Главная
/
Руководство
/
Руководство для организации и должностных лиц
/
Документы

Документы

Организация может создать документ одним из нескольких способов:

В личном кабинете должностного лица в EasyDocs из раздела "Документы" по кнопке "Создать документ".
Из расширения для 1С: ЗУП
Из расширения для 1С: Бухгалтерии

Любому документу в EasyDocs присваивается один из трех типов:

Кадровые документы – все основные виды документов, которые соответствуют приказу Минтруда №578Н
Финансовые документы – акты, счета на оплату, авансовые отчеты и т. д.
Прочие документы – электронные документы, которые не могут быть отнесены к кадровым или финансовым

Тип документа присваивается автоматически или вручную пользователем в зависимости от сценария создания документа.

Пользователи могут загружать файлы в EasyDocs в разных форматах, но все файлы конвертируют в формат PDF/A.

Документ, скачиваемый из EasyDocs представляется из себя PDF-контейнер, состоящей из:

Обложки, которая отображает документ со штампами электронных подписей
Вложений

Вложения включают следующие составные части:

Оригинал подписанного документа с названием Document.pdf. Именно этот файл подписан электронной подписью. Этот файл нужно использовать для проверки подписи.
Файлы электронных подписей сторон
Различные приложения
Машиночитаемая доверенность (МЧД)
Файл электронной подписи, которой подписана МЧД
Файл wredc_data.xml с описанием кадрового документа в соответствии с Приказом Минтруда №578н от 20.09.22

Структура документа

Шаблоны сотрудников

Вкладка «Шаблоны сотрудников» позволяет создать документ за сотрудника.

В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию сотрудника, которому необходимо создать документ.

Выберите сотрудника и откройте выпадающий список поля «Шаблоны» (список шаблонов будет содержать только те, к которым вы настроили доступ в разделе «Документы» / «Шаблоны»).

Заполните все обязательные поля выбранного шаблона и завершите создание документа.

Созданный документ будет отображаться в роли должностного лица в папке «Исходящие».

У сотрудника документ будет отображаться в папке «Входящие».

Шаблоны физлиц

На вкладке «Шаблоны физлиц» выберите тип занятости, который был установлен в разделе «Контрагенты» / «Физлица».

Введите фамилию физического лица, которому необходимо создать новый документ.

Выберите физлицо и откройте выпадающий список поля «Шаблоны» (список шаблонов будет содержать только те, к которым вы настроили доступ в разделе «Документы» / «Шаблоны»).

Созданный документ будет доступен должностному лицу в папке «Исходящие».

В роли физлица / самозанятого / ИП / ГПХ документ будет отображаться в папке «Входящие».

После подписания документ будет направлен по настроенным маршрутам согласования.

Шаблоны контрагентов

На вкладке «Шаблоны контрагентов» вы можете отправить любому контрагенту документ, созданный по финансовым шаблонам EasyDocs или служебному шаблону вашей компании.

Заполните поля «Получатель», «Отправитель» и выберите один из доступных шаблонов списка.

Созданный документ будет доступен в папке «Исходящие» у должностного и в папке «Входящие» у контрагента, который был выбран.

Из файла

Для отправки документа «Из файла» выполните следующие действия:

1. В поле «Маршрут подписания» выберите подходящий маршрут для направления документа получателю (контрагенту):

Внутренний граф с выбором подписанта – Вы создаете, подписант подписывает и документ уходит в архив
Двусторонний входящий с подписантом – сначала подписывает контрагент, затем выбранный подписант
Двусторонний исходящий с подписантом – сначала подписывает выбранный , затем контрагент
Односторонний входящий с ознакомлением – вы отправляете, контрагент подписывает, вы ознакамливаетесь
Односторонний исходящий с подписантом – вы подписываете, контрагент ознакамливается

2. Укажите одного или нескольких получателей (контрагентов), если был выбран маршрут «Двусторонний входящий с подписантом», «Двусторонний исходящий с подписантом» или «Односторонний входящий с ознакомлением».

3. Выберите файл для загрузки
4. Укажите наименование документа
5. После заполнения всех обязательных полей нажмите «Загрузить документ»

Под наименованием сформированного документа будут перечислены получатели.

В комментариях отображена информация о действиях с документом со стороны участников документооборота.

К документам, сформированным по маршруту «... исходящий» подписанту доступны следующие действия:

«Отклонить»
«Подписать»

К документам, сформированным по маршруту «... входящий» будет доступна кнопка «Редактировать», с помощью которой возможно изменить наименование документа или сам документ.