Кандидаты в EasyDocs

Стандартный процесс найма

Всем клиентам EasyDocs бесплатно доступна работа со «Стандартным процессом найма». Ограничениями стандартного процесса по сравнению с дополнительным процессом найма являются:

• Невозможность редактирования анкеты кандидата
• Отсутствие распознавания документов кандидата
• Отсутствие возможности добавлять должностных лиц для уведомления о выходе новых сотрудников при отправке приглашения к трудоустройству
• Не доступен этап "Проверка кандидата"
• Не доступен этап "Испытательный срок"

Настроить стандартный процесс найма можно в разделе «Кандидаты» / «Процессы найма».

Также в списке процессов найма доступна функция дублирования дополнительных процессов найма.

Настройка процесса найма

Настройка процесса найма состоит из настройки параметров процесса найма и настройки этапов процесса найма.

При настройке параметров процесса найма укажите:

• Название процесса найма - определяет название конкретного процесса и позволяет различать разные процессы
• Ссылка на анкету - ее настраивать не нужно, она сгенерируется автоматически. позволит пропустить этап отправки приглашения на заполнение анкеты кандидатом из личного кабинета EasyDocs . При переходе по ссылке кандидат сразу приступит к заполнению анкеты.
• Лицензия на личный кабинет – лицензия, которая будет использована для нового сотрудника при регистрации в EasyDocs. Лицензия включает в себя тип электронной подписи, которой будет пользоваться сотрудник, и способ идентификации личности при выпуске сертификата (например, при выпуске неквалифицированного сертификата: личная идентификация у работодателя или через подтвержденную учетную запись на Госуслугах)
• Ответственный за работу с кандидатами – должностное лицо, которое будет автоматически назначаться ответственным за работу с кандидатами в рамках этого процесса найма. Ответственному за работу с кандидатами будет по умолчанию доступен просмотр анкет кандидатов, созданных в рамках этого процесса найма, а также он будет отвечать за отправку приглашений к трудоустройству успешным кандидатам.
• Ответственный за кадровый учет – должностное лицо, которому поступит сопроводительное письмо с анкетой нового сотрудника и пакетом его данных для трудоустройства
• Файл для кандидата - вы можете предоставить кандидату файл с полезной информацией, например, памятки, инструкции, руководства или другие материалы

Вы можете отключить этапы в процессе найма в соответствии с текущими практиками вашей компании. Чтобы отключить один из этапов, кликните на цифру с номером этапа. После настройки этапов найма нажмите кнопку «Далее».

В дополнительных процессах найма вы сможете добавите поля формы, которые вы хотите получить со стороны кандидата в момент заполнения анкеты.

В шаблон процесса найма могут быть добавлены системные поля EasyDocs или поля, которые вы создали самостоятельно при нажатии «Добавить поля формы».

После заполнения шаблона нажмите кнопку «Далее».

Редактирование шаблона анкеты кандидата доступно только в дополнительных процессах найма. Анкету в стандартном процесса найма отредактировать не получится.

Анкета кандидата

Укажите должностных лиц, которые будут участвовать в согласовании, а также ознакомлении с анкетами кандидатов. Нажмите кнопку «Далее» для перехода на следующий этап настройки процесса найма.

Маршрут согласования

В этап трудоустройства уже добавлены виды документов, которые должен предоставить кандидат. Отредактируйте системно добавленные документы и / или добавьте дополнительные поля, при помощи которых кандидат предоставит всю необходимую информацию для трудоустройства.

Трудоустройство

При необходимости в поле «Согласование документов» укажите должностное лицо, которое должно согласовать документ «Передача персональных данных кандидата».

Нажмите кнопку «Далее» для перехода на следующий этап настройки процесса найма.

Добавьте одно или несколько должностных лиц, которые должны быть проинформированы о выходе на работу нового сотрудника. EasyDocs автоматически направит им уведомления о выходе нового сотрудника на работу. При отправке кандидату приглашения выйти на работу можно будет добавить дополнительную информацию, которую получат должностные лица в уведомлении.

Уведомление

После регистрации в EasyDocs новый сотрудник получит локальные нормативные акты, с которыми ему нужно будет ознакомиться после получения сертификата электронной подписи.

Ознакомление с ЛНА

Для завершения настройки процесса найма нажмите кнопку «Далее».

Также в разделе «Настройки» / «Процессы найма» доступна функция дублирования дополнительных процессов найма.

Испытательный срок можно настроить только в рамках дополнительного процесса найма. После приема сотрудника на работу его руководитель должен:

• Поставить задачи на испытательный срок
• Принять решение о результатах прохождения испытательного срока

Настройки испытательного срока:

• Руководитель – указывается административный или функциональный руководитель, который будет ставить задачи и принимать решение о прохождении испытательного срока.
• Подписант – лицо, ответственное за подписание документов «Цели и задачи на период испытательного срока» и «Решение о прохождении испытательного срока».
• Маршрут подписания – определяет порядок подписания документов.
• Продолжительность испытательного срока – указывается срок, в течение которого сотрудник проходит испытание.

Для завершения настройки процесса найма нажмите кнопку «Далее».

Напоминания для руководителя – настройка периодичности уведомлений о действиях, связанных с испытательным сроком. При выборе ежедневных или двукратных напоминаний необходимо указать, за сколько дней до окончания срока начинать уведомления.

Дополнительные материалы (необязательные):

• Файл с инструкцией для руководителя по постановке задач.
• Сообщение для руководителя с пояснениями.

Права руководителя – можно разрешить или запретить руководителю изменять параметры испытательного срока.

Испытательный срок

Отправка анкеты

Анкета может быть направлена кандидату двумя способами:

1. Отправка анкеты из личного кабинета EasyDocs

Для отправки анкеты перейдите на вкладку «Список кандидатов» и нажмите кнопку «Добавить кандидата».

Заполните обязательные поля формы и нажмите кнопку «Отправить»:

• Процесс найма
• Позиция штатного расписания (является обязательным только в том случае, если в процессе найма включен этап «Ознакомление с ЛНА»)
• Гражданство
• ФИО кандидата
• E-mail кандидата

Кандидату поступит письмо уведомление для перехода на страницу заполнения анкеты.

2. Отправка ссылки на анкету

Перейдите в раздел «Кандидаты» / «Процессы найма», скопируйте ссылку на процесс найма и направьте ее кандидату любым удобным для вас способом. Таким образом, вы пропустите этап с заполнением следующих данных:

• Процесс найма
• Позиция штатного расписания (является обязательным только в том случае, если в процессе найма включен этап «Ознакомление с ЛНА»)
• Гражданство
• ФИО кандидата
• E-mail кандидата

При переходе по ссылке кандидат должен принять условия Политики обработки персональных данных и перейти к заполнению анкеты.

Заполнение анкеты по стандартному процессу найма

При переходе по ссылке кандидату необходимо ознакомиться с политикой обработки персональных данных и нажать кнопку «Заполнить».

Для формирования анкеты потребуется заполнить следующие данные:

• Паспортные данные

Заполнение анкеты по дополнительному процессу найма

При переходе по ссылке будет открыта анкета. Кандидату необходимо ознакомиться с политикой обработки персональных данных и нажать кнопку «Заполнить».

Кандидат может приложить сканы паспорта для распознавания и автоматического заполнения данных или заполнить их вручную при помощи кнопки «Заполнить данные вручную».

Форма для ручного заполнения данных будет выглядеть следующим образом:

В том случае, если кандидат выбрал распознавание данных, то после загрузки файла будет открыта форма для изменения файла или подтверждения распознавания:

Распознанные данные будут доступны для проверки и корректировки:

Если при переходе на следующий шаг получено уведомления о том, что ИНН не удалось определить – кандидату требуется проверить корректность заполненных данных и повторно нажать кнопку «Далее».

Для завершения отправки анкеты кандидату требуется заполнить поля дополнительных вопросов:

При успешном распознавании поле «Номер ИНН» будет автоматически заполнено.

Работа с кандидатами

На вкладке "Список кандидатов" можно видеть список всех анкет, на которые были отправлены приглашения или которые были созданы кандидатами.

В правом верхнем углу Вы можете выполнить отбор записей вкладки «Список кандидатов» по следующим параметрам:

• Кандидат
• Email
• Процесс
• Позиция штатного расписания
• Статус
• Дата создания

После заполнения данных нажмите «Поиск» кандидатов по заданным Вами параметрам.

По статусу можно отслеживать этап, на котором находится кандидат:

• Анкета отправлена
• Анкета создана
• На проверке
• На согласовании
• Согласован
• Отклонен

Согласование анкеты кандидата

Заполненная анкета кандидата поступит на согласование должностному лицу, указанному при настройке маршрута внутри процесса найма.

Анкета может быть согласована или отклонена со стороны должностного лица.

Комментарий с причиной отклонения будет доступен ответственному за процесс найма.


В том случае, если кандидат был отклонен в разделе «Кандидаты» / «Список кандидатов» статус изменится на «Отклонен».

При успешном согласовании статус в разделе «Кандидаты» / «Список кандидатов» изменится на «Согласован». В меню «Действия» будет доступен пункт «Принять на работу», при нажатии на который вы сможете отправить приглашение к трудоустройству.

Проверка кандидата

Анкета кандидата, отправленная по дополнительному процессу найма, направляется на автоматическую проверку. При этом статус кандидата в разделе «Кандидаты» / «Список кандидатов» изменится на «На проверке».

Ответственному за работу с кандидатом, а также согласователям, будет доступен отчет по результатам проверки кандидата (вторая страница анкеты). Для проверок используются только данные из открытых источников.

EasyDocs осуществляет 4 группы проверок:

Основные данные и документы

• Паспорт не найден в списке недействительных паспортов
• Верифицирована связка ФИО - дата рождения - номер паспорта
• Паспорт действителен, дата выдачи подтверждена
• ИНН найден в ФНС
• ИНН соответствует паспортным данным
• СНИЛС соответствует ФИО и дате рождения по данным Социального фонда РФ

Финансовая благонадежность

• Присутствие физлица в реестре сведений о банкротстве
• Исполнительные производства по физлицу

Правовая благонадежность

• Присутствие физлица в реестре экстремистов и террористов
• Участие физлица в арбитражных делах

Связи с юридическими лицами

• Присутствие физлица в реестре дисквалифицированных лиц
• Ведение деятельности индивидуального предпринимателя
• Присутствие физлица в ЕГРЮЛ в качестве руководителя юридического лица

В стандартном процессе найма должностное лицо устанавливается только при настройке / редактировании процесса.

Если в дополнительном процессе найма был включен этап «Испытательный срок», после заполнения данных приглашения откроется форма для его настройки.

Поля формы заполняются автоматически на основе настроек из раздела «Кандидаты» / «Процессы найма», но при необходимости вы можете изменить следующие параметры:

• Испытательный срок (устанавливается или не устанавливается для выбранного кандидата)
• Права руководителя – можно разрешить или запретить руководителю изменять параметры испытательного срока.
• Подписант – лицо, ответственное за подписание документов «Цели и задачи на период испытательного срока» и «Решение о прохождении испытательного срока»
• Маршрут подписания – определяет порядок подписания документов.
• Продолжительность испытательного срока – указывается срок, в течение которого сотрудник проходит испытание.
• Напоминания для руководителя – настройка периодичности уведомлений о действиях, связанных с испытательным сроком. При выборе ежедневных или двукратных напоминаний необходимо указать, за сколько дней до окончания срока начинать уведомления.

Дополнительные материалы (необязательные):

• Файл с инструкцией для руководителя по постановке задач.
• Сообщение для руководителя с пояснениями.

В том случае, если согласованная анкета была направлена по дополнительному процессу найма, то при нажатии кнопки «Принять на работу» будет отображен список должностных лиц, которые были указаны в настройках процесса найма. Данные поля «Должностное лицо» не являются обязательными для заполнения и могут быть изменены для некоторых кандидатов, по которым требуется дополнительное уведомление одного или нескольких должностных лиц.

Приглашение к трудоустройству

В том случае, если кандидат прошел все согласования, его статус меняется на «Согласован». У кандидата со статусом «Согласован» доступно меню с действиями:

1. В архив - кандидат будет перемещен в архив без дополнительных действий по его обработке
2. Скачать – при нажатии кнопки «Скачать» вам будет доступен pdf файл с заполненной анкетой кандидата
3. Принять на работу

Чтобы отправить кандидату приглашение к трудоустройству, кликните по пункту «Принять на работу»

В открывшемся окне заполните следующие данные:

• Лицензия на личный кабинет
• Дата выхода на работу
• Файл для кандидата (файл, который будет доступен кандидату во вложениях к письму «Приглашение на регистрацию». Вы можете предоставить кандидату файл с полезной информацией, например, памятки, инструкции, руководства или другие материалы)
• Дополнительная информация для кандидата (информация, которая будет добавлена в e-mail кандидату, поле не является обязательным для заполнения)
• Дополнительная информация для работодателя (информация, которая будет добавлена в e-mail с уведомлением должностному лицу, поле не является обязательным для заполнения)
• Кадровый специалист (ответственное лицо за прием сотрудника)

В разделе «Моя команда» на вкладке «Испытательный срок» руководитель увидит задачу для нового сотрудника со статусом «Поставить задачи на ИС», если этап «Испытательный срок» был включен в дополнительном процессе найма.

Подробная инструкция о постановке задач на испытательный срок доступна по ссылке.

После нажатия на кнопку «Отправить» кандидату поступит письмо с приглашением на регистрацию в EasyDocs.

В разделе «Кандидаты» / «Прием на работу» отобразится кандидат, которому было отправлено приглашение.

При переходе по ссылке из письма кандидату потребуется принять условия оферты и заполнить данные обязательных документов для трудоустройства.

Как только кандидат пройдет регистрацию, в разделе «Кандидаты» / «Прием на работу» статус изменится на «Зарегистрирован».

При заполнении полей, обязательных для трудоустройства, статус в разделе «Кандидаты» / «Прием на работу» изменится на «Передан в кадры».

Со стороны кадрового специалиста (указанного при отправке анкеты кандидату) необходимо перейти в расширение EasyDocs и обработать поступившее сопроводительное письмо с данными кандидата.

После проведения в 1С документа «Прием на работу», принятый на работу кандидат будет перемещен в архив со статусом «Трудоустроен».