Работа с документами в EasyDocs

Начало работы

В личном кабинете EasyDocs в разделе «Документы» доступно 3 папки:
1. «Входящие» – содержит список документов, которые требуют действий с Вашей стороны (подписание / ознакомление)

2. «Исходящие» – содержит список документов, которые требуют действий со стороны Вашего Контрагента

3. «Архив» – содержит список документов, которые завершили маршрут документооборота и больше не требуют каких – либо действий

Создание документов

Создание нового документа доступно во всех папках раздела «Документы».

Документ может быть создан 2 способами:

1. Из шаблона – используя шаблон Вашей организации (или системный шаблон EasyDocs)

Для того чтобы открыть список доступных шаблонов необходимо указать Контрагента.
Если Контрагент отсутствует в списке, то Вы можете добавить его самостоятельно (добавление Контрагентов более подробно описано в отдельном разделе руководства пользователя).

Выберите шаблон документа, который Вы хотите отправить, заполните все обязательные поля и нажмите кнопку «Создать документ».

Некоторые поля шаблонов могут заполняться автоматически на основании данных, введенных в разделе «Настройки» / «Реквизиты».

2. Из файла – позволяет создать документ из загруженного Вами файла

Загружаемый файл должен быть одного из форматов: .pdf, .doc, .docx и иметь размер не более 5 Мб.
После заполнения обязательных полей нажмите кнопку «Загрузить документ».

Удаление и отзыв созданных документов

Все созданные Вами документы отображаются в папке «Входящие» до момента их подписания (отправки Контрагенту) и всегда доступны для удаления.

Отзыв документа, который уже был подписан доступен в папке «Исходящие».

После отзыва документ будет перенесен в папку «Архив».

Получение и рассмотрение документов

Подписание и отклонение
Документ требующий подписания с Вашей стороны будет содержать в себе действия «Подписать» и «Отклонить».

После подписания документ будет перенесен в папку «Архив».

Если документ содержит некорректную информацию, то Вы можете инициировать его отклонение с указанием причины.

Документ перенесется в папку «Архив», в комментариях будет отображена причина отклонения.

Ознакомление
Документ, который требует с Вашей стороны только ознакомления будет выглядеть следующим образом:

История и комментарии

Внутри каждого документа отображена его история, которая будет содержать следующую информацию:

Имя контрагента
Действие с документом
Дата и время, когда было произведено действие

Комментарии к документу доступны всем сторонам документооборота и могут быть отправлены на любом этапе.

Поиск документов

Во всех папках раздела «Документы» есть возможность поиска по следующим параметрам:

Наименование контрагента
Название документа
Номер
Дата создания

После заполнения данных выполните «Поиск» документов по заданным параметрам.

Папка «Архив» содержит дополнительный фильтр:

Создан – документы будут отфильтрованы по дате создания
Обновлен – документы будут отфильтрованы по последнему действию с документом

Аннулирование документов

Аннулирование предназначено для признания недействительными ранее принятые документы, инициируется из папки «Архив» и подписывается с обеих сторон документооборота.

1. Перейдите в папку «Архив» и откройте документ, который необходимо аннулировать.

2. Заполните причину, по которой требуется аннулирование и подтвердите создание документа «Соглашение об аннулировании»

3. После подписания документ поступит второй стороне документооборота. Внутри документа будет отображен штамп подписи «Документ аннулирован»

4. После подписания второй стороной, документ перенесется в папку «Архив» и будет выглядеть следующим образом:

Скачивание Архива документов

Возможность скачивания архива становится доступной при выделении одного или нескольких документов.

Если Вам необходимо скачать архив определенной страницы, то Вы можете выделить все документы справа от строки «Контрагент» (перед этим выбрав количество отображаемых документов на странице или сделав отбор по параметрам поиска).