Начало работы в EasyDocs

Физические лица (работники, ГПХ и самозанятые) могут регистрироваться в EasyDocs только по приглашению от своего работодателя или заказчика. Процедура физических лиц подробно описана в отдельном разделе Руководства пользователя.

Если физлицу было отправлено такое приглашение, то на его e-mail придет письмо от EasyDocs с темой Приглашение на регистрацию в EasyDocs. Для первого входа в личный кабинет EasyDocs работнику нужно перейти по ссылке в письме.
После нажатия на ссылку откроется форма для ввода пароля.
Работнику нужно ввести пароль и нажать на кнопку Войти.
После успешной установки пароля работником будет выполнен первый вход в личный кабинет. Логин и установленный пароль нужно будет запомнить и использовать в дальнейшем для входа в личный кабинет EasyDocs.
При первом входе пользователю будет предложено ознакомиться с условиями оферты, нажав на кнопку Принимаю оферту. Далее пользователь может подписать оферту, если у него уже есть электронная подпись на USB-носителе, или пропустить подписание и сразу приступить к работе в личном кабинете EasyDocs.
В разделе Настройки на вкладке Реквизиты некоторые поля уже будут заполнены данными, ранее введенными работодателем в форму для приглашения сотрудника.
Регистрация в EasyDocs по приглашению
Основным пользователем в EasyDocs является физическое лицо. Если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем или руководителем юридического лица, то каждую компанию можно добавить в качестве отдельной роли физического лица. В свой личный кабинет EasyDocs Вы можете добавить сразу несколько ролей и переключаться между ними.
Чтобы добавить новую роль в свой личный кабинет EasyDocs, нужно:

1. Нажать на аватар пользователя в меню слева.
2. Нажать на кнопку Добавить организацию.
3. Ввести ИНН организации и нажать на кнопку Далее.
2. Подпишите акцепт оферты. Для успешного подписания:
• убедитесь, что USB-носитель подключен к компьютеру/смартфону
• убедитесь, что в операционной системе установлены соответствующие сертификаты
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро CSP
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in

3. Перейдите в раздел Настройки и убедитесь, что Ваша организация подтверждена.
6. Теперь Вам доступна роль добавленной организации. Можете продолжить подачу заявки на электронную подпись организации или перейти в другой пункт меню.

7. Чтобы сменить роль, нажмите на аватар пользователя и выберите нужную Вам роль.
Если у Вас уже есть электронная подпись для добавленной организации на USB-носителе, Вы можете сделать организацию подтвержденной с помощью подписания акцепта оферты Вашим USB-носителем. Для этого:

1. В разделе Настройки внизу найдите ссылку У меня уже есть электронная подпись на USB и перейдите по ней.
5. Новая роль активируется и откроется окно с офертой для новой организации. Если у Вас есть электронная подпись руководителя организации, то Вы можете подписать оферту и сразу подтвердить учетную запись, в противном случае подписание можно выполнить позже. Имейте в виду, что обмениваться документами с другими контрагентами может только подтвержденная учетная запись, т.е. реквизиты которой мы проверили к сертификату квалифицированной электронной подписи.
4. Заполнить поля Мобильный, Email и нажать на кнопку Получить подпись.
Добавление организации
В личном кабинете EasyDocs есть раздел Контрагенты, в котором содержится список лиц, которым Вы отправляли документы, и информация о них.
Чтобы добавить контрагента в список, необходимо:

1. В разделе Контрагенты нажать на кнопку Добавить контрагента.
2. Ввести ИНН контрагента и нажать на кнопку Далее.
3. Если ИНН принадлежит физическому лицу, то Вам нужно будет ввести его фамилию, имя, отчество и email и нажать на кнопку Добавить контрагента.
4. Теперь контрагент сохранен в Вашем списке. По нажатию на крестик Вы можете удалить контрагента из списка. В списке отображается наименование контрагента, ИНН и статус. Для получения дополнительной информации о контрагенте или для редактирования его реквизитов нажмите на строку контрагента.

5. Вы можете внести изменения в поле email. Изменения будут автоматически сохранены.
Если ИНН принадлежит юридическому лицу, то Вам нужно будет только ввести email и нажать на кнопку Добавить контрагента.
Контрагенты
В личном кабинете EasyDocs в разделе Настройки на вкладке Реквизиты указаны данные пользователя.
Если пользователь не подтвержден (его данные не проверены), то над его данными будет уведомление:
Если пользователь получил электронную подпись через EasyDocs или подтвердил свои данные с помощью своей USB-подписи, то над его данными будет уведомление:
В реквизитах содержатся следующие данные пользователя:

1. Персональные данные
В роли физического лица раздел Реквизиты заполняется пользователем вручную. Поля Фамилия, Имя, ИНН являются обязательными для заполнения. После подтверждения роли раздел становится недоступным для редактирования.
2. Паспорт
Раздел Паспорт доступен только для физических лиц и всегда доступен для редактирования.
В роли ИП или юридического лица раздел Реквизиты заполняется автоматически на основании ЕГРЮЛ и всегда недоступен для редактирования.
3. Контакты
Раздел Контакты всегда доступен для редактирования.
4. Место работы
Раздел Место работы доступен только для физических лиц и всегда доступен для редактирования.
Данные, введенные в данном разделе, автоматически подставляются в разделе Документы на вкладке Кадровые при создании заявлений. (Подробнее о создании кадровых документов указано в п. 2.2 «Создание документа»).
5. Банк
Раздел Банк всегда доступен для редактирования. Вводить нужно только поля БИК и Расчетный счет, поля Название банка и Корреспондентский счет заполняются автоматически.
Настройки — Реквизиты
Вы не можете обмениваться документами, т.к. учетная запись не прошла проверку с помощью электронной подписи.
Получите электронную подпись, нажав на кнопку внизу страницы.
Учетная запись подтверждена.
В разделе Настройки на вкладке Электронная подпись содержится список подписей с указанием статуса, а также кнопка Получить подпись, инициирующая процесс подачи заявки на электронную подпись.
Для заявки на электронную подпись, которая еще не активна доступны действия Сменить ЦИ, Оплатить, Удалить.
Для активной электронной подписи доступны действия:
  • скачать файл сертификата в формате .crt
  • загрузить печатную форму сертификата (сертификат в формате .pdf)
  • загрузить подписанный сертификат (позволяет отправить в EasyDocs подписанный от руки сертификат)
  • активировать myDSS (QR-код для активации сертификата в приложении myDSS)
  • выслать код активации myDSS (запрос на повторное получение SMS с кодом активации)
  • изменить номер телефона (отправка заявки на смену номера телефона, на который приходит код активации myDSS)
Настройки — Электронная подпись
Вы можете изменить пароль от личного кабинета EasyDocs. Для этого в меню слева нажмите на значок
Введите старый и новый пароль, нажмите на кнопку Сохранить. После этого к аккаунту будет привязан новый пароль.
Если вы забыли свой пароль на странице авторизации Вы можете воспользоваться функцией восстановление пароля. После нажатия кнопки «Забыли пароль?» Вам необходимо будет ввести email по которому вы заходите в EasyDocs и нажать кнопку «Продолжить».
После этого Вам на почту придет письмо от EasyDocs, в котором будет находится одноразовая ссылка для восстановления пароля.
Смена пароля
Telegram-бот EasyDocs
Для начала работы с ботом необходимо зайти в Telegram и в поиске найти бота по имени: @EasyDocs_Bot
В найденном списке нажимаем на бота, далее кнопка «Start».
Нажимаем кнопку «Войти» и следуем дальнейшим инструкциям бота.
После авторизации вы сможете просмотреть весь список доступных вам документов, контрагентов. Также теперь в телеграмм-боте Вам будут приходить уведомление о поступивших документах и возможность подписать прям из бота.