В личном кабинете EasyDocs в разделе Документы есть 4 папки, в которых отдельно хранятся входящие, исходящие, архивированные документы и шаблоны (они доступны только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и руководителям, функции шаблонов описаны в пункте 5 «Шаблоны»).
В папке Входящие находятся документы, которым требуется Ваша подпись или Ваше ознакомление.
В папке Исходящие находятся документы, которым требуется подпись/ознакомление со стороны Вашего контрагента.
В папке Архив находятся документы, которые завершили маршрут документооборота (больше не требуется подпись/ознакомление).
Список документов в папке содержит следующую информацию:
• имя контрагента
• название документа
• дата создания документа
• наличие штампа в документе
В папке Входящие находятся документы, которым требуется Ваша подпись или Ваше ознакомление.
В папке Исходящие находятся документы, которым требуется подпись/ознакомление со стороны Вашего контрагента.
В папке Архив находятся документы, которые завершили маршрут документооборота (больше не требуется подпись/ознакомление).
Список документов в папке содержит следующую информацию:
• имя контрагента
• название документа
• дата создания документа
• наличие штампа в документе
Находясь в одной из папок, Вы можете:
• ознакомиться со списком документом в папке
• осуществлять поиск по списку
• перейти к созданию нового документа, нажав на кнопку Создать документ
• перейти в другую папку, нажав на нее
• ознакомиться со списком документом в папке
• осуществлять поиск по списку
• перейти к созданию нового документа, нажав на кнопку Создать документ
• перейти в другую папку, нажав на нее
Работа с папками входящие, исходящие, архив и шаблоны
1 Способы создания документов
Для создания документа перейдите в раздел Документы и нажмите на кнопку Создать документ.
Для создания документа перейдите в раздел Документы и нажмите на кнопку Создать документ.
В меню создания документов доступно 3 вкладки:
1. Из файла — для создания документа из загруженного Вами файла
Заполните поля шаблона, нажмите на кнопку Загрузить документ — и документ будет создан, а также сохранен в личном кабинете в папке Входящие.
1. Из файла — для создания документа из загруженного Вами файла
Заполните поля шаблона, нажмите на кнопку Загрузить документ — и документ будет создан, а также сохранен в личном кабинете в папке Входящие.
2. Финансовые — для создания счета или акта по шаблону EasyDocs
Выберите нужный Вам шаблон документа:
• Счет на оплату
• Акт выполненных работ
• Акт оказанных услуг
Выберите контрагента и нажмите на кнопку Создать документ.
Выберите нужный Вам шаблон документа:
• Счет на оплату
• Акт выполненных работ
• Акт оказанных услуг
Выберите контрагента и нажмите на кнопку Создать документ.
Заполните шаблон и нажмите на кнопку Создать документ. Документ будет создан и сохранен в личном кабинете в папке Входящие.
Создание документа
3. Кадровые — для создания заявления/приказа на отпуск/командировку по шаблону от вашего работодателя или EasyDocs
Юридическим лицам доступны следующие шаблоны:
• Приказ на отпуск
• Приказ на командировку
• Приказ на отпуск
• Приказ на командировку
После выбора шаблона откроются остальные поля. Заполните их и нажмите на кнопку Создать документ. Документ будет создан и сохранен в личном кабинете в папке Входящие.
Некоторые поля шаблонов кадровых документов физических лиц могут заполняться автоматически. Для этого нужно добавить сведения о месте работы в разделе Настройки на вкладке Реквизиты. (Подробнее о пользовательских настройках указано в п. 1.7 «Настройки»)
Введенные данные будут автоматически подставляться в соответствующие поля шаблонов заявлений.
2 Маршрут подписания
При создании документа из файла необходимо выбрать маршрут подписания.
Важно выбрать правильный маршрут, поскольку некоторые документы являются односторонними (счета, заявления, приказы, договор-оферта и др.) и не требуют подписания второй стороной; некоторые документы являются двусторонними (договора, накладные, акты выполненных работ и др.) и должны быть подписаны обоими участниками документооборота. Также Вы можете подписать документы без получателя, после подписания документ перейдет в архив, где вы можете его скачать, распечатать, отправить на почту и увеличить.
2 Маршрут подписания
При создании документа из файла необходимо выбрать маршрут подписания.
Важно выбрать правильный маршрут, поскольку некоторые документы являются односторонними (счета, заявления, приказы, договор-оферта и др.) и не требуют подписания второй стороной; некоторые документы являются двусторонними (договора, накладные, акты выполненных работ и др.) и должны быть подписаны обоими участниками документооборота. Также Вы можете подписать документы без получателя, после подписания документ перейдет в архив, где вы можете его скачать, распечатать, отправить на почту и увеличить.
3 Загрузка документа
При создании документа из файла необходимо загрузить файл с Вашим документом.
При создании документа из файла необходимо загрузить файл с Вашим документом.
Для загрузки нажмите на значок выберите нужный файл на компьютере/смартфоне.
Вы можете загрузить:
• документы *.pdf
• текстовые документы (*.doc, *.docx)
• картинки (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp, *.gif, *.svg)
4 Выбор контрагента
При создании, где есть получатель необходимо указать контрагента, которому Вы хотите отправить документ.
По нажатию на поле Выбрать контрагента откроется список Ваших контрагентов.
Вы можете загрузить:
• документы *.pdf
• текстовые документы (*.doc, *.docx)
• картинки (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp, *.gif, *.svg)
4 Выбор контрагента
При создании, где есть получатель необходимо указать контрагента, которому Вы хотите отправить документ.
По нажатию на поле Выбрать контрагента откроется список Ваших контрагентов.
Если в списке нет нужного Вам контрагента, можете добавить его, нажав на ссылку <Создать контрагента…>.
Откроется меню создания контрагентов. Введите ИНН, нажмите на кнопку Далее, введите реквизиты контрагента и нажмите на кнопку Добавить контрагента. (Подробнее о добавлении контрагентов указано в п. 1.4 «Контрагенты»)
Откроется меню создания контрагентов. Введите ИНН, нажмите на кнопку Далее, введите реквизиты контрагента и нажмите на кнопку Добавить контрагента. (Подробнее о добавлении контрагентов указано в п. 1.4 «Контрагенты»)
После добавления контрагент появится в списке.
• Физическим лицам доступны следующие шаблоны:
• Различный шаблоны от вашего работодателя
• Заявление на простую электронную подпись
• Передача персональных данных
• Заявление на отпуск
• Заявление о переводе на удаленную работу
• Служебная записка на командировку
• Заявление о приеме на работу
• Заявление на увольнение
• Заявление на перенос отпуска
• Различный шаблоны от вашего работодателя
• Заявление на простую электронную подпись
• Передача персональных данных
• Заявление на отпуск
• Заявление о переводе на удаленную работу
• Служебная записка на командировку
• Заявление о приеме на работу
• Заявление на увольнение
• Заявление на перенос отпуска
Выберите нужный Вам шаблон документа.
Документы, которым требуется Ваше действие (подпись, ознакомление) находятся в разделе Документы в папке Входящие.
Выберите документ.
Нажмите на кнопку Подписать.
Для кажого типа подписи есть свои способы подписания:
Для простой электронной подписи:
Необходимо нажать кнопку Подписать после чего документ без второго фактора будет подписан.
Для усиленной неквалифицированной электронной подписи:
Для подписания УНЭПом Вам необходимо нажать кнопку Подписать, для второго фактора подписания по умолчанию используется СМС от абонента Astral, по запросу в техническую поддержку можно использовать получение кода активации по почте.
Для усиленной квалифицированной электронной подписи:
Для подписания документа можно воспользоваться как облачной подписью EasyDocs, так и подписью на USB-носителе.
Подписание облачной подписью осуществляется при помощи приложения myDSS, на котором активирован Ваш сертификат. Дождитесь уведомления в приложении, подтвердите подписание — и Ваш документ в EasyDocs будет подписан.
Если Вы предполагаете использовать подпись на USB-носителе:
• убедитесь, что USB-носитель подключен к компьютеру
• убедитесь, что в операционной системе установлены соответствующие сертификаты
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро CSP
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in
Для подписания с помощью USB-носителя во всплывающем окне нужно подтвердить операцию с сертификатом, после чего Ваш документ в EasyDocs будет подписан.
После подписания документ автоматически появится в папке Входящие у Вашего контрагента, а у Вас переместится в папку Исходящие. После того, как документ будет подписан обеими сторонами, он будет находится и у Вас и Вашего контрагента в папке Архив.
2 Как подтвердить второй фактор в myDSS
В личном кабинете EasyDocs Вы нажали на кнопку Подписать.
Если к личному кабинету привязана облачная электронная подпись, то должно появиться окно с таймером:
Для кажого типа подписи есть свои способы подписания:
Для простой электронной подписи:
Необходимо нажать кнопку Подписать после чего документ без второго фактора будет подписан.
Для усиленной неквалифицированной электронной подписи:
Для подписания УНЭПом Вам необходимо нажать кнопку Подписать, для второго фактора подписания по умолчанию используется СМС от абонента Astral, по запросу в техническую поддержку можно использовать получение кода активации по почте.
Для усиленной квалифицированной электронной подписи:
Для подписания документа можно воспользоваться как облачной подписью EasyDocs, так и подписью на USB-носителе.
Подписание облачной подписью осуществляется при помощи приложения myDSS, на котором активирован Ваш сертификат. Дождитесь уведомления в приложении, подтвердите подписание — и Ваш документ в EasyDocs будет подписан.
Если Вы предполагаете использовать подпись на USB-носителе:
• убедитесь, что USB-носитель подключен к компьютеру
• убедитесь, что в операционной системе установлены соответствующие сертификаты
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро CSP
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in
Для подписания с помощью USB-носителя во всплывающем окне нужно подтвердить операцию с сертификатом, после чего Ваш документ в EasyDocs будет подписан.
После подписания документ автоматически появится в папке Входящие у Вашего контрагента, а у Вас переместится в папку Исходящие. После того, как документ будет подписан обеими сторонами, он будет находится и у Вас и Вашего контрагента в папке Архив.
2 Как подтвердить второй фактор в myDSS
В личном кабинете EasyDocs Вы нажали на кнопку Подписать.
Если к личному кабинету привязана облачная электронная подпись, то должно появиться окно с таймером:
В приложении myDSS отобразится уведомление о том, что есть операции, требующие подтверждения. Для начала подтверждения операции нажмите на кнопку Подтвердить.
Если к ключу у Вас установлен способ защиты, ведите к нему пароль.
В приложении для ознакомления и подтверждения отобразиться документ и информация о подписываемом документе. Нажмите на кнопку Подтвердить.
Появится уведомление об успешном подтверждении операции. Для продолжения работы в приложении Вы можете нажать на кнопку Продолжить.
Если к ключу у Вас установлен способ защиты, ведите к нему пароль.
В приложении для ознакомления и подтверждения отобразиться документ и информация о подписываемом документе. Нажмите на кнопку Подтвердить.
Появится уведомление об успешном подтверждении операции. Для продолжения работы в приложении Вы можете нажать на кнопку Продолжить.
Подписание документа
После этого в личном кабинете EasyDocs вместо окна с таймером появится уведомление об успешном подписании документа.
До момента подписания и отправки документа у Вас есть возможность отредактировать и удалить документ.
Для этого необходимо нажать на кнопку редактировать
Для этого необходимо нажать на кнопку редактировать
После нажатия кнопки «Редактировать» откроется меню редактирования документа, где вы можете изменить название документа, номер и сам документ. Также Вы можете удалить этот документ нажав кнопку «Удалить» в нижней части экрана.
Также Вы можете отозвать подписанный документ, если его ещё не подписал контрагент, для этого необходимо зайти в Исходящие, открыть этот документ и нажать кнопку «Редактировать» далее «Удалить»
Редактирование и удаление документа
Документы, которую требуют Ваших действий, находятся в разделе Документы в папке Входящие.
Если рядом с документом есть значок штампа, ------ - то это значит, что документ уже подписан контрагентом и от Вас требуется подпись или ознакомление.
Для того, чтобы взаимодействовать с документом, откройте его.
Если под документом доступны кнопки Подписать и Отклонить, это значит, что документ требует Вашего подписания. Ознакомьтесь с его содержимым.
Если рядом с документом есть значок штампа, ------ - то это значит, что документ уже подписан контрагентом и от Вас требуется подпись или ознакомление.
Для того, чтобы взаимодействовать с документом, откройте его.
Если под документом доступны кнопки Подписать и Отклонить, это значит, что документ требует Вашего подписания. Ознакомьтесь с его содержимым.
Если все в порядке, то выполните подписание документа. После подписания документ автоматически переместится в папку Архив и вернется контрагенту, который отправил Вам.
Если документ Вас не устраивает, то введите причину отклонения и нажмите на кнопку Отклонить. После этого документ автоматически переместится в папку Исходящие. У Вашего контрагента документ попадет в папку Входящие, он сможет посмотреть причину отклонения в истории документ и отправить этот документ в архив, после чего у Вас и у Вашего контрагента документ переместится в папку Архив.
Если под документом доступна кнопка Ознакомился, это значит, что Ваша подпись не требуется. Нажмите на кнопку Ознакомился, и документ автоматически переместится в папку Архив.
Если документ Вас не устраивает, то введите причину отклонения и нажмите на кнопку Отклонить. После этого документ автоматически переместится в папку Исходящие. У Вашего контрагента документ попадет в папку Входящие, он сможет посмотреть причину отклонения в истории документ и отправить этот документ в архив, после чего у Вас и у Вашего контрагента документ переместится в папку Архив.
Если под документом доступна кнопка Ознакомился, это значит, что Ваша подпись не требуется. Нажмите на кнопку Ознакомился, и документ автоматически переместится в папку Архив.
Если Вы являетесь руководителем в компании и в Вашей компании включено согласование кадровых документов, то Вам могут приходить документы на согласование от Ваших сотрудников. Вы сможете согласовать эти документы или отклонить с причиной.
Если в документе все в порядке, то Вам необходимо нажать кнопку «Согласовать». После того как документ был Вами согласован, он попадает к директору/специалист по кадровому делопроизводству, где его примут в работу.
Если документ Вас не устраивает, то необходимо ввести причину отклонения и нажать «Отклонить» и по аналогии с обычным подписанием документ вернется к отправителю.
Если документ Вас не устраивает, то необходимо ввести причину отклонения и нажать «Отклонить» и по аналогии с обычным подписанием документ вернется к отправителю.
Получение и рассмотрение документов
Поиск по списку документов осуществляется в пределах каждой папки. Поиск осуществляется по следующим параметрам:
• название контрагента
• название документа
• номер документа
• дата документа
• название контрагента
• название документа
• номер документа
• дата документа
В меню поиска введите интересующие Вас данные и нажмите на кнопку Поиск.
В списке останутся только строки, удовлетворяющие заданным параметрам. Выбранные параметры будут отображены в строке поиска, с помощью значка крестика Вы можете удалить один из параметров, после чего поиск автоматически обновится.
В списке останутся только строки, удовлетворяющие заданным параметрам. Выбранные параметры будут отображены в строке поиска, с помощью значка крестика Вы можете удалить один из параметров, после чего поиск автоматически обновится.
Поиск документа
Аннулирование предназначено для признания недействительными ранее принятых документов. Для признания документа недействительным обеими сторонам документооборота необходимо подписать соглашение об аннулировании. Для начало инициирования аннулирование документа необходимо:
- Документ с исходящим графом (отправитель документа первым его подписал)
- Документ закончил свой маршрут документооборота.
Аннулирование документов
Для аннулирования документа в EasyDocs необходимо:
1) Зайти в Документы, в папку Архив и выбрать необходимый документ для аннулирования
1) Зайти в Документы, в папку Архив и выбрать необходимый документ для аннулирования
2) В открывшемся документе необходимо в меню действий с документов нажать на крестик (аннулировать)
3) После нажатия на аннулирование вам необходимо подтвердить его, ввести причину и нажать Аннулировать.
4) После подтверждения у вас создается соглашение об аннулировании документа. Справа в истории документа отображается причина аннулирования. Снизу документ можно аннулировать (подписав документ) и удалить (через кнопку Редактировать)
5) После аннулирования с одной стороны на документе сверху отображается штамп аннулирования и он отправляется на аннулирование второй стороне документооборота
Вторая сторона также видит кто причину аннулирования, кем оно было подписано. Она может отклонить аннулирование или подтвердить его, подписав документ
6) После аннулирования документа с двух сторон Соглашение об аннулировании переходит в архив, где будет отображаться вместо документа, который был аннулирован.
Справа от каждого документа находятся комментарии по нему, где отображается вся история документа и комментарии контрагентов.
В истории отображается: имя контрагента, действие с документом и дата, когда было произведено действие.
Также, если у компании включено согласование кадровых документов там будет отображаться действия этого руководителя.
Если документ был отклонен руководителем, директором/специалистом кадровой службы в комментариях будет отражена причина отклонения
Комментарии
В комментарии к документу также можно писать без отклонения и подтверждения документа. Для этого необходимо ввести комментарий и нажать кнопку «Отправить». Комментарий отобразится у всех участников документооборота.