Согласования

EasyDocs позволяет работодателям настроить маршруты согласования документов для своих сотрудников.
Маршрут согласования состоит из четырех основных этапов:

• Согласование с административным, функциональным или дополнительным руководителем
• Согласование с экспертом
• Подписание документа
• Ознакомление с подписанным документом

Как добавить административных, функциональных и дополнительных руководителей, экспертов и подписантов описано в отдельном разделе руководства пользователя

Пользователям доступно шесть уровней маршрутов, расположенных в порядке возрастания приоритета (от низкого к высокому):

• Общий маршрут – позволяет настроить главный маршрут для всех документов организации, включая все подразделения и все виды документов. Общий маршрут распространяется как на документы, созданные из шаблонов, так и на документы, созданные из файлов.
• Маршруты по подразделениям – позволяют добавить маршруты по подразделениям уровня -1 от единоличного исполнительного органа (например, генеральный директор), включая все нижестоящие подразделения. Эти маршруты имеют более высокий приоритет, чем общий маршрут. Т.е. при отправке сотрудником документа по подразделению, указанному в этом маршруте, документ пойдет по этому маршруту, а не по общему.
• Маршруты по должности – позволяют добавить маршруты с привязкой к определенной должности сотрудника. Эти маршруты имеют более высокий приоритет, чем общий маршрут и маршрут по подразделениям. Т.е. при отправке документа сотрудником с должностью, указанной в этом маршруте, документ пойдет по этому маршруту, а не по маршруту по подразделению или общему маршруту.
• Маршруты по документам – позволяют добавить маршруты по определенному шаблону документа. Эти маршруты имеют более высокий приоритет, чем маршрут по подразделениям. Т.е. при отправке сотрудником документа по документу, указанному в этом маршруте, документ пойдет по этому маршруту, а не по маршруту по подразделению и не по общему маршруту.
• Маршруты по комплексу условий – имеют более высокий приоритет, чем общий маршрут, маршруты по подразделениям, по должностям и по документам. Данные маршруты применяются точечно к выбранному подразделению в сочетании с должностью и документам и не распространяют свое действие на подчиненные подразделения. Минимум одно условие по подразделению, должности или документу должно быть заполнено.
• Индивидуальные маршруты по сотрудникам – имеют самый высокий приоритет из всех маршрутов. Т.е. если есть такой маршрут, то будет применяться именно он. Данные маршруты применяются точечно только к выбранному сотруднику и документу.
• Маршруты по группе пользователей – имеют более высокий приоритет, чем общий маршрут, маршруты по подразделениям, по должностям и по документам. Данные маршруты применяются ко всем пользователям выбранной группы пользователей. Группа пользователей, подписант и (или) ответственный за ознакомление обязательны для заполнения. Остальные поля - нет.

В одном маршруте допускается не более 10 этапов согласования с неограниченным количеством согласователей.
Согласователем может быть назначен:

1. Руководитель

• Административный – документ будет направлен на согласование руководителю, который назначен в таблице руководителей 1С
• Функциональный – документ будет направлен физическому лицу или сотруднику компании, который назначен в таблице руководителей 1С
• Дополнительный – документ будет направлен физическому лицу или сотруднику компании, который был указан в карточке сотрудника 1С

При выборе согласователя «Все вышестоящие руководители» добавить дополнительного согласователя в этап невозможно и необходимо нажать «Добавить этап».

Выбранный руководитель будет определен по подразделению (на основании выгруженной орг. структуры), в котором находится сотрудник.

2. Эксперт

Экспертами в разделе «Маршруты» считаются все сотрудники, которые имеют роль в Вашей организации (административные и функциональные руководители, подписанты и эксперты).
В одном маршруте сотрудник может быть назначен согласователем единожды.

Если Вы выбрали несколько согласователей в одном этапе, то документ будет направлен в папку «Входящие» одновременно всем согласователям. В том случае, если один из согласователей инициировал отклонение, то документ будет направлен отправителю на ознакомление.

Для того, чтобы добавить дополнительный этап согласования нажмите кнопку «Добавить этап».

После прохождения всех этапов согласования, документ может поступить:

• На подписание генеральному директору или представителю с правом подписи от имени Вашей организации (Подписанту)

Маршрут может быть сохранен только если в одном из блоков («Подписание» / «Ознакомление») было заполнено должностное лицо.

Если Вы настроили маршрут без этапов согласования – документ сразу будет направлен на подписание / ознакомление выбранным должностным лицам.

При помощи этого типа маршрута можно настроить этапы согласования для подразделений, которые являются вышестоящими. Этот маршрут будет действовать для всех подразделений, которые входят в него по орг. структуре.

Маршруты по подразделениям

Для того чтобы добавить еще одно правило в определенный маршрут согласования необходимо нажать на соответствующий значок, расположенный справа от названия самого маршрута.

Маршруты по должности

В настройках этого маршрута можете выбрать одну из должностей, которые были выгружены автоматически из справочника должностей 1С.

Маршрут будет распространяться на всех сотрудников с выбранной должностью, вне зависимости от подразделения.

В данном типе маршрута можно настроить этапы согласования по документам (системным шаблонам EasyDocs или шаблонам, которые были созданы внутри Вашей организации).

Маршрут по документам

Маршруты по комплексу условий

В настройках этого маршрута Вы можете выбрать:

• Любое подразделение организации

Для сохранения созданного маршрута минимум одно из условий должно быть заполнено.

Индивидуальные маршруты по сотрудникам

В настройках этого маршрута Вы можете выбрать один документ или все (включая системные шаблоны EasyDocs).

Также Вы можете выбрать любого сотрудника Вашей организации.

Для работы с маршрутами по подразделениям, по должности, по комплексу условий и индивидуальными маршрутами потребуется выгрузка орг. структуры Вашей организации из расширения 1С (подробную инструкцию по настройке орг. структуры Вы сможете найти по ссылке).

Сохранение маршрутов

Для более удобного ориентирования по созданным маршрутам внутри компании Вы можете скачать файл созданных маршрутов в формате .xlsx в правом верхнем углу.

На первом листе файла отображена информация по всем сотрудникам и доступным им шаблонам (видимость шаблонов Вы можете настроить в разделе «Документы» / «Шаблоны»), с указанием подразделения и номера маршрута, по которым будут направлены созданные со стороны сотрудника документы.

Лист «Подразделения» содержит информацию по всем подразделениям компании и шаблонам, с указанием типа документа и номера маршрут.

Лист «Маршруты» – список всех настроенных маршрутов внутри компании с указанием этапов согласования, подписания и ознакомления.

Просмотр и изменение маршрута документа

Если внутри компании выгружена орг. структура и настроены маршруты, должностным лицам и сотрудникам, будет доступен просмотр маршрута согласования направленного документа.

При назначении должностному лицу права доступа на работу с разделом «Маршруты», появится ссылка на переход к маршруту согласования, который применяется в просматриваемом документе.

Должностному лицу также доступно добавление дополнительного согласователя в этап. При нажатии кнопки «Добавить согласователя» будет открыт список всех пользователей имеющих роль внутри компании.

Дополнительным согласователем может быть выбрано только то лицо, которое еще не участвует в маршруте согласования.

В комментариях к документу появится запись о том, что в маршрут был добавлен дополнительный согласователь.

При добавлении дополнительных согласователей маршрут будет изменен только в открытом документе.

Маршруты по группе пользователей

В настройках маршрута потребуется заполнить обязательное поле «Группа пользователей», на которую он будет распространяться.
Список поля «Группы пользователей» будет содержать системные группы EasyDocs (Сотрудники, Кандидаты, Уволенные, Физлица, Самозанятые, ИП). В разделе «Пользователи» на вкладке «Группы» вы сможете добавить новые группы пользователей, которые отобразятся в списке маршрута.

Дополнительно в маршруте можно указать один или несколько документов (не более 10 документов в одном маршруте).