Согласования

Для использования функции согласования документов. в EasyDocs требуется настроить оргструктуру в 1С: ЗУП. EasyDocs позволяет согласовывать документы с прямым административным или функциональным руководителем, а также с любым другим сотрудником организации. При этом, чтобы обеспечить автоматический выбор административного и функционального руководителя EasyDocs использует оргструктуру 1С: ЗУП.

Основным недостатком базового функционала 1С: ЗУП в части оргструктуры является отсутствие информации о руководителях подразделений. Чтобы автоматизировать выбор руководителей при маршрутизации документов в расширении EasyDocs для 1С: ЗУП предусмотрена дополнительная таблица, устанавливающая административных и функциональных руководителей для каждого подразделения. Для заполнения таблицы необходимо перейти в «Настройки» внутри расширения EasyDocs для 1С: ЗУП и далее в «Расширенные настройки» и проверить, чтобы поле «Ключ доступа к API» было заполнено. Ключ доступа к API предоставляется на платных тарифных планах.

Для передачи оргструктуры в EasyDocs необходимо:

• Версия расширения EasyDocs для 1С не ниже 2.0.7.39
• Заполненный ключ доступа к API в расширенных настройках

Если у Вас нет ключа доступа к API обратитесь в техническую поддержку.

Для заполнения таблицы с руководителями необходимо перейти в расширении EasyDocs в раздел Настройки / Руководители

Откроется таблица со структурными подразделениями.
Данная таблица будет в свернутом состоянии, её можно раскрыть нажав кнопку слева от кнопки «Отправить в EasyDocs»

Раскроется полностью список подразделений с их подчиненностью:

Для назначения руководителей в каждом подразделении необходимо напротив каждого подразделения нажать на поле «Должность» и выбрать нужного сотрудника.

В данном поле заполняется именно должность, так как роль согласователя закрепляется именно за должностью, а не за физлицом. После заполнения должности в поле руководитель отобразится ФИО физлица, которое в данным момент занимает эту должность.

Если в подразделении выбрана должность, которая в данный момент вакантна и на ней нет закрепленного сотрудника, то роль руководителя будет выполнять руководитель вышестоящего подразделения. В столбце «Ошибка» появится причина, а поле Руководитель выделится цветом.

Если у Вас несколько подразделений самого верхнего уровня, то над таблицей необходимо выбрать «Основное подразделение». Это подразделение будет является основным для всей организации. В общем случае, руководителем этого подразделения будет являться генеральный директор.

В данном случае, генеральный директор является руководителем подразделения «Основное». В подразделении «Филиал Спб» нет руководителя. Но так как «Основное» является вышестоящим, то руководителем «Филиала Спб» стал руководитель «Основного»

После заполнения должностей руководителей в подразделении нужно нажать кнопку “Отправить в EasyDocs”. Список подразделений и руководителей отправится в EasyDocs.

В случае успешной отправки в нижней части 1С появится сообщение, что отправка завершена. В случае, если есть какие-то ошибки, то появится соответствующее сообщение (подробности ошибки находятся в Журнале регистрации 1С)

Если в вашей организации используется матричная структура и у сотрудников кроме административного руководителя также есть функциональный руководитель, то EasyDocs позволяет настроить автоматическое согласование с такими руководителями. Для этого в настройках расширения EasyDocs для 1С: ЗУП в разделе «Руководители» необходимо добавить функциональных руководителей подразделений.
Для этого потребуется выбрать необходимого сотрудника по каждому подразделению (сотрудник выбирается на основании уже имеющихся или только созданных физических лиц).

У выбранного Вами физического лица появится роль, на основании его должности.
При настройке маршрутов согласования Вы сможете выбрать добавленных в таблицу функциональных руководителей.

После заполнения необходимо отправить в EasyDocs заполненную таблицу с руководителями.

EasyDocs позволяет работодателям настроить маршруты согласования документов для своих сотрудников.

Маршрут согласования состоит из трех основных этапов:

• Согласование с административным или функциональным руководителем
• Согласование с экспертом
• Подписание или ознакомление с документом подписанта

Как добавить административных и функциональных руководителей, а также экспертов и подписантов описано в руководстве пользователя.

Пользователям доступно три уровня маршрутов:

• Общий маршрут – устанавливает правило для всех подразделений и всех документов организации в целом
• Маршруты по подразделениям / по документам – это более старшее правило по сравнению с общим маршрутов. Т.е. если в компании установлен маршрут по подразделению или по документу, то сработает этот маршрут, а не общий.
• Индивидуальные маршруты – это самые старшие маршруты. Если установлен такой маршрут, то в отношении подразделения и документа, которые он затрагивает, сработает именно индивидуальный маршрут, а не маршрут по подразделениям / по документам или общий маршрут.

В одном маршруте допускается не более 10 этапов согласования с неограниченным количеством согласователей.
Согласователем может быть назначен:
1. Руководитель

• Административный
• Функциональный

Выбранный руководитель будет определен по подразделению (на основании выгруженной орг. структуры), в котором находится сотрудник.
2. Эксперт
Экспертами в разделе «Маршруты» считаются все сотрудники, которые имеют роль в Вашей организации (административные и функциональные руководители, подписанты и эксперты).

В одном маршруте сотрудник может быть назначен согласователем единожды.

Если Вы выбрали несколько согласователей в одном этапе, то документ будет направлен в папку «Входящие» одновременно (всем согласователям). В том случае если один из согласователей инициировал отклонение, то документ будет направлен отправителю на ознакомление.
Для того чтобы добавить дополнительный этап согласования нажмите кнопку «Добавить этап».

Подписант

После прохождения всех этапов согласования, документ может поступить на подписание / ознакомление:

• Генеральному директору
• Сотруднику с правом подписи от имени Вашей организации (Подписанту)

Если Вы настроили маршрут без этапов согласования – документ будет направлен напрямую выбранному Подписанту.
Для документа можно выбрать следующие действия:

• Подписание
• Ознакомление

При помощи этого типа маршрута можно настроить этапы согласования для подразделений, которые являются вышестоящими. Этот маршрут будет действовать для всех подразделений, которые входят в него по орг. структуре.

Маршруты по подразделениям

Для того чтобы добавить еще одно правило в определенный маршрут согласования необходимо нажать на соответствующий значок, расположенный справа от названия самого маршрута.

В данном типе маршрута можно настроить этапы согласования по документам (системным шаблонам EasyDocs или шаблонам, которые были созданы внутри Вашей организации).

Маршрут по документам

Индивидуальные маршруты по подразделениям

В настройках этого маршрута Вы можете выбрать определенный документ или «Все документы».

Также может быть выбрано любое подразделение Вашей организации.

Индивидуальные маршруты по сотрудникам

В настройках этого маршрута Вы можете выбрать один документ или все (включая системные шаблоны EasyDocs).

Также Вы можете выбрать любого сотрудника Вашей организации.

Для работы с маршрутами «По подразделениям», «Индивидуальными маршрутами» потребуется выгрузка орг. структуры Вашей организации из расширения 1С (подробную инструкцию по настройке орг. структуры Вы сможете найти по ссылке)