Работа в расширении EasyDocs для 1С

В расширении EasyDocs реализована интеграция документов, созданных в сервисе EasyDocs с документами 1С в решении 1С: ЗУП. В решении реализованы следующие возможности:

1. Работа с документами из EasyDocs (Подписание, отклонение, ознакомление, скачивание и просмотр);

2. Создание документов в ЗУП на основе поступающих заявок из EasyDocs;

3. Отправка печатных форм на основании документов 1С («Личная карточка (Т-2)», «Приём на работу», «Увольнение», «Командировка», «Отпуск», «Перенос отпуска», «Премия», «Премия», «Табель учета рабочего времени», печатные формы из справочника «Сотрудники» и многие другие);

4. Отправка сотрудникам вложенных PDF-файлов;

5. Массовая отправка файлов, которых нет в 1С;

6. Выгрузка отчетов по документам;

7. Приглашение сотрудников на регистрации из 1С;

8. Отчет по приглашенным сотрудникам и статус их регистрации;

9. Автоматические напоминания по подписанию документов;

10. Автоматическая отправка уведомлений об отпуске с возможностью подгрузить индивидуальную печатную форму.

Документы EasyDocs

Организация и роли
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:

Присутствует возможность переключаться между ролями, если учетная запись имеет несколько ролей в EasyDocs, например, роль генерального директора и сотрудника кадровой службы.

Входящие, исходящие, в работу и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список», которая обновляет/применяет текущий набор фильтров:

Работа с документами
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование/отклонения) от работодателя.

После получения заявления можно просмотреть документ, кликнув два раза на название документа или выбрав в меню действий "Посмотреть" , отобразится печатная форма в формате pdf для ознакомления.

Далее, для формирования документа 1С нужно "Подписать", "Ознакомиться" или "Отклонить" поступившее заявление.
Для этого в меню действий необходимо выбрать нужный вариант

Отобразится окно с ожиданием подписания, необходимо перейти в MyDSS на мобильном устройстве и подписать документ.

После подписания документ попадает во вкладку "В работу"

Расширение учитывает тип заявления об отпуске, в примере сотрудник при формировании указал на неоплачиваемый отпуск, в связи с этим в ЗУП была открыта форма создания документа «Отпуск без сохранения оплаты» → «Провести и закрыть». При нажатии на скрепку можно просмотреть вложенное заявление от сотрудника.

После создания документа "Отпуск" заявление автоматически переходит из "В работу" в "Архив"

Для отправки печатных форм необходимо перейти на вкладку «Отправка печатных форм». Заполнить поле период документа, выбрать нужный тип документа 1С, который был ранее добавлен в расширенных настройках, далее нажать на «Заполнить по периоду».

В левой табличной части отобразится отфильтрованный список проведенных документов.

При индивидуальной отправке печатных форм необходимо нажать на чек-бокс напротив выбранного сотрудника. В правой части отобразится список доступных печатных форм на отправку.

Аналогично нажимаем на чек-бокс рядом с выбранной печатной формой и нажимаем на «Подписать и отправить в EasyDocs».

Расширение EasyDocs также поддерживает отправку нескольких печатных форм по нескольким сотрудникам:

Отправка печатных форм

Внимание! При нажатии на «Подписать и отправить в EasyDocs» файл PDF моментально создается и отправляется в сервис EasyDocs, который находится в папке «Входящие». При возникновении проблем с подписанием или отсутствии облачной подписи нужно помнить, что всегда можно перейти в папку «Входящие» и повторить действие с подписанием.
В правой табличной части печатных форм столбец «Подписан» отображает только наличие подписанного файла со стороны получателя. Если в документе присутствует только возможность ознакомления со стороны получателя, то столбец «Подписан» будет пустым/ без зеленой галочки.

Отправка из документов

Для отправки файлов, которые были прикреплены «Под скрепку» к документу Вам потребуется:

• В расширении EasyDocs перейти в раздел «Отправка из документов»
• Заполнить поле «Период документа»
• Выбрать нужный тип документа 1С и нажать кнопку «Заполнить по периоду»

В левой части будут отображены уже проведенные документы.

Для того чтобы открыть список прикрепленных файлов, которые доступны для отправки, необходимо поставить галочку напротив выбранного Вами документа.

Если список не был обновлен, Вам потребуется перейти в сам документ и проверить наличие прикрепленных файлов к нему.

Выберите необходимое количество прикрепленных файлов и маршрут, по которому будут определены действия с Вашей стороны и со стороны Контрагента. Нажмите кнопку «Подписать и отправить в EasyDocs».

Если Вами не был получен сертификат на представителя юридического лица (Подписант), то документы будут направлены во входящие роли, в которой выполняются данные действия.
Важно помнить о том, что при выборе документов, в которых может быть указано несколько сотрудников (например, Премия) – выбранный файл будет направлен всем

Для отправки документов из файлов нужно перейти в раздел «Отправка из файла» и нажать на «Загрузить файл».

Отправка документов из файла

Отобразится форма для загрузки документов из файла, в которой необходимо заполнить все поля.

Сотрудник
Вы можете отправить документы любому количеству получателей, которые зарегистрированы в EasyDocs. Для выбора получателей нажмите на многоточие в правой части поля «Сотрудник» и в открывшемся окне перейдите в «Подбор».

Откроется справочник, по которому можно выбрать нескольких сотрудников, подразделений или в целом организацию. После выбора нажимаем «ОК».

Маршрут подписания
Для выбора маршрута подписания необходимо выбрать один из доступных маршрутов:

Выбрать файл
EasyDocs позволят отправить до 10 документов одновременно одному или нескольким получателям. Файл должен быть одного из форматов: DOC, DOCX, PDF, JPEG, GIF и иметь размер не более 5 Мб.

Итоговая форма загрузки документа выглядит следующим образом:

Вы можете добавить дополнительный документ, нажав «Добавить файл».

В форме загрузки документов Вам доступно изменение маршрута подписания и ранее выбранных получателей (при помощи подбора 1С).

Если Вам необходимо заменить документ, то Вы можете нажать на ранее выбранный файл.

Нажимая «Создать и сохранить» документы будут направлены в раздел «Входящие», где позже Вы сможете выполнить действия по подписанию.

Если Вы выбрали граф с исходящим маршрутом, то по нажатию на «Подписать и отправить» отобразится окно с ожиданием подписания.
Необходимо перейти в приложение MyDSS и подписать документ / пакет документов.

После подтверждения подписания появится сообщение:

При выборе графа с входящим маршрутом отобразится окно с информацией об успешной отправке документа / пакета документов.

Отчет «Отпуска к расчету»

При работе с отпусками могут разделяться обязанности между кадровиками, которые формируют документ отпуск в 1С, и расчетчиками, которые производят расчет отпускных. Чтобы отследить созданные в 1С документы «Отпуск», а также просмотреть общий список отправленных печатных форм по документам «Отпуск», в EasyDocs предусмотрен отчет «Отпуска к расчету».

Внимание! В отчете «Отпуска к расчету» отображаются печатные формы, которые были отправлены в сервис EasyDocs.

Отчет «Документы»

Для выгрузки отчета в Excel необходимо перейти в раздел «Отчеты» и в поле «Отчет» выбрать «Документы». Отобразится форма со всеми документами из папок «Входящие», «Исходящие», «Архив» сервиса EasyDocs.

По нажатию на кнопку «Фильтры» откроется следующая форма с полями:

Для активации фильтра выберем в поле «Период» дату «01.05.2023 — 01.06.2023» и нажмем на чек-бокс, далее на кнопку «Сформировать».

В табличной части отобразятся все документы за заданный период.

Для выгрузки отчета нажем на кнопку с дискетой / «Сохранить».

Для случаев, когда приглашение недействительно, Вы можете выделить сотрудника / физическое лицо и воспользоваться функцией «Повторное приглашение». Если было отправлено приглашение с некорректными данными, то есть возможность «Отменить приглашение» нажав на соответствующую кнопку.

Данный отчет Вы можете фильтровать по статусу, типу электронной подписи, отправителю и дате. После того как фильтры будут заданы потребуется нажать значок обновления.

Приглашение сотрудников – отправлено
Для отслеживания статуса отправленного приглашения необходимо выбрать тип отчета «Приглашение сотрудников – отправлено»

В списке отчета будут отображаться все выбранные Вами сотрудники / физические лица, которым не было отправлено приглашение. Для автоматической отправки письма с приглашением на регистрацию необходимо нажать «Отравить в EasyDocs».
Также, нажимая на «Выгрузить файл» Вам доступна выгрузка файла приглашения в формате CSV.

Нажав на один из доступных видов приглашений «Добавить сотрудников» / «Добавить физлиц», откроется форма подбора, где через стандартные настройки Вы сможете задать любые фильтры для поиска.

Перед созданием приглашения потребуется установить тип подписи, которая будет выпущена пользователем EasyDocs.

Для отправки приглашения необходимо перейти в расширение EasyDocs, открыть раздел «Отчеты» и выбрать тип отчета «Приглашение сотрудников – создать».

Создание приглашения сотрудников

Отчет «Регистрация сотрудников в EasyDocs»

Для отслеживания регистрации в EasyDocs сотрудников в расширении для 1С создан отчет.
Для открытия этого отчета необходимо в меню расширения зайти в Отчёты — Регистрация сотрудников в EasyDocs

В отчете есть три варианта отбора:
· Все сотрудники
· Не зарегистрирован в EasyDocs
· Зарегистрирован в EasyDocs

После выбора нужного отбора слева нужно нажать кнопку «Обновить»
В таблице появится сотрудники подходящие под выбор отбора

В таблице отображается:
· Порядковый номер
· Сотрудник
· Подразделение сотрудника
· Должность
· ID в EasyDocs – есть только у зарегистрированных в EasyDocs пользователей
· Статус — отображает статус сотрудника по регистрации и наличии в организационной структуре организации

Журнал регистрации позволяет отследить информацию о событиях в Вашей базе.
Необходимо перейти в раздел «Администрирование» / «Обслуживание» / «Журнал регистрации».

При открытии журнала регистрации по умолчанию открываются все события.

Для просмотра определенного типа событий необходимо «Установить отбор».

Делая отбор по событиям со значением ED – Вы сможете просмотреть события, которые регистрируются при работе в расширении EasyDocs.

Для более детального просмотра Вы можете установить отбор по пользователю 1С, а также дополнительно установить необходимый уровень критичности события в разделе «Важность»

При таком отборе данные в журнале регистрации будут выглядеть следующим образом:

Отчет «Заявления на выпуск сертификатов»

Для отслеживания статуса по заявкам на выпуск / продление сертификатов Вам необходимо перейти в раздел «Отчеты» и выбрать тип отчета «Заявления на выпуск сертификатов».

При помощи стандартной формы подбора добавить сотрудников / физлиц.

Сформированный отчет по выбранным Вами сотрудникам / физлицам будет содержать следующую информацию:

• ФИО сотрудника / физлица
• E – mail
• ИНН
• СНИЛС
• Должность
• Время создания заявки (МСК)
• Код выпуска, который был использован при формировании заявки
• Статус выпуска / продления сертификата

Дополнительно Вы можете установить фильтр по коду выпуска (в списке не будут отображаться коды, на которых на данный момент нет остатка) и статусу заявки.

В сформированном отчете останутся доступными все ранее добавленные сотрудники / физлица, но отображение статусов будет зависеть от настроенных Вами фильтров.

Нажав «Выгрузить в файл» Вы сможете выгрузить файл отчета в формате xlsx.

Отчет «Продление сертификатов»

Отчет «Продление сертификатов» позволяет увидеть всех сотрудников и исполнителей организации, кроме индивидуальных предпринимателей, по которым:

• В личном кабинете пользователя в качестве электронной подписи по умолчанию выбрана УНЭП или УКЭП
• До окончания срока действия сертификата УНЭП / УКЭП осталось менее 30 дней или сертификат уже истек
• Нет созданных заявлений на продление/выпуск сертификата

Отчет позволяет делать отборы пользователей по следующим параметрам:

• Тип занятости
• Тип сертификата (УНЭП или УКЭП)
• Способ идентификации (Госуслуги, корпоративный центр идентификации или один из центров Калуги Астрал)

По выбранным пользователям можно сформировать заявление на продление сертификата с определенным кодом выпуска, который определит тип нового сертификата и способ идентификации.

Задача при работе с этим отчетом заключается в том, чтобы этот отчет был пустой, т.к. это будет означать, что у всех сотрудников и исполнителей есть действующие сертификаты или созданы заявления на продление сертификатов.

Работать с созданными заявлениями на выпуск сертификатов можно с помощью отдельного отчета «Заявления на выпуск сертификатов»