Шаблоны документов в EasyDocs

Раздел доступный генеральным директорам (индивидуальным предпринимателям), а также сотрудникам, которым были назначены права администратора EasyDocs.
С помощью раздела «Шаблоны», Вы сможете:

Создавать и редактировать шаблоны документов (заявления, акты, договора и т.д.) по Вашим стандартам
Настраивать видимость / доступность всех шаблонов (включая системные шаблоны EasyDocs)

Служебные шаблоны могут быть доступны только для должностных лиц (Подписантов, Руководителей, Экспертов).

Финансовые шаблоны (системные шаблоны EasyDocs) могут быть доступны для:

· Сотрудников Вашей организации
· Самозанятых
· Лиц, работающим по договору ГПХ
· Физлиц (внешних пользователей EasyDocs, которые не являются сотрудниками Вашей организации)
· ИП
· Юрлиц

К кадровым шаблонам (системным шаблонам EasyDocs) Вы можете настроить доступ:

· Сотрудникам
· Самозанятым
· Лицам, работающим по договору ГПХ
· Физлицам (внешним пользователям EasyDocs, которые не являются сотрудниками Вашей организации)

Управление видимостью шаблонов

Для того чтобы скрыть шаблон Вам необходимо снять галочку справа от его названия. При этом Вы можете выбирать пользователей EasyDocs, которым шаблон может быть доступен.

Для шаблонов Вашей организации Вы можете предоставлять право доступа следующим пользователям EasyDocs:

Сотрудникам Вашей организации, которые будут определены по ранее выгруженной орг. структуре
Самозанятым
Лицам, работающим по договору ГПХ
Физлицам (внешним пользователям EasyDocs, которые не являются сотрудниками Вашей организации)
ИП
Юрлицам

Вы можете создать:

Шаблоны организации для внешних пользователей EasyDocs (Сотрудники / Физлица / ИП / Юрлица)
Служебные шаблоны для должностных лиц (Подписантов, Руководителей, Экспертов)

Шаблоны организации

Нажмите на активное поле «Добавить шаблон» для перехода на страницу создания.

Обязательным полем для заполнения является «Название шаблона», которое будет отображаться на странице создания документов у пользователей EasyDocs.

Тип шаблона указывается на основании Приказа Минтруда России от 20.09.2022 N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе". В том случае, если в списке «Тип документа» не был найден требуемый тип документа, то вы можете выбрать «Иные документы» при помощи поиска или пролистав список документов в самый низ.

Маршрут подписания указывается в зависимости от действия, которое должно быть выполнено со стороны организации и Контрагента.

При помощи конструктора необходимо заполнить сам шаблон документа. Панель редактирования позволит отформатировать документ, а также добавить дополнительные элементы (изображения, таблицы и т.д.).
Также внутри редактора шаблона вы можете открыть список системных реквизитов EasyDocs, которые позволят заполнить данные пользователя автоматически.

При добавлении дополнительного реквизита необходимо навести курсор мыши на место, где он будет расположен, перейти в меню редактирования дополнительного реквизита и указать:

Название, которое будет отображено при создании документа
Тип реквизита, который будет соответствовать названию

Для того чтобы вставить в документ дополнительный реквизит необходимо нажать кнопку «Вставить».

Нажимая на кнопку «Вставить» реквизит будет добавлен в выделенный ранее раздел шаблона.

После сохранения откроется предварительный просмотр документа.

Если Вы обнаружили ошибку или решили внести изменения, то внизу страницы доступен переход к редактированию.

Тип шаблона указывается на основании Приказа Минтруда России от 20.09.2022 N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе". В том случае, если в списке «Тип документа» не был найден требуемый тип документа, то вы можете выбрать «Иные документы» при помощи поиска или пролистав список документов в самый низ.

Маршрут подписания указывается в зависимости от действия, которое должно быть выполнено со стороны организации и Контрагента.

При помощи конструктора необходимо заполнить сам шаблон документа. Панель редактирования позволит отформатировать документ, а также добавить дополнительные элементы (изображения, таблицы и т.д.).
Также внутри редактора шаблона вы можете открыть список системных реквизитов EasyDocs, которые позволят заполнить данные пользователя автоматически.

При добавлении дополнительного реквизита необходимо навести курсор мыши на место, где он будет расположен, перейти в меню редактирования дополнительного реквизита и указать:

Название, которое будет отображено при создании документа
Тип реквизита, который будет соответствовать названию

Для того чтобы вставить в документ дополнительный реквизит необходимо нажать кнопку «Вставить».

Нажимая на кнопку «Вставить» реквизит будет добавлен в выделенный ранее раздел шаблона.

После сохранения откроется предварительный просмотр документа.

Если Вы обнаружили ошибку или решили внести изменения, то внизу страницы доступен переход к редактированию.

Служебные шаблоны

Нажмите на активное поле «Добавить шаблон» для перехода на страницу создания.

«Название шаблона» также является обязательным полем для заполнения, которое будет отображаться на странице создания документов у должностных лиц (Подписантов, Руководителей, Экспертов).

Если дополнительный реквизит "Файл" создан, но не вставлен в шаблон, то пользователю EasyDocs также потребуется приложить файлы в поля, которые являются обязательными, но название файла в таком случае не будет отображаться в созданном документе.

На странице создания документа реквизит будет выглядеть следующим образом:

Прикрепленный файл будет доступен для скачивания всем участникам документооборота в разделе истории (если реквизит был добавлен несколько раз, то прикрепленные файлы будут отображаться списком в одном комментарии).

Если дополнительный реквизит "Файл" вставлен в шаблон, то при создании документа на месте реквизита будет отображаться название файла. Это удобно, например, когда нужно сделать перечень приложенных файлов.

Дополнительный реквизит «Файл»

Данный тип реквизита предназначен для дополнительной загрузки файлов со стороны Контрагента или должностного лица. Реквизит может быть добавлен в любой создаваемый Вами шаблон документа (шаблоны организации или служебные шаблоны для должностных лиц).

Дополнительный реквизит «Дата»

При помощи этого реквизита Вы можете добавить ограничение для документов, в которых вводимая дата должна быть ограничена определенным периодом от текущей даты (например, дата начала отпуску должна быть не ранее 14 дней от текущей даты).

Для того чтобы установить ограничение на вводимую дату Вам необходимо создать реквизит «Дата» и перейти в меню его редактирования.

Контрагент или должностное лицо при формировании документа не сможет выбрать дату, которая будет ранее, чем установленное Вами количество дней от текущей даты.

Вставить готовый реквизит в Ваш шаблон

При формировании документа пользователь не сможет превысить установленное Вами ограничение по количеству добавляемых периодов.

Дата окончания периода также не может быть меньше даты его начала.

Ввести наименование для даты начала и даты окончания периодов

При редактировании дополнительного реквизита Вам необходимо:

Указать ограничение количества периодов, которые могут быть указаны со стороны пользователя

Дополнительный реквизит «Период»

Реквизит, который позволяет вставлять в новые документы один или несколько временных отрезков.

Дополнительный реквизит «Комментарий»

В EasyDocs есть реквизит «Комментарий», который поможет передать дополнительную информацию по заполнению шаблонов созданных внутри Вашей компании.

Для добавления комментария необходимо перейти в редактор шаблонов и добавить дополнительный реквизит с типом «Комментарий»:

После выбора типа реквизита появится поле самого комментария.

Для сохранения уже заполненного реквизита необходимо нажать кнопку «Вставить».
Комментарий будет отображаться над реквизитом, который находится ниже в редакторе шаблона (на примере, приведенном ниже, комментарий отображается над реквизитом «Сумма премии»). Если Вам необходимо изменить расположение созданного комментария потребуется переместить реквизит на другое поле (зажав левую кнопку мышки).

Дополнительный реквизит «Список с зависимыми полями»

Реквизит позволит добавить в ваш шаблон список с несколькими значениями, к которым вы сможете установить пользовательские реквизиты. Для добавления списка в шаблон нажмите кнопку «Добавить реквизит» и выберите тип реквизита «Список с зависимыми полями».

Введите наименование реквизита (например, «Являетесь ли вы военнообязанным?»). В поле «Вариант ответа» введите ответ, соответствующий названию реквизита. Для добавления дополнительного варианта ответа нажмите «+».

Нажимая на кнопку «Добавить зависимое поле» вы можете добавить пользовательский реквизит (текст, файл, дата и т.д), который будет отображаться у пользователя после выбора ответа.

Для добавления списка с зависимыми полями нажмите «Вставить» и сохранить изменения в вашем шаблоне.

Со стороны пользователя список с зависимыми полями будет выглядеть следующим образом:

При выборе варианта ответа с добавленным реквизитом, у пользователя отобразится дополнительное поле:

Дополнительный реквизит «Сведения о родственниках»

Сведения о родственниках – реквизит, позволяющий добавить в ваш шаблон список родственников с лимитом по количеству, установленном при добавлении реквизита.

Нажав на кнопку «Добавить реквизит» выберите из списка «Сведения о родственниках».

Введите наименование реквизита, ограничение количества вводимых родственников и вставьте реквизит в ваш шаблон.

Со стороны пользователя потребуется выбрать из выпадающего списка степень родства и заполнить данные о ФИО родственника.

Для добавления дополнительного родственника необходимо нажать кнопку «Добавить родственника».

В том случае, если реквизит «Сведения о родственниках» не является обязательным для заполнения, поле ввода данных будет скрыто.

Дополнительный реквизит «Опыт работы»

При помощи реквизита «Опыт работы» вы сможете запросить данные об опыте работе сотрудника. Для создания реквизита нажмите кнопку «Добавить реквизит», в выпадающем списке выберите тип реквизита «Опыт работы».

Введите наименование реквизита и ограничение количества мест работы, которые может ввести сотрудник. Вставьте реквизит в ваш шаблон и сохраните изменения.

Если в вашем шаблоне данный реквизит не будет являться обязательным для заполнения, то необходимо снять галочку с «Обязательное поле».

Со стороны сотрудника реквизит будет выглядеть следующим образом:

Наименование организации, должность и дата приема («с») являются обязательными полями для заполнения.

В том случае, если поле «по» (дата увольнения) остается пустым, в документе будет отображена информация о том, что пользователь трудоустроен в данной организации по настоящее время.

Дополнительный реквизит «Образование»

При помощи реквизита «Образование» вы можете запросить информацию об образовании сотрудника. Для создания реквизита нажмите кнопку «Добавить реквизит», в выпадающем списке выберите тип реквизита «Образование».

Введите наименование реквизита и ограничение количества учебных заведений, которые может ввести сотрудник.

Если в вашем шаблоне данный реквизит не будет являться обязательным для заполнения, то необходимо снять галочку с «Обязательное поле».

Вставьте реквизит в ваш шаблон и сохраните изменения.

Со стороны сотрудника реквизит будет выглядеть следующим образом:

Поле «Вид образования» содержит список видов образования справочника 1С.

Вид образования, наименование учебного заведения, специальность и дата начала обучения («с») являются обязательными для заполнения.

В том случае, если поле «по» (дата окончания обучения) остается пустым, то в документе будет отображена информация о том, что сотрудник проходит обучение по настоящее время.

При помощи реквизиты «Участие в бизнесе» вы можете запросить информацию по организациям, в которых сотрудник (или кандидат) принимал участие.

Введите наименование реквизита и ограничение количества бизнесов, которые может ввести сотрудник. Вставьте реквизит в ваш шаблон и сохраните изменения.

Если в вашем шаблоне данный реквизит не будет являться обязательным для заполнения, то необходимо снять галочку с «Обязательное поле».

Со стороны сотрудника реквизит будет выглядеть следующим образом:

Дополнительный реквизит «Участие в бизнесе»

Дополнительный реквизит «Таблица»

Реквизит «Таблица» позволяет добавить в шаблон компании таблицу, состоящую из нескольких колонок и строк (количество колонок внутри таблицы определяется пользователем, создающим дополнительный реквизит, а количество строк пользователем, создающим документ).

Введите наименование таблицы, выберите будут ли у таблицы границы (с границами, без границ).

Установите необходимое количество колонок строки и выберите тип данных, которые они будут содержать.

Общая сумма процента ширины колонок должна равняться 100.

Вставьте реквизит в шаблон и сохраните изменения.

Если реквизит не является обязательным, снимите галочку «Обязательное поле».
Со стороны пользователя реквизит будет выглядеть следующим образом:

Чтобы добавить дополнительную строку в таблицу, пользователю потребуется нажать кнопку «Добавить».