Информационно-аналитическое агентство TelecomDaily провело исследование лучших систем кадрового электронного документооборота (КЭДО) на российском рынке. В опросе, проводившимся с 13 по 27 января 2024 года, приняли участие 100 HR-специалистов. Все они прошли онлайн-анкетирование. Полный отчет по исследованию можно скачать с нашего сайта.
В рейтинге было представлено девять систем КЭДО. EasyDocs стал лидером общего рейтинга, набрав 291 балл.
В рейтинге было представлено девять систем КЭДО. EasyDocs стал лидером общего рейтинга, набрав 291 балл.
Кадровые специалисты оценили продукты по следующим критериям:
1. Удовлетворенность стоимостью системы
По данному показателю мы получили высший средний балл — пятерку. У EasyDocs два типа лицензии — личный кабинет сотрудника и лицензия «Подписанта».
Личный кабинет сотрудника обойдется от 300 рублей в год: в стоимость входит выпуск электронной подписи и возможность работы с личным кабинетом с компьютера, планшета, телефона или в Telegram-боте.
Лицензия «Подписанта» стоит 12 тысяч рублей в год. Тариф включает выдачу квалифицированной электронной подписи и машинночитаемой доверенности для подписания документов от имени работодателя.
В EasyDocs отсутствуют дополнительные и скрытые платежи: рассчитать стоимость для своей компании можно в калькуляторе тарифов.
Личный кабинет сотрудника обойдется от 300 рублей в год: в стоимость входит выпуск электронной подписи и возможность работы с личным кабинетом с компьютера, планшета, телефона или в Telegram-боте.
Лицензия «Подписанта» стоит 12 тысяч рублей в год. Тариф включает выдачу квалифицированной электронной подписи и машинночитаемой доверенности для подписания документов от имени работодателя.
В EasyDocs отсутствуют дополнительные и скрытые платежи: рассчитать стоимость для своей компании можно в калькуляторе тарифов.
2. Оценка функционала для сотрудника
Мы заняли второе место по этому критерию, получив 29,25 баллов. EasyDocs предлагает обширный функционал по приему, переводу и увольнению сотрудников. Так, система КЭДО позволяет сотрудникам получать уведомления о предстоящем отпуске, удобно подавать заявление на отпуск или на его перенос, самостоятельно заполнять график отпусков и просматривать свой календарь с графиком отпусков, формировать различные заявления и служебные записки, в т. ч. на премии и на командировки. В EasyDocs также есть редактор шаблонов, который позволяет работодателю добавлять шаблон любого необходимого документа и настраивать для него маршрут согласования.
3. Оценка функционала для руководителя
Респонденты поместили EasyDocs на первую строку (34,00 балла). В случае, когда компания состоит из нескольких юридических лиц, сотрудник может одновременно работать сразу в нескольких из них, имея при этом разные полномочия в каждом юридическом лице (такое часто встречается среди руководителей и не только). В EasyDocs мы реализовали три вида таких полномочий - ролей, и реализовали возможность быстрого переключения между этими ролями в рамках одной учетной записи:
Руководители получают документы на согласование и могут согласовать их или отклонить с комментарием. Руководитель также имеет возможность просматривать график отпусков сотрудников в календаре и работать с локальными нормативными актами.
EasyDocs поддерживает три типа руководителей в зависимости от оргструктуры:
- Подписант — представитель организации с правом подписи. Может подписывать документы от имени организации квалифицированной электронной подписью на основании машиночитаемой доверенности
- Руководитель — возглавляет подразделение и имеет подчиненных. Участвует в согласовании документов по своему подразделению
- Эксперт — любой сотрудник организации, который участвует в согласовании документов (например, юрист) или выполняет какую-либо роль в документообороте (например, кадровые специалист, который создает документы или получает их на ознакомление)
Руководители получают документы на согласование и могут согласовать их или отклонить с комментарием. Руководитель также имеет возможность просматривать график отпусков сотрудников в календаре и работать с локальными нормативными актами.
EasyDocs поддерживает три типа руководителей в зависимости от оргструктуры:
- Административный руководитель — возглавляет подразделение по формальной оргструктуре
- Функциональный руководитель — возглавляет подразделение при матричной оргструктуре. Обычно это представитель штабквартиры или другого юрлица группы
- Дополнительный руководитель — при проектной оргструктуре это руководитель группы сотрудников, т.е. группы, которая существует вне формальной оргструктуры
4. Оценка функционала для кадрового специалиста
Первое место в данном разделе также досталось EasyDocs (37,50 баллов). Важное преимущество EasyDocs — это готовое расширение для 1С:ЗУП, с помощью которого кадровый специалист может выполнять всю необходимую работу по кадровому документообороту «в одном окне», не покидая 1С:ЗУП, и без необходимости лишний раз переключаться в приложение КЭДО.
Благодаря расширению 1С:ЗУП кадровый специалист может отправлять любые печатные формы на подписание и отслеживать статус подписания документов.
Заявления и служебные записки, поступающие от сотрудников, позволяют автоматически формировать документы 1С, сокращая этим трудозатраты кадровому специалисту. Документы сотрудников при этом прикрепляются «под скрепку» документа 1С и всегда легко доступны для просмотра.
Также важным преимуществом EasyDocs, которое высоко ценят кадровые специалисты, является индивидуальный подход. Каждого клиента с момента внедрения и в течение всего срока использования EasyDocs сопровождает выделенный клиентский менеджер, который всегда доступен в групповом Telegram-чате и готов подключиться в режиме видеоконференции для решения проблем клиента.
Полезным функционалом для кадровых специалистов является:
Благодаря расширению 1С:ЗУП кадровый специалист может отправлять любые печатные формы на подписание и отслеживать статус подписания документов.
Заявления и служебные записки, поступающие от сотрудников, позволяют автоматически формировать документы 1С, сокращая этим трудозатраты кадровому специалисту. Документы сотрудников при этом прикрепляются «под скрепку» документа 1С и всегда легко доступны для просмотра.
Также важным преимуществом EasyDocs, которое высоко ценят кадровые специалисты, является индивидуальный подход. Каждого клиента с момента внедрения и в течение всего срока использования EasyDocs сопровождает выделенный клиентский менеджер, который всегда доступен в групповом Telegram-чате и готов подключиться в режиме видеоконференции для решения проблем клиента.
Полезным функционалом для кадровых специалистов является:
- Подписание табеля учета рабочего времени из 1С
- Автоматическое ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА) при трудоустройстве или переводе
- Автоматическое уведомление работников об отпуске по графику
- Рассылка зарплатных листков и массовое подписание приказов о премии
- Формирование графика отпусков по компании
- Получение согласий работников на работу сверхурочно и в выходной день
- Гибкая настройка маршрутов согласований кадровых документов
- Подписание актов и договоров с самозанятыми, исполнителями по ГПД и ИП
5. Оценка возможностей администрирования
По данному показателю EasyDocs занял первое место, набрав суммарно 11,25 балла. Кадровый электронный документооборот — это, прежде всего, персональные данные и работа с конфиденциальной информацией. Поэтому важную роль в функционале сервиса КЭДО играет настройка прав доступа. Наш сервис имеет возможность гибкой настройки прав доступа к различным разделам сервиса.
Также в части администрирования EasyDocs особое место занимает настройка доступа к документам. Система обеспечивает разграничение доступа к документам таким образом, чтобы документ могли просматривать только стороны документа, согласователи и лица, которым документ направляется на согласование.
В целом система разработана таким образом, чтобы администрировать систему могли сами кадровые специалисты. Все настройки осуществляются через пользовательский интерфейс. Для администрирования не нужно знать языков программирования или обладать глубокой технической экспертизой.
Также в части администрирования EasyDocs особое место занимает настройка доступа к документам. Система обеспечивает разграничение доступа к документам таким образом, чтобы документ могли просматривать только стороны документа, согласователи и лица, которым документ направляется на согласование.
В целом система разработана таким образом, чтобы администрировать систему могли сами кадровые специалисты. Все настройки осуществляются через пользовательский интерфейс. Для администрирования не нужно знать языков программирования или обладать глубокой технической экспертизой.
6. Оценка работы маршрутов согласования документов
В этой категории EasyDocs занял вторую позицию (27,00 баллов). Среди провайдеров КЭДО есть компании, которые исторически занимались СЭД-системами. Такие системы априори имеют самый широкий функционал по согласованию, но при этом являются очень сложными. Для их администрирования обычно нужен выделенный инженер.
При разработке системы согласования документов в EasyDocs мы сделали так, чтобы настройка маршрутов была очень гибкой и позволяла удовлетворить потребности крупных предприятий со сложной оргструктурой, но при этом, чтобы она не была трудоемкой в настройке и поддержке. Нам удалось реализовать задуманное за счет следующих решений:
EasyDocs также имеет встроенный конструктор для разработки шаблонов кадровых документов. Любой документ, который нужно формировать сотруднику, превращается в небольшую форму, в которой необходимо заполнить только требуемые значения. Сам документ при этом сформируется в том виде, в котором определено шаблоном. Для каждого шаблона есть возможность определить свой маршрут согласования. Когда документ, созданный работником из шаблона, попадет в систему кадрового учета, то данные из документа будут переданы в соответствующий документ. Таким образом, кадровому специалисту нет необходимости вводить данные из документов работников вручную, а остается только проверить данные и провести документ.
При разработке системы согласования документов в EasyDocs мы сделали так, чтобы настройка маршрутов была очень гибкой и позволяла удовлетворить потребности крупных предприятий со сложной оргструктурой, но при этом, чтобы она не была трудоемкой в настройке и поддержке. Нам удалось реализовать задуманное за счет следующих решений:
- Мы берем данные о руководителях из оргструктуры системы кадрового учета. Работодателю не нужно вести учет оргструктуры дважды: в системе кадрового учета и в системе электронного документооборота
- Мы поддерживаем три вида оргструктуры: административная, функциональная и проектная, таким образом, можно применять маршруты согласований для любого вида оргструктуры
- Мы разработали уникальный интерфейс для настройки маршрутов согласования, который, с одной стороны, является простым и интуитивно понятным, а с другой стороны, может одним маршрутом описать логику согласования для всей организации
EasyDocs также имеет встроенный конструктор для разработки шаблонов кадровых документов. Любой документ, который нужно формировать сотруднику, превращается в небольшую форму, в которой необходимо заполнить только требуемые значения. Сам документ при этом сформируется в том виде, в котором определено шаблоном. Для каждого шаблона есть возможность определить свой маршрут согласования. Когда документ, созданный работником из шаблона, попадет в систему кадрового учета, то данные из документа будут переданы в соответствующий документ. Таким образом, кадровому специалисту нет необходимости вводить данные из документов работников вручную, а остается только проверить данные и провести документ.
7. Оценка работы с электронными подписями
По степени удовлетворенности функционалом работы с электронными подписями нам присудили первое место (10,75 балла). В EasyDocs есть все возможные типы электронных подписей: ПЭП / УНЭП / УКЭП. ПЭП и УНЭП являются облачным подписями: ключи электронных подписей хранятся на сервере, поэтому для работы с ними не требуется дополнительного программного обеспечения, взаимодействовать с ними можно с любого устройства — как с ПК, так и с планшета или смартфона.
УКЭП — это усиленная квалифицированная электронная подпись, сертификат которой выпускается только аккредитованным удостоверяющим центром, при этом для идентификации личности требуется личное присутствие. Другим важным преимуществом УКЭП является то, что, в силу федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи», это единственный тип электронной подписи, который приравнен к собственноручной подписи человека, и для юридической значимости этой подписи не требуется подписания специального соглашения между сторонами документооборота (ПЭП и УНЭП требуют от сторон подписания соглашения).
УКЭП — это усиленная квалифицированная электронная подпись, сертификат которой выпускается только аккредитованным удостоверяющим центром, при этом для идентификации личности требуется личное присутствие. Другим важным преимуществом УКЭП является то, что, в силу федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи», это единственный тип электронной подписи, который приравнен к собственноручной подписи человека, и для юридической значимости этой подписи не требуется подписания специального соглашения между сторонами документооборота (ПЭП и УНЭП требуют от сторон подписания соглашения).
8. Оценка каналов уведомлений
EasyDocs занял второе место (18,25 балла). В EasyDocs используется несколько каналов уведомления:
Также доступен API, который можно использовать для доставки уведомлений в любую другую информационную систему.
Пользователи могут включать или отключать уведомления.
Работодатели имеют возможность использовать автоматические уведомления о необходимости подписать документ, которые будут отправляться один или два раза в день.
EasyDocs умеет запоминать часовой пояс пользователей, поэтому можно настроить систему так, чтобы уведомления приходили строго в рабочие часы пользователя.
- Электронная почта пользователя
- Личный кабинет пользователя, раздел «Уведомления»
- Telegram-бот: @easydocs_bot
Также доступен API, который можно использовать для доставки уведомлений в любую другую информационную систему.
Пользователи могут включать или отключать уведомления.
Работодатели имеют возможность использовать автоматические уведомления о необходимости подписать документ, которые будут отправляться один или два раза в день.
EasyDocs умеет запоминать часовой пояс пользователей, поэтому можно настроить систему так, чтобы уведомления приходили строго в рабочие часы пользователя.
9. Оценка хранения архива документов
У EasyDocs вторая позиция по критерию архива кадровых документов в КЭДО (33,00 балла). Мы разработали наиболее продвинутую и удобную для пользователей систему хранения архива документов.
Первое важное преимущество заключается в том, что все подписанные документы хранятся в двух местах:
Если клиент использует наше стандартное расширение для 1С: ЗУП, то подписанные документы хранятся в привязке к тому сотруднику и документу 1С, с которым связан подписанный документ. Это делает поиск документов в 1С очень удобным. Также весь архив всегда доступен в файловом хранилище 1С, и работодателю не нужно беспокоиться о судьбе документов у провайдера.
Второе важное преимущество заключается в формате самого кадрового документа. Мы полностью выполняем требования приказа Минтруда №578-Н от 20.09.22 об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом нашей важной особенностью, отличающей нас от конкурентов, является то, что в качестве «контейнера» для документа мы используем PDF, а не ZIP-архив. Это делает работу с документами очень удобной, особенно с мобильных устройств, т.к. файл PDF можно легко просмотреть в любом мессенджере и переслать его, а ZIP-архив просто открыть с телефона не получится. Даже на компьютере разархивировать ZIP-архив и разобраться в файлах подписей и XML-файлах является нетривиальной задачей.
Первое важное преимущество заключается в том, что все подписанные документы хранятся в двух местах:
- На серверах EasyDocs (обязательно)
- В учетной системе клиента (по желанию)
Если клиент использует наше стандартное расширение для 1С: ЗУП, то подписанные документы хранятся в привязке к тому сотруднику и документу 1С, с которым связан подписанный документ. Это делает поиск документов в 1С очень удобным. Также весь архив всегда доступен в файловом хранилище 1С, и работодателю не нужно беспокоиться о судьбе документов у провайдера.
Второе важное преимущество заключается в формате самого кадрового документа. Мы полностью выполняем требования приказа Минтруда №578-Н от 20.09.22 об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом нашей важной особенностью, отличающей нас от конкурентов, является то, что в качестве «контейнера» для документа мы используем PDF, а не ZIP-архив. Это делает работу с документами очень удобной, особенно с мобильных устройств, т.к. файл PDF можно легко просмотреть в любом мессенджере и переслать его, а ZIP-архив просто открыть с телефона не получится. Даже на компьютере разархивировать ZIP-архив и разобраться в файлах подписей и XML-файлах является нетривиальной задачей.
10. Оценка решений безопасности КЭДО
Уровень безопасности КЭДО в EasyDocs был оценен как максимальный — наша компания находится на первом месте (34,75 балла). Мы уделяем максимум внимания безопасности:
- Наши сервера находятся в одном из самых надежных дата-центров в РФ
- Мы регулярно проводим оценку эффективности мер по обеспечению безопасности персональных данных
- Наша политика обработки персональных данных строго ограничивает обработку персональных данных целями в рамках исполнения наших обязательств по лицензионному договору. Распространение персональных данных запрещено, а передача данных третьим лицам возможна только в ряде четко установленных случаев для целей исполнения лицензионного договора и с согласия пользователя
- Усиленная электронная подпись защищена вторым фактором аутентификации (для УНЭП — код по СМС, для УКЭП — приложение MyDSS 2.0)
- Авторизация пользователя в сервисе может также защищаться вторым фактором аутентификации в виде одноразового кода, доставляемого по СМС.
11. Оценка этапа внедрения и поддержки
По сумме баллов EasyDocs оказался на первом месте (25,25 балла). Внедрение системы КЭДО состоит из нескольких шагов:
В среднем продолжительность внедрения КЭДО для компании с численностью от 100 сотрудников составит около одного месяца. В EasyDocs с клиентом сразу начинает взаимодействовать выделенный клиентский менеджер, который составляет календарный план внедрения и идет вместе с клиентом по всем шагам внедрения и обучения.
После завершения внедрения тот же клиентский менеджер продолжает сопровождать клиента. С каждым клиентом мы создаем групповой чат в Telegram, в котором могут присутствовать все специалисты, занимающиеся КЭДО со стороны компании, и рабочая группа со стороны EasyDocs. При возникновении сложностей у кадровых специалистов они всегда могут попросить подключиться своего клиентского менеджера по видео-конференции — и вопрос решится максимально оперативно.
- Разработка и утверждение локально-нормативного акта о переходе на КЭДО, ознакомление с ним сотрудников и получение согласия сотрудников с переходом на КЭДО
- Регистрация в EasyDocs и установка расширения EasyDocs для 1С: ЗУП
- Добавление шаблонов кадровых документов и настройка маршрутов согласования
- Обучение кадровых специалистов работе с КЭДО
- Обучение сотрудников, приглашение сотрудников в КЭДО и выпуск электронных подписей
В среднем продолжительность внедрения КЭДО для компании с численностью от 100 сотрудников составит около одного месяца. В EasyDocs с клиентом сразу начинает взаимодействовать выделенный клиентский менеджер, который составляет календарный план внедрения и идет вместе с клиентом по всем шагам внедрения и обучения.
После завершения внедрения тот же клиентский менеджер продолжает сопровождать клиента. С каждым клиентом мы создаем групповой чат в Telegram, в котором могут присутствовать все специалисты, занимающиеся КЭДО со стороны компании, и рабочая группа со стороны EasyDocs. При возникновении сложностей у кадровых специалистов они всегда могут попросить подключиться своего клиентского менеджера по видео-конференции — и вопрос решится максимально оперативно.
12. Оценка функций системы КЭДО
По критерию отдельных функций, играющих важную роль в работе кадровых специалистов и руководителей организаций, EasyDocs поместили на второе место. Наша компания получила 27,50 балла.
EasyDocs, как молодой сервис, продолжает активно развиваться. Мы стараемся всегда внимательно слушать наших клиентов и учитывать в своем плане развития наиболее актуальные потребности. Это позволяет нам совершенствовать функционал и быть лидером с точки зрения оценки функций системы КЭДО.
Для выбора КЭДО существует множество критериев. Если вы планируете приобрести систему от EasyDocs, изучите наш чек-лист. Мы перечислили основные критерии в единой таблице. Чек-лист поможет вам не ошибиться и выбрать нужное решение.
EasyDocs, как молодой сервис, продолжает активно развиваться. Мы стараемся всегда внимательно слушать наших клиентов и учитывать в своем плане развития наиболее актуальные потребности. Это позволяет нам совершенствовать функционал и быть лидером с точки зрения оценки функций системы КЭДО.
Для выбора КЭДО существует множество критериев. Если вы планируете приобрести систему от EasyDocs, изучите наш чек-лист. Мы перечислили основные критерии в единой таблице. Чек-лист поможет вам не ошибиться и выбрать нужное решение.