Шаблоны документов в EasyDocs

Дополнительный реквизит «Сведения о родственниках»

Сведения о родственниках – реквизит, позволяющий добавить в ваш шаблон список родственников с лимитом по количеству, установленном при добавлении реквизита.

Нажав на кнопку «Добавить реквизит» выберите из списка «Сведения о родственниках».

Введите наименование реквизита, ограничение количества вводимых родственников и вставьте реквизит в ваш шаблон.

Со стороны пользователя потребуется выбрать из выпадающего списка степень родства и заполнить данные о ФИО родственника.

Для добавления дополнительного родственника необходимо нажать кнопку «Добавить родственника».

В том случае, если реквизит «Сведения о родственниках» не является обязательным для заполнения, поле ввода данных будет скрыто.

При помощи реквизиты «Участие в бизнесе» вы можете запросить информацию по организациям, в которых сотрудник (или кандидат) принимал участие.

Введите наименование реквизита и ограничение количества бизнесов, которые может ввести сотрудник. Вставьте реквизит в ваш шаблон и сохраните изменения.

Если в вашем шаблоне данный реквизит не будет являться обязательным для заполнения, то необходимо снять галочку с «Обязательное поле».

Со стороны сотрудника реквизит будет выглядеть следующим образом:

Дополнительный реквизит «Участие в бизнесе»

Шаблоны пользователей

Для генеральных директоров / индивидуальных предпринимателей и должностных лиц с полными правами на вкладке «Группы» по умолчанию отображаются системные шаблоны EasyDocs (кадровые и финансовые шаблоны), шаблоны, созданные на стороне ЮЛ / ИП.

Для должностных лиц с ограниченными правами доступа могут отображаться одна или несколько групп шаблонов

К каждому шаблону доступна следующая информация:

• Группа, к которой относится шаблон
• Тип шаблона указывается в соответствии с Приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
• Применение – компания, в которой вы находитесь сейчас или группа компаний
• Дата события – реквизит «Дата», по которому может устанавливаться ограничение подписания созданного документа
• Ограничение подписания
• Время изменения шаблона (UTC)
• Доступность – устанавливает доступность шаблона для определенных пользователей (например, шаблон может быть доступен пользователям из группы «Сотрудники», но недоступен всем остальным группам пользователей)

Вы можете изменить доступность или настроить ограничение подписания для системных шаблонов EasyDocs, но удалить их нельзя.

Для шаблонов, созданных на стороне вашей компании доступны действия по копированию, редактированию, настройке доступности, ограничению подписания и удалению шаблонов.

Шаблоны контрагентов

На вкладке «Шаблоны контрагентов» для генеральных директоров, индивидуальных предпринимателей и должностных лиц компании отображаются шаблоны, которые могут быть использованы со стороны ЮЛ / ИП, с которыми взаимодействует ваша компания.

К каждому шаблону доступна следующая информация:

• Название шаблона
• Тип шаблона
• Время изменения
• Доступность

При снятии галочки с «Доступность» шаблон перестанет отображаться в списке доступных шаблонов для создания документов на стороне ваших контрагентов.

В меню «Действия» можно скопировать, отредактировать или удалить выбранный шаблон.

Создание шаблона пользователей

Для создания нового шаблона, который будет доступен пользователям ЮЛ / ИП необходимо перейти на вкладку «Шаблоны пользователей» и нажать «Добавить шаблон».

С помощью конструктора заполните шаблон документа.

Панель редактирования позволит отформатировать документ, а также добавить дополнительные элементы (изображения, таблицы и т.д.).

Также внутри редактора шаблона вы можете открыть список системных реквизитов EasyDocs, которые позволят заполнить данные пользователя автоматически.

Для добавления дополнительного реквизита необходимо указать название реквизита, которое будет отображено при создании документа, тип реквизита, который будет соответствовать названию.

Для сохранения дополнительного реквизита нажмите кнопку «Сохранить».

Для вставки созданного реквизита в шаблон необходимо кликнуть левой кнопкой мышки на месте, где реквизит будет установлен и нажать на «+», справа от созданного реквизита.

Перед сохранением созданного шаблона заполните обязательные поля:

• Название шаблона – будет отображаться для пользователя при создании документа
• Группы шаблонов – кадровые, финансовые шаблоны, шаблоны группы компаний или дополнительные группы, которые вы создали на своей стороне
• Тип шаблона - указывается на основании Приказа Минтруда России от 20.09.2022 N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
• Ограничение подписания – может быть установлено в том случае, если внутри шаблона есть реквизит «Дата»

Если в шаблона есть реквизит «Дата», то при выборе значения «По дате события», откроются дополнительные поля по ограничению времени подписания и дате ограничения подписания (в день события, за 1 день до события, за 2 дня до события, за 3 дня до события, за 4 дня до события, за 5 дней до события)

Ограничение не позволит пользователю подписать документ, если срок подписания истек.

• Доступность – одна или несколько групп пользователей, которым будет доступен созданный шаблон
• Применение (эта компания / группа компаний)

Для сохранения шаблона нажмите «Сохранить».

Укажите, будут ли применяться установленные настройки по ограничению подписания и доступности на всю группу компаний или только на компанию, которая создала шаблон.

После сохранения откроется предварительный просмотр документа.

Если Вы обнаружили ошибку или решили внести изменения, то внизу страницы доступен переход к редактированию.

Создание шаблона контрагентов

Для создания нового шаблона, который будет доступен контрагентам ЮЛ / ИП необходимо перейти на вкладку «Шаблоны контрагентов» и нажать «Добавить шаблон».

С помощью конструктора заполните шаблон документа. Панель редактирования позволит отформатировать документ, а также добавить дополнительные элементы (изображения, таблицы и т.д.).

Также внутри редактора шаблона вы можете открыть список системных реквизитов EasyDocs, которые позволят заполнить данные контрагента автоматически.

Для добавления дополнительного реквизита необходимо указать название реквизита, которое будет отображено при создании документа, тип реквизита, который будет соответствовать названию.

Для сохранения дополнительного реквизита нажмите кнопку «Сохранить».

Чтобы добавить реквизит в шаблон, кликните левой кнопкой мыши в месте, где он должен быть размещен, и нажмите «+» рядом с реквизитом.

Перед сохранением созданного шаблона заполните обязательные поля:

• Название шаблона – будет отображаться для пользователя при создании документа
• Тип шаблона указывается в соответствии с Приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе"
• Маршрут подписания (требуется подпись получателя / не требуется подпись получателя

После сохранения откроется предварительный просмотр документа.

Если Вы обнаружили ошибку или решили внести изменения, то внизу страницы доступен переход к редактированию.

Группы

Генеральным директорам / индивидуальным предпринимателям и должностным лицам с правами доступа «Группы шаблонов» в разделе «Шаблоны» доступна дополнительная вкладка «Группы».

С помощью вкладки «Группы» вы можете настроить права доступа к группам шаблонов, которые будут доступны должностным лицам компании.

Для обновления списка должностных лиц, которым назначаются права доступа, выберите должностное лицо из выпадающего списка и нажмите кнопку «Добавить».

Добавление новой группы шаблонов

Для создания новой группы шаблонов перейдите на вкладку «Группы» и нажмите «Добавить группы шаблонов».

Введите название группы шаблонов и нажмите кнопку «Добавить».

Новая группа шаблонов будет отображаться для назначения прав доступа в разделе «Группы».

Если в группе шаблонов нет созданных шаблонов, то вы можете удалить группу нажав на ссылку «Удалить группу».

При создании или редактировании шаблона с выбором группы шаблонов он будет отображаться в указанной группе

Дополнительный реквизит «Период»

Реквизит, который позволяет вставлять в новые документы один или несколько временных отрезков.

При редактировании дополнительного реквизита Вам необходимо:

• Указать ограничение количества периодов, которые могут быть указаны со стороны пользователя

При формировании документа пользователь не сможет превысить установленное Вами ограничение по количеству добавляемых периодов.

Дата окончания периода не может быть раньше даты его начала.

Дополнительный реквизит «Сведения о родственниках»

Сведения о родственниках – реквизит, позволяющий добавить в ваш шаблон список родственников с лимитом по количеству, установленном при добавлении реквизита.

Нажмите кнопку «Добавить реквизит» и выберите из списка «Сведения о родственниках».

Укажите наименование реквизита, установите ограничение на количество вводимых родственников и добавьте реквизит в шаблон.

Со стороны пользователя потребуется выбрать из выпадающего списка степень родства и заполнить данные о ФИО родственника.

Дополнительный реквизит «Список с зависимыми полями»

Реквизит позволит добавить в ваш шаблон список с несколькими значениями, к которым вы сможете установить пользовательские реквизиты. Для добавления списка в шаблон нажмите кнопку «Добавить реквизит» и выберите тип реквизита «Список с зависимыми полями».

Введите наименование реквизита (например, «Являетесь ли вы военнообязанным?»). В поле «Вариант ответа» введите ответ, соответствующий названию реквизита. Для добавления дополнительного варианта ответа нажмите «+».

Нажмите кнопку «Добавить зависимое поле», чтобы добавить пользовательский реквизит (текст, файл, дата и т.д), который будет отображаться у пользователя после выбора ответа.

Чтобы добавить список с зависимыми полями, нажмите «Сохранить», при необходимости добавьте реквизит в редактор шаблона и сохраните изменения.

Со стороны пользователя список с зависимыми полями будет выглядеть следующим образом:

Со стороны пользователя список с зависимыми полями будет выглядеть следующим образом:

Дополнительный реквизит «Таблица»

Реквизит «Таблица» позволяет добавить в шаблон компании таблицу, состоящую из нескольких колонок и строк (количество колонок внутри таблицы определяется пользователем, создающим дополнительный реквизит, а количество строк пользователем, создающим документ).

Введите наименование таблицы и укажите, будут ли у таблицы границы (с границами, без границ).

Установите необходимое количество колонок строки и выберите тип данных, которые они будут содержать.

Сумма процентов ширины всех колонок должна составлять 100%.

Если реквизит не является обязательным, снимите галочку «Обязательное поле».

Со стороны пользователя реквизит будет выглядеть следующим образом:

Чтобы добавить дополнительную строку в таблицу, пользователю потребуется нажать кнопку «Добавить».

Дополнительный реквизит «Дата»

При помощи этого реквизита Вы можете добавить ограничение для документов, в которых вводимая дата должна быть ограничена определенным периодом от текущей даты (например, дата начала отпуску должна быть не ранее 14 дней от текущей даты).

Для того чтобы установить ограничение на вводимую дату Вам необходимо создать реквизит «Дата» и перейти в меню его редактирования.

При формировании документа пользователь не сможет выбрать дату, которая раньше установленного вами количества дней от текущей даты.

Если в шаблоне добавлен дополнительный реквизит «Дата», то дополнительно вы сможете установить ограничение по подписанию созданного пользователем документа.

Необходимо указать дату события (реквизит типа «Дата»), ограничение времени подписания (в формате UTC) и дату ограничения подписания (например, в день события, за 1 день до события и т.д.).

Дополнительный реквизит «Комментарий»

В EasyDocs есть реквизит «Комментарий», который поможет передать дополнительную информацию по заполнению шаблонов, созданных внутри вашей компании.

После выбора типа реквизита появится поле для ввода комментария. Для сохранения уже заполненного реквизита необходимо нажать кнопку «Сохранить».

После выбора типа реквизита появится поле для ввода комментария. Для сохранения уже заполненного реквизита необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Дополнительный реквизит «Образование»

С помощью реквизита «Образование» вы можете запросить информацию об образовании сотрудника. Для создания реквизита нажмите кнопку «Добавить реквизит», в выпадающем списке выберите тип реквизита «Образование».

Введите наименование реквизита и ограничение количества учебных заведений, которые может ввести пользователь.

Если в вашем шаблоне данный реквизит не будет являться обязательным для заполнения, то необходимо снять галочку с «Обязательное поле».


Со стороны пользователя реквизит будет выглядеть следующим образом:

Поле «Вид образования» содержит список видов образования из справочника 1С.

Дополнительный реквизит «Опыт работы»

С помощью реквизита «Опыт работы» вы можете запросить данные об опыте работы сотрудника. Для создания реквизита нажмите кнопку «Добавить реквизит», в выпадающем списке выберите тип реквизита «Опыт работы».

Введите наименование реквизита и ограничение количества мест работы, которые может ввести сотрудник. Вставьте реквизит в ваш шаблон и сохраните изменения.

Если в вашем шаблоне данный реквизит не будет являться обязательным для заполнения, то необходимо снять галочку с «Обязательное поле».

Со стороны пользователя реквизит будет выглядеть следующим образом:

В том случае, если поле «по» (дата увольнения) остается пустым, в документе будет отображена информация о том, что пользователь трудоустроен в данной организации по настоящее время.

Дополнительный реквизит «Участие в бизнесе»

С помощью реквизита «Участие в бизнесе» вы можете запросить информацию по организациям, в которых сотрудник (или кандидат) принимал участие.

Введите наименование реквизита и ограничение количества бизнесов, которые может ввести сотрудник. Вставьте реквизит в ваш шаблон и сохраните изменения.

Если в вашем шаблоне данный реквизит не будет являться обязательным для заполнения, то необходимо снять галочку с «Обязательное поле».

Со стороны пользователя реквизит будет выглядеть следующим образом:

Дополнительный реквизит «Файл»

Данный тип реквизита предназначен для дополнительной загрузки файлов со стороны Контрагента или должностного лица. Реквизит может быть добавлен в любой создаваемый Вами шаблон документа (шаблоны организации или служебные шаблоны для должностных лиц).

Если дополнительный реквизит "Файл" вставлен в шаблон, то при создании документа на месте реквизита будет отображаться название файла. Это удобно, например, когда нужно сделать перечень приложенных файлов.

Если реквизит «Файл» создан, но не добавлен в шаблон, пользователь EasyDocs должен приложить файлы в обязательные поля, но их названия не будут отображаться в документе.

На странице создания документа реквизит будет выглядеть следующим образом: