Шаблоны документов в EasyDocs
Раздел доступный генеральным директорам (индивидуальным предпринимателям), а также сотрудникам, которым были назначены права администратора EasyDocs.
С помощью раздела «Шаблоны», Вы сможете:
С помощью раздела «Шаблоны», Вы сможете:
- Создавать и редактировать шаблоны документов (заявления, акты, договора и т.д.) по Вашим стандартам
- Настраивать видимость / доступность всех шаблонов (включая системные шаблоны EasyDocs)
Для того чтобы скрыть шаблон Вам необходимо снять галочку справа от его названия. При этом Вы можете выбирать пользователей EasyDocs, которым шаблон может быть доступен.
Управление видимостью шаблонов
Вы можете создать:
- Шаблоны организации для внешних пользователей EasyDocs (Сотрудники / Физлица / ИП / Юрлица)
- Служебные шаблоны для должностных лиц (Подписантов, Руководителей, Экспертов)
Шаблоны организации
Нажмите на активное поле «Добавить шаблон» для перехода на страницу создания.
Обязательным полем для заполнения является «Название шаблона», которое будет отображаться на странице создания документов у пользователей EasyDocs.
Маршрут подписания указывается в зависимости от действия, которое должно быть выполнено со стороны организации и Контрагента.
При помощи конструктора необходимо заполнить сам шаблон документа.
Панель редактирования позволит отформатировать документ, а также добавить дополнительные элементы (изображения, таблицы и т.д.).
Панель редактирования позволит отформатировать документ, а также добавить дополнительные элементы (изображения, таблицы и т.д.).
При добавлении дополнительного реквизита необходимо указать:
- Название, которое будет отображено при создании документа
- Тип реквизита, который будет соответствовать названию
Для того чтобы вставить в документ дополнительный реквизит необходимо навести курсор мыши на место, где он будет расположен. Перейти в меню редактирования дополнительного реквизита «Редактировать и вставить».
Нажимая на кнопку «Вставить» реквизит будет добавлен в выделенный ранее раздел шаблона.
Шаблон будет выглядеть следующим образом:
После сохранения откроется предварительный просмотр документа.
Если Вы обнаружили ошибку или решили внести изменения, то внизу страницы доступен переход к редактированию.
Служебные шаблоны
Нажмите на активное поле «Добавить шаблон» для перехода на страницу создания.
«Название шаблона» также является обязательным полем для заполнения, которое будет отображаться на странице создания документов у должностных лиц (Подписантов, Руководителей, Экспертов).
Маршрут подписания указывается в зависимости от действия, которое должно быть выполнено со стороны должностного лица и Контрагента.
При помощи конструктора заполните шаблон документа.
Справа от шаблона находится панель реквизитов:
- Реквизиты контрагента – будут заполняться автоматически на основании данных выбранного Контрагента
- Реквизиты руководителя – будут заполняться автоматически на основании данных должностного лица
- Дополнительные реквизиты – заполняются должностным лицом вручную при создании документа
При добавлении дополнительного реквизита необходимо указать:
- Название, которое будет отображено при создании документа
- Тип реквизита, который будет соответствовать названию
Для того чтобы вставить в документ дополнительный реквизит необходимо навести курсор мыши на место, где он будет расположен. Перейти в меню редактирования «Редактировать и вставить».
Нажимая на кнопку «Вставить» реквизит будет добавлен в выделенный ранее раздел шаблона.
После сохранения откроется предварительный просмотр документа.
Если Вы обнаружили ошибку или решили внести изменения, то внизу страницы доступен переход к редактированию.
Дополнительный реквизит «Файл»
Данный тип реквизита предназначен для дополнительной загрузки файлов со стороны Контрагента или должностного лица. Реквизит может быть добавлен в любой создаваемый Вами шаблон документа (шаблоны организации или служебные шаблоны для должностных лиц).
Если дополнительный реквизит "Файл" вставлен в шаблон, то при создании документа на месте реквизита будет отображаться название файла. Это удобно, например, когда нужно сделать перечень приложенных файлов.
Если дополнительный реквизит "Файл" создан, но не вставлен в шаблон, то пользователю EasyDocs также потребуется приложить файлы в поля, которые являются обязательными, но название файла в таком случае не будет отображаться в созданном документе.
На странице создания документа реквизит будет выглядеть следующим образом:
На странице создания документа реквизит будет выглядеть следующим образом:
Прикрепленный файл будет доступен для скачивания всем участникам документооборота в разделе истории (если реквизит был добавлен несколько раз, то прикрепленные файлы будут отображаться списком в одном комментарии).
Дополнительный реквизит «Дата»
При помощи этого реквизита Вы можете добавить ограничение для документов, в которых вводимая дата должна быть ограничена определенным периодом от текущей даты (например, дата начала отпуску должна быть не ранее 14 дней от текущей даты).
Для того чтобы установить ограничение на вводимую дату Вам необходимо создать реквизит «Дата» и перейти в меню его редактирования.
Контрагент или должностное лицо при формировании документа не сможет выбрать дату, которая будет ранее, чем установленное Вами количество дней от текущей даты.
