Для регистрации в сервисе EasyDocs необходимо:
1. Перейти по ссылке https://my.easydocs.ru/signup

2. Ввести ИНН, email, пароль и нажать на кнопку Вперед.

3. Если был введен ИНН физического лица, то дополнительно нужно будет ввести фамилию, имя, отчество и нажать на кнопку Вперед.
При регистрации на ИНН юридического лица зарегистрироваться может только единоличный исполнительный орган юридического лица (Генеральный директор, Президент, Председатель правления). Другим сотрудникам организации самостоятельно зарегистрироваться нельзя. Добавить в организацию сотрудника может только единоличный исполнительный орган юридического лица. Делается это через меню Настройки / Руководители / Добавить руководителя.

5. Далее выполняется переход в личный кабинет. Для начала работы с приложением нужно принять оферту на заключение лицензионного договора. По нажатию на кнопку Принимаю оферту откроется текст оферты.

6. Если у Вас уже есть электронная подпись, Вы можете выполнить подписание оферты. Если у Вас нет электронной подписи, Вы можете нажать на кнопку Подписать позже и перейти к оформлению заявки на электронную подпись прямо в сервисе.
Документ «Акцепт оферты» при этом попадет к Вам в папку «Входящие». До тех пор, пока Вы не подпишите этот документ квалифицированной электронной подписью, Ваш аккаунт не будет считаться подтвержденным и Вы не сможете обмениваться документами со своими контрагентами.
Без подтвержденной учетной записи квалифицированной электронной подписью отправка документов возможно только на e-mail, либо работодателю с помощью простой электронной подписи.

7. Нажмите на кнопку Приступить к работе.

8. Регистрация успешно выполнена, личный кабинет доступен для использования.

4. На email, который вы указали при регистрации, придет письмо от EasyDocs. Для подтверждения регистрации нужно перейти из этого письма по ссылке Подтвердить e-mail.

В EasyDocs есть возможность массового приглашения работодателем своих работников для регистрации в EasyDocs. Эта функция более подробно описана в отдельном разделе Руководства пользователя.
Если работнику было отправлено такое приглашение, то на его e-mail придет письмо от EasyDocs с темой Приглашение на регистрацию в EasyDocs. Для первого входа в личный кабинет EasyDocs работнику нужно перейти по ссылке в письме.

После нажатия на ссылку откроется форма для ввода пароля.

Работнику нужно ввести пароль и нажать на кнопку Войти.
После успешной установки пароля работником будет выполнен первый вход в личный кабинет. Логин и установленный пароль нужно будет запомнить и использовать в дальнейшем для входа в личный кабинет EasyDocs.

При первом входе пользователю будет предложено ознакомиться с условиями оферты, нажав на кнопку Принимаю оферту. Далее пользователь может подписать оферту, если у него уже есть электронная подпись на USB-носителе, или пропустить подписание и сразу приступить к работе в личном кабинете EasyDocs.
В разделе Настройки на вкладке Реквизиты некоторые поля уже будут заполнены данными, ранее введенными работодателем в форму для приглашения сотрудника.

Регистрация в EasyDocs по приглашению

В приложении EasyDocs реализована возможность подписания документа простой электронной подписью.

Простая электронная подпись (ПЭП) в EasyDocs выпускается мгновенно, прямо в сервисе и позволяет физическим лицам подписывать документы с тем контрагентом, который принял от них заявление на выпуск ПЭП. Для подписания простой электронной подписью EasyDocs не требуется установка сторонних плагинов и приложений — достаточно войти в приложение EasyDocs, найти документ в папке Входящие и подписать его.

Чтобы простая электронная подпись имела юридическую силу, между Вами и Вашим контрагентом должно быть заключено соглашение об электронном документообороте с использованием простой электронной подписи EasyDocs.
В настоящий момент в приложении EasyDocs простую электронную подпись может использовать физическое лицо (сотрудник) для обмена документами с работодателем (юридическим лицом).

Выпуск простой электронной подписи в EasyDocs осуществляется следующим образом:

1. Войдите в личный кабинет EasyDocs от имени физического лица.

2. Перейдите в раздел Контрагенты и убедитесь, что Ваш работодатель есть в списке Ваших контрагентов. (если вы зарегистрировались по приглашению организации, то работодатель уже добавлен к Вам в контрагенты, если зарегистрировались самостоятельно, инструкция по работе с контрагентами представлена в этом разделе далее в пункте 6)

3. Перейдите в раздел Настройки и перейдите на вкладку Электронная подпись. На этой странице необходимо ввести в поле ввода промо-кода “ПЭП” и нажать “Получить подпись”

4. Заполните все поля шаблона. Обратите внимание, что в поле Организация нужно выбрать организацию, с которой планируете обмениваться документами с использованием ПЭП; в поле Получатель нужно выбрать представителя организации, который примет Ваше заявление (директор, бухгалтер или др.)

6. Нажмите на кнопку Создать документ. Заявление на выпуск ПЭП будет автоматически сформировано. Проверьте все данные и Нажмите на кнопку Отправить, расположенную под документом.

8. Ваше заявление будет направлено Вашему работодателю, он сможет найти его в своем личном кабинете EasyDocs в папке Входящие и подписать его.

9. После подписания работодателем Вашего заявления, ПЭП будет автоматически выпущен. В личном кабинете у работодателя в разделе Контрагенты изменится Ваш статус. Работодатель может отозвать ПЭП, удалив Вас из списка своих контрагентов нажатием на крестик.

Получение простой электронной подписи

10. Вы сможете подписывать документы, адресованные только Вашему работодателю.

11. При попытке подписания простой электронной подписью документа, адресованного другой организации, отобразится сообщение об ошибке и подписание не будет выполнено. То же самое случится при попытке подписания ПЭП после того как Ваш работодатель ее отозвал.

Если помимо ПЭП Вы используете квалифицированную электронную подпись (на USB-носителе), то перед подписанием во вкладке Настройки/Электронная подпись Вам предложено выбрать для подписания подпись.

На этой странице Вы можете выбрать подпись, которая будет использоваться при подписании документов

Для получения усиленной неквалифицированной электронной подписи необходимо:
Войти в личный кабинет EasyDocs, перейти в раздел “Настройки” и выбрать вкладку Электронные подписи.

Получение неквалифицированной электронной подписи

Внизу страницы необходимо ввести промо-код (промо-код предоставляется Вашим работодателем).

После ввода промо-кода необходимо нажать на кнопку “Получить подпись”. Если введен корректный промо-код, то Вы перейдете на следующий этап

На следующей странице Вам необходимо загрузить для прохождения идентификации:

• Страница паспорта с фотографией
• Страница паспорта с пропиской
• Фотография заявителя с разворотом паспорта на странице фотографии
• Подписанный ручкой скан заявления на выдачу сертификата - для скачивания необходимо нажать внизу слева “Скачать заявление”

Допустимые форматы прикрепляемых документов: jpeg, jpg, pdf.

После прохождения идентификации Вам на почту придет письмо о выпуске электронной подписи, а также статус Вашей заявки в личном кабинете изменится на “Активна”.

После этого Ваш документ будет подписан, и Вы сможете подписывать документы без подтверждения 2 часа.

В EasyDocs реализовано два варианта получения неквалифицированной электронной: идентификация доверенным лицом УЦ и идентификация через ЕПГУ (портал Госуслуг).

Для подписания Вам необходимо:

• открыть необходимый Вам документ и нажать кнопку Подписать.
• после нажатия Вам придёт СМС на телефон, который Вы указали в заявление.
• необходимо ввести код из СМС в специальное поле в EasyDocs для подтверждения подписания

Для идентификации через ЕПГУ при получении УНЭП вам необходимо зайти в свой личный кабинет EasyDocs - Настройки - Электронная подпись - ввести Код выпуска (необходимо запросить у работодателя) и нажать "Получить подпись". Ссылка на страницу, где необходимо ввести промокод - ссылка

На следующей странице Вам необходимо проверить правильность Ваших реквизитов, либо внести изменения. Если все корректно, нажимайте кнопку “Далее” внизу страницы.

После подтверждения ваших реквизитов в личном кабинете заявка с Вашими данными подтверждается в ЕПГУ. Если в Госулугах найден подтвержденным пользователь с такими данными, то заявка попадает в его личный кабинет на Госуслугах и её необходимо там подтвердить

Для подтверждения личности в ЛК Госуслуг необходимо подтвердить заявку на выпуск

После подтверждения заявки в Госуслугах, в течение 15 минут подпись будет выпущена.

На следующей странице Вам необходимо проверить правильность Ваших реквизитов, либо внести изменения. Если все корректно, нажимайте кнопку “Далее” внизу страницы.

В личном кабинете EasyDocs перейти в раздел Настройки на вкладку Электронная подпись. Ввести промо-код и нажать на кнопку “Получить подпись”.

2. Заполнить все поля. Нажать на кнопку Далее.

3. После ввода промо-кода и заполнения реквизитов нужно выбрать ближайший к Вам удостоверяющий центр из выпадающего списка или с помощью карты. Внизу страницы отображается сформированное заявление на выдачу электронной подписи, которое можно скачать на компьютер.

После выбора удостоверяющего центра и ознакомлением с заявлением нажмите на кнопку Выбрать центр идентификации.
После того как Вы выберете центр идентификации Вам на почту придёт письмо от EasyDocs, где будет указано какие документы Вам необходимо взять для идентификации и адрес выбранного Вам ЦИ. Во вложениях к письму будет прикреплено Ваше заявление на получение электронной подписи.

Получение квалифицированной электронной подписи

4. После в разделе Настройки на вкладке Электронная подпись сохранится строка с заявкой. В меню Действий, вы можете скачать заявление. Если Вы не выбрали ЦИ или не оплатили, там можно будет Выбрать ЦИ и оплатить.

5. После посещения удостоверяющего центра заявка перейдет в статус Активна.

6. Далее для использования электронной подписи необходимо активировать её в приложении myDSS.
Для активации необходимо:

• получить SMS с кодом активации от абонента Astral на номер телефона, указанный в заявлении на выдачу подписи
• установить на смартфон приложение myDSS и открыть его (Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.cryptopro.mydss, App Store: https://apps.apple.com/ru/app/mydss/id1219907631)
• в EasyDocs в меню заявки выбрать пункт Активировать myDSS. Отобразится QR-код для сканирования.

При первом открытии myDSS автоматически запускается сканер QR-кода. Также можно запустить сканер, выбрав снизу в меню пункт Сканировать QR-код. Навести сканер на QR-код из EasyDocs

В myDSS ввести код активации из СМС, нажать кнопку Продолжить и задать имя ключу авторизации и пароль для доступа к ключу

В Личном кабинете необходимо открыть раздел Настройки / Реквизиты
Внести изменения в реквизиты, если такие были.
Нажать на кнопку “Действия” напротив активного сертификата

Выбрать пункт “Продлить действие сертификата”

Продление квалифицированной электронной подписи

Далее необходимо проверить свои данные

Нажать кнопку “Далее”

После подтверждения реквизитов снизу страницы Вам необходимо ввести промокод для продления, который Вам необходимо уточнить у вашего работодателя

Далее вы попадаете на первый шаг продления, в нем необходимо подписать XML заявления. Для подписания нажмите подписать и подтвердите в приложении myDSS

После прохождения первого шага ваша заявка отправляется в обработку в удостоверяющий центр. Статус заявки в Настройки - Электронная подпись изменяется на "В обработке".

После того как заявка пройдет обработку (примерно 1 час) её статус изменится на «Ожидает подписание, шаг 2». Также Вам придёт письмо о том, что 2 шаг продления доступен.
Перед выполнением второго шага продления необходимо заново добавить ключ в приложение, отсканировав qr-код из личного кабинета и ввести код активации.
QR-код находится во вкладке Настройки - Электронная подпись - Действия - Активировать myDSS.
Код активации Вам приходил в СМС при получении подписи, также его можно повторно запросить, чуть ниже в меню Действия - Выслать код активации.

Напротив строки со статусом "Ожидает подписания, шаг 2", необходимо нажать Действия - далее Подписать. Вы попадете на второй шаг продления сертификата, где Вам необходимо подписать pdf-файл с информацией о публичной части сертификата.

После того как Вы подпишите, Ваш сертификат будет продлен.
Актуальную информацию по срокам действия вашей подписи Вы можете посмотреть в Настройки - Электронная подпись.

Основным пользователем в EasyDocs является физическое лицо. Если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем или руководителем юридического лица, то каждую компанию можно добавить в качестве отдельной роли физического лица. В свой личный кабинет EasyDocs Вы можете добавить сразу несколько ролей и переключаться между ними.
Чтобы добавить новую роль в свой личный кабинет EasyDocs, нужно:

1. Нажать на аватар пользователя в меню слева.

2. Нажать на кнопку Добавить организацию.

3. Ввести ИНН организации и нажать на кнопку Далее.

2. Подпишите акцепт оферты. Для успешного подписания:
• убедитесь, что USB-носитель подключен к компьютеру/смартфону
• убедитесь, что в операционной системе установлены соответствующие сертификаты
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро CSP
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in

3. Перейдите в раздел Настройки и убедитесь, что Ваша организация подтверждена.

6. Теперь Вам доступна роль добавленной организации. Можете продолжить подачу заявки на электронную подпись организации или перейти в другой пункт меню.

7. Чтобы сменить роль, нажмите на аватар пользователя и выберите нужную Вам роль.

Если у Вас уже есть электронная подпись для добавленной организации на USB-носителе, Вы можете сделать организацию подтвержденной с помощью подписания акцепта оферты Вашим USB-носителем. Для этого:

1. В разделе Настройки внизу найдите ссылку У меня уже есть электронная подпись на USB и перейдите по ней.

5. Новая роль активируется и откроется окно с офертой для новой организации. Если у Вас есть электронная подпись руководителя организации, то Вы можете подписать оферту и сразу подтвердить учетную запись, в противном случае подписание можно выполнить позже. Имейте в виду, что обмениваться документами с другими контрагентами может только подтвержденная учетная запись, т.е. реквизиты которой мы проверили к сертификату квалифицированной электронной подписи.

4. Заполнить поля Мобильный, Email и нажать на кнопку Получить подпись.

Добавление организации

В личном кабинете EasyDocs есть раздел Контрагенты, в котором содержится список лиц, которым Вы отправляли документы, и информация о них.
Чтобы добавить контрагента в список, необходимо:

1. В разделе Контрагенты нажать на кнопку Добавить контрагента.

2. Ввести ИНН контрагента и нажать на кнопку Далее.

3. Если ИНН принадлежит физическому лицу, то Вам нужно будет ввести его фамилию, имя, отчество и email и нажать на кнопку Добавить контрагента.

4. Теперь контрагент сохранен в Вашем списке. По нажатию на крестик Вы можете удалить контрагента из списка. В списке отображается наименование контрагента, ИНН и статус. Для получения дополнительной информации о контрагенте или для редактирования его реквизитов нажмите на строку контрагента.

5. Вы можете внести изменения в поле email. Изменения будут автоматически сохранены.

Если ИНН принадлежит юридическому лицу, то Вам нужно будет только ввести email и нажать на кнопку Добавить контрагента.

Контрагенты

В личном кабинете EasyDocs в разделе Настройки на вкладке Реквизиты указаны данные пользователя.
Если пользователь не подтвержден (его данные не проверены), то над его данными будет уведомление:

Если пользователь получил электронную подпись через EasyDocs или подтвердил свои данные с помощью своей USB-подписи, то над его данными будет уведомление:

В реквизитах содержатся следующие данные пользователя:

1. Персональные данные
В роли физического лица раздел Реквизиты заполняется пользователем вручную. Поля Фамилия, Имя, ИНН являются обязательными для заполнения. После подтверждения роли раздел становится недоступным для редактирования.

2. Паспорт
Раздел Паспорт доступен только для физических лиц и всегда доступен для редактирования.

В роли ИП или юридического лица раздел Реквизиты заполняется автоматически на основании ЕГРЮЛ и всегда недоступен для редактирования.

3. Контакты
Раздел Контакты всегда доступен для редактирования.

4. Место работы
Раздел Место работы доступен только для физических лиц и всегда доступен для редактирования.

Данные, введенные в данном разделе, автоматически подставляются в разделе Документы на вкладке Кадровые при создании заявлений. (Подробнее о создании кадровых документов указано в п. 2.2 «Создание документа»).

5. Банк
Раздел Банк всегда доступен для редактирования. Вводить нужно только поля БИК и Расчетный счет, поля Название банка и Корреспондентский счет заполняются автоматически.

Настройки — Реквизиты

Вы не можете обмениваться документами, т.к. учетная запись не прошла проверку с помощью электронной подписи.
Получите электронную подпись, нажав на кнопку внизу страницы.

Учетная запись подтверждена.

В разделе Настройки на вкладке Электронная подпись содержится список подписей с указанием статуса, а также кнопка Получить подпись, инициирующая процесс подачи заявки на электронную подпись.

Для заявки на электронную подпись, которая еще не активна доступны действия Сменить ЦИ, Оплатить, Удалить.

Для активной электронной подписи доступны действия:

• скачать файл сертификата в формате .crt
• загрузить печатную форму сертификата (сертификат в формате .pdf)
• загрузить подписанный сертификат (позволяет отправить в EasyDocs подписанный от руки сертификат)
• активировать myDSS (QR-код для активации сертификата в приложении myDSS)
• выслать код активации myDSS (запрос на повторное получение SMS с кодом активации)
• изменить номер телефона (отправка заявки на смену номера телефона, на который приходит код активации myDSS)

Настройки — Электронная подпись

Вы можете изменить пароль от личного кабинета EasyDocs. Для этого в меню слева нажмите на значок

Введите старый и новый пароль, нажмите на кнопку Сохранить. После этого к аккаунту будет привязан новый пароль.

Если вы забыли свой пароль на странице авторизации Вы можете воспользоваться функцией восстановление пароля. После нажатия кнопки «Забыли пароль?» Вам необходимо будет ввести email по которому вы заходите в EasyDocs и нажать кнопку «Продолжить».

После этого Вам на почту придет письмо от EasyDocs, в котором будет находится одноразовая ссылка для восстановления пароля.

Смена пароля

Telegram-бот EasyDocs

Для начала работы с ботом необходимо зайти в Telegram и в поиске найти бота по имени: @EasyDocs_Bot

В найденном списке нажимаем на бота, далее кнопка «Start».

Нажимаем кнопку «Войти» и следуем дальнейшим инструкциям бота.

После авторизации вы сможете просмотреть весь список доступных вам документов, контрагентов. Также теперь в телеграмм-боте Вам будут приходить уведомление о поступивших документах и возможность подписать прям из бота.