Локальные нормативные акты

Главная страница раздела «ЛНА»

Генеральным директорам (индивидуальным предпринимателям), а также должностным лицам, которым были назначены права доступа на работу с разделом «ЛНА» доступен дополнительный пункт в левом меню личного кабинета EasyDocs.

Главная страница раздела «ЛНА» будет отображать список документов, которые уже были отправлены на ознакомление сотрудникам компании. Каждый документ списка содержит в себе следующую информацию:

• Наименование ЛНА
• Сфера действия – область применения ЛНА (Вся компания / Сотрудник / Подразделение / Должность)
• Ответственный – должностное лицо компании, которое контролирует факт ознакомления сотрудников с направленным ЛНА
• Статус ознакомления сотрудников с направленным ЛНА
• Дата загрузки ЛНА
• Статус действия (Действует / Не действует / В обработке / Ожидание отправки / В процессе отправки)

Поле отбора позволит отсортировать документы списка по интересующим Вас параметрам:

• Сфера действия (Вся компания / Сотрудник / Подразделение / Должность)
• Ответственный
• Дата загрузки
• Статус (Действует / Не действует / В обработке / Ожидание отправки / В процессе отправки)

Скачать файл отчета по всем ЛНА Вы можете в правом верхнем углу.

Отчет будет содержать данные по всем сотрудникам, которым были направлены ЛНА.

Для перехода на форму создания ЛНА нажмите «Создать документ».

Создание документа

Каждый созданный ЛНА имеет две вкладки:

Выберите и прикрепите подписанный документ в формате pdf, который не будет превышать допустимый размер – 5 Мб.

При помощи выпадающего списка выберите сферу действия, на которую будет распространяться отправка загружаемого документа:

• Вся компания – лист ознакомления направляется всем действующим сотрудникам компании
• По подразделению – лист ознакомления направляется сотрудникам на основании выбранного подразделения
• По позиции штатного расписания – лист ознакомления направляется сотрудникам на основании выбранной должности
• По сотруднику – лист ознакомления с ЛНА будет направлен конкретным сотрудникам
• По графику работы – лист ознакомления направляется все сотрудникам с выбранным графиком работы
• По должности – лист ознакомления будет направлен всем сотрудникам организации с выбранной должностью (не зависимо от подразделения)

При выборе сферы действия «По подразделению» / «По должности» / «По сотруднику» / «По позиции штатного расписания» Вы можете добавить любое количество полей нажав соответствующую кнопку.

Подразделение / Должность / Сотрудник могут быть добавлены в список единожды.

Установите периодичность напоминаний, которые будут направляться сотрудникам в виде комментария внутри листа ознакомления, а также письмом от EasyDocs.

«Дата начала действия» является обязательной для заполнения и автоматически определяется текущей датой, которую при необходимости Вы можете изменить.

• Если дата начала действия установлена ранее текущей даты, то документ будет отправлен на ознакомление тем сотрудникам, которые будут оформлены на должность текущей или более поздней датой.
• Если дата начала действия установлена равной или позднее текущей даты, то документ будет сразу отправлен на согласование всем сотрудникам, которые попадают в сферу действия ЛНА.

«Дата окончания действия» не является обязательной для заполнения.

• Если дата окончания не установлена, документ будет считаться принятым на неопределенный срок
• Если Вы укажете дату окончания действия, то с указанной даты документ перестанет отправляться на ознакомление сотрудникам, которые будут попадать в сферу деятельности этого документа в результате приема на работу или переводов после указанной даты.

Вы сможете указать дату окончания в любой момент в параметрах документа.

Для сохранения изменений и отправки ЛНА сотрудникам нажмите кнопку «Создать».

Чтобы перейти к просмотру созданного ЛНА потребуется нажать на один из документов списка

Вкладка «Ознакомление сотрудников» дополняется автоматически (если сотрудники попадают в сферу действия ЛНА) при приеме новых сотрудников или внутренних переводах и содержит информацию по:

• ФИО сотрудников, которым был направлен на ознакомление загруженный документ
• Должности сотрудников и их подразделений
• Дате получения направленного документа
• Дате ознакомления
• Статусе ознакомления (Ознакомлен / На ознакомлении)

Ознакомление сотрудников

Поле отбора позволит сформировать список ознакомлений по:

• Сотруднику
• Должности
• Подразделению
• Статусу (Ознакомлен / На ознакомлении)

В том случае, если сотрудник ознакомился с направленным ему документом, статус записи изменится на «Ознакомлен». При помощи столбца «Скачать» Вы сможете загрузить и ознакомиться с подписанным со стороны сотрудника листом ознакомления.

Внутри каждого ЛНА Вы также можете скачать отчет по статусам ознакомления сотрудников.

Раздел «Параметры документа» позволит просмотреть документ, который был направлен на ознакомление сотрудникам списка. При необходимости Вы можете внести изменения в выбранного ранее ответственного, а также установить напоминание, которое будет направляться сотрудникам в виде комментария «Ежедневно в 10:00» или «Два раза в день в 10:00 и 16:00». Поле «Дата окончания действия» позволит прекратить отправку сотрудникам действующего ЛНА.

Параметры документа

Статус ЛНА, который завершил свое действие изменится на «Не действует».

Скачивание реестра ознакомлений

На главной странице раздела ЛНА выберите нужный документ и нажмите кнопку «Скачать».

Скачанный pdf содержит ЛНА, направленный в сторону сотрудников. На последней странице документа будет отображен реестр ознакомлений, который включает в себя:

• ФИО, подразделение и должность сотрудника подписавшего ЛНА
• Тип сертификата электронной подписи, ID сертификата, срок действия сертификата
• Дату и время подписания

Нажав на скрепку (вложенные к документу файлы), вы можете:

• Открыть оригинал подписанного ЛНА (без дополнительного листа «Реестр ознакомлений»)
• Открыть оригиналы подписанных со стороны сотрудников листов ознакомления (во вложениях листа ознакомления будет доступен файл формата .sig и оригинал документа document.pdf)

Реестр ознакомлений также содержит наименование документа, ID документа в EasyDocs, наименование организации. Наводя камеру телефона на qr – код (в правом верхнем углу листа) вы перейдете в созданный ЛНА внутри личного кабинета EasyDocs.