Работа в расширении EasyDocs для 1С
В расширении EasyDocs для 1С: ЗУП реализованы следующие возможности:
- Работа с документами из EasyDocs (Подписание, отклонение, ознакомление, скачивание и просмотр);
- Сопоставление документов, поступающих из EasyDocs с документами 1С, что позволяет автоматизировать заполнение документов 1С
- Отправка печатных форм на основании документов 1С: «Личная карточка (Т-2)», «Приём на работу», «Кадровые переводы», «Увольнение», «Командировка», «Отпуск», «Перенос отпуска», «График отпусков», «Премия», «Табель учета рабочего времени», а также из справочника «Сотрудники»;
- Отправка сотрудникам документов из файла, а также файлов, вложенных в документы 1С;
- Формирование графика отпусков и автоматическая отправка уведомлений об отпуске;
- Выгрузка отчетов по документам;
- Приглашение сотрудников на регистрацию из 1С;
- Отчет по приглашенным сотрудникам и статус их регистрации;
- Автоматические напоминания по подписанию документов;
- Формирование оргструктуры для настройки автоматической маршрутизации документов на административного, функционального или дополнительного руководителя
Авторизация в EasyDocs
Для запуска расширения необходимо перейти в верхнем меню 1С на вкладку EasyDocs и далее выбрать «Расширение для кадрового электронного документооборота EasyDocs».
Введите данные о логине и пароле, используемые в личном кабинете пользователя EasyDocs.
После успешной авторизации нажмите на ФИО пользователя для выбора организации и роли, от которой Вы планируете работать.
Для того чтобы выйти из профиля, нажмите «Выйти из расширения».
Повторный ввод логина и пароля запрашивается через 30 дней после успешной авторизации.
Документы EasyDocs
Организация и роли
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:
Присутствует возможность переключаться между ролями, если учетная запись имеет несколько ролей в EasyDocs, например, роль генерального директора и сотрудника кадровой службы.
Входящие, исходящие, в работу и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список», которая обновляет/применяет текущий набор фильтров:
Входящие, исходящие, в работу и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список», которая обновляет/применяет текущий набор фильтров:
Работа с документами
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование/отклонения) от работодателя.
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование/отклонения) от работодателя.
После получения заявления можно просмотреть документ, кликнув два раза на название документа или выбрав в меню действий "Посмотреть" , отобразится печатная форма в формате pdf для ознакомления.
Далее, для формирования документа 1С нужно "Подписать", "Ознакомиться" или "Отклонить" поступившее заявление.
Для этого в меню действий необходимо выбрать нужный вариант
Для этого в меню действий необходимо выбрать нужный вариант
Отобразится окно с ожиданием подписания, необходимо перейти в MyDSS на мобильном устройстве и подписать документ.
После подписания документ попадает во вкладку "В работу"
Расширение учитывает тип заявления об отпуске, в примере сотрудник при формировании указал на неоплачиваемый отпуск, в связи с этим в ЗУП была открыта форма создания документа «Отпуск без сохранения оплаты» → «Провести и закрыть». При нажатии на скрепку можно просмотреть вложенное заявление от сотрудника.
После создания документа "Отпуск" заявление автоматически переходит из "В работу" в "Архив"
Отправка печатных форм
Для отправки печатных форм необходимо:
- Перейти на вкладку «Отправка печатных форм».
- Заполнить поле периода документа
- Указать нужный тип документа 1С
- Нажать кнопку обновления данных для отображения документов, подходящих под выбранные параметры
В левой табличной части отобразится отфильтрованный список проведенных документов.
При индивидуальной отправке печатных форм необходимо установить галочку напротив выбранного сотрудника.
При индивидуальной отправке печатных форм необходимо установить галочку напротив выбранного сотрудника.
В правой части будет отображен список доступных печатных форм на отправку.
Выберите необходимую печатную форму и нажмите «Выгрузить на подписание».
Перед отправкой документов убедитесь в том, что маршрут (раздел «Настройки» / «Маршруты документов») в выбранной печатной форме был установлен корректно.
Выберите необходимую печатную форму и нажмите «Выгрузить на подписание».
Перед отправкой документов убедитесь в том, что маршрут (раздел «Настройки» / «Маршруты документов») в выбранной печатной форме был установлен корректно.
Если к печатной форме Вы выбрали граф с подписантом, то по нажатию на «Выгрузить на подписание» отобразится окно с подбором.
После того как подписант будет выбран, документ станет доступен в папке «Исходящие» со стороны должностного лица, которое осуществило его отправку, и в папке «Входящие» для подписанта / сотрудника.
В том случае, если выбранным подписантом является авторизованный пользователь, то подписание документов может быть завершено внутри расширения.
При выборе маршрута, в котором не предусмотрен выбор подписанта, кнопка «Выгрузить на подписание» позволит направить документы в раздел «Входящие» для должностного лица (в роли которого Вы работаете) / сотрудника.
Отправка из документов
Для отправки файлов, которые были прикреплены «Под скрепку» к документу Вам потребуется:
- В расширении EasyDocs перейти в раздел «Отправка из документов»
- Заполнить поле «Период документа»
- Выбрать нужный тип документа 1С и нажать кнопку «Заполнить по периоду»
Для того чтобы открыть список прикрепленных файлов, которые доступны для отправки, необходимо поставить галочку напротив выбранного Вами документа.
Если список не был обновлен, Вам потребуется перейти в сам документ и проверить наличие прикрепленных файлов к нему.
Выберите необходимое количество прикрепленных файлов, тип документа и маршрут, по которому будут определены действия с Вашей стороны и со стороны Контрагента. Нажмите кнопку «Выгрузить на подписание» для отправки документов.
Выберите необходимое количество прикрепленных файлов, тип документа и маршрут, по которому будут определены действия с Вашей стороны и со стороны Контрагента. Нажмите кнопку «Выгрузить на подписание» для отправки документов.
Важно помнить о том, что при выборе документов, в которых может быть указано несколько сотрудников (например, Премия) – выбранный файл будет направлен всем
При установке маршрута с выбором подписанта перед отправкой документов откроется форма его подбора
При установке маршрута с выбором подписанта перед отправкой документов откроется форма его подбора
Если авторизованный пользователь является выбранным подписантом, подписание документов осуществляется в расширении EasyDocs.
Если пользователь не является подписантом, то документы будут доступны в папке «Исходящие» для должностного лица, которое осуществило отправку документа из 1С, и в папке «Входящие» для выбранного Подписанта.
При выборе маршрута, в котором не предусмотрен выбор подписанта, кнопка «Выгрузить на подписание» позволит направить документы в раздел «Входящие» для должностного лица (в роли которого Вы работаете) / сотрудника.
Отправка из файлов
Для отправки документов из файлов нужно перейти в раздел «Отправка из файлов» и нажать на «Загрузить файлы».
Отобразится форма для загрузки документов из файла, в которой необходимо заполнить все поля.
Сотрудник
Вы можете отправить документы любому количеству получателей, которые зарегистрированы в EasyDocs. Для выбора получателей нажмите на многоточие в правой части поля «Сотрудник» и в открывшемся окне перейдите в «Подбор».
Сотрудник
Вы можете отправить документы любому количеству получателей, которые зарегистрированы в EasyDocs. Для выбора получателей нажмите на многоточие в правой части поля «Сотрудник» и в открывшемся окне перейдите в «Подбор».
Откроется справочник, по которому можно выбрать нескольких сотрудников, подразделений или в целом организацию. После выбора нажимаем «ОК».
Маршрут подписания
Для выбора маршрута подписания необходимо выбрать один из доступных маршрутов:
Для выбора маршрута подписания необходимо выбрать один из доступных маршрутов:
Тип документа
Для выбора типа документа необходимо выбрать один из доступных типов:
Для выбора типа документа необходимо выбрать один из доступных типов:
Выбрать файл
EasyDocs позволят отправить до 10 документов одновременно одному или нескольким получателям. Файл должен быть одного из форматов: DOC, DOCX, PDF и иметь размер не более 5 Мб.
EasyDocs позволят отправить до 10 документов одновременно одному или нескольким получателям. Файл должен быть одного из форматов: DOC, DOCX, PDF и иметь размер не более 5 Мб.
Итоговая форма загрузки документа выглядит следующим образом:
Вы можете добавить дополнительный документ, нажав «Добавить файл».
В форме загрузки документов Вам доступно изменение всех заданных параметров.
Если Вам необходимо заменить документ, то Вы можете нажать на ранее выбранный файл.
В форме загрузки документов Вам доступно изменение всех заданных параметров.
Если Вам необходимо заменить документ, то Вы можете нажать на ранее выбранный файл.
Если Вы выбрали граф с подписантом, то по нажатию на «Выгрузить на подписание» отобразится окно с подбором. После того как подписант будет выбран документ станет доступен в папке «Исходящие» со стороны должностного лица, которое осуществило его отправку и в папке «Входящие» для подписанта / сотрудника.
В том случае, если выбранным подписантом является авторизованный пользователь, то подписание документов может быть завершено внутри расширения.
При выборе маршрута, в котором не предусмотрен выбор подписанта кнопка «Выгрузить на подписание» позволит направить документы в раздел «Входящие» для должностного лица (в роли которого Вы работаете) / сотрудника.
Журнал регистрации
Журнал регистрации позволяет отследить информацию о событиях в Вашей базе.
Необходимо перейти в раздел «Администрирование» / «Обслуживание» / «Журнал регистрации».
Необходимо перейти в раздел «Администрирование» / «Обслуживание» / «Журнал регистрации».
При открытии журнала регистрации по умолчанию открываются все события.
Для просмотра определенного типа событий необходимо «Установить отбор».
Делая отбор по событиям со значением ED – Вы сможете просмотреть события, которые регистрируются при работе в расширении EasyDocs.
Для более детального просмотра Вы можете установить отбор по пользователю 1С, а также дополнительно установить необходимый уровень критичности события в разделе «Важность»
При таком отборе данные в журнале регистрации будут выглядеть следующим образом:
Регистры сведений
Для просмотра данных в разделе «Регистры сведений» необходимо:
В правом верхнем углу перейти в меню пользователя 1С «Сервис и настройки».
В правом верхнем углу перейти в меню пользователя 1С «Сервис и настройки».
В доступных действиях выбрать «Функции для технического специалиста».
Если для Вас недоступны «Функции для технического специалиста», необходимо обратиться к сотруднику, который занимается обслуживанием 1С в Вашей организации.
В стандартных функциях необходимо открыть «Регистры сведений».
В стандартных функциях необходимо открыть «Регистры сведений».
Чтобы найти нужный раздел Вы можете воспользоваться поиском с указанием значения «ED» (для просмотра только той информации, которая была записана при работе с расширением EasyDocs).
Двойным нажатием Вы сможете открыть необходимый раздел и просмотреть информацию, которая в нем содержится. Также при необходимости Вы можете внести изменения в некорректно записанные данные.
Двойным нажатием Вы сможете открыть необходимый раздел и просмотреть информацию, которая в нем содержится. Также при необходимости Вы можете внести изменения в некорректно записанные данные.
Обработка согласия на работу в выходной день
Сформированное по системному шаблону EasyDocs «Согласие на работу в выходной день» может быть подписано и отправлено по установленному маршруту согласования.
Для должностных лиц, которые ознакамливаются с уже принятым и подписанным документом в папке «Входящие» доступен переход в этапу создания документа 1С.
В том случае, если маршрут документооборота уже завершен, документ будет доступен для обработки кадровым специалистам в папке «В работу».
Нажимая кнопку «Создать» Вы перейдете к этапу проведения документа 1С.
В создаваемый документ будут автоматически подставлены данные по:
- ФИО сотрудника
- Дате выходного дня
- Причине работы в выходной день
- Способе компенсации (повышенная оплата / отгул)
При отправке печатной формы по проведенному документу - в комментариях будет доступна ссылка на согласие, сформированное со стороны сотрудника.
Отправка печатных форм из документа 1С
С версии расширения 2.1.0.86 доступна отправка печатных форм в сторону контрагентов напрямую из документа 1С. Если в разделе расширения «Настройки» / «Маршруты документов» вы выполнили настройки маршрутов для печатных форм, то внутри документа 1С будет отображаться кнопка «Отправить в EasyDocs», при помощи которой вы сможете отправить печатную форму в сторону контрагента.
При нажатии «Отправить в EasyDocs» откроется список печатных форм, по которым были настроены маршруты. Для отправки нажмите на необходимую печатную форму списка.
Если к печатной форме установлен маршрут не требующий подписания со стороны Подписантов ЮЛ, то потребуется выбрать роль, от которой будет отправлена печатная форма. Роли списка отображаются на основании доступных ролей авторизованного в расширении пользователя.
Для печатных форм с маршрутами «... с подписантом» потребуется выбрать роль, от которой будет отправлена печатная форма, а также Подписанта.
Внутри личного кабинета EasyDocs документ у отправителя отобразится в папке «Исходящие», дальнейший маршрут документа будет зависеть от настроек в разделе «Настройки» / «Маршруты документов».
В расширении EasyDocs для 1С: ЗУП реализована возможность отправки документа на подпись одновременно нескольким сотрудникам.
Чтобы воспользоваться множественным подписанием, необходимо в настройках маршрута документа в ячейке "Множественное подписание" было установлено значение "Применяется". В этом случае, документ будет создаваться в одном экземпляре и направляться на подпись одновременно всем участниками документооборота.
Для документов "списком", все сотрудники, перечисленные в документе, сразу будут включаться в перечень получателей документа на подпись:
Чтобы воспользоваться множественным подписанием, необходимо в настройках маршрута документа в ячейке "Множественное подписание" было установлено значение "Применяется". В этом случае, документ будет создаваться в одном экземпляре и направляться на подпись одновременно всем участниками документооборота.
Для документов "списком", все сотрудники, перечисленные в документе, сразу будут включаться в перечень получателей документа на подпись:
- Работа в выходные и праздники
- Работа сверхурочно
- Совмещение должностей
- Изменение графика работы списком
- Кадровый перевод списком
- Увольнение списком
- Отсутствие с сохранением оплаты списком
- Отгул списком
- Отпуск без сохранения оплаты списком
- другие документы, которые создаются сразу в отношении списка сотрудников.
Множественное подписание
Если печатную форму, для которой в настройках маршрута указан параметр "Множественное подписание" = "Применяется", необходимо отправить через "Отправку печатных форм" , то в правом окне будут отображаться все сотрудники, которым направляется документ. При этом документ будет подписан в единственном экземпляре всем участниками документооборота.
