Начало работы пользователя в EasyDocs

Физические лица (сотрудники, ГПХ и самозанятые) могут регистрироваться только по приглашению от работодателя.
В сервисе EasyDocs есть несколько видов регистрации, которые зависят от того, какое приглашение Вам было направлено:
  • Без выпуска электронной подписи
  • С выпуском простой электронной подписи (ПЭП)
  • С выпуском усиленной электронной подписи (УНЭП / УКЭП)

Регистрация без выпуска электронной подписи

На Ваш e-mail поступит письмо с темой «Приглашение на регистрацию в EasyDocs».
После перехода по ссылке из письма необходимо задать пароль для входа в личный кабинет (ссылка – приглашение действительна в течение 30 дней).
При первом входе Вам будет предложено ознакомление с условиями оферты.
После принятия условий оферты Вам потребуется перейти в раздел «Настройки» / «Реквизиты», заполнить пустые поля и при необходимости изменить данные, которые ранее были введены работодателем в форму приглашения сотрудника.
На данном этапе Ваш личный кабинет не подтвержден электронной подписью (данные не проверены).
После заполнения всех данных обратитесь к работодателю для уточнения типа получаемого сертификата, вида идентификации и кода выпуска для формирования заявки (формирование заявки и работа со всеми видами электронных подписей описана в руководстве пользователя).
На Ваш e-mail поступит письмо с темой «Приглашение на регистрацию в EasyDocs»

Регистрация с выпуском простой электронной подписи (ПЭП)

После перехода по ссылке из письма необходимо задать пароль для входа в личный кабинет (ссылка – приглашение действительна в течение 30 дней).
При первом входе Вам будет предложено ознакомление с условиями оферты.
После принятия условий оферты откроется страница заполнения реквизитов для выпуска простой электронной подписи (ПЭП).
Необходимо заполнить обязательные поля и подтвердить корректность данных в самом низу страницы.
После подтверждения реквизитов выпуск ПЭП завершится, личный кабинет будет подтвержден, и Вы сможете обмениваться документами с контрагентом, который направлял приглашение на регистрацию.
Более подробно работа с простой электронной подписью описана в отдельном разделе руководства пользователя.
На Ваш e-mail поступит письмо с темой «Приглашение на регистрацию в EasyDocs»

Регистрация с выпуском усиленной электронной подписи (УНЭП / УКЭП)

После перехода по ссылке из письма необходимо задать пароль для входа в личный кабинет (ссылка – приглашение действительна в течение 30 дней).
При первом входе Вам будет предложено ознакомление с условиями оферты.
После принятия условий оферты откроется страница формирования заявки на выпуск сертификата УНЭП / УКЭП, где потребуется заполнить обязательные поля Ваших реквизитов.
Убедитесь в корректности введенных данных, перейдите на следующий шаг выпуска сертификата электронной подписи нажав кнопку «Далее».
Шаги формирования заявки будут зависеть от типа подписи и вида идентификации, которые были выбраны работодателем при создании приглашения на регистрацию (формирование заявки и работа со всеми видами электронных подписей описана в руководстве пользователя).

После того как будет выпущен сертификат усиленной неквалифицированной / квалифицированной ЭП, Ваш личный кабинет будет подтвержден, и Вы сможете обмениваться документами со всеми добавленными контрагентами.

Реквизиты физического лица

Некоторые поля в этом разделе заполняются работодателем при формировании приглашения на регистрацию. Если Вы обнаружили ошибки и данные заполнены некорректно, Вы можете внести изменения самостоятельно.
После подтверждения личного кабинета данные, введенные в полях ФИО, СНИЛС, ИНН, пол, становятся недоступным для редактирования.

Раздел «Паспорт» всегда доступен для редактирования вне зависимости от статуса личного кабинета.
Раздел «Контакты» всегда доступен для редактирования
Данные поля «Часовой пояс» используются для:
  • Отображения актуальной информации о дате и времени создания комментариев к документам
  • Отправки уведомлений о необходимости ознакомления с документами, которые были направлены со стороны работодателя
После того как была завершена регистрация в поле «Часовой пояс» по умолчанию устанавливается локальное время Вашей операционной системы.
Внести изменения в значение часового пояса Вы можете при помощи выпадающего списка.
Раздел «Банк» всегда доступен для редактирования, необходимо заполнить только «БИК» и «Расчетный счет». Поля «Название банка» и «Корреспондентский счет» заполняются автоматически.
Раздел «Место работы» заполняется работодателем на этапе формирования приглашения.
«Настройки» / «Электронная подпись»
Раздел «Настройки» / «Электронная подпись» состоит из двух блоков:

  1. Активные лицензии – список лицензий, выданных со стороны вашего контрагента, по которым уже был завершен выпуск сертификата.
Внутри блока «Активные лицензии» содержится следующая информация:

  • Тип лицензии (ЛК с ПЭП, ЛК с УНЭП, ЛК с УКЭП, ЛК с УКЭП на USB-токене)
  • Контрагент (ЮЛ / ИП, который выдал лицензию)
  • Срок действия лицензии
  • Меню действий.
Действия к активным лицензиям

В личном кабинете с лицензией «ЛК с УНЭП» (усиленной неквалифицированной электронной подписью) доступны действия:

  • Скачать файл сертификата .crt
  • Скачать печатную форму сертификата
  • Загрузить подписанный сертификат
  • Изменить способ доставки кода активации на e-mail / СМС
  • Изменить номер телефона
В личном кабинете с лицензией «ЛК с УКЭП» (усиленной квалифицированной электронной подписью) доступны действия:

  • Скачать файл сертификата .crt
  • Скачать печатную форму сертификата
  • Загрузить подписанный сертификат
Личным кабинетам с типом лицензии ПЭП или УКЭП на USB-токене недоступны дополнительные действия.

  1. Активные заявления на выпуск сертификатов – список заявлений, по которым еще не был завершен выпуск сертификата.
Внутри этого блока содержится следующая информация:

  • Дата создания заявления на выпуск сертификата электронной подписи
  • Статус по выпуску сертификата электронной подписи
  • Тип выпускаемого сертификата (УНЭП, УКЭП)
  • Способ идентификации (Корпоративный центр идентификации, Центр идентификации Калуга Астрал, Идентификация в Госуслугах)
  • Контрагент, направивший задачу на выпуск сертификата электронной подписи
  • Действия к активному заявлению (будут меняться в зависимости от статуса заявки, способа идентификации и типа выпускаемого сертификата)
Действия к активным заявлениям на выпуск сертификатов

Для заявлений на выпуск облачной неквалифицированной электронной подписи с идентификацией в Госуслугах доступно действие «Скачать заявление»
Для заявлений на выпуск облачной неквалифицированной / квалифицированной электронной подписи с идентификацией в корпоративном ЦИ доступно действие «Скачать заявление».
В том случае, если не были приложены обязательные документы, статус заявки изменится на «Не загружены документы», в меню «Действия» будет доступно:

  • Скачать заявление
  • Загрузить документы
  • Удалить
Для заявлений на выпуск облачной квалифицированной электронной подписи с идентификацией в ЦИ Калуга Астрал доступно действие «Скачать заявление».
Если не был выбран центр идентификации, статус заявки изменится на «Не выбран ЦИ». В меню «Действия» будет доступно:

  • Сменить ЦИ
  • Скачать заявление
  • Удалить
Поле «Введите код выпуска» используется в тех случаях, когда со стороны работодателя был направлен код выпуска, а не задача на выпуск сертификата электронной подписи. Для того чтобы создать заявление на выпуск сертификата заполните поле и нажмите кнопку «Получить подпись».
В личном кабинете EasyDocs в разделе «Контрагенты» содержится список лиц, которым Вы отправляли документы, и информация о них.
Чтобы добавить нового контрагента в список, необходимо:

1. Нажать на кнопку «Добавить контрагента».

Контрагенты

2. Ввести ИНН контрагента и перейти на следующий шаг.
3. Если введенный ИНН принадлежит физическому лицу, то потребуется заполнить данные о ФИО и e-mail.
Если ИНН принадлежит юридическому лицу, то Вам необходимо заполнить только поле E-mail.
Теперь контрагент сохранен в Вашем списке, где будет отображаться его наименование, ИНН и статус личного кабинета.
Нажав на крестик справа, Вы сможете удалить контрагента из списка.

Telegram – бот EasyDocs

Для начала работы перейдите в приложение Telegram, найдите в поиске бота @EasyDocs_bot.
При первом открытии бота Вам потребуется нажать кнопку «Начать» и выполнить вход в свой личный кабинет.
После успешной авторизации Вы сможете:
  • Подписывать документы простой, неквалифицированной, квалифицированной электронной подписью
  • Просматривать список доступных документов и контрагентов
  • Создавать документы «Из файла» (Telegram – бот поддерживает загрузку документов только формата pdf)
  • Добавлять новых контрагентов
  • Получать уведомления о поступлении новых документов
Уведомления
Виды уведомлений в EasyDocs описаны в разделе «Уведомления» руководства пользователя.

Уведомления поступают на e–mail пользователя, который указан в разделе «Реквизиты» / «Основное место работы». Данные этого раздела недоступны для самостоятельного редактирования, т.к. устанавливаются со стороны Вашего работодателя (отключить отправку уведомлений может только Ваш работодатель).
В том случае если работодатель не указал Ваш рабочий e–mail уведомления будут поступать на адрес, который указан в разделе «Контакты» (чтобы отключить отправку уведомлений необходимо очистить поле «E–mail»).