпусков осуществляется пользователем с правами администратора 1С в разделе «Настройки» / «Настройка отпусков». Если у Вас возникает ошибка о нарушении прав доступа, необходимо обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием 1С в Вашей организации.

Поле «Печатная форма» остается пустым, если ранее в ЗУП не были подгружены внешние печатные формы 1С – разработчиками. В поле «Маршрут» указывается граф «Односторонний входящий без ознакомления».

Поле «График отпусков» отвечает за выгрузку календаря отпусков в личные кабинеты сотрудников и их руководителей:

• Не выгружать – выгрузка данных не выполняется
• Выгружать – данные о графиках отпусков будут выгружены на основании ранее настроенной орг. структуры

В поле «Тип документа» необходимо выбрать соответствующий для уведомления об отпуске тип кадрового документа – «02.024 Извещение о времени начала отпуска».

Поле «Упреждение» отвечает за какое количество дней до отпуска сотруднику будет отправлено автоматическое уведомление.

После заполнения всех обязательных полей необходимо «Записать» настроенное правило и перейти к настройке регламентного задания.

Настройка регламентного задания
Для перехода в форму настройки необходимо нажать на выделенное поле «Регламент не активен».

Поле «Имя пользователя» является обязательным для заполнения, в котором необходимо указать пользователя с правами администратора 1С (или пользователя, под которым выполняется настройка регламентного задания).

Настройка расписания регламентного задания
В таких полях как «Дата начала» и «Дата окончания» Вы можете указать жесткие ограничения на выполнение регламентного задания.
В поле «Повторять каждые» указывается частота выполнения регламентного задания.
Если в поле «Повторять каждые» указать значение 0, то регламент будет выполнен только один раз.

Следующие разделы расписания не являются обязательными для заполнения, но Вы также можете установить дополнительные ограничения по выполнению регламентного задания.
После заполнения расписания убедитесь в том, что регламентное задание включено. Для сохранения изменений и выхода из формы настроек необходимо «Записать и закрыть» регламентное задание.

Маршруты документов

­­В разделе «Настройки» / «Маршруты документов» Вы можете просмотреть список доступных печатных форм на отправку в EasyDocs, а также настроить для них соответствующий маршрут и тип документа.

При нажатии на многоточие отобразится полный список документов 1С. Для того чтобы перейти к настройке маршрутов печатных форм необходимо выбрать интересующий Вас тип документа.

Маршрут
К каждой печатной форме, которую Вы планируете использовать в электронном документообороте необходимо выбрать один из доступных маршрутов:

• Внутренний граф – вы подписываете и документ уходит в архив
• Двусторонний исходящий – вы подписываете первым, затем подписывает контрагент
• Двусторонний входящий – контрагент подписывает первый, затем подписываете вы
• Односторонний входящий без ознакомления – вы отправляете, контрагент подписывает, документ уходит в архив
• Односторонний исходящий – вы подписываете, контрагент ознакамливается
• Односторонний входящий с ознакомлением – вы отправляете, контрагент подписывает, вы ознакамливаетесь

Тип документа
По умолчанию всем печатным формам, по которым ранее уже были настроены маршруты присваивается тип кадрового документа «12.999 – Иные документы».
Исключения, которым были назначены иные типы:

1. Печатные формы, которые относятся к трудовым договорам – значение «01.006 Трудовой договор»
2. Печатные формы относящиеся к согласию на обработку ПДн – значение «09.002 Согласие работника на сообщение его персональных данных третьей стороне»

Двойным кликом на поле «Тип документа» Вы откроете форму с перечнем всех типов документов, где при необходимости сможете внести изменения в уже установленные значения.

В расширении для 1С реализована возможность отправки автоматических напоминаний, а также установка ограничений для сотрудников по сроку подписания документов. Для настройки правил перейдите в раздел расширения «Настройки» / «Настройки подписания».

Всего в разделе доступно два вида правил, которые могут работать вместе:

• Общее правило для всех документов
• Исключения для печатных форм

Общее правило для всех документов
Общее правило состоит из двух полей, которые не являются обязательными, т.е. можно заполнить только одно из двух.

1. Периодичность напоминаний
Сотруднику будет отправляться напоминание по каждому документу, который не был подписан.
Существует три вида периодичности напоминаний:

• Ежедневно в 10:00
• Два раза в день в 10:00 и 16:00
• Не отправлять

2. Ограничение подписания
При помощи этого поля Вы можете установить ограничение для сотрудников по подписанию документов.

• Текущий рабочий день
• Следующий рабочий день
• 3 рабочих дня
• 5 рабочих дней

Концом рабочего дня считается 23:00 по Московскому времени.

Если не было выполнено подписание в установленный Вами срок, то документ будет отозван у сотрудника и вернется к Вам для ознакомления.

Исключения для печатных форм
С помощью этого правила Вы сможете настроить отправку напоминаний и установить ограничение по подписанию документов индивидуально для определенной печатной формы.

Для использования функции согласования документов. в EasyDocs требуется настроить оргструктуру в 1С: ЗУП. EasyDocs позволяет согласовывать документы с прямым административным или функциональным руководителем, а также с любым другим сотрудником организации. При этом, чтобы обеспечить автоматический выбор административного и функционального руководителя EasyDocs использует оргструктуру 1С: ЗУП.

Основным недостатком базового функционала 1С: ЗУП в части оргструктуры является отсутствие информации о руководителях подразделений. Чтобы автоматизировать выбор руководителей при маршрутизации документов в расширении EasyDocs для 1С: ЗУП предусмотрена дополнительная таблица, устанавливающая административных и функциональных руководителей для каждого подразделения. Для заполнения таблицы необходимо перейти в «Настройки» внутри расширения EasyDocs для 1С: ЗУП и далее в «Расширенные настройки» и проверить, чтобы поле «Ключ доступа к API» было заполнено. Ключ доступа к API предоставляется на платных тарифных планах.

Для передачи оргструктуры в EasyDocs необходимо:

• Версия расширения EasyDocs для 1С не ниже 2.0.7.39
• Заполненный ключ доступа к API в расширенных настройках

Если у Вас нет ключа доступа к API обратитесь в техническую поддержку.

Для заполнения таблицы с руководителями необходимо перейти в расширении EasyDocs в раздел Настройки / Руководители

Откроется таблица со структурными подразделениями.
Данная таблица будет в свернутом состоянии, её можно раскрыть нажав кнопку слева от кнопки «Отправить в EasyDocs»

Раскроется полностью список подразделений с их подчиненностью:

Для назначения руководителей в каждом подразделении необходимо напротив каждого подразделения нажать на поле «Должность» и выбрать нужного сотрудника.

В данном поле заполняется именно должность, так как роль согласователя закрепляется именно за должностью, а не за физлицом. После заполнения должности в поле руководитель отобразится ФИО физлица, которое в данным момент занимает эту должность.

Если в подразделении выбрана должность, которая в данный момент вакантна и на ней нет закрепленного сотрудника, то роль руководителя будет выполнять руководитель вышестоящего подразделения. В столбце «Ошибка» появится причина, а поле Руководитель выделится цветом.

Если у Вас несколько подразделений самого верхнего уровня, то над таблицей необходимо выбрать «Основное подразделение». Это подразделение будет является основным для всей организации. В общем случае, руководителем этого подразделения будет являться генеральный директор.

В данном случае, генеральный директор является руководителем подразделения «Основное». В подразделении «Филиал Спб» нет руководителя. Но так как «Основное» является вышестоящим, то руководителем «Филиала Спб» стал руководитель «Основного»

После заполнения должностей руководителей в подразделении нужно нажать кнопку “Отправить в EasyDocs”. Список подразделений и руководителей отправится в EasyDocs.

В случае успешной отправки в нижней части 1С появится сообщение, что отправка завершена. В случае, если есть какие-то ошибки, то появится соответствующее сообщение (подробности ошибки находятся в Журнале регистрации 1С)

Если в вашей организации используется матричная структура и у сотрудников кроме административного руководителя также есть функциональный руководитель, то EasyDocs позволяет настроить автоматическое согласование с такими руководителями. Для этого в настройках расширения EasyDocs для 1С: ЗУП в разделе «Руководители» необходимо добавить функциональных руководителей подразделений.
Для этого потребуется выбрать необходимого сотрудника по каждому подразделению (сотрудник выбирается на основании уже имеющихся или только созданных физических лиц).

У выбранного Вами физического лица появится роль, на основании его должности.
При настройке маршрутов согласования Вы сможете выбрать добавленных в таблицу функциональных руководителей.

После заполнения необходимо отправить в EasyDocs заполненную таблицу с руководителями.

Дополнительные руководители

Дополнительный руководитель – это руководитель определенного сотрудника вне административной или функциональной системы подчиненности. Такая система подчиненности может встречаться в ситуациях, когда структура рабочих групп не совпадает с формальной организационной структурой.
Например, в ИТ-компаниях, которые занимаются заказной разработкой, разработчики объединяются в проектные команды, которые возглавляют тим-лиды. При завершении проектов состав команд меняется. Эти изменения нецелесообразно сопровождать формальными кадровыми переводами, поэтому, все разработчики могут быть оформлены в одном большом отделе разработки, в котором руководитель отдела - это административный руководитель подразделения и прямой руководитель тим-лидов, а тим-лиды – это дополнительные руководители разработчиков.
Определение дополнительного руководителя производится с помощью дополнительного реквизита сотрудника. Добавление такого реквизита производится в разделе 1С: ЗУП / Администрирование / Общие настройки.

Создание дополнительного реквизита
Для того чтобы раздел «Дополнительные реквизиты» стал активным потребуется установить галочку на поле «Дополнительные реквизиты и сведения».

В открытом списке выберите объект «Сотрудники».

Чтобы добавить дополнительный реквизит потребуется нажать правую кнопку мыши и внутри открывшегося списка выбрать «Добавить» / «Новый».

Заполните обязательные поля реквизита:

• Наименование – «Дополнительный руководитель»
• Тип значения – «Сотрудник»

Для сохранения и выхода из формы создания нажмите «Записать и закрыть»

Добавление дополнительного руководителя в карточку сотрудника
Перейдите в карточку сотрудника 1С и в поле «Дополнительный руководитель» выберите сотрудника Вашей организации, который выполняет роль дополнительного руководителя для данного сотрудника.
Для сохранения и выхода из личной карточки нажмите «Записать и закрыть».

Завершение настройки внутри расширения EasyDocs
После того как были назначены дополнительные руководителя Вам необходимо перейти в расширение EasyDocs раздел «Настройки» / «Основные настройки» и выбрать реквизит, который будет использоваться для определения дополнительного руководителя.

Выгрузка дополнительных руководителей в EasyDocs
Завершающим этапом будет выгрузка дополнительных руководителей в EasyDocs. Для этого перейдите в раздел настроек расширения EasyDocs в подраздел «Руководители» и нажмите на кнопку «Отправить в EasyDocs».

Документы списком

В разделе «Настройки» / «Документы списком» Вы можете установить разделение для печатных форм, которые содержат несколько документов в отношении разных сотрудников (например, «Приказы на каждого сотрудника в отдельности (Т-11)»).

Нажимая на многоточие поля «Печатная форма» отобразятся все типы документов списком, по которым Вы ранее настроили маршрут в разделе «Маршруты документов». Для перехода к списку печатных форм потребуется выбрать тип документа, к которому они относятся.

Выберите необходимую печатную форму из списка «ОК» и завершите добавление правила нажав кнопку «Добавить».

При отправке печатных форм, которые были добавлены в данный список каждому сотруднику будет направлена индивидуальная печатная форма.

Дополнительные печатные формы

Вы также можете разработать свои печатные формы для документов списком.

Например, документ 1С "Кадровый перевод списком" имеет только приказ по форме Т-5а "Приказ о переводе", который содержит в таблице на одном листе весь список сотрудников, которые включены в документ о переводе. Форма приказа предполагает, что каждый сотрудник ставит в строке напротив своей фамилии собственноручную подпись. Очевидно, что такая форма приказа не отвечает современным требованиям законодательства о защите персональных данных, поскольку каждый сотрудник может увидеть данные о других сотрудниках, а также не соответствует требованиям электронного документооборота, которые предполагают, что каждый сотрудник подписывает приказ, относящийся индивидуально к нему.

Данная задача может быть решена следующим образом:

• Вы разрабатываете дополнительную печатную форму и называете ее, например "Приказ о переводе на каждого сотрудника в отдельности (Т-5)"
• Требования к печатной форме: (1) она должна быть привязана к документу 1С "Кадровый перевод списком", (2) приказ на каждого сотрудника должен занимать не более, чем 1 лист А4, (3) последовательность приказов в печатной форме должна быть такая же, как последовательность сотрудников в документе 1С
• Вы добавляете эту печатную форму в настройках расширения EasyDocs в разделе "Документы списком"

После этого Вы сможете создавать документы "Кадровый перевод списком" и отправлять индивидуальные приказы на подпись каждому сотруднику.