Начало работы пользователя в EasyDocs

Физические лица (сотрудники, ГПХ и самозанятые) могут регистрироваться только по приглашению от работодателя.
В сервисе EasyDocs есть несколько видов регистрации, которые зависят от того, какое приглашение Вам было направлено:
  • Без выпуска электронной подписи
  • С выпуском простой электронной подписи (ПЭП)
  • С выпуском усиленной электронной подписи (УНЭП / УКЭП)

Регистрация без выпуска электронной подписи

На Ваш e-mail поступит письмо с темой «Приглашение на регистрацию в EasyDocs».
После перехода по ссылке из письма необходимо задать пароль для входа в личный кабинет (ссылка – приглашение действительна в течение 30 дней).
При первом входе Вам будет предложено ознакомление с условиями оферты.
После принятия условий оферты Вам потребуется перейти в раздел «Настройки» / «Реквизиты», заполнить пустые поля и при необходимости изменить данные, которые ранее были введены работодателем в форму приглашения сотрудника.
На данном этапе Ваш личный кабинет не подтвержден электронной подписью (данные не проверены).
После заполнения всех данных обратитесь к работодателю для уточнения типа получаемого сертификата, вида идентификации и кода выпуска для формирования заявки (формирование заявки и работа со всеми видами электронных подписей описана в руководстве пользователя).
На Ваш e-mail поступит письмо с темой «Приглашение на регистрацию в EasyDocs»

Регистрация с выпуском простой электронной подписи (ПЭП)

После перехода по ссылке из письма необходимо задать пароль для входа в личный кабинет (ссылка – приглашение действительна в течение 30 дней).
При первом входе Вам будет предложено ознакомление с условиями оферты.
После принятия условий оферты откроется начальная страница EasyDocs – «Документы», Ваш сертификат ПЭП будет автоматически выпущен.
Потребуется только перейти в раздел «Настройки» / «Реквизиты» и заполнить все обязательные поля Ваших персональных данных.
Личный кабинет будет подтвержден выпуском простой электронной подписи (ПЭП), Вы сможете обмениваться документами только с теми контрагентами, с которыми Вы заключили соглашение об электронном документообороте.
Более подробно работа с простой электронной подписью описана в отдельном разделе руководства пользователя.
На Ваш e-mail поступит письмо с темой «Приглашение на регистрацию в EasyDocs»

Регистрация с выпуском усиленной электронной подписи (УНЭП / УКЭП)

После перехода по ссылке из письма необходимо задать пароль для входа в личный кабинет (ссылка – приглашение действительна в течение 30 дней).
При первом входе Вам будет предложено ознакомление с условиями оферты.
После принятия условий оферты откроется страница формирования заявки на выпуск сертификата электронной подписи, где потребуется заполнить обязательные поля Ваших реквизитов.

Шаги формирования заявки будут зависеть от типа идентификации, который был выбран работодателем при создании приглашения на регистрацию (формирование заявки и работа со всеми видами электронных подписей описана в руководстве пользователя).
После того как будет выпущен сертификат усиленной неквалифицированной / квалифицированной ЭП, Ваш личный кабинет будет подтвержден и Вы сможете обмениваться документами со всеми добавленными контрагентами.

Реквизиты физического лица

Некоторые поля в этом разделе заполняются работодателем при формировании приглашения на регистрацию. Если Вы обнаружили ошибки и данные заполнены некорректно, Вы можете внести изменения самостоятельно.
После подтверждения личного кабинета данные, введенные в полях ФИО, СНИЛС, ИНН, пол, становятся недоступным для редактирования.

Раздел «Паспорт» всегда доступен для редактирования вне зависимости от статуса личного кабинета.
Раздел «Контакты» всегда доступен для редактирования
Раздел «Место работы» заполняется работодателем на этапе формирования приглашения и всегда доступен для самостоятельного редактирования.
Раздел «Банк» всегда доступен для редактирования, необходимо заполнить только «БИК» и «Расчетный счет». Поля «Название банка» и «Корреспондентский счет» заполняются автоматически.
Данные из этого раздела будут автоматически подставлены в форму шаблона при создании «Кадровых документов».

Настройки — Электронная подпись

В разделе «Настройки» / «Электронная подпись» содержится список подписей, полученных внутри сервиса EasyDocs, с указанием срока действия и статуса их активности.
Вы также можете использовать подпись, полученную на USB – носителе, поставив галочку на «Искать USB – подпись при подписании» (более подробно настройка и проверка работоспособности Вашего сертификата описана в отдельном разделе руководства пользователя).
Кнопка «Получить подпись» инициирует процесс формирования заявки на получение электронной подписи.
Для заявки со статусом «Заявка оплачена» в меню «Действия» Вам доступно:
  • Сменить ЦИ / Загрузить документы
  • Удалить
Для неквалифицированной электронной подписи со статусом «Активна» доступны действия:
  • Скачать файл сертификата .crt
  • Загрузить печатную форму сертификата
  • Загрузить подписанный сертификат
  • Изменить номер телефона
Для квалифицированной электронной подписи со статусом «Активна» доступны дополнительные действия по работе с приложением MyDSS:
  • Активировать MyDSS
  • Выслать код активации MyDSS
В личном кабинете EasyDocs в разделе «Контрагенты» содержится список лиц, которым Вы отправляли документы, и информация о них.
Чтобы добавить нового контрагента в список, необходимо:

1. Нажать на кнопку «Добавить контрагента».

Контрагенты

2. Ввести ИНН контрагента и перейти на следующий шаг.
3. Если введенный ИНН принадлежит физическому лицу, то потребуется заполнить данные о ФИО и e-mail.
Если ИНН принадлежит юридическому лицу, то Вам необходимо заполнить только поле E-mail.
Теперь контрагент сохранен в Вашем списке, где будет отображаться его наименование, ИНН и статус личного кабинета.
Нажав на крестик справа, Вы сможете удалить контрагента из списка.

Telegram – бот EasyDocs

Для начала работы перейдите в приложение Telegram, найдите в поиске бота @EasyDocs_bot.
При первом открытии бота Вам потребуется нажать кнопку «Начать» и выполнить вход в свой личный кабинет.
После успешной авторизации Вы сможете:
  • Подписывать документы простой, неквалифицированной, квалифицированной электронной подписью
  • Просматривать список доступных документов и контрагентов
  • Создавать документы «Из файла» (Telegram – бот поддерживает загрузку документов только формата pdf)
  • Добавлять новых контрагентов
  • Получать уведомления о поступлении новых документов
Уведомления
Виды уведомлений в EasyDocs описаны в разделе «Уведомления» руководства пользователя.

Уведомления поступают на e–mail пользователя, который указан в разделе «Реквизиты» / «Основное место работы». Данные этого раздела недоступны для самостоятельного редактирования, т.к. устанавливаются со стороны Вашего работодателя (отключить отправку уведомлений может только Ваш работодатель).
В том случае если работодатель не указал Ваш рабочий e–mail уведомления будут поступать на адрес, который указан в разделе «Контакты» (чтобы отключить отправку уведомлений необходимо очистить поле «E–mail»).