Войти в EasyDocs
EasyDocs

Приём на работу: порядок оформления, документы и сроки

В компании, где работают от нескольких сотен и более человек, приёмом на работу занимаются несколько подразделений: кандидата ведёт рекрутер, проверяет служба безопасности, оформляет кадровый специалист, а ждёт его руководитель — нередко в другом регионе. Ниже процесс приёма на работу разобран в том порядке, в каком его обычно проходит кандидат в крупной компании: кто отвечает за каждый шаг, какие документы требуются, где ТК РФ ставит жёсткие сроки и как принять сотрудника на работу с соблюдением требований ТК РФ и закона «О персональных данных».
Денис Куликов
Генеральный директор компании EasyDocs (ООО «Парадокс»)

Какие документы и процедуры нужны для приёма на работу по ТК РФ?

Короткий ответ:
  • Трудовой договор составляют письменно в двух экземплярах
    Получение своего экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ): «Экземпляр трудового договора получил(а)», подпись, дата. При фактическом допуске договор оформляют не позднее трёх рабочих дней со дня допуска (ч. 2 ст. 67).
  • Документы для трудоустройства по ст. 65 ТК РФ
    кадровая служба получает заранее, а с локальными нормативными актами будущий сотрудник знакомится под подпись до того, как стороны подпишут трудовой договор (ч. 3 ст. 68).
  • Приказ о приёме на работу не является обязательным
    Работодатель издаёт его по своему решению (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
  • Испытательный срок
    устанавливают, только если условие о нём указано в трудовом договоре (ч. 2 ст. 70).
  • Сведения о новом сотруднике
    передают в Социальный фонд России (СФР) в составе единой формы сведений ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа об оформлении отношений (подп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ).

Оглавление

1
Как проходит приём на работу: от подбора до первого рабочего дня
2
Работа с кандидатом на этапе подбора
3
Какие документы нужны для приёма на работу
4
Что сделать до подписания трудового договора
5
Трудовой договор: что включить и когда подписать
6
Испытательный срок при приёме на работу
7
Что оформить после подписания трудового договора
8
Сроки приёма на работу и ответственность за нарушения
9
Можно ли оформить приём на работу электронно
10
Часто задаваемые вопросы

Как проходит приём на работу: от подбора до первого рабочего дня

Каким документом оформляется приём сотрудника на работу? ТК РФ называет один — трудовой договор. Ч. 1 ст. 16 ТК РФ делает его основанием отношений сторон, а по ч. 1 ст. 68 приём на работу оформляется заключённым договором. Отношения возникают и без подписи: если руководитель допустил человека к смене, ничего с ним не подписав, письменный текст всё равно придётся составить (ст. 16, ч. 2 ст. 67).
До подписания договора идут подбор, проверка кандидата, сбор документов и ознакомление с ЛНА; после — приказ, когда его издают, учёт, отчётность и инструктаж. Для головного офиса и филиала порядок приёма сотрудника на работу один и тот же, различаются только исполнители. Предложение о работе (оффер) договор не заменяет и трудовых отношений не порождает (раздел 2). Как приём связан с другими кадровыми процессами — в обзоре Кадровое делопроизводство.

Т1. Приём работника на работу: пошаговая инструкция с ролями
К дате выхода, указанной в договоре, руководитель и ответственные службы готовят рабочее место и доступы; к оформлению по ТК РФ эта подготовка не относится.

Сведения и документы о новом работнике при бумажном оформлении передаются между несколькими подразделениями: от рекрутера к службе безопасности, от неё к кадровикам, из головного офиса в подразделение, ИТ-службу и административную службу. То, что потерялось при передаче, запрашивают у нового работника повторно, и дата выхода сдвигается. В крупных компаниях с распределённой структурой в процессе приёма могут участвовать специалисты из разных городов, и оформление нового работника на работу может растягиваться на несколько дней. Ускорить кадровые процессы, в том числе приём на работу, позволяет КЭДО.

Для иностранных граждан, совместителей, несовершеннолетних и дистанционных сотрудников правила особые — см. статью Отдельные категории работников.

Работа с кандидатом на этапе подбора

Статус кандидата сохраняется у человека до подписания оффера, а если оффер не используют — до начала оформления у кадровой службы. Трудовых отношений ещё нет, но сведения о нём уже нужны: для собеседований и оценки квалификации, опыта и деловой репутации. Отсюда четыре действия подбора — согласие на обработку данных, анкета, согласование условий и передача кандидата кадровикам.

Согласие кандидата на обработку персональных данных

Правовое основание работать со сведениями кандидата во время отбора — его собственное согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ «О персональных данных»). Закон требует, чтобы согласие было конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным, а с 01.09.2025 — ещё и оформленным отдельно от остальных документов, которые подписывает человек (ч. 1 ст. 9 152-ФЗ). Работодателю рекомендуется до собеседования и анкеты получить у кандидата отдельное согласие с целью «подбор» и сроком на время отбора — независимо от того, как поступило резюме. После оформления появятся другие основания, связанные с исполнением трудового договора (раздел 4). О сведениях тех, кому отказали, — в статье Персональные данные работников.

Анкета кандидата и проверка благонадёжности

Анкета кандидата на работу — это перечень вопросов, который рекрутер отправляет человеку, обычно по заданию службы безопасности. Чаще всего в ней спрашивают о трудовом пути, образовании, участии в коммерческих организациях и о родственниках, которые уже работают в компании. Анкета при приёме на работу не подменяет документы из ст. 65 ТК РФ: её вопросы работодатель составляет сам, но не выходя за цели, названные в согласии.

Основание для проверки кандидата — его согласие (ст. 6, 9 152-ФЗ). Правило п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ о сведениях от третьей стороны применяют к кандидату по аналогии, как ориентир добросовестной практики: цели и источники проверки ему сообщают заранее. Для сверки служба безопасности может обращаться к открытым государственным ресурсам:
  • Банк данных исполнительных производств ФССП России.
    1
  • Единый федеральный реестр сведений о банкротстве.
    2
  • Реестр дисквалифицированных лиц ФНС России.
    3
  • Сервис МВД России для проверки действительности паспорта.
    4
Проверка не расширяет перечень ст. 65 (раздел 3). Отказать без обоснования запрещено (ч. 1 ст. 64); решение принимают по деловым качествам и с учётом ограничений, прямо установленных федеральными законами (ч. 2 ст. 64). Если кандидат письменно попросит объяснить отказ, причину сообщают письменно не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования (ч. 5 ст. 64).

Если анкета на работу заполняется в сервисе третьего лица, работодатель с согласия кандидата поручает этому лицу обработку его данных (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ), а кандидата предупреждают, что ответы получит сервис. Возможна и схема, при которой работодатель вообще не передаёт сервису данные кандидата: человек сам открывает присланную ссылку и на странице анкеты сам даёт сервису согласие на обработку своих сведений и на их передачу будущему работодателю.

Предложение о работе (оффер)

Оффер ТК РФ не требует — стороны вправе сразу перейти к договору. Им предварительно фиксируют основные условия, дату выхода и порядок первых дней. Трудовых обязательств оффер не порождает, поэтому при подготовке договора кадровик переносит из него условия и проверяет их по перечню ст. 57. Подписав оффер, кандидат становится лицом, поступающим на работу, в смысле ст. 65, и дальше им занимается кадровая служба.

Как передать кандидата из подбора в отдел кадров

Передача кандидата кадровику — отдельный шаг со своим исполнителем. Кадровая служба получает от рекрутера всё накопленное: анкету, условия оффера, итоги согласований и дату выхода. В идеале, процесс должен быть настроен так, чтобы сведения, которые рекрутер собрал через анкету у кандидата, не запрашивались повторно. Новый сотрудник должен предоставить только недостающие документы по ст. 65 ТК РФ. Важно, чтобы кадровому специалисту не нужно было лично связываться с новым сотрудником и контролировать предоставление им документов. При правильно настроенном процессе, кадровый специалист получает полный комплект документов для трудоустройства, который загружается в систему кадрового учета без необходимости ручного ввода. При большом потоке ручной перенос сведений в 1С:ЗУП отнимает время и порождает ошибки ввода. Полностью электронный прием на работу позволяет настроить КЭДО.

Где анкета кандидата при приёме на работу пересекается с документами кадровика, показывает Т2.

Т2. Какие сведения дублируются в анкете кандидата и документах для трудоустройства
Как передать кандидата из подбора в кадровую службу без повторного ввода данных с помощью EasyDocs. Работодателю не нужно передавать сервису сведения о кандидате: кандидат получает ссылку на анкету и сам даёт EasyDocs согласие на обработку своих персональных данных и на их передачу потенциальному работодателю. EasyDocs объединяет анкету, заполненную при подборе, и документы для трудоустройства, собранные при приёме, и направляет их ответственному за кадровый учёт сопроводительным письмом — с анкетой нового сотрудника и пакетом его данных. На основании сопроводительного письма кадровик создаёт документ 1С: карточка сотрудника в 1С:ЗУП формируется автоматически, персональные данные переносятся в неё без ручного ввода, документы прикрепляются к карточке. Подробнее о работе с кандидатами.

Какие документы нужны для приёма на работу

Что нужно для устройства на работу, устанавливает ст. 65 ТК РФ. Документы для устройства на работу делятся на базовые, которые предъявляет каждый, и дополнительные — для отдельных должностей.

Какие документы кандидат предъявляет по статье 65 ТК РФ

Перечень ч. 1 ст. 65 отвечает на вопрос, какие документы нужны, чтобы устроиться на работу официально. Он действует, пока ТК РФ или другой федеральный закон не предусматривает иного, и включает:
  • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
    1
  • Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1), кроме случаев, когда договор заключается впервые.
    2
  • Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, в том числе в форме электронного документа.
    3
  • Документы воинского учёта
    для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
    4
  • Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — для работы, требующей специальных знаний или специальной подготовки.
    5
  • Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой не допускаются лица с судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию (в том числе по ст. 351.1).
    6
  • Справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой такие лица не допускаются.
    7
Тому, кто заключает договор впервые, трудовую книжку оформляет работодатель, кроме случаев, когда закон её оформление исключает (ч. 4 ст. 65). Если книжка утрачена или повреждена, новую оформляют по письменному заявлению человека с указанием причины (ч. 5 ст. 65).

Когда дополнительные документы могут потребоваться

Какие документы и справки нужны для трудоустройства на работу помимо базового перечня, устанавливает только акт определённого уровня: ТК РФ, другой федеральный закон, указ Президента РФ или постановление Правительства РФ (ч. 2 ст. 65). Чаще всего это заключение предварительного медосмотра (ст. 69, 220; раздел 4). Бывшие государственные и муниципальные служащие из утверждённого перечня в течение двух лет после ухода со службы сообщают новому работодателю о последнем месте службы (ч. 2 ст. 64.1).

Т3. Документы, необходимые для трудоустройства, и их электронная форма
Допустимую электронную форму документов работодатель фиксирует в ЛНА о порядке КЭДО.

* Сведения о судимости 152-ФЗ выделяет в особый режим: работодатель вправе обрабатывать их только в случаях и в порядке, установленных федеральными законами (ч. 3 ст. 10 152-ФЗ), — например, при приёме на работу, к которой не допускаются лица с судимостью (ст. 351.1 ТК РФ).

** Сведения о состоянии здоровья относятся к специальным категориям персональных данных (ч. 1 ст. 10 152-ФЗ). Обрабатывать их можно только по основаниям ч. 2 ст. 10: с письменного согласия работника либо без него, если обработка ведётся в соответствии с трудовым законодательством (п. 2.3 ч. 2 ст. 10) — как при обязательном предварительном медосмотре. Если такие сведения обрабатываются в информационной системе, к ней предъявляются повышенные требования к уровню защищённости персональных данных (Требования, утв. постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119).

Каких документов нельзя требовать

Набор документов при приёме на работу закрыт: документ, не предусмотренный актом из названного круга, требовать нельзя (ч. 3 ст. 65). ИНН, справка о доходах, рекомендательные письма и характеристики поэтому условием приёма не становятся. Для кадрового учёта нельзя запрашивать избыточные данные. Например, работодателю нужны паспортные данные работника, а не копия паспорта. Оригинал паспорта работник предъявляет при заключении договора (ч. 1 ст. 65 ТК РФ), и работодатель по нему удостоверяется в личности и проверяет, что паспортные данные внесены верно. Хранение изображения паспорта — ксерокопии, скана или фотографии — уже избыточная обработка персональных данных: содержание и объём обрабатываемых данных должны соответствовать цели обработки, а избыточные данные обрабатывать нельзя (ч. 5 ст. 5 152-ФЗ). Так рассудил, например, Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении от 21.04.2014 № Ф08-1921/14 по делу № А53-13327/2013: «для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность», а хранение копий паспорта «превышает объем обрабатываемых персональных данных работника». Суд поддержал предписание Роскомнадзора и не принял довод о согласии работников. Роструд допускает хранение копий с письменного согласия работника (Онлайнинспекция.рф), но с учётом позиции Роскомнадзора и судов безопаснее хранить реквизиты паспорта, а не его изображение.

Как принять документы для трудоустройства

Документы для трудоустройства кандидат передаёт кадровику при оформлении, в том числе электронно (Т3). Какие документы необходимы работнику при приёме на работу на конкретную должность, кадровику известно заранее, и при получении он сразу сверяет комплект и сведения: в массовом найме на повторное обращение времени нет. Собранное на подборе повторно не запрашивают (раздел 2).
Как собрать документы для трудоустройства и проверить их при получении с помощью EasyDocs. Система собирает с кандидата документы и сведения по настроенному перечню — образование, опыт работы, сведения о родственниках, адрес места проживания, реквизиты для выплаты зарплаты, электронные копии документов, которые нужно хранить (например, документа об образовании), — проверяет (валидирует) их при получении и передаёт в 1С:ЗУП в виде структурированных данных. Кадровому специалисту не нужно вводить сведения вручную: это экономит время и защищает от ошибок ручного ввода. Подробнее о приёме на работу в КЭДО.

Что сделать до подписания трудового договора

Ознакомить с локальными актами под подпись

Очерёдность здесь ТК РФ определяет прямо: ознакомление под подпись идёт раньше подписи под договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью, и коллективным договором. Для типичной должности это акты по самой должности, положения о персональных данных и об оплате труда, а там, где введён кадровый электронный документооборот, — ЛНА о регламенте КЭДО. Сотрудника дополнительно знакомят с ЛНА, действующими в этом подразделении. Электронное ознакомление ТК РФ допускает (ч. 11 ст. 22.2; раздел 9). О разработке таких актов — в статье Локальные нормативные акты.
Как ознакомить кандидата со всеми ЛНА до подписания трудового договора с помощью EasyDocs. Система автоматически знакомит работников с ЛНА по критериям, которые задал работодатель: должность, подразделение, график работы. Кадровый специалист контролирует ознакомление по специальным отчётам и направляет трудовой договор на подпись только после того, как работник ознакомился со всеми ЛНА, — так соблюдается требование ч. 3 ст. 68. Подробнее об ознакомлении с ЛНА.

Направить на медосмотр, если он обязателен

Для двух групп осмотр до заключения договора обязателен (ст. 69): для тех, кому нет 18 лет, и для тех, кого к этому обязывают ТК РФ и федеральные законы. Во вторую группу ст. 220 включает, в частности, занятых на вредных и (или) опасных работах и на работах, связанных с движением транспорта, а также персонал пищевой промышленности, общественного питания и торговли, медицинских организаций и детских учреждений. Платит за осмотр работодатель, если законодательство не предусматривает иного (ч. 9 ст. 220). Процедуру определяет Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н.

Получить согласие на обработку персональных данных

Согласие, полученное на подборе, касалось одной цели — отбора на вакансию (раздел 2). После оформления цель меняется: сведения, без которых нельзя исполнить договор и законные обязанности работодателя, обрабатывают без согласия (п. 2, 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). Согласие понадобится, например, чтобы передать данные третьей стороне, если ТК РФ или иной федеральный закон не допускает такую передачу без согласия (ст. 88); оформляют его отдельным документом (ч. 1 ст. 9 152-ФЗ).

Трудовой договор: что включить и когда подписать

Заключение трудового договора — ключевой шаг приёма: с этого момента работник лично выполняет согласованную трудовую функцию, а работодатель обязуется предоставить работу, обеспечивает условия труда и вовремя платит (ст. 56 ТК РФ).

Какие сведения и условия обязательны

Содержание трудового договора определяет ст. 57. Первая её часть касается сторон: указывают ФИО работника, наименование и ИНН работодателя, реквизиты удостоверяющих личность документов, кто подписал договор за работодателя и на каком основании, где и когда это произошло.

Обязательные условия трудового договора (ч. 2 ст. 57):
  • Место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
    1
  • Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
    2
  • Дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора.
    3
  • Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
    4
  • Режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя).
    5
  • Гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте.
    6
  • Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
    7
  • Условия труда на рабочем месте.
    8
  • Условие об обязательном социальном страховании работника.
    9
  • Другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
    10
Пропущенное условие не делает договор незаключённым и не даёт повода его расторгнуть: договор дополняют (ч. 3 ст. 57). Сверх обязательных стороны вправе включить дополнительные условия, например об испытании, если они не ухудшают положение работника по сравнению с трудовым законодательством (ч. 4 ст. 57; раздел 6). Срочный договор заключают не более чем на пять лет и только по основаниям ст. 59; если срок не оговорён, договор считается заключённым на неопределённый срок (ст. 58).

Сроки и форма договора

Форма трудового договора — письменная, в двух экземплярах с подписями обеих сторон; получение экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре, который хранится у работодателя (ч. 1 ст. 67). Заключение трудового договора по общему правилу предшествует началу работы; исключение — фактический допуск (ч. 2 ст. 67).

Когда подписывается трудовой договор, с этого дня он вступает в силу, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или самим договором (ч. 1 ст. 61). День выхода берут из договора, а если его там нет, работник приступает к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Не вышел — работодатель вправе договор аннулировать (ч. 2–4 ст. 61).

Трудовой договор, не оформленный письменно, считается заключённым, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя (ч. 2 ст. 67) — это и есть фактический допуск к работе. Срок заключения трудового договора в письменной форме после него — три рабочих дня. Если человека допустил сотрудник без полномочий, а работодатель отношения трудовыми не признаёт, отработанные дни всё равно оплачиваются (ст. 67.1).

Заменять трудовой договор гражданско-правовым запрещено (ч. 2 ст. 15). Если такой договор переквалифицируют, отношения признают трудовыми со дня фактического допуска исполнителя к работе, а неустранимые сомнения толкуют в пользу трудовых (ст. 19.1).

Единые шаблоны договоров для компании с филиалами

При потоке оформлений договор не составляют заново, а берут утверждённый шаблон — свой для каждой должности и подразделения. В шаблоне для обособленного подразделения в другой местности место работы уже указано так, как требует ч. 2 ст. 57: с наименованием подразделения и его местонахождением. Справочники должностей, окладов и подразделений в шаблонах синхронизируют со штатным расписанием и 1С:ЗУП, и договор, приказ и ЕФС-1 не расходятся.

Испытательный срок при приёме на работу

Что такое испытательный срок при приёме на работу с точки зрения закона? Испытание при приёме — это условие договора: стороны договариваются о нём, чтобы проверить, соответствует ли работник поручаемой работе (ч. 1 ст. 70 ТК РФ). Что такое испытательный срок на работе для самого работника: он уже принят и пользуется всеми правами, а работодатель может расстаться с ним по упрощённой процедуре ст. 71.

Как установить испытательный срок

Источник испытания один — условие трудового договора; нет условия — работник считается принятым без испытания (ч. 2 ст. 70). Поэтому испытательный срок в трудовом договоре записывают без двусмысленности: число месяцев, число недель или дата, когда он закончится. Если человек вышел раньше, чем подписал договор, испытательный срок работника допустим, только если стороны оформили отдельное соглашение до начала работы. Приказ о приёме на работу с испытательным сроком лишь повторяет условие договора. На время испытания у сотрудника сохраняются все нормы трудового законодательства, коллективного договора, соглашений и ЛНА, включая оплату и гарантии (ч. 3 ст. 70).

Кому нельзя устанавливать испытательный срок

Кому не устанавливается испытательный срок, определяет ч. 4 ст. 70. С 01.09.2026 в редакции Федерального закона от 09.04.2026 № 91-ФЗ в этот круг входят женщины с детьми до трёх лет (ранее — до полутора лет).

Т4. Кому испытательный срок не устанавливается

Испытательный срок: сколько длится по закону

Длительность зависит от должности и вида договора (ч. 4–6 ст. 70):
  • По общему правилу срок испытания при приёме на работу
    не более трёх месяцев.
    1
  • Руководителям организаций и их заместителям, главным бухгалтерам и их заместителям, руководителям филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений можно установить до шести месяцев, если федеральный закон не предусматривает иного.
    2
  • При договоре на срок от двух до шести месяцев
    не более двух недель.
    3
  • При договоре на срок до двух месяцев испытание не предусматривается.
    4
Какой испытательный срок устанавливается при приёме на работу на конкретную должность, решают стороны в договоре. Для сети филиалов важен второй пункт: руководителей обособленных подразделений можно испытывать до полугода.

Что не входит в срок испытания

Период временной нетрудоспособности и другие дни, когда работник фактически отсутствовал, в срок испытания не включаются (ч. 7 ст. 70). Дата окончания сдвигается на столько же дней, поэтому кадровик пересчитывает её после каждого больничного или другого отсутствия. Продлить испытание сверх срока из договора нельзя: по позиции Роструда, продление первоначально установленного срока законодательством не предусмотрено.

Как завершается испытание и когда можно уволить по его итогам

Если результат неудовлетворительный, работодатель вправе расторгнуть договор, не дожидаясь окончания испытания. Для этого сотрудника письменно предупреждают не позднее чем за три дня и называют причины, по которым он признан не выдержавшим испытание (ч. 1 ст. 71). В практике такой документ называют уведомлением о непрохождении испытательного срока. Неудовлетворительный результат в споре доказывает работодатель. Отдельного документа с задачами испытательного срока ТК РФ не предусматривает, но суды признают увольнение незаконным, если работника не ознакомили с его обязанностями и задачами. Поэтому задачи и критерии их выполнения стоит зафиксировать письменно при приёме и ознакомить с ними работника под подпись. Решение работодателя работник вправе обжаловать в суд (ч. 1 ст. 71). Увольнение не прошедшего испытательный срок оформляют без учёта мнения профсоюзного органа и без выходного пособия (ч. 2 ст. 71).

Если срок истёк, а сотрудник продолжает работать, испытание считается выдержанным, и расторгнуть договор дальше можно только на общих основаниях (ч. 3 ст. 71). Увольнение на испытательном сроке возможно и по собственному желанию работника: если работа ему не подошла, он письменно предупреждает работодателя за три дня (ч. 4 ст. 71).

Как вести испытательный срок при массовом найме

Когда испытание одновременно идёт у десятков сотрудников в разных подразделениях, нужен единый порядок:
  • В начале срока руководитель ставит работнику цели на период испытания.
    1
  • Оценку результатов фиксируют письменно
    на неё опираются причины, указанные в предупреждении по ч. 1 ст. 71.
    2
  • Даты окончания отслеживают по каждому работнику и филиалу с учётом переноса по ч. 7 ст. 70.
    3
  • Вывод о том, что работник не прошёл испытательный срок, делают заранее, чтобы предупредить работника не позднее чем за три дня до окончания срока.
    4
Как провести испытательный срок с помощью EasyDocs После приёма нового сотрудника система автоматически ставит руководителю задачу определить задачи испытательного срока и критерии их оценки. Руководитель формулирует задачи, подписывает их, а система направляет их работнику на ознакомление. По итогам испытательного срока руководитель вводит достигнутые результаты по каждой задаче и по совокупности результатов принимает решение о прохождении испытания. Сотрудник автоматически получает от системы уведомление о результатах прохождения испытания. Задачи и критерии, с которыми работник ознакомлен под подпись, снижают риск спора, если работника придётся уволить по результатам испытания. Подробнее об испытательном сроке.

Что оформить после подписания трудового договора

Нужен ли приказ о приёме на работу

ТК РФ не обязывает издавать приказ о приёме на работу. С 22.11.2021 ч. 1 ст. 68 ТК РФ связывает оформление приёма с договором и лишь разрешает работодателю издать на его основании приказ (распоряжение). Если приказ появляется, его содержание должно совпадать с договором: должность, подразделение, дата начала работы и оплата в двух документах не расходятся, иначе инспекция труда при проверке увидит дефект оформления.

Как выглядит приказ о приёме на работу, работодатель определяет сам. Унифицированная форма Т-1 не обязательна: формы первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»), а формы из Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 применяются, только если так решил работодатель.

Можно воспользоваться нашим шаблоном приказа о приёме на работу.

Обычно приказ о трудоустройстве содержит:
  • Наименование работодателя, номер и дату приказа.
    1
  • Фамилию, имя, отчество работника и его табельный номер.
    2
  • Структурное подразделение (для филиала
    обособленное подразделение) и должность.
    3
  • Дату начала работы и характер работы
    основная или по совместительству.
    4
  • Условия оплаты и условие об испытании, если оно есть в договоре.
    5
  • Реквизиты трудового договора как основания и подпись руководителя или иного уполномоченного лица.
    6
В компании с филиалами приказ нередко подписывает руководитель обособленного подразделения или иное лицо по доверенности; полномочия подписанта проверяют до выпуска приказа.

Объявлять приказ сотруднику под подпись в течение трёх дней больше не нужно: прежняя ч. 2 ст. 68 утратила силу с 22.11.2021 (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Знакомить с приказом работодатель может по своему решению.

Приказ о приёме не входит в исключения ч. 3 ст. 22.1, поэтому его можно оформить электронно: работодатель подписывает приказ УКЭП или УНЭП (ч. 3 ст. 22.3), а работник может подписать приказ о приёме УКЭП, УНЭП или ПЭП (ч. 5 ст. 22.3). Если приказ издан, его дата важна и для отчётности: от неё отсчитывают срок подачи ЕФС-1 (подп. 2 п. 5 ст. 11 27-ФЗ). Личная карточка работника и форма Т-2 разобраны в статье Обязательные кадровые документы.

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности

Бумажную трудовую книжку ведут на каждого, кто проработал у работодателя больше пяти дней на основной работе (ч. 3 ст. 66), если человек книжку сохранил. Тем, кто впервые устраивается после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют (ч. 8 ст. 2 439-ФЗ). Запись о приёме вносят не позднее пяти рабочих дней на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (п. 9 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Независимо от бумажной книжки работодатель на каждого сотрудника формирует в электронном виде сведения о трудовой деятельности (ч. 1 ст. 66.1) — их принято называть электронной трудовой книжкой (ЭТК). Электронная трудовая книжка при приёме на работу отдельно не заводится — она складывается из того, что работодатель отправил в СФР: кто сотрудник, где и в какой трудовой функции он работает (ч. 2 ст. 66.1). Поэтому должность и подразделение в сведениях о приёме повторяют договор и приказ, иначе ЭТК и кадровые документы покажут разное.
Как получить сведения о трудовой деятельности нового сотрудника без ручного ввода с помощью EasyDocs. Работодатель может запросить у работника сведения о трудовой деятельности в электронном виде: каждый человек может скачать их файлом XML в своём личном кабинете на Госуслугах. EasyDocs автоматически передаёт такой файл в 1С:ЗУП, и раздел о трудовом стаже работника заполняется сам. Кадровому специалисту ничего не нужно заносить вручную: это экономит время и предотвращает ошибки ручного ввода. Подробнее о приёме на работу в КЭДО.

Когда подать сведения о приёме в СФР

Сведения о приёме уходят в СФР в подразделе 1.1 единой формы сведений ЕФС-1. Крайний срок — рабочий день, следующий за днём издания приказа (распоряжения), иного документа или принятия решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений (подп. 2 п. 5 ст. 11 27-ФЗ). Если численность застрахованных лиц, включая исполнителей по гражданско-правовым договорам, за отчётный период превышает 10 человек, форму сдают электронно с УКЭП; при 10 и меньше допускается бумажный носитель (п. 2 ст. 8 27-ФЗ). Срок контролируют по каждому новому сотруднику.

Инструктаж по охране труда до начала работы

Допустить работника к работе, пока он не прошёл обучение по охране труда, инструктаж и обязательные медосмотры, нельзя (ст. 214). Инструктажи — часть обучения (ст. 219); как их проводить, устанавливает Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Документы об инструктажах в электронный документооборот не переводят (ч. 3 ст. 22.1). Об организации обучения — в статье Охрана труда.

Сроки приёма на работу и ответственность за нарушения

Сроки приёма на работу разбросаны по разным нормам; Т5 сводит их вместе.

Сводная таблица сроков приёма

Т5. Действие → срок → норма
При массовом найме каждого нового сотрудника закрепляют за своим кадровым специалистом, а головной офис ведёт общий контроль, где по каждому приёму на работу видны дата отправки приглашения на трудоустройство и статус приёма.

Что грозит работодателю за ошибки при приёме

Нарушения при оформлении квалифицируют по ст. 5.27 КоАП РФ: ч. 1 — нарушение трудового законодательства; ч. 3 — допуск к работе лицом без полномочий; ч. 4 — уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, в том числе подмена его гражданско-правовым. Чаще всего инспекция находит четыре ошибки:
  • Отсутствие подписи работника о получении экземпляра договора на экземпляре работодателя.
    1
  • Дату ознакомления с ЛНА позже даты подписания договора.
    2
  • Пропуск обязательных условий из ст. 57.
    3
  • Опоздание с подачей ЕФС-1.
    4
Размеры штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ: ч. 1 — должностным лицам предупреждение или 1–5 тыс. ₽, ИП 1–5 тыс. ₽, юридическим лицам 30–50 тыс. ₽; ч. 3 — должностным лицам 10–20 тыс. ₽, гражданам 3–5 тыс. ₽; ч. 4 — должностным лицам 10–20 тыс. ₽, ИП 5–10 тыс. ₽, юридическим лицам 50–100 тыс. ₽.

Можно ли оформить приём на работу электронно

Да. Ст. 22.1–22.3 ТК РФ разрешают вести приём в электронной форме, не дублируя документы на бумажном носителе. Оговорки касаются состава документов и вида электронной подписи (ЭП).
Как подготовить ЛНА и согласие для перехода на КЭДО с помощью EasyDocs. Запросите наши шаблоны ЛНА для перехода на КЭДО: менеджер EasyDocs отправит шаблоны документов и проконсультирует, как составить ЛНА и какие нюансы учесть. Запросить шаблоны ЛНА для перехода на КЭДО.

Какие документы приёма можно подписать электронно, а какие нельзя

Электронный порядок ТК РФ применяет и к лицу, поступающему на работу (ч. 1 ст. 22.1): так передают документы по ст. 65 и знакомятся с актами из ч. 3 ст. 68 (ч. 10–11 ст. 22.2). Исключения закреплены в ч. 3 ст. 22.1: правила не применяются в отношении «трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником». Для приёма из них важны трудовая книжка и документы об инструктажах.

Какая подпись нужна работнику и работодателю

Договор работник подписывает одной из трёх подписей (ч. 2, 4 ст. 22.3): усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП); усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), порядок проверки которой определён соглашением сторон трудового договора; усиленной неквалифицированной электронной подписью, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства (УНЭП Госключ). Простой электронной подписи (ПЭП) в этом перечне нет: при соглашении сторон ею подписывают иные документы, например ознакомление с ЛНА (ч. 5 ст. 22.3). Подробнее — в статье Электронная подпись.

Т6. Возможности видов электронной подписи работника при приёме на работу
* Кроме лиц без трудового стажа на 31.12.2021 (ч. 7 ст. 22.2).

Работодатель подписывает трудовой договор УКЭП (ч. 1 ст. 22.3). С 22.11.2021 ТК РФ не обязывает знакомить работника с приказом о приёме (ч. 2 ст. 68 утратила силу), но на практике это делают, чтобы подтвердить, что работник знает дату начала работы и условия: строка «Приказ» — для этого случая.

УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи в любых правоотношениях, кроме случаев, когда закон требует составить документ только на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 63-ФЗ «Об электронной подписи»). ПЭП и неквалифицированная подпись равнозначны собственноручной лишь в случаях, установленных федеральными законами, или «соглашением между участниками электронного взаимодействия» (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ); для УНЭП Госключ такой случай закреплён в ч. 2, 4 ст. 22.3. Поэтому полностью электронный приём возможен, если лицо, поступающее на работу, подписывает документы УКЭП (на USB-токене или в Госключе) или УНЭП Госключ.

С УНЭП и ПЭП порядок другой: для них нужно соглашение сторон, а сам переход на ЭДО ТК РФ допускает «с письменного согласия работника» (ч. 5 ст. 22.2). Пока соглашения нет, признаётся только собственноручная подпись, поэтому согласие на переход на КЭДО лицо, поступающее на работу, подписывает собственноручно. Условия использования работником УНЭП или ПЭП обычно включают в это же согласие:
  • УКЭП или УНЭП Госключ
    собственноручно ничего подписывать не нужно.
    1
  • УНЭП или ПЭП
    согласие на переход на КЭДО* с условиями использования подписи и порядком её проверки. Трудовой договор ПЭП подписать нельзя: его подписывают на бумажном носителе или другой допустимой подписью.
    2
Если согласие на переход на КЭДО не требуется (ч. 7 ст. 22.2), условия использования УНЭП или ПЭП оформляют отдельным соглашением, которое тоже подписывают собственноручно.

Нужно ли согласие нового работника на электронный документооборот

Лицо, которое принимают на работу, работодатель обязан проинформировать об ЭДО; если у него был трудовой стаж на 31.12.2021, оно вправе дать согласие (ч. 6 ст. 22.2). Без такого стажа согласие не требуется: такое лицо работодатель вправе перевести на КЭДО своим решением (ч. 7 ст. 22.2). Отказать в приёме из-за отсутствия согласия или электронной подписи нельзя (ч. 8). Расходы на ЭП несёт работодатель (ч. 12), а работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать собственную УКЭП (ч. 13). С ЛНА о порядке КЭДО до подписания договора знакомятся все (ч. 2–3 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68; раздел 4).

На что обратить внимание при выборе сервиса

Отдельные сервисы предлагают считать ПЭП или УНЭП согласованной, когда человек ставит отметку «Согласен с условиями» пользовательского соглашения или вводит код из СМС. Но отметка и код — та же ПЭП, которую стороны ещё не признали, поэтому равнозначность ими не устанавливают. Если сотрудник в трудовом споре оспорит подписание документов или переход на КЭДО, ключевым доказательством юридической значимости его подписи станет согласие на переход на КЭДО, поэтому его важно подписать корректно.
Как оформить приём на работу в электронном виде с помощью EasyDocs. Документы приёма — трудовой договор, ознакомление с ЛНА и приказ, если работодатель его издаёт, — оформляются и подписываются в системе КЭДО электронной подписью. Дублировать их на бумажном носителе не нужно, в том числе при приёме в удалённые филиалы: новый сотрудник подписывает документы дистанционно. Подробнее о возможностях системы.

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли приказ о приёме на работу?
Нет, приказ работодатель издаёт по своему решению, и тогда он не должен расходиться с договором (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Подробнее — в разделе 7.
Сколько дней даётся на оформление трудового договора?
При фактическом допуске — не позднее трёх рабочих дней со дня допуска (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Подробнее — в разделах 5 и 8.
Что делать, если сотрудник не вышел в день начала работы?
Договор можно аннулировать, и он считается незаключённым (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Подробнее — в разделе 5.
Можно ли отказать кандидату?
Да, но обоснованно — по деловым качествам или из-за ограничений федеральных законов; на письменный запрос причину сообщают письменно в течение семи рабочих дней (ст. 64 ТК РФ). Подробнее — в разделе 2.
Какой максимальный срок испытательного срока при приёме на работу?
По общему правилу три месяца. Шесть — для руководителя организации и главного бухгалтера, их заместителей и руководителей филиалов и других обособленных подразделений, если федеральный закон не предусматривает иного (ч. 5 ст. 70 ТК РФ). Подробнее — в разделе 6.
Платят ли зарплату на испытательном сроке и может ли она быть ниже?
Да: действуют все нормы трудового права (ч. 3 ст. 70 ТК РФ), размер оплаты определяет договор. По позиции Роструда (Онлайнинспекция.рф), оклад на время испытания ниже штатного или ниже, чем у работников на тех же обязанностях, неправомерен (ч. 2 ст. 132 ТК РФ — запрет дискриминации в оплате). Подробнее — в разделе 6.
Можно ли уйти на больничный во время испытательного срока?
Да: пособие назначают по общим правилам (ст. 183 ТК РФ), а дни болезни в срок испытания не включаются (ч. 7 ст. 70). Подробнее — в разделе 6.
Можно ли продлить испытательный срок?
Сверх согласованного в договоре — нет, такова позиция Роструда; дата окончания переносится только на дни фактического отсутствия (ч. 7 ст. 70). Подробнее — в разделе 6.
Нужна ли трудовая книжка, если человек устраивается на работу впервые?
Нет: при первом договоре её не предъявляют (ч. 1 ст. 65 ТК РФ), а поступающим впервые после 31.12.2020 бумажную книжку не оформляют (ч. 8 ст. 2 439-ФЗ). Подробнее — в разделе 7.
Можно ли принять на работу без согласия на электронный документооборот?
Да: отсутствие согласия или электронной подписи не основание для отказа (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ), а от лиц без трудового стажа на 31.12.2021 согласие не требуется (ч. 7). Подробнее — в разделе 9.
Покажем на бесплатной демонстрации, как КЭДО может работать в вашей компании. Оставьте заявку — разберём возможности EasyDocs на вашем примере. Запросить демо-доступ.