Кадровое делопроизводство: организация, документы и автоматизация в компании
Работа с кадровыми документами обязательна для любого работодателя, а когда штат переваливает за несколько сотен человек, она превращается в зону ощутимых юридических и операционных рисков. Ниже разбираем, из чего складывается эта функция, какие бумаги обязательны, как выстроены процессы по Трудовому кодексу РФ, как организовать хранение и отчётность и что из всего этого разумно перевести в цифровой формат.
Кадровое делопроизводство — это документальное сопровождение трудовых отношений: подготовка локальных актов, оформление приёма, переводов, увольнений и отпусков, учёт персонала, хранение бумаг и сдача отчётности. Главный регулятор — Трудовой кодекс РФ; заметную долю документооборота с 2021 года допускается вести без бумаги, в электронной форме (статьи 22.1–22.3 ТК РФ).
Кадровое делопроизводство — это документальное сопровождение трудовых отношений: подготовка локальных актов, оформление приёма, переводов, увольнений и отпусков, учёт персонала, хранение бумаг и сдача отчётности. Главный регулятор — Трудовой кодекс РФ; заметную долю документооборота с 2021 года допускается вести без бумаги, в электронной форме (статьи 22.1–22.3 ТК РФ).
Денис Куликов
Генеральный директор компании EasyDocs (ООО «Парадокс»)
Последнее обновление статьи: 17 Августа 2026 г.
Оглавление
Термины и определения
У профессиональной лексики этой сферы значения строгие, и путаница в них оборачивается ошибками — и в самих бумагах, и в разговоре с проверяющими. Соберём базовый словарь и разграничения, которые стоит держать в голове.
Кадровое делопроизводство (КДП) — документальное сопровождение трудовых отношений: подготовка документов, их оформление, регистрация, движение по организации и хранение.
Кадровый учёт — фиксация сведений о людях и их работе (стаж, отработанное время, отпуска) вместе с сопутствующими расчётами. Обычно ведётся в специальной программе.
Кадровый документооборот — маршрут, который документ проходит внутри компании: от создания и согласования до подписания, регистрации, передачи на исполнение и сдачи в архив. Организуется на бумаге либо электронно (КЭДО).
Локальный нормативный акт (ЛНА) — внутренний документ компании, который в пределах её полномочий вводит нормы трудового права (статья 8 ТК РФ) и распространяется на всю организацию.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — ведение кадровых документов в цифровой форме: подписание и хранение без параллельного бумажного экземпляра (статьи 22.1–22.3 ТК РФ).
Электронная подпись (ЭП — электронная запись в информационной системе при простой электронной подписи или файл в формате *.sig при использовании усиленной электронной подписи, позволяющая установить, кто подписал документ. Какую подпись допустимо ставить на конкретный кадровый документ, определяет статья 22.3 ТК РФ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения о трудовой деятельности человека в цифровом виде, которые работодатель передаёт в Социальный фонд (статья 66.1 ТК РФ).
СФР — Социальный фонд России, с 2023 года объединивший ПФР и ФСС; принимает кадровую отчётность по единой форме ЕФС-1.
ЕФС-1 — единый отчёт для СФР; пришёл на смену прежним СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Его подразделы сдаются с разной периодичностью (см. раздел 8).
Работник и работодатель — стороны трудовых отношений (статья 20 ТК РФ). Верное с точки зрения права слово — «работник»; «сотрудник» в нормативных актах не встречается, и в бумагах предпочтительнее именно «работник».
Разграничения, за которыми стоит следить:
Кадровое делопроизводство (КДП) — документальное сопровождение трудовых отношений: подготовка документов, их оформление, регистрация, движение по организации и хранение.
Кадровый учёт — фиксация сведений о людях и их работе (стаж, отработанное время, отпуска) вместе с сопутствующими расчётами. Обычно ведётся в специальной программе.
Кадровый документооборот — маршрут, который документ проходит внутри компании: от создания и согласования до подписания, регистрации, передачи на исполнение и сдачи в архив. Организуется на бумаге либо электронно (КЭДО).
Локальный нормативный акт (ЛНА) — внутренний документ компании, который в пределах её полномочий вводит нормы трудового права (статья 8 ТК РФ) и распространяется на всю организацию.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — ведение кадровых документов в цифровой форме: подписание и хранение без параллельного бумажного экземпляра (статьи 22.1–22.3 ТК РФ).
Электронная подпись (ЭП — электронная запись в информационной системе при простой электронной подписи или файл в формате *.sig при использовании усиленной электронной подписи, позволяющая установить, кто подписал документ. Какую подпись допустимо ставить на конкретный кадровый документ, определяет статья 22.3 ТК РФ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения о трудовой деятельности человека в цифровом виде, которые работодатель передаёт в Социальный фонд (статья 66.1 ТК РФ).
СФР — Социальный фонд России, с 2023 года объединивший ПФР и ФСС; принимает кадровую отчётность по единой форме ЕФС-1.
ЕФС-1 — единый отчёт для СФР; пришёл на смену прежним СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Его подразделы сдаются с разной периодичностью (см. раздел 8).
Работник и работодатель — стороны трудовых отношений (статья 20 ТК РФ). Верное с точки зрения права слово — «работник»; «сотрудник» в нормативных актах не встречается, и в бумагах предпочтительнее именно «работник».
Разграничения, за которыми стоит следить:
- Делопроизводство и учёт. Учёт фиксирует цифры и обслуживает расчёты; делопроизводство оформляет и подписывает бумаги. На практике два понятия смешивают, хотя задачи у них разные (подробнее — в разделе 4).
- Режим и график работы. Режим — правило, закреплённое в ЛНА (статья 100 ТК РФ); график — конкретное расписание, построенное на этом правиле.
- Приказ и распоряжение. Оба — распорядительные документы; распоряжение обычно касается оперативных вопросов и полномочий отдельного руководителя, приказ — основной деятельности и персонала.
- Совмещение и совместительство. Первое — дополнительная работа внутри своего же рабочего дня у того же работодателя (статья 60.2 ТК РФ); второе — самостоятельный трудовой договор в свободные часы (статья 60.1 ТК РФ).
- Внутреннее и внешнее совместительство. Различие — относительно основного места работы: внутреннее оформляют у того же работодателя, внешнее — у другого (статья 60.1 ТК РФ).
- Трудовой договор и договор ГПХ. Первый живёт по Трудовому кодексу и предполагает подчинение внутреннему распорядку; гражданско-правовой (подряд, услуги) регулируется Гражданским кодексом и трудовых отношений не образует. Маскировать трудовые отношения договором ГПХ запрещено — это отдельный состав (часть 3 статьи 5.27 КоАП РФ), поэтому граница здесь принципиальна.
- Кадровый и первичный учётный документ. Некоторые бумаги (табель, приказы) одновременно считаются первичными учётными и подчиняются требованиям к их реквизитам (статья 9 № 402-ФЗ) — от этого зависит, можно ли применять собственную форму.
Что такое кадровое делопроизводство
По сути это система работы с документами, которые регулируют трудовые отношения. Правовую базу образуют Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», подзаконные акты (постановления Правительства, приказы Минтруда и Роструда) и собственные локальные нормативные акты компании. Функция сопровождает работника на всём пути — от приёма до расставания — и создаёт доказательную базу на случай трудового спора или проверки.
-
Задачи кадрового делопроизводства:- документально сопровождать каждую кадровую процедуру;
- вести учёт персонала;
- удерживать компанию в рамках трудового законодательства;
- обеспечивать сохранность бумаг и защиту персональных данных;
- вовремя готовить отчётность;
- обеспечивать управляемость: единые правила оформления во всех подразделениях, контроль сроков и исполнителей, постоянная готовность к проверке.
-
Функции кадровой службы вытекают из этих задач:- ведение документации и учёта;
- сопровождение приёма, переводов и увольнений;
- контроль рабочего времени и отпусков;
- воинский учёт;
- подготовка отчётности;
- хранение бумаг и защита персональных данных;
- методическая помощь линейным руководителям.
В зрелой компании к этому прибавляется контроль соответствия — регулярная сверка того, как всё устроено на деле, с меняющимися нормами, и своевременное обновление документов.
Виды кадрового делопроизводства
Обычно выделяют три направления, которые действуют в организации параллельно:
- ПервичноеОформление человека на входе: трудовой договор, приказ, личная карточка, ознакомление с локальными актами под подпись.
- ТекущееСопровождение работы: переводы, командировки, отпуска, поощрения и взыскания, увольнение.
- ОтчётноеПодготовка и отправка сведений в государственные органы, а также внутренняя аналитика по персоналу.
Деление условное, но удобное для распределения зон ответственности: в крупной компании каждый участок можно закрепить за отдельным специалистом.
Наведение порядка и аудит
В зрелой организации вопрос обычно стоит не «как построить учёт с нуля», а «как навести порядок» — привести накопленное в соответствие с действующими нормами. Ревизия уместна в нескольких ситуациях:
Смысл аудита — пройти по документам подразделение за подразделением и разложить их на три стопки: соответствующие нормам, требующие правки и подлежащие переделке заново. По итогам рождается план с приоритетами: первыми закрывают нарушения, за которые грозят самые крупные штрафы и которые инспектор смотрит в первую очередь (наличие обязательных ЛНА, аккуратность трудовых договоров, ведение табеля, оформление согласий на обработку персональных данных).
На практике проверяющий и внутренний ревизор начинают с зон наибольшего риска: есть ли обязательные локальные акты и подтверждено ли ознакомление с ними под подпись; насколько полны и корректны трудовые договоры (обязательные условия по статье 57 ТК РФ, подписи сторон, экземпляр работнику); ведётся ли табель; как оформлены, актуальны и хранятся согласия на обработку данных; выдержаны ли сроки отчётности. По каждой зоне отмечают, что в норме, а что нет, — и это ложится в план исправлений с ответственными и сроками. Так ресурс уходит на дорогие нарушения, а не на мелочи.
Для самопроверки удобны проверочные листы (чек-листы) Роструда из Приказа от 01.02.2022 № 20 и бесплатный сервис «Электронный инспектор» на портале «Онлайнинспекция.рф» — он моделирует проверку по тем же критериям, что и живой инспектор.
- накануне плановой или внеплановой проверки государственной инспекции труда (ГИТ);
- при передаче дел новому специалисту или руководителю;
- при слиянии и присоединении юрлиц, когда сходятся разные кадровые практики.
Смысл аудита — пройти по документам подразделение за подразделением и разложить их на три стопки: соответствующие нормам, требующие правки и подлежащие переделке заново. По итогам рождается план с приоритетами: первыми закрывают нарушения, за которые грозят самые крупные штрафы и которые инспектор смотрит в первую очередь (наличие обязательных ЛНА, аккуратность трудовых договоров, ведение табеля, оформление согласий на обработку персональных данных).
На практике проверяющий и внутренний ревизор начинают с зон наибольшего риска: есть ли обязательные локальные акты и подтверждено ли ознакомление с ними под подпись; насколько полны и корректны трудовые договоры (обязательные условия по статье 57 ТК РФ, подписи сторон, экземпляр работнику); ведётся ли табель; как оформлены, актуальны и хранятся согласия на обработку данных; выдержаны ли сроки отчётности. По каждой зоне отмечают, что в норме, а что нет, — и это ложится в план исправлений с ответственными и сроками. Так ресурс уходит на дорогие нарушения, а не на мелочи.
Для самопроверки удобны проверочные листы (чек-листы) Роструда из Приказа от 01.02.2022 № 20 и бесплатный сервис «Электронный инспектор» на портале «Онлайнинспекция.рф» — он моделирует проверку по тем же критериям, что и живой инспектор.
Типы кадровых документов
По назначению бумаги делят на четыре группы:
- ОрганизационныеЛокальные нормативные акты1
- РаспорядительныеПриказы, распоряжения2
- Информационно-справочныеЗаявления, служебные записки, справки, акты3
- УчётныеЛичные карточки, табель, журналы регистрации4
Ключевая разница: организационные (ЛНА) работают постоянно и на всех, тогда как остальные рождаются внутри конкретной процедуры — по событию (приём, перевод, отпуск) — и привязаны к отдельному человеку.
Обязательные кадровые документы
Часть бумаг обязательна для всех, независимо от отрасли и размера штата. При этом обязательность документа и обязательность его формы — не одно и то же: унифицированные формы Т-серии с 1 января 2013 года применять не обязательно, работодатель вправе завести собственные бланки, сохранив обязательные реквизиты первичного учётного документа (статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»); Постановление Госкомстата № 1 носит рекомендательный характер. Исключение — отдельные бумаги, форма которых задана специальными нормами.
Полный набор для конкретной организации зависит от специфики: при сменной работе добавляется график сменности (статья 103 ТК РФ), при командировках — соответствующее положение, при вредных или опасных условиях — материалы специальной оценки условий труда (Федеральный закон № 426-ФЗ) и т. д. Развёрнутый перечень с требованиями к формам — в статье «Обязательные кадровые документы»
Сводная таблица: обязательность, форма, основание и срок хранения
Кадровику удобнее видеть по каждой бумаге сразу всё: обязательна ли она, свободна ли форма, чем установлена и сколько её держать. Ниже — такая сводка по основным документам (сроки хранения — по Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236)
Такая сводка выручает при ревизии: обязательной бумаги нет — это риск; форма свободна, а компания по инерции печатает устаревшие бланки — повод обновить шаблоны.
Типичные ошибки и штрафы
Промахи в оформлении наказываются по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ, а нарушения при работе с персональными данными — по статье 13.11 КоАП РФ. При большом штате риск выше: инспекция вправе считать отдельные штрафы по числу работников или договоров, так что итог одной проверки бывает внушительным.
Чаще всего спотыкаются на простом: приказ без визы и подписи; оригинал заявления не подшит в личное дело; вместо предписанной формы — собственный бланк, не содержащий все необходимые реквизиты; при приёме собран неполный пакет; согласие на обработку данных вшито в трудовой договор вместо отдельной бумаги (а с 1 сентября 2025 года это уже нарушение — см. раздел 7); нет подписи об ознакомлении с ЛНА.
Обычно такие промахи носят системный характер, а не разовый: причина — отсутствие единых шаблонов, размытая ответственность между подразделениями и ручной контроль сроков. Латать их поштучно бессмысленно — надёжнее выстроить процесс: закрепить типовые формы, маршруты согласования и подписания, регламент ознакомления и календарь отчётности. При большом потоке бумаг такой процесс тяжело удержать вручную — и первым делом автоматизируют именно его.
Обычно такие промахи носят системный характер, а не разовый: причина — отсутствие единых шаблонов, размытая ответственность между подразделениями и ручной контроль сроков. Латать их поштучно бессмысленно — надёжнее выстроить процесс: закрепить типовые формы, маршруты согласования и подписания, регламент ознакомления и календарь отчётности. При большом потоке бумаг такой процесс тяжело удержать вручную — и первым делом автоматизируют именно его.
Что меняется при масштабе: порог примерно в 500 человек
С ростом численности документальная работа перестаёт быть россыпью отдельных бумаг и становится процессом, которым нужно управлять. Меняются не сами нормы, а цена промаха и нагрузка:
- Штраф множится на число людейЕдинственная ошибка в шаблоне договора или в порядке ознакомления при штате в тысячи человек — это не единичный, а массовый дефект, и санкция на проверке растёт пропорционально.
- Сроки становятся жёсткимиПодраздел 1.1 ЕФС-1 при приёме и увольнении уходит на следующий рабочий день; при десятках событий в сутки удержать этот срок вручную непросто.
- География всё усложняетКогда офисы разбросаны по стране, пересылка бумажных заявлений, приказов и листов ознакомления растягивает процессы и рвёт документооборот.
- Единый стандарт важнее гибкостиВ большой компании выигрывает не индивидуальный подход к каждой бумаге, а типизация: общие шаблоны, регламенты и маршруты согласования по всем площадкам.
- Связка с учётной системой обязательнаРучной перенос данных между кадровой и расчётной программами (1С:ЗУП) на объёме порождает расхождения — процессы нужно соединить.
Именно на этом масштабе автоматизация из приятной опции превращается в инструмент управления риском и сроками — к чему мы вернёмся в разделе 11.
Что изменилось в трудовом законодательстве в 2026 году
Нормы и смежные правила обновляются ежегодно, и за актуальностью бумаг и расчётов приходится следить. Ключевое, что действует с 2026 года (сведения приведены на дату публикации; блок обновляется каждый год):
- МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 ₽ (в 2025-м было 22 440 ₽). Зарплата за полностью отработанную норму не может опускаться ниже этой планки; цифра влияет и на отпускные, и на ряд пособий
- Предельная база по страховым взносам поднята до 2 979 000 ₽; максимальное дневное пособие по больничному — 6 827,40 ₽.
- С 1 марта 2026 года квоты рабочих мест для инвалидов распространены на обособленные подразделения — это прямо касается сетевых компаний, которым придётся пересчитать квоты по каждой площадке.
- Сохраняются ужесточённые санкции за нарушения с персональными данными (с 30 мая 2025 года) и правило оформлять согласие на их обработку отдельной бумагой (с 1 сентября 2025 года).
При таком объёме сверок ручное ведение бумаг становится узким местом — часть операций логично перенести в электронный формат (см. раздел 11).
Отдел кадров: функции, структура, штат
Кадровая служба отвечает за оформление трудовых отношений и соблюдение закона. Её работу дробят на участки: оформление процедур (приём, перевод, увольнение), рабочее время и отпуска, воинский учёт, отчётность, хранение бумаг и защита персональных данных. Такое разделение уменьшает риск ошибок и делает поток управляемым.
Отдельное подразделение под эти задачи появляется не в каждой компании. Порога в законе нет, но на практике самостоятельный отдел выделяют в компаниях с численностью примерно от 500 работников: он предполагает как минимум начальника и двух-трёх специалистов. Причина — типичная нагрузка на одного человека (о ней ниже, в блоке про численность): при штате в несколько сотен один сотрудник уже не справляется. В компаниях поменьше отдельного отдела нет — всё ведёт один кадровик, который сидит либо в бухгалтерии, либо в службе персонала (HR), а часто ещё и совмещает это с другими обязанностями.
Требования к квалификации задаёт профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» (утверждён приказом Минтруда). Он расписывает трудовые функции — от документационного обеспечения до администрирования процессов — и служит опорой для должностных инструкций.
Требования к квалификации задаёт профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» (утверждён приказом Минтруда). Он расписывает трудовые функции — от документационного обеспечения до администрирования процессов — и служит опорой для должностных инструкций.
Структура отдела кадров
Как устроить службу, зависит от структуры бизнеса
- Централизованная модель
В централизованной модели всё ведётся из единого центра (нередко — общего центра обслуживания, ОЦО), а бизнес-подразделения лишь инициируют события; это даёт единообразие и контроль, но требует отлаженной передачи бумаг.
- Децентрализованная модель
В децентрализованной часть операций выполняют на местах — быстрее оформление, но сложнее держать общий стандарт. Для сетевого бизнеса важно заранее договориться, что делается в центре, что на местах, как между ними ходят документы и кто отвечает за сроки.
Отличается и подчинённость. В компании на несколько сотен человек отдел кадров нередко замкнут прямо на генерального директора. По мере роста он, как правило, входит в дирекцию по персоналу и подчиняется HR-директору или заместителю гендиректора по персоналу; администрирование при этом становится одним из направлений более широкой HR-функции — рядом с подбором, обучением и компенсациями. Полномочия и подчинённость закрепляет положение об отделе, а зоны ответственности конкретных людей — должностные инструкции. Отдельно решают, что вести своими силами, а что отдать на аутсорсинг, — но отвечать перед проверяющими в любом случае будет работодатель.
Штатная численность отдела кадров
Единого норматива по численности закон не задаёт: работодатель считает штат сам, отталкиваясь от объёма бумаг, отрасли и территориальной структуры. Ориентиры есть — межотраслевые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров (например, Постановление Госкомтруда СССР от 06.07.1989 № 233/13-15) и методические рекомендации Минтруда (Приказ от 30.09.2013 № 504 для госучреждений), — но они рекомендательные и рассчитаны в основном на ручной труд.
На деле эффективность службы меряют собственными показателями (KPI). Базовый — нагрузка на одного специалиста, то есть сколько человек он ведёт. Сравнивать эту цифру нужно с осторожностью: круг обязанностей у кадровиков разный (только оформление либо ещё подбор, расчёт зарплаты, воинский учёт), и на результат влияют текучесть, доля ручных операций и уровень автоматизации. С этими оговорками разумный ориентир — около 300 работников на одного специалиста; старые советские нормы, рассчитанные на полностью ручной труд и более широкий круг работ, давали заметно меньше — порядка сотни.
Показатель прямо зависит от автоматизации. У автодилера ГАЗа "АВТОРИТЭЙЛ" (сеть в 17 городах, более 25 обособленных подразделений) после перехода на электронный формат работы с кадровыми документами нагрузка на одного кадровика выросла с 250 до 350 человек — плюс 40% к эффективности; оформление одного документа стало занимать не больше 15 минут, а экономия за первый год составила 1,7 млн рублей при охвате 65% штата.
Кроме нагрузки, эффективность оценивают набором KPI, который удобно разбить на показатели специалиста и показатели руководителя.
На деле эффективность службы меряют собственными показателями (KPI). Базовый — нагрузка на одного специалиста, то есть сколько человек он ведёт. Сравнивать эту цифру нужно с осторожностью: круг обязанностей у кадровиков разный (только оформление либо ещё подбор, расчёт зарплаты, воинский учёт), и на результат влияют текучесть, доля ручных операций и уровень автоматизации. С этими оговорками разумный ориентир — около 300 работников на одного специалиста; старые советские нормы, рассчитанные на полностью ручной труд и более широкий круг работ, давали заметно меньше — порядка сотни.
Показатель прямо зависит от автоматизации. У автодилера ГАЗа "АВТОРИТЭЙЛ" (сеть в 17 городах, более 25 обособленных подразделений) после перехода на электронный формат работы с кадровыми документами нагрузка на одного кадровика выросла с 250 до 350 человек — плюс 40% к эффективности; оформление одного документа стало занимать не больше 15 минут, а экономия за первый год составила 1,7 млн рублей при охвате 65% штата.
Кроме нагрузки, эффективность оценивают набором KPI, который удобно разбить на показатели специалиста и показатели руководителя.
Для специалиста:
- Отсутствие ошибок в бумагах и замечаний по итогам внутренних проверок.
- Соблюдение сроков при приёме, переводе и увольнении, своевременное оформление отпусков и командировок.
- Быстрая выдача работникам справок и копий — по сути SLA службы на их запросы..
- Соблюдение сроков сдачи сведений в госорганы — прежде всего однодневного по подразделу 1.1 ЕФС-1.
- Отсутствие обоснованных жалоб на качество обслуживания.
Для руководителя:
- Выполнение KPI всей службой — процент достижения показателей подразделения.
- Отсутствие нарушений по проверкам — число замечаний и предписаний ГИТ и внутренних аудитов, суммы штрафов.
- Сдача обязательной отчётности в срок — доля отчётов без просрочки.
- Своевременное обновление ЛНА — доля актов, приведённых в соответствие с законом.
- Организация работы отдела — отсутствие просроченных задач и ровная нагрузка между людьми.
К показателям по отделу в целом относят также число обрабатываемых бумаг (нагрузка и скорость рутины), долю электронного оборота (охват КЭДО, от которого зависят скорость и стоимость) и стоимость администрирования в расчёте на одного работника — трудозатраты плюс расходы на печать, доставку и хранение. Пересматривать набор KPI стоит хотя бы раз в год, а также при смене функций службы, внедрении новых систем или крупных правках в законе.
Именно на масштабе в тысячи человек эти цифры становятся управленческими: небольшое улучшение нагрузки или сроков в пересчёте на весь штат даёт ощутимый экономический эффект.
Именно на масштабе в тысячи человек эти цифры становятся управленческими: небольшое улучшение нагрузки или сроков в пересчёте на весь штат даёт ощутимый экономический эффект.
Кадровый учёт: что это и как вести
Учёт — это систематическая фиксация данных о людях: приём, должность, стаж, использованные отпуска, отработанные часы. Он завязан на расчёт зарплаты, отпускных, пособий и прочих выплат, а также на отчётность в государственные органы.
В него входят сведения о людях и их движении (приём, переводы, увольнение); данные о должностях и штатных единицах; учёт рабочего времени с его отклонениями (сверхурочные, ночные, работа в выходные); учёт всех видов отпусков и их остатков; стаж, нужный для отчётности и расчёта пособий. Эти данные — фундамент и для расчётов, и для отчётов: ошибка в отработанном времени или остатке отпуска сразу отражается на выплатах и на сведениях, уходящих в СФР и ФНС.
В чём разница с делопроизводством
- Кадровый учет
Учёт считает и фиксирует цифры; делопроизводство оформляет и подписывает бумаги. Задачи разные и одна другую не подменяет: учёт отвечает на вопрос «сколько и когда» (сколько дней отпуска взято, сколько часов отработано), делопроизводство — «чем это оформлено» (каким приказом дан отпуск, какой бумагой закреплён результат). Особенно наглядно разделение в крупной компании, где расчёт ведёт одна программа, а подписание — другая.
- Документооборот
Это движение бумаг внутри организации: создание, согласование, подписание, регистрация, передача на исполнение и хранение. Учётная программа держит данные и считает, но сам документ (приказ, заявление, уведомление) кто-то должен создать, подписать у уполномоченных лиц и сохранить — это и есть документооборот. С ростом объёма именно движение и подписание становятся самой трудоёмкой частью.
Системы кадрового учёта
Учёт ведут в специализированном софте. Выбор зависит от размера компании, сложности оплаты труда и того, насколько плотно кадры завязаны на расчёт зарплаты. Условно системы делят на несколько классов.
Коротко о каждом классе:
- 1С:Бухгалтерия — кадры ведутся внутри бухгалтерской программы. Годится небольшим и средним компаниям с простым расчётом, где заводить отдельную систему смысла нет. Например, не поддерживается ведение штатного расписания, графика отпусков и табелей учёта рабочего времени.
- 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — самое распространённое в стране кадрово-расчётное решение. Тянет сложный расчёт, разные графики и надбавки; для крупных есть версия КОРП (например, поддерживает работу с управленческой оргструктурой), для госсектора — 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (1С:ЗКГУ).
- БОСС-Кадровик — российская HRM-система для среднего и крупного бизнеса: держит учёт, расчёт зарплаты и управление персоналом в одной базе.
- «Галактика ERP» и «Компас» — отечественные ERP с кадровым контуром; их берут крупные компании, где персонал увязан с финансами, снабжением и производством.
- SAP HCM / SuccessFactors, Oracle HCM — глобальные HCM, широко внедрённые до 2022 года. После ухода вендоров обновления и поддержка ограничены, так что многие переезжают на российские продукты.
Важно помнить: все эти системы ведут данные и считают, но юридически значимый оборот бумаг не заменяют. Подписание и хранение берёт на себя отдельный класс решений — электронный документооборот.
Как учёт стыкуется с КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) не отвечает за кадровый учет — он обеспечивает подписание и хранение документов без бумаг, полностью в электронном виде. Учётная программа и КЭДО дополняют друг друга и обычно интегрированы: события ведутся в учётной системе, а подписание и хранение соответствующих документов идут в КЭДО. Что это за инструмент и что он даёт — в материале «Что такое КЭДО».
Локальные нормативные акты (ЛНА)
Локальные акты — это "законодательство" на уровне компании. Работодатель принимает ЛНА в пределах своих полномочий (статья 8 ТК РФ) и они обязательны для исполнения всеми работниками организации. В отличие от кадровых документов, возникающих по событию и привязанных к человеку, ЛНА задают правила, по которым должны выполняться все бизнес-процессы в компании.
Обязательные и условно обязательные ЛНА
Часть актов нужна каждому работодателю: правила внутреннего трудового распорядка (статья 189 ТК РФ), документ об оплате труда (статья 135), документ о защите персональных данных (статья 86). Другие становятся обязательными по обстоятельствам: положение о командировках — когда есть командировки; положение о премировании — если премии не описаны в положении об оплате; правила сменной работы и графики сменности — при сменном режиме. Ещё ряд документов компания вводит по своему желанию для управления персоналом (скажем, положение об адаптации) — они обязательными не считаются.
Порядок принятия ЛНА
Проект готовит профильное подразделение; при наличии представительного органа работников его согласуют с учётом его мнения (статья 372 ТК РФ); затем руководитель утверждает акт приказом и вводит в действие. Скачанные из интернета образцы без переработки лучше не применять — они могут не учитывать ни специфику компании, ни свежую редакцию норм; акт пишут под конкретного работодателя.
Ознакомление работников с ЛНА
Ознакомить работников с актами, которые касаются их работы, нужно под подпись (часть 2 статьи 22 ТК РФ), а при приёме — ещё до подписания трудового договора (статья 68 ТК РФ). В большой и распределённой компании собирать подписи на бумаге — морока и один из самых частых поводов для претензий ГИТ: подтвердить факт ознакомления бумажными листами на тысячах людей трудно. Закон разрешает делать это электронно (статьи 22.1–22.3 ТК РФ), что и снимает проблему.
Актуализация ЛНА
Акт живёт не один день: меняется закон или внутренние процессы — редакцию пересматривают, а людей заново знакомят с ней под подпись. В крупной компании это регулярная работа — например, ежегодная правка после изменений в законодательстве (см. раздел 2), — и именно на повторных массовых ознакомлениях электронный формат выигрывает сильнее всего.
В компании со штатом от нескольких сотен работников ознакомление с ЛНА автоматизируется в системе EasyDocs: акты рассылаются по подразделениям, работники знакомятся с ними при приёме и при изменениях, а факт и дата ознакомления фиксируются автоматически — с формированием отчёта о том, кто ознакомлен, а кто нет.
Кадровые процессы и их документы
Основной объём работы приходится на кадровые процессы, каждый из которых регулируется своим разделом Трудового кодекса и оформляется своим комплектом документов. По сути ТК задаёт таксономию этих процессов — от приёма до трудовых споров.
Приём и оформление на работу
Приём регулирует раздел III ТК РФ (главы 10–11, статьи 56–71). Он включает получение от кандидата нужных при заключении договора документов (статья 65), сам договор (содержание — статья 57, форма — статья 67) и оформление приёма приказом с фактическим допуском к работе (статья 68). До подписания договора человека под подпись знакомят с относящимися к его работе локальными актами.
В деле участвует комплект: трудовой договор в двух экземплярах, приказ о приёме, личная карточка, при необходимости — договор о материальной ответственности и обязательство о неразглашении. Событие отражают в учёте и передают в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1); при бумажной трудовой книжке делают запись, при электронной — данные уходят в фонд.
Кадровику здесь важны срок и полнота: экземпляр договора выдают работнику под подпись, приказ объявляют в трёхдневный срок, а сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 сдают не позже следующего рабочего дня. Типичные срывы — пропущенные обязательные условия договора (статья 57), запоздалое ознакомление с актами и просрочка однодневного отчёта, особенно при массовом наборе. → Приём на работу.
В деле участвует комплект: трудовой договор в двух экземплярах, приказ о приёме, личная карточка, при необходимости — договор о материальной ответственности и обязательство о неразглашении. Событие отражают в учёте и передают в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1); при бумажной трудовой книжке делают запись, при электронной — данные уходят в фонд.
Кадровику здесь важны срок и полнота: экземпляр договора выдают работнику под подпись, приказ объявляют в трёхдневный срок, а сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 сдают не позже следующего рабочего дня. Типичные срывы — пропущенные обязательные условия договора (статья 57), запоздалое ознакомление с актами и просрочка однодневного отчёта, особенно при массовом наборе. → Приём на работу.
Изменение условий труда и перевод
Глава 12 ТК РФ (статьи 72–76) охватывает изменение согласованных условий. Различают постоянный и временный перевод на другую работу (статьи 72.1, 72.2), перемещение без изменения условий, правку условий по организационным или технологическим причинам (статья 74) и отстранение от работы (статья 76).
От основания зависит и комплект: при изменении по соглашению — допсоглашение к договору и приказ о переводе; при статье 74 — письменное уведомление, а если человек отказался — письменное предложение имеющихся вакансий. Изменения фиксируют в учёте, а если затронута трудовая функция — и в ЕФС-1.
Кадровику важно не выдавать перевод за перемещение и брать согласие там, где оно требуется. По статье 74 уведомляют минимум за два месяца, а организационные или технологические причины должны быть реальными и доказуемыми — иначе правку оспорят. Временный перевод без согласия допустим лишь в исключительных случаях (статья 72.2). → Перевод и изменение условий труда.
От основания зависит и комплект: при изменении по соглашению — допсоглашение к договору и приказ о переводе; при статье 74 — письменное уведомление, а если человек отказался — письменное предложение имеющихся вакансий. Изменения фиксируют в учёте, а если затронута трудовая функция — и в ЕФС-1.
Кадровику важно не выдавать перевод за перемещение и брать согласие там, где оно требуется. По статье 74 уведомляют минимум за два месяца, а организационные или технологические причины должны быть реальными и доказуемыми — иначе правку оспорят. Временный перевод без согласия допустим лишь в исключительных случаях (статья 72.2). → Перевод и изменение условий труда.
Увольнение и прекращение договора
Глава 13 ТК РФ (статьи 77–84.1) отвечает за прекращение договора. Основания собраны в статье 77: соглашение сторон (статья 78), инициатива работника (статья 80) или работодателя (статья 81), обстоятельства вне воли сторон (статья 83) и прочие. У каждого своя процедура, и отход от неё — главный риск.
Оформление собирает документ-основание (заявление, соглашение, уведомление, акты), приказ о прекращении договора (статья 84.1), запись в трудовую книжку или сведения СТД-Р, записку-расчёт и расчётный лист. В последний день человеку отдают книжку (или сведения о трудовой деятельности) и справки и проводят окончательный расчёт (статья 140).
Держите в уме: приказ об увольнении входит в перечень бумаг, которые нельзя вести только электронно (часть 3 статьи 22.1 ТК РФ). Самые дорогие ошибки — нарушение процедуры при увольнении по инициативе работодателя (сроки, мнение профсоюза, предложение вакансий) и просрочка окончательного расчёта; сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 сдают не позже следующего рабочего дня. → Увольнение работника.
Оформление собирает документ-основание (заявление, соглашение, уведомление, акты), приказ о прекращении договора (статья 84.1), запись в трудовую книжку или сведения СТД-Р, записку-расчёт и расчётный лист. В последний день человеку отдают книжку (или сведения о трудовой деятельности) и справки и проводят окончательный расчёт (статья 140).
Держите в уме: приказ об увольнении входит в перечень бумаг, которые нельзя вести только электронно (часть 3 статьи 22.1 ТК РФ). Самые дорогие ошибки — нарушение процедуры при увольнении по инициативе работодателя (сроки, мнение профсоюза, предложение вакансий) и просрочка окончательного расчёта; сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 сдают не позже следующего рабочего дня. → Увольнение работника.
Рабочее время
Раздел IV ТК РФ (главы 15–16, статьи 91–105) задаёт нормирование и учёт: нормальную продолжительность (статья 91), режим (статья 100), сокращённое и неполное время, сверхурочную работу (статья 99), ночные смены и суммированный учёт (статья 104) для непрерывных и сменных производств.
Главная учётная бумага — табель, обязательный для всех (статья 91). Режим закрепляют в ПВТР или договоре, сменную работу — в графиках сменности (статья 103), а привлечение к сверхурочной и ночной работе оформляют приказами и письменными согласиями.
Кадровику важно аккуратно отражать в табеле все отклонения (сверхурочные, ночные, выходные) — от этого напрямую зависят выплаты и отчёты. Сверхурочные ограничены (не более 120 часов в год) и требуют согласия и точного учёта; при суммированном учёте нужно верно задать учётный период. Табеля нет — это состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. → Рабочее время.
Главная учётная бумага — табель, обязательный для всех (статья 91). Режим закрепляют в ПВТР или договоре, сменную работу — в графиках сменности (статья 103), а привлечение к сверхурочной и ночной работе оформляют приказами и письменными согласиями.
Кадровику важно аккуратно отражать в табеле все отклонения (сверхурочные, ночные, выходные) — от этого напрямую зависят выплаты и отчёты. Сверхурочные ограничены (не более 120 часов в год) и требуют согласия и точного учёта; при суммированном учёте нужно верно задать учётный период. Табеля нет — это состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. → Рабочее время.
Время отдыха
Раздел V ТК РФ (главы 17–19, статьи 106–128) охватывает перерывы, выходные, праздники и отпуска: ежегодный основной (28 календарных дней — статья 115), дополнительные, за свой счёт (статья 128) и специальные.
Ключевая бумага — график отпусков, обязательный для всех (статья 123) и утверждаемый не позже чем за две недели до начала года. Отпуск дают приказом; о его начале извещают под подпись минимум за две недели, а отпускные платят не позже чем за три дня до старта (статья 136).
Кадровику важно следить за остатками и не давать им копиться — не отпускать человека два года подряд запрещено. Отдельно — сроки уведомления и выплаты отпускных, корректный отзыв из отпуска и замена его части деньгами только там, где закон это разрешает. → Время отдыха и отпуска
Ключевая бумага — график отпусков, обязательный для всех (статья 123) и утверждаемый не позже чем за две недели до начала года. Отпуск дают приказом; о его начале извещают под подпись минимум за две недели, а отпускные платят не позже чем за три дня до старта (статья 136).
Кадровику важно следить за остатками и не давать им копиться — не отпускать человека два года подряд запрещено. Отдельно — сроки уведомления и выплаты отпускных, корректный отзыв из отпуска и замена его части деньгами только там, где закон это разрешает. → Время отдыха и отпуска
Оплата труда
Раздел VI ТК РФ (главы 20–22, статьи 129–163) регулирует системы и условия оплаты. Зарплата за полностью отработанную норму не может быть ниже МРОТ (статья 133; с 1 января 2026 года — 27 093 ₽) и выплачивается не реже двух раз в месяц в установленные сроки (статья 136).
Условия оплаты фиксируют в договоре и в локальных актах — положении об оплате труда (обязательный документ, статья 135) и, при необходимости, о премировании. С каждой выплатой человеку выдают расчётный листок (статья 136), форму которого работодатель утверждает с учётом мнения представительного органа.
Кадровой и расчётной службе важно выдерживать сроки и порядок выплат: их нарушение тянет ответственность по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ и материальную — по статье 236. Удержания ограничены (статья 138), а индексация под рост цен обязательна (статья 134). Смена системы оплаты — это изменение условий договора и оформляется по соответствующей процедуре. → Оплата труда.
Условия оплаты фиксируют в договоре и в локальных актах — положении об оплате труда (обязательный документ, статья 135) и, при необходимости, о премировании. С каждой выплатой человеку выдают расчётный листок (статья 136), форму которого работодатель утверждает с учётом мнения представительного органа.
Кадровой и расчётной службе важно выдерживать сроки и порядок выплат: их нарушение тянет ответственность по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ и материальную — по статье 236. Удержания ограничены (статья 138), а индексация под рост цен обязательна (статья 134). Смена системы оплаты — это изменение условий договора и оформляется по соответствующей процедуре. → Оплата труда.
Гарантии и компенсации
Раздел VII ТК РФ (главы 23–28, статьи 164–188) закрепляет гарантии и компенсации: по командировкам (статьи 166–168), при исполнении государственных и общественных обязанностей, при совмещении работы с учёбой, а также выходные пособия при прекращении договора (статья 178).
Командировку оформляют приказом о направлении; порядок и размеры возмещения расходов задаёт положение о командировках (условно обязательный ЛНА). Компенсации и гарантии подтверждают приказами, авансовыми отчётами и первичкой по расходам.
Кадровику важно верно квалифицировать поездку именно как командировку, сохранять за человеком средний заработок и не занижать выплаты против норм. Особого внимания требуют выходные пособия при сокращении и ликвидации: их размер и сроки жёстко расписаны, а ошибки дорого стоят в спорах. → Гарантии и компенсации.
Командировку оформляют приказом о направлении; порядок и размеры возмещения расходов задаёт положение о командировках (условно обязательный ЛНА). Компенсации и гарантии подтверждают приказами, авансовыми отчётами и первичкой по расходам.
Кадровику важно верно квалифицировать поездку именно как командировку, сохранять за человеком средний заработок и не занижать выплаты против норм. Особого внимания требуют выходные пособия при сокращении и ликвидации: их размер и сроки жёстко расписаны, а ошибки дорого стоят в спорах. → Гарантии и компенсации.
Дисциплина труда
Раздел VIII ТК РФ (главы 29–30, статьи 189–195) отвечает за поощрения (статья 191) и дисциплинарную ответственность. Взысканий всего три — замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям (статья 192); придумывать другие (например, штрафы) нельзя.
Взыскание требует бумажного следа: акт о проступке, письменное объяснение работника (или акт об отказе его дать) и приказ. До применения объяснение обязаны затребовать, и на него человеку дают два рабочих дня (статья 193).
Строгий порядок из статьи 193 — самая частая причина, по которой суд отменяет увольнения и восстанавливает людей. Кадровику важно уложиться в сроки (взыскание — не позже месяца со дня обнаружения и шести месяцев со дня проступка), затребовать объяснение, соблюсти соразмерность и не наказывать дважды за один проступок. → Дисциплина труда.
Взыскание требует бумажного следа: акт о проступке, письменное объяснение работника (или акт об отказе его дать) и приказ. До применения объяснение обязаны затребовать, и на него человеку дают два рабочих дня (статья 193).
Строгий порядок из статьи 193 — самая частая причина, по которой суд отменяет увольнения и восстанавливает людей. Кадровику важно уложиться в сроки (взыскание — не позже месяца со дня обнаружения и шести месяцев со дня проступка), затребовать объяснение, соблюсти соразмерность и не наказывать дважды за один проступок. → Дисциплина труда.
Обучение и аттестация
Раздел IX ТК РФ (главы 31–32, статьи 195.1–208) регулирует подготовку и дополнительное образование работников, а также применение профстандартов (статья 195.3). Отдельный инструмент — ученический договор (статьи 198–208), который заключают с работником или с ищущим работу.
На обучение направляют приказом, при необходимости — с ученическим договором или соглашением с условием последующей отработки. Аттестацию проводят по положению (ЛНА): собирают комиссию, утверждают график, а итоги закрепляют протоколами и заключениями.
Кадровику важно грамотно прописать отработку и возврат затрат на учёбу при досрочном уходе (статья 249) и вести аттестацию строго по утверждённой процедуре. Её итоги могут стать основанием для перевода или увольнения по несоответствию должности (пункт 3 части 1 статьи 81), а значит, их будут придирчиво проверять в споре. → Обучение и аттестация
На обучение направляют приказом, при необходимости — с ученическим договором или соглашением с условием последующей отработки. Аттестацию проводят по положению (ЛНА): собирают комиссию, утверждают график, а итоги закрепляют протоколами и заключениями.
Кадровику важно грамотно прописать отработку и возврат затрат на учёбу при досрочном уходе (статья 249) и вести аттестацию строго по утверждённой процедуре. Её итоги могут стать основанием для перевода или увольнения по несоответствию должности (пункт 3 части 1 статьи 81), а значит, их будут придирчиво проверять в споре. → Обучение и аттестация
Охрана труда
Раздел X ТК РФ (статьи 209–231) возлагает на работодателя обязанности по охране труда (статья 214): безопасные условия, специальная оценка условий труда (Федеральный закон № 426-ФЗ), обучение, инструктажи, медосмотры и обеспечение средствами индивидуальной защиты.
Здесь тоже солидный комплект: положение о системе управления охраной труда, приказы о назначении ответственных, программы и журналы инструктажей, отчёты и карты СОУТ, направления на медосмотры, карточки учёта выдачи СИЗ. Часть из них допускается вести электронно — кроме тех, что подтверждают прохождение инструктажей.
Нарушения здесь вынесены в отдельную статью с повышенными штрафами (статья 5.27.1 КоАП РФ): допуск без обучения и медосмотра — 110 000–130 000 ₽, необеспечение СИЗ — 130 000–150 000 ₽. Кадровику важно держать под контролем сроки инструктажей, медосмотров и обучения и хранить подтверждающие бумаги. → Охрана труда.
Здесь тоже солидный комплект: положение о системе управления охраной труда, приказы о назначении ответственных, программы и журналы инструктажей, отчёты и карты СОУТ, направления на медосмотры, карточки учёта выдачи СИЗ. Часть из них допускается вести электронно — кроме тех, что подтверждают прохождение инструктажей.
Нарушения здесь вынесены в отдельную статью с повышенными штрафами (статья 5.27.1 КоАП РФ): допуск без обучения и медосмотра — 110 000–130 000 ₽, необеспечение СИЗ — 130 000–150 000 ₽. Кадровику важно держать под контролем сроки инструктажей, медосмотров и обучения и хранить подтверждающие бумаги. → Охрана труда.
Материальная ответственность
Раздел XI ТК РФ (главы 37–39, статьи 232–250) регулирует материальную ответственность обеих сторон. По общему правилу работник отвечает в пределах среднего месячного заработка (статья 241); полная наступает лишь в прямо названных законом случаях (статья 243).
Полную ответственность закрепляют отдельным договором и заключают только с теми, чьи должности и работы входят в утверждённый перечень (статьи 244–245). Чтобы установить ущерб, проводят инвентаризацию и проверку причин, берут письменное объяснение и издают приказ о взыскании.
Кадровику важно подписывать договоры о полной ответственности лишь с теми, кто в перечне, и строго идти по процедуре установления ущерба — иначе взыскание оспорят. Удержания ограничены (статья 138), а суммы сверх среднего заработка взыскивают через суд. → Материальная ответственность.
Полную ответственность закрепляют отдельным договором и заключают только с теми, чьи должности и работы входят в утверждённый перечень (статьи 244–245). Чтобы установить ущерб, проводят инвентаризацию и проверку причин, берут письменное объяснение и издают приказ о взыскании.
Кадровику важно подписывать договоры о полной ответственности лишь с теми, кто в перечне, и строго идти по процедуре установления ущерба — иначе взыскание оспорят. Удержания ограничены (статья 138), а суммы сверх среднего заработка взыскивают через суд. → Материальная ответственность.
Особенности отдельных категорий работников
Раздел XII ТК РФ (статьи 251–351.8) устанавливает особенности труда отдельных групп: женщин и лиц с семейными обязанностями (глава 41), несовершеннолетних (глава 42), совместителей (глава 44), дистанционных работников (глава 49.1), иностранцев (глава 50.1) и других.
У каждой группы — свой набор бумаг и ограничений: медзаключения и согласия при приёме подростков, уведомления в МВД по иностранцам, условие о дистанционном характере работы в договоре, дополнительные гарантии беременным и работникам с детьми.
Кадровику важно помнить о запретах и ограничениях (например, по привлечению женщин и подростков к части работ, к сверхурочным и командировкам) и выдерживать миграционные обязанности при найме иностранцев: просрочка уведомления МВД тянет серьёзные штрафы. Ошибки здесь особенно чувствительны из-за повышенной защиты этих категорий. → Отдельные категории работников.
У каждой группы — свой набор бумаг и ограничений: медзаключения и согласия при приёме подростков, уведомления в МВД по иностранцам, условие о дистанционном характере работы в договоре, дополнительные гарантии беременным и работникам с детьми.
Кадровику важно помнить о запретах и ограничениях (например, по привлечению женщин и подростков к части работ, к сверхурочным и командировкам) и выдерживать миграционные обязанности при найме иностранцев: просрочка уведомления МВД тянет серьёзные штрафы. Ошибки здесь особенно чувствительны из-за повышенной защиты этих категорий. → Отдельные категории работников.
Трудовые споры
Раздел XIII ТК РФ (статьи 352–419) посвящён защите трудовых прав и разрешению споров. Индивидуальные разбирают комиссия по трудовым спорам и суд (статьи 381–397), коллективные — примирительные процедуры (статьи 398–418). Государственный надзор ведёт ГИТ (глава 57, статьи 353–369).
Доказательства в споре и на проверке — это те же кадровые бумаги: договор, приказы, табели, листы ознакомления с ЛНА, документы о взысканиях. Их полнота и аккуратность нередко и решают исход; на проверке ГИТ запрашивают тот же комплект.
Здесь дан обзор; правовую сторону подробно разбираем в разделе «Трудовое право». Кадровику стоит понимать: качество ежедневной бумажной работы и есть подготовка к возможному спору — суд восстанавливает работника чаще из-за нарушенной процедуры и нехватки подтверждений, чем из-за существа самого решения. → Трудовые споры
Любой процесс упирается в документ, который нужно подписать и сохранить. В компании с большим штатом и филиалами именно это — подписание и хранение потока бумаг — и создаёт основную нагрузку, и здесь же переход в цифру даёт максимальную отдачу (см. раздел 11).
Доказательства в споре и на проверке — это те же кадровые бумаги: договор, приказы, табели, листы ознакомления с ЛНА, документы о взысканиях. Их полнота и аккуратность нередко и решают исход; на проверке ГИТ запрашивают тот же комплект.
Здесь дан обзор; правовую сторону подробно разбираем в разделе «Трудовое право». Кадровику стоит понимать: качество ежедневной бумажной работы и есть подготовка к возможному спору — суд восстанавливает работника чаще из-за нарушенной процедуры и нехватки подтверждений, чем из-за существа самого решения. → Трудовые споры
Любой процесс упирается в документ, который нужно подписать и сохранить. В компании с большим штатом и филиалами именно это — подписание и хранение потока бумаг — и создаёт основную нагрузку, и здесь же переход в цифру даёт максимальную отдачу (см. раздел 11).
Персональные данные работников
Обработку персональных данных регулируют глава 14 ТК РФ (статьи 85–90) и Федеральный закон № 152-ФЗ. Работодатель здесь выступает оператором: он обрабатывает сведения о людях (Ф. И. О., паспорт, в установленных случаях — данные о здоровье и т. д.) и обязан держаться принципов законности, ограничения целей и безопасности.
Ключевые обязанности оператора
- Уведомление РоскомнадзораО намерении обрабатывать данные нужно уведомить регулятор через его портал в электронной форме; прежние широкие исключения заметно сузили, и теперь подавать такое уведомление и числиться в реестре операторов обязано большинство работодателей.
- СогласиеС 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных должно оформляться отдельным документом — делать согласие частью трудового договора или прикладывать «пакетом» к другим документам нельзя. Подтверждения того, что согласие получено, работодатель обязан хранить.
- Положение о защите персональных данныхОбязательный ЛНА (статья 86 ТК РФ), с которым знакомят под подпись.
- Ответственный за организацию обработкиНазначается в компании (статья 18.1 № 152-ФЗ); у крупного работодателя это самостоятельная зона, пересекающаяся с информационной безопасностью.
Круг обрабатываемых данных шире, чем кажется: помимо анкеты и паспорта — доходы и банковские реквизиты, а в отдельных случаях и сведения о здоровье (для медосмотров и гарантий), которые относятся к специальным категориям и требуют усиленной защиты. Работает принцип минимизации: брать можно только то, что нужно под заявленную цель, — требовать у человека лишнее неправомерно. Передавать данные третьим лицам (в банк для зарплатного проекта, внешнему провайдеру) допустимо лишь на законном основании и, как правило, с согласия работника.
Ответственность за промахи здесь заметно выросла: с 30 мая 2025 года действуют повышенные штрафы по статье 13.11 КоАП РФ (см. таблицу в разделе 2, а за утечку предусмотрены санкции в миллионы рублей и оборотные штрафы при повторе. Для крупной компании это переводит грамотное оформление согласий и защиту данных из плоскости комплаенса в плоскость финансового риска. Сами согласия и подписи об ознакомлении с положением удобно оформлять и держать в цифре. Подробнее — в статье о персональных данных работников.
Ответственность за промахи здесь заметно выросла: с 30 мая 2025 года действуют повышенные штрафы по статье 13.11 КоАП РФ (см. таблицу в разделе 2, а за утечку предусмотрены санкции в миллионы рублей и оборотные штрафы при повторе. Для крупной компании это переводит грамотное оформление согласий и защиту данных из плоскости комплаенса в плоскость финансового риска. Сами согласия и подписи об ознакомлении с положением удобно оформлять и держать в цифре. Подробнее — в статье о персональных данных работников.
Кадровая отчётность
Работодатель регулярно отчитывается по работникам сразу в несколько ведомств. Состав и периодичность зависят от вида сведений; ниже — сводка основных отчётов.
Памятка по ЕФС-1. Отчёт сдают не целиком, а по подразделам с разной периодичностью, и здесь чаще всего и спотыкаются: подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности) — по событию, причём при приёме и увольнении срок минимальный, следующий рабочий день; подраздел 1.2 (стаж) — раз в год; раздел 2 (взносы на травматизм) — ежеквартально. При потоке событий за сроком по 1.1 приходится следить особо: просрочка даже по одному человеку — уже повод для претензий.
У каждого адресата своя логика. В СФР идут сведения о трудовой деятельности и стаже (ЕФС-1), причём кадровая часть — подраздел 1.1 — привязана к событиям, а не к календарю. В ФНС уходят расчёты по выплатам (РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения) — зона стыка кадров и бухгалтерии. Росстат собирает статистику по численности и зарплате (форма П-4 и другие — смотря по виду деятельности и попаданию в выборку). Взаимодействие с МВД по миграции обязательно при найме иностранцев: уведомления о заключении и прекращении договоров подают в срок, иначе — крупные штрафы. Сведения в центры занятости через «Работу России» отправляют при сокращении, неполной занятости и в ряде других случаев. В крупной компании эти потоки удобно свести в единый календарь с закреплёнными ответственными.
Особая тема — воинский учёт: его ведут все организации, а состав сведений и сроки общения с военкоматами в последние годы не раз уточняли. Ответственность возлагают на конкретного работника, а перечень и формы бумаг задают методические рекомендации Генштаба.
У каждого адресата своя логика. В СФР идут сведения о трудовой деятельности и стаже (ЕФС-1), причём кадровая часть — подраздел 1.1 — привязана к событиям, а не к календарю. В ФНС уходят расчёты по выплатам (РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения) — зона стыка кадров и бухгалтерии. Росстат собирает статистику по численности и зарплате (форма П-4 и другие — смотря по виду деятельности и попаданию в выборку). Взаимодействие с МВД по миграции обязательно при найме иностранцев: уведомления о заключении и прекращении договоров подают в срок, иначе — крупные штрафы. Сведения в центры занятости через «Работу России» отправляют при сокращении, неполной занятости и в ряде других случаев. В крупной компании эти потоки удобно свести в единый календарь с закреплёнными ответственными.
Особая тема — воинский учёт: его ведут все организации, а состав сведений и сроки общения с военкоматами в последние годы не раз уточняли. Ответственность возлагают на конкретного работника, а перечень и формы бумаг задают методические рекомендации Генштаба.
Хранение кадровых документов
Сроки хранения задаёт Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (сама обязанность хранить — Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Нарушить эти сроки — самостоятельный проступок: бумаги по личному составу лежат десятилетиями, потому что нужны для подтверждения стажа.
Хранение держится на трёх опорах: номенклатуре дел отдела (упорядоченный перечень дел со сроками), журналах регистрации (приказов, договоров, движения трудовых книжек) и всё чаще — электронном архиве. Номенклатуру составляют ежегодно, и она задаёт, как формировать дела и передавать их в архив.
Срок 50 лет применяют к делам, законченным после 1 января 2003 года, 75 — к более ранним. Бумаги с разными сроками раскладывают по разным делам.
По истечении срока ничего не уничтожают автоматически: сначала проводят экспертизу ценности, затем составляют акт о выделении к уничтожению и только потом уничтожают в установленном порядке. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения по личному составу передают в архив организации, а при ликвидации — в государственный или муниципальный. Электронный архив в составе КЭДО эту рутину упрощает: сроки привязаны к типу документа, и система сама отслеживает, что и когда пора хранить или выделять, снимая с кадровика ручной контроль по бумажным делам. Подробнее — в статье о хранении кадровых документов
По истечении срока ничего не уничтожают автоматически: сначала проводят экспертизу ценности, затем составляют акт о выделении к уничтожению и только потом уничтожают в установленном порядке. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения по личному составу передают в архив организации, а при ликвидации — в государственный или муниципальный. Электронный архив в составе КЭДО эту рутину упрощает: сроки привязаны к типу документа, и система сама отслеживает, что и когда пора хранить или выделять, снимая с кадровика ручной контроль по бумажным делам. Подробнее — в статье о хранении кадровых документов
Изменения в организации
Отдельного оформления требуют перемены в самой компании: реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), переименование, смена адреса, новые названия должностей или подразделений. Такие события задевают трудовые договоры и штатное расписание и требуют уведомлений, приказов и допсоглашений, а в крупной компании — согласованной работы сразу по всем площадкам.
При реорганизации отношения с людьми, как правило, продолжаются: сама по себе она не основание для расторжения договоров (статья 75 ТК РФ), но требует аккуратного сопровождения — от уведомлений до правок в бумагах. Переименование компании или должности проводят приказом и допсоглашениями к договорам.
Смена адреса или названия, если трудовая функция и условия не меняются, оформляется проще, но всё равно требует правок в документах и, где нужно, уведомления людей. А вот новое имя подразделения или должности задевает штатное расписание, договоры и инструкции — и в крупной компании такая, казалось бы, косметическая правка оборачивается пересмотром десятков бумаг по каждому затронутому человеку, которые нужно оформить и подписать по правилам.
Особый случай — массовое изменение согласованных условий договора по организационным или технологическим причинам (статья 74 ТК РФ): закон требует предупредить людей не позже чем за два месяца и строго выдержать процедуру, иначе изменения оспорят. При большом штате это сотни уведомлений и допсоглашений, которые нужно вручить, подписать и сохранить в сжатые сроки, — и здесь эффект от цифрового оформления особенно заметен.
Смена адреса или названия, если трудовая функция и условия не меняются, оформляется проще, но всё равно требует правок в документах и, где нужно, уведомления людей. А вот новое имя подразделения или должности задевает штатное расписание, договоры и инструкции — и в крупной компании такая, казалось бы, косметическая правка оборачивается пересмотром десятков бумаг по каждому затронутому человеку, которые нужно оформить и подписать по правилам.
Особый случай — массовое изменение согласованных условий договора по организационным или технологическим причинам (статья 74 ТК РФ): закон требует предупредить людей не позже чем за два месяца и строго выдержать процедуру, иначе изменения оспорят. При большом штате это сотни уведомлений и допсоглашений, которые нужно вручить, подписать и сохранить в сжатые сроки, — и здесь эффект от цифрового оформления особенно заметен.
Автоматизация кадрового документооборота: переход на КЭДО
С 2021 года кадровые бумаги разрешено вести в цифре, без бумажного дубликата (статьи 22.1–22.3 ТК РФ). Особенно это выручает компании с большим штатом и разбросанными офисами, где объём подписаний, сроки ознакомления и логистика бумаги становятся критичными.
- Что перевести в цифру нельзяСписок исключений закреплён частью 3 статьи 22.1 ТК РФ: бумажные трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности в них; акты о несчастных случаях на производстве; приказы об увольнении; бумаги, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе подписываемые лично. Остальное можно оформлять и подписывать электронно — подписью допустимого вида (статья 22.3 ТК РФ).
- Что даёт цифра при масштабе:подписание и ознакомление ускоряются независимо от того, где находится человек; приём и процедуры в филиалах идут без пересылки бумаг; появляется единый архив с фиксацией даты и подписи; проще собрать пакет к проверке ГИТ; ниже риск пропустить срок — тот же однодневный по подразделу 1.1 ЕФС-1 или двухмесячное уведомление по статье 74. Учётная система при этом продолжает вести данные и считать, а подписание и хранение берёт на себя КЭДО.
Эффект тем сильнее, чем крупнее объём и шире география. Массовые операции — ознакомление с ЛНА, сбор заявлений на отпуск, подписание приказов и уведомлений — на бумаге требуют физической логистики и ручной сверки, кто что подписал. В цифре они идут централизованно и оставляют доказуемый след: система помнит, какой документ, кем и когда подписан, и строит отчёты о статусе. Это снижает и трудозатраты, и юридический риск — при споре или проверке факт и дата подписания всплывают сами, а не поиском бумажного оригинала. Плюс уходят прямые расходы на печать, доставку и хранение, которые на тысячах человек превращаются в заметную статью.
Какая электронная подпись нужна для кадровых документов
Вид подписи зависит от документа (статья 22.3 ТК РФ). Самые весомые бумаги — трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о взыскании, уведомление об изменении условий договора — работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), а работник — усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной (УНЭП), в том числе полученной через «Госуслуги». Прочие бумаги допускается подписывать более простыми видами — вплоть до простой электронной (ПЭП), если это закреплено соглашением с работником. Правильно подобранная под каждый тип документа подпись — обязательное условие его юридической силы.
Подробнее — о выборе электронной подписи.
Подробнее — о выборе электронной подписи.
С чего начать переход на КЭДО
Переход — это проект, который складывается из нескольких шагов:
- Принять решение и определить, что переводится в цифру (обычно стартуют с массового — ознакомление с ЛНА, заявления, приказы об отпусках).
- Выбрать провайдера КЭДО и модель работы с подписями, наладить связку с учётной программой (1С:ЗУП).
- Издать локальный акт о переходе, зафиксировав порядок и перечень электронных документов.
- Уведомить работников и получить их согласие на электронное взаимодействие (статья 22.2 ТК РФ); отказ не может быть поводом отказать в приёме или уволить, а тем, кто впервые устраивается с 2022 года, согласие не требуется.
- Обучить службу и работников и запустить процессы, контролируя сроки и полноту оформления.
Покажем на демонстрации, как кадровый электронный документооборот работает в компании вашего масштаба. Оставьте заявку — разберём возможности EasyDocs на вашем примере.
Частые вопросы
Чем кадровое делопроизводство отличается от кадрового учёта?
Учёт держит данные о людях и обслуживает расчёты (стаж, отпуска, рабочее время), а делопроизводство оформляет и подписывает бумаги. Слова часто используют как синонимы, но задачи разные и решаются они разными средствами.
Обязательно ли применять унифицированные формы Т-серии?
Издавать сам документ нужно, а вот брать именно унифицированную форму с 1 января 2013 года не обязательно — можно завести свою, сохранив обязательные реквизиты первичного учётного документа (статья 9 № 402-ФЗ). Для отдельных бумаг форму задают специальные нормы.
Какие локальные акты обязательны для всех работодателей?
В частности, правила внутреннего трудового распорядка (статья 189 ТК РФ), документ об оплате труда (статья 135) и документ о защите персональных данных (статья 86). Полный список зависит от специфики: сменная работа, командировки, вредные условия добавляют свои обязательные акты.
Законно ли вести кадровые бумаги в электронном виде?
Да, цифровой формат предусмотрен статьями 22.1–22.3 ТК РФ. Часть документов (они перечислены в части 3 статьи 22.1) переводить в электронный вид нельзя.
Какие документы нельзя перевести в цифру?
Бумажные трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и бумаги о прохождении инструктажей по охране труда (часть 3 статьи 22.1 ТК РФ). Всё остальное можно оформлять электронно.
Сколько хранить кадровые документы?
Сроки задаёт Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236: по личному составу — обычно 50 или 75 лет, табель — 5 лет, график отпусков и согласия на обработку данных — 3 года, ПВТР — год после замены. Штатное расписание и ключевые положения хранят постоянно.
Как подготовиться к проверке ГИТ?
Провести самопроверку по чек-листам Роструда (Приказ от 01.02.2022 № 20) или через «Электронный инспектор» и заранее закрыть несоответствия. Смотрят в первую очередь наличие обязательных бумаг, корректность договоров, ведение табеля и оформление согласий на обработку данных.
С чего начать наведение порядка?
С инвентаризации: собрать список действующих документов и актов, сверить с обязательным составом и разложить на соответствующие норме, требующие правки и подлежащие переделке. Дальше — устранять по приоритету риска.
Нужно ли согласие работника на обработку персональных данных и как его оформить?
Да, в установленных законом случаях. С 1 сентября 2025 года его оформляют отдельной бумагой под конкретную цель — включать в трудовой договор нельзя. Подтверждение того, что согласие получено, работодатель обязан хранить.
Обязан ли работодатель уведомлять Роскомнадзор об обработке данных?
Как правило, да: работодатель — оператор персональных данных, а прежние широкие исключения сузили. Уведомление подают через портал регулятора в электронной форме, после чего оператора вносят в реестр.
Какие штрафы грозят за нарушения?
Для юрлиц: общие нарушения трудового законодательства — 30 000–50 000 ₽ (часть 1 статьи 5.27 КоАП), уклонение от оформления договора — 50 000–100 000 ₽ (часть 3), нарушения охраны труда — от 50 000 ₽ (статья 5.27.1), нарушения с персональными данными — от 150 000 ₽ и выше (статья 13.11). При большом штате суммы считают по числу работников.
Кто отвечает за кадровое делопроизводство в компании?
Кадровая служба или уполномоченный работник; в небольших компаниях функцию нередко тянет бухгалтер. Требования к квалификации задаёт профстандарт «Специалист по управлению персоналом», а зоны ответственности — инструкции и положение об отделе.
Что такое ЕФС-1 и когда её сдавать?
Это единый отчёт для СФР. Сдают его по подразделам с разной периодичностью: 1.1 — по событию (при приёме и увольнении — не позже следующего рабочего дня), 1.2 — раз в год, раздел 2 — ежеквартально.
Обязательна ли личная карточка работника?
Унифицированная форма Т-2 с 2013 года не обязательна как форма, но вести карточку (пусть и по своему бланку) нужно для ряда операций, а для государственных гражданских служащих обязательна Т-2ГС. На практике карточку разумно заводить на каждого.
Каким профстандартом руководствоваться кадровику?
Профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом» (утверждён приказом Минтруда). Он описывает трудовые функции по документационному обеспечению работы с персоналом и служит основой для инструкций и требований к квалификации.
Демонстрация возможностей EasyDocs
Отправьте нам запрос и наши специалисты свяжутся с Вами