Подписанты
Раздел Подписанты доступен только генеральному директору и пользователям с правами "Подписанты".
Подписант – это сотрудник, которому по доверенности предоставляется право подписи от имени Вашей организации.
Генеральный директор в данном случае является по умолчанию неизменным подписантом и пользователем системы с максимальными правами, которому не требуется доверенность для подписания документов.
Подписант – это сотрудник, которому по доверенности предоставляется право подписи от имени Вашей организации.
Генеральный директор в данном случае является по умолчанию неизменным подписантом и пользователем системы с максимальными правами, которому не требуется доверенность для подписания документов.
На главной странице раздела Подписанты предоставляется информация о Вашей действующей лицензии и количестве подписантов в ней.
Роль подписанта является платной функцией EasyDocs. Чтобы добавить дополнительного подписанта у вас должна быть свободная лицензия на подписанта.
Если Вам требуется добавить дополнительного подписанта, сформируйте счет и оплатите его.
Если у Вас есть свободная лицензия на подписанта, нажмите на кнопку Добавить подписанта и перейдите на страницу добавления подписанта.
- Всего доступно подписантов – общее количество представителей в лицензии
- Задействовано подписантов – количество уже работающих сотрудников по доверенности
- Всего доступно подписантов для добавления – количество представителей, которых Вы можете добавить в рамках действующей лицензии
Роль подписанта является платной функцией EasyDocs. Чтобы добавить дополнительного подписанта у вас должна быть свободная лицензия на подписанта.
Если Вам требуется добавить дополнительного подписанта, сформируйте счет и оплатите его.
Если у Вас есть свободная лицензия на подписанта, нажмите на кнопку Добавить подписанта и перейдите на страницу добавления подписанта.
Информация о подписантах
Добавление подписантов
Выберите сотрудника из списка Вашей организации, которому необходимо добавить право подписи. Если в Вашей организации не выгружается оргструктура из 1С, то данный список будет пустым. В таком случае, добавьте подписанта из экспертов. Вы можете предварительно добавить в эксперты любого пользователя EasyDocs или пригласить зарегистрироваться нового пользователя.
Определите полномочия подписанта и сформируйте доверенность.
Полномочия по доверенности
При добавлении подписанта должны быть определены его полномочия, на основе которых будет сформирована машино-читаемая доверенность, которая будет храниться в EasyDocs и использоваться для определения полномочий подписантов.
В EasyDocs используется 2 вида полномочий. Для формирования доверенности необходимо выбрать хотя бы один из двух:
Подписание кадровых документов от лица работодателя
Описание полномочия в реестре ЕСНСИ
Данное полномочие позволит подписанту подписывать любые документы в EasyDocs с типом "Кадровые документы". Про определение типов документов в EasyDocs читайте в разделе руководства пользователя "Типы документов".
Подписывать электронные документы
Описание полномочия в реестре ЕСНСИ
Данное полномочие позволит подписанту подписывать любые документы в EasyDocs с типом "Финансовые документы" и "Прочие документы". Про определение типов документов в EasyDocs читайте в разделе руководства пользователя "Типы документов".
Ограничение полномочий
К каждому полномочию можно добавить одно или несколько ограничений длинной не более 255 символов каждое. В ограничении можно указать в текстовом виде специфичную информацию, определяющую полномочия подписанта, например, ограничить полномочие по сумме или типу документа. Соблюдение ограничений полномочий по доверенности является обязанностью подписанта, т.к. эти ограничения не являются машиночитаемыми и EasyDocs не может обеспечить автоматическое ограничение полномочий.
После того, как информация по полномочиям будет указана, можно нажать на кнопку "Добавить подписанта" и перейти на страницу просмотра печатной формы доверенности и ее подписания.
Подписание кадровых документов от лица работодателя
Описание полномочия в реестре ЕСНСИ
Данное полномочие позволит подписанту подписывать любые документы в EasyDocs с типом "Кадровые документы". Про определение типов документов в EasyDocs читайте в разделе руководства пользователя "Типы документов".
Подписывать электронные документы
Описание полномочия в реестре ЕСНСИ
Данное полномочие позволит подписанту подписывать любые документы в EasyDocs с типом "Финансовые документы" и "Прочие документы". Про определение типов документов в EasyDocs читайте в разделе руководства пользователя "Типы документов".
Ограничение полномочий
К каждому полномочию можно добавить одно или несколько ограничений длинной не более 255 символов каждое. В ограничении можно указать в текстовом виде специфичную информацию, определяющую полномочия подписанта, например, ограничить полномочие по сумме или типу документа. Соблюдение ограничений полномочий по доверенности является обязанностью подписанта, т.к. эти ограничения не являются машиночитаемыми и EasyDocs не может обеспечить автоматическое ограничение полномочий.
После того, как информация по полномочиям будет указана, можно нажать на кнопку "Добавить подписанта" и перейти на страницу просмотра печатной формы доверенности и ее подписания.
Дата и номер доверенности
Номер доверенности формируется последовательно от 1.
Дата доверенности - фактическая дата создания доверенности.
Срок действия доверенности
Срок действия доверенности устанавливается автоматически по дате окончания лицензии по тарифу "Подписант".
Подписание доверенности
Доверенность может быть подписана только единоличным исполнительным органом организации или индивидуальным предпринимателем.
Если пользователь, который добавил подписанта и создал доверенность, не является единоличным исполнительным органом организации или индивидуальным предпринимателем, то он не сможет подписать доверенность и на контактный e-mail единоличного исполнительного органа организации или индивидуального предпринимателя уйдет уведомление с запросом на подписание доверенности. Доверенность также можно подписать, перейдя к ней в разделе Настройки / Подписанты / Реестр доверенностей.
Созданная доверенность при этом отобразится в реестре доверенностей со статусом "Ожидает подписания". Подписант при этом будет добавлен, но не сможет подписывать документы до тех пор, пока его доверенность не будет подписана единоличным исполнительным органом или индивидуальным предпринимателем.
Номер доверенности формируется последовательно от 1.
Дата доверенности - фактическая дата создания доверенности.
Срок действия доверенности
Срок действия доверенности устанавливается автоматически по дате окончания лицензии по тарифу "Подписант".
Подписание доверенности
Доверенность может быть подписана только единоличным исполнительным органом организации или индивидуальным предпринимателем.
Если пользователь, который добавил подписанта и создал доверенность, не является единоличным исполнительным органом организации или индивидуальным предпринимателем, то он не сможет подписать доверенность и на контактный e-mail единоличного исполнительного органа организации или индивидуального предпринимателя уйдет уведомление с запросом на подписание доверенности. Доверенность также можно подписать, перейдя к ней в разделе Настройки / Подписанты / Реестр доверенностей.
Созданная доверенность при этом отобразится в реестре доверенностей со статусом "Ожидает подписания". Подписант при этом будет добавлен, но не сможет подписывать документы до тех пор, пока его доверенность не будет подписана единоличным исполнительным органом или индивидуальным предпринимателем.
Реестр доверенностей
В реестре доверенностей отображаются все доверенности, когда-либо созданные в EasyDocs. Доверенности могут иметь один из статусов:
- Ожидает подписания
- Действует до ...
- Отозвана
Редактирование должности
Для того чтобы внести изменения в наименование должности у действующего Подписанта Вам необходимо:
- Перейти в меню «Действия» и выбрать пункт «Редактировать должность»
- Ввести наименование новой должности и сохранить изменения, нажав на кнопку «Редактировать»
Отзыв права подписи
Чтобы отозвать право подписи у подписанта, необходимо выбрать соответствующего подписанта и в меню «Действия» кликнуть по пункту «Отозвать право подписи».
Все документы при этом перейдут его прямому руководителю. Вы так же можете сразу выбрать другого сотрудника, который будет назначен новым подписантом. В этом случае документы сразу будут переданы новому подписанту.
Увеличение количества подписантов
При необходимости увеличения числа доступных подписантов Вам потребуется перейти на страницу формирования счета.
Необходимо заполнить обязательные поля:
Важно: Дата начала действия расширения не может превышать срок действия Вашей текущей лицензии.
- Количество дополнительных подписантов
- Дата начала действия расширения лицензии
Важно: Дата начала действия расширения не может превышать срок действия Вашей текущей лицензии.
Как только Вы сформируете счет, он появится в разделе Входящие и после Ознакомления будет перенесен в Архив (к сформированному счету всегда доступны действия по его печати, скачиванию и отправке на email).
В сформированном счете будут прописаны оказываемые Вашей организации услуги и правила при их оплате.
Продление срока действия лицензии
Продление доступно генеральному директору и администратору системы за 30 дней до окончания действия лицензии.
Необходимо перейти в раздел Подписанты и справа от окончания действия лицензии нажать кнопку «Продлить».
Необходимо перейти в раздел Подписанты и справа от окончания действия лицензии нажать кнопку «Продлить».
В открывшемся окне будет указано количество действующих подписантов в Вашей организации.
Необходимо только указать количество подписантов на следующий период действия лицензии и нажать кнопку выставления счета.
Необходимо только указать количество подписантов на следующий период действия лицензии и нажать кнопку выставления счета.
Счет будет расположен в разделе Входящие и после Ознакомления перенесен в Архив.
В сформированном счете также будут прописаны оказываемые Вашей организации услуги и правила при их оплате.
В сформированном счете также будут прописаны оказываемые Вашей организации услуги и правила при их оплате.
Важно помнить о том, что машиночитаемые доверенности действительны до конца срока действия лицензии. После того как лицензия будет обновлена генеральному директору потребуется подписать уже сформированные МЧД на новый срок в разделе «Настройки» / «Подписанты».
УКЭП подписанта
Подписант должен подписывать документы от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя квалифицированной электронной подписью. При этом, получить квалифицированный сертификат и ключ проверки электронной подписи можно одним из следующих способов:
Чтобы получить квалифицированный сертификат и ключ проверки электронной подписи в рамках действующего тарифа "Подписант", обратитесь в техническую поддержку за кодом выпуска и далее следуйте инструкции по выпуск УКЭП для физических лиц.
- На USB-токене: самостоятельно и за свой счет в любом аккредитованном удостоверяющем центре РФ
- В EasyDocs в приложении MyDSS: бесплатно в рамках действующего тарифа "Подписант"
Чтобы получить квалифицированный сертификат и ключ проверки электронной подписи в рамках действующего тарифа "Подписант", обратитесь в техническую поддержку за кодом выпуска и далее следуйте инструкции по выпуск УКЭП для физических лиц.
Проверка действительности МЧД в реестре ФНС
Для проверки статуса машиночитаемой доверенности перейдите по ссылке на портал ФНС.
Введите в доступное поле уникальный номер Вашей доверенности (GUID) и перейдите к просмотру ее статуса нажав кнопку «Просмотр результата».
Доверенность будет отображать статус, а также период ее действия.
В том случае, если не были найдены сведения по введенным Вами данным отобразится соответствующая ошибка:
Проверка и просмотр карточки МЧД в реестре ФНС
Для просмотра информации о полномочиях представителя ЮЛ, а также статусе доверенности необходимо перейти по ссылке и заполнить обязательные поля:
- Уникальный номер Вашей доверенности (GUID)
- ИНН доверителя (ИНН ЮЛ / ИП)
- ИНН представителя (ИНН ФЛ)
Результат будет содержать полную информацию об МЧД с возможностью скачивания файлов доверенности в форматах .pdf и .xml
