Внедрение КЭДО: повысить эффективность кадровика на 40%
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) от EasyDocs помог одному из крупнейших автомобильных дилеров в России компании «АВТОРИТЭЙЛ» всего за год сократить затраты на кадровое администрирование на 1,7 млн рублей
Амбиции привели к необходимости оптимизации бизнес-процессов
Географически бизнес «АВТОРИТЭЙЛА» охватывает 17 городов. У компании более 25 обособленных подразделений. Из центрального офиса в структуры «на местах» идут локальные нормативные акты (ЛНА), обратно — уведомления об ознакомлении. С мест в офис — заявления на прием, отпуск, увольнения и пр., обратно — подписанные уполномоченными лицами бумаги. Переложенная в картинку сеть маршрутов, по которым «путешествуют» документы, напоминает сеть маршрутов авиакомпании. Разве что не каждый перевозчик обслуживает 17 направлений и не у каждого столь высокая плотность на «рейсах», как у крупного дистрибьютора автомобильного транспорта.
Как авиакомпании и аэропорты теряют порой багаж, так и курьерские службы, которые доставляют корреспонденцию, могут ее не довезти. Случаются и форс-мажоры, из-за которых подписи на документах появляются позже, чем положено по законодательству.
И, конечно, документооборот, реализованный «в твердой копии», напоминает эпоху бумажного билета на самолет. Документы надо передавать, сортировать, подшивать, хранить, а при необходимости — физически доставать нужную папку и перебирать ее содержимое в поисках требующейся бумаги.
И все это накладывается на то, что «АВТОРИТЭЙЛ» очень сильно растет. Логично, что компания со временем пришла к необходимости внедрять КЭДО.
Осознанный выбор
Географически бизнес «АВТОРИТЭЙЛА» охватывает 17 городов. У компании более 25 обособленных подразделений. Из центрального офиса в структуры «на местах» идут локальные нормативные акты (ЛНА), обратно — уведомления об ознакомлении. С мест в офис — заявления на прием, отпуск, увольнения и пр., обратно — подписанные уполномоченными лицами бумаги. Переложенная в картинку сеть маршрутов, по которым «путешествуют» документы, напоминает сеть маршрутов авиакомпании. Разве что не каждый перевозчик обслуживает 17 направлений и не у каждого столь высокая плотность на «рейсах», как у крупного дистрибьютора автомобильного транспорта.
Как авиакомпании и аэропорты теряют порой багаж, так и курьерские службы, которые доставляют корреспонденцию, могут ее не довезти. Случаются и форс-мажоры, из-за которых подписи на документах появляются позже, чем положено по законодательству.
И, конечно, документооборот, реализованный «в твердой копии», напоминает эпоху бумажного билета на самолет. Документы надо передавать, сортировать, подшивать, хранить, а при необходимости — физически доставать нужную папку и перебирать ее содержимое в поисках требующейся бумаги.
И все это накладывается на то, что «АВТОРИТЭЙЛ» очень сильно растет. Логично, что компания со временем пришла к необходимости внедрять КЭДО.
Осознанный выбор
Инициатором выступила руководитель направления кадрового администрирования Евгения Рязанова.
По ее словам, в обоснование необходимости перехода на кадровый электронный документооборот легли такие факторы как целесообразность, экономическая выгода и преимущества, вытекающие из оптимизации бизнес-процессов. «Пришлось приложить усилия, для того чтобы убедить менеджмент в полезности данного шага», — рассказывает Рязанова.
По ее словам, в обоснование необходимости перехода на кадровый электронный документооборот легли такие факторы как целесообразность, экономическая выгода и преимущества, вытекающие из оптимизации бизнес-процессов. «Пришлось приложить усилия, для того чтобы убедить менеджмент в полезности данного шага», — рассказывает Рязанова.
Для первичного выбора подрядчика рабочая группа воспользовалась табличкой от EasyDocs (вы можете скачать ее здесь). В ней перечислены критерии, которые стоит учесть при анализе имеющихся на рынке решений.
Табличка позволила определить круг перспективных потенциальных поставщиков КЭДО, в него вошли восемь компаний (список лидеров рынка доступен по этой ссылке). Среди них был объявлен тендер. Основные моменты, на которые ориентировался «АВТОРИТЭЙЛ»:
Евгения Рязанова особо отмечает, что для клиентов, которые используют КЭДО или думают над тем, чтобы на него перейти, крайне важна компетентность поставщика в кадровом законодательстве. «Нужен специалист по кадровому администрированию и сопровождению, который понимает ТКРФ,может подсказать, как выстроить процессы электронного документооборота в соответствии с нормативной базой и знает, как с тем или иным вопросом справляются другие компании».
Внедрение: необходимость адаптации и убеждения
Активная фаза внедрения началась в мае 2023 года. У нее были свои вызовы, связанные с тем, что компания сама по себе масштабная и к тому же, как было отмечено, представлена в 17 городах. Деловая практика, организационная структура давно сложились и устоялись. Возникло большое количество запросов на доработку решения EasyDocs, чтобы учесть все нюансы управления «АВТОРИТЭЙЛА», «наложить» его на обычаи делового оборота. Отметим, что на решение задачи по подстройке — доработке нюансов — ушло совсем немного времени.
Исходя из требований информационной безопасности приложение было установлено на сервера клиента (on-premise).
Если говорить о человеческом факторе, в данном аспекте все оказалось проще. Коллектив воспринял переход на КЭДО в целом позитивно. Сопротивление инновациям присутствовало и до сих пор время от времени проявляется, но не является серьезным. Одна из причин связана с тем, что для регистрации в системе КЭДО требуется аккаунт на портале «Госуслуги». В силу различных причин какая-то часть работников «Госуслуги» избегает. Вторая причина — традиционное доверие к документу, который можно взять в руки и сохранить в виде твердой копии. «Бумага — это надежно, это греет душу. До сих пору меня время от временипросят печатную копию. Говорят, что да, я зарегистрирован в КЭДО, но дайте мне, пожалуйста, также и подписанный документ на бумаге», – рассказывает Евгения Рязанова.
Третьим несколько сдерживающим фактором было то, что не все сотрудники понимали те выгоды, которые они получат от КЭДО.
Все три причины сопротивления поддаются «лечению». Сомнения в полезности КЭДО и в том, что электронный документ столь же надежен, как и бумажный, развеваются через разъяснительную работу и через практику: чем дольше успешно работает инновационный документооборот, тем больше у него сторонников. Отказ, который связан с неприятием «Госуслуг», компания намерена решить через создание корпоративного удостоверяющего центра, который будет подтверждать личность сотрудника.
В настоящее время КЭДО охвачено 65% работников «АВТОРИТЭЙЛА». В 2024 году этот показатель будет доведен до 90%, в будущем — до 98%.
Быстрее, прозрачнее и... сильно дешевле
Спустя более чем год использования КЭДО, можно сформулировать ключевые преимущества, помимо финансовых (о них чуть ниже), для бизнеса.
«Разумеется, какие-то минусы от КЭДО тоже есть, но они все носят рабочий характер и все решаемы. Они связаны с необходимостью адаптации системы под наши нужды и нашей адаптации к ней, что по сути лишь вопрос времени. Плюсы многократно перекрывают минусы», — говорит Евгения Рязанова.
Экономия
«АВТОРИТЭЙЛ» ведет учет эффективности своих инвестиций в КЭДО.
За несколько месяцев 2023 года при, напомним, охвате КЭДО 65% штата экономия на кадровом документообороте составила 1,7 млн рублей. В 2024 году она вырастет как за счет увеличения охвата, так и за счет роста численности компании почти в два раза.
Если смотреть на эффективность через обслуживающую норму — количество сотрудников, приходящихся на одного кадровика, то она выглядит следующим образом:
КЭДО не решает всех проблем
Кадровый электронный документооборот существенно упростил работу с локальными нормативными актами.
Неудобство традиционного метода при операциях с ЛНА очевидно. Издаваемый руководством акт передается на ознакомление и подписание сотрудникам в бумажном виде. На что требуется, во-первых, время, а оно по ТК РФ весьма ограничено; во-вторых, необходим ручной контроль за подписанием; в-третьих, затраты на физический сбор подписей; в-четвертых, относительно высока вероятность ошибки — работник не поставил свою подпись, потому что про него забыли или не проследили, а это чревато серьезными последствиями.
В КЭДО весь процесс в силу прозрачности оперативен и прозрачен: документ отправляется на подпись в электронном виде, безошибочно доставляется до адресата, адресат опять же безошибочно информируется. В системе виден статус — дата доставки и наличие или отсутствие подписи. При ее отсутствии можно выставить автоматическое напоминание.
Для подразделений, в которых есть те, кто еще не подключен к КЭДО, назначается ответственный сотрудник: ему передается задача довести ЛНА до коллег, пока еще находящихся в «оффлайне».
С кадровика КЭДО, если говорить об ЛНА, снимает огромный груз и трудозатрат и ответственности. Правда, прозрачный контроль — только часть дела. Факт доведения ЛНА до сотрудника, к сожалению, вовсе не гарантирует своевременного ознакомления с документом и его подписания. Однако это уже и не проблема кадровой службы, и в целом она выходит за рамки КЭДО.
Доработка продолжается
Чем сложнее и разветвленнее оргструктура и чем активнее развивается бизнес, тем больше задач и потребностей у компании возникает в отношении КЭДО. «АВТОРИТЭЙЛ», который находится в фазе экстенсивного роста, не перестает генерировать новые интересные запросы.
«Мое руководство хочет иметь возможность подписывать документы — приказ, дополнительное соглашение и заявление — пакетом, одной кнопкой, а не каждый в отдельности», — говорит Евгения Рязанова. Подобная опция актуальна для начальников структурных подразделений, которым в период пиковых нагрузок — отпусков, реорганизации, выпуска ЛНА — приходится в день ставить подпись на десятках, а то и сотнях «бумаг».
Табличка позволила определить круг перспективных потенциальных поставщиков КЭДО, в него вошли восемь компаний (список лидеров рынка доступен по этой ссылке). Среди них был объявлен тендер. Основные моменты, на которые ориентировался «АВТОРИТЭЙЛ»:
- функционал. «Мы хотели иметь возможность выполнять в КЭДО все операции, которые разрешены по ТК РФ. Нам не хотелось запускаться по частям, например, только прием на работу, отпуск или что-то еще. Нам было необходимо все», — комментирует Евгения Рязанова;
- простота интерфейса. «Значительную часть поставщиков мы отбросили именно из-за неудобства интерфейса», — говорит представитель компании;
- возможность работать вне собственной корпоративной системы;
- гибкое согласование доработок;
- цена.
Евгения Рязанова особо отмечает, что для клиентов, которые используют КЭДО или думают над тем, чтобы на него перейти, крайне важна компетентность поставщика в кадровом законодательстве. «Нужен специалист по кадровому администрированию и сопровождению, который понимает ТКРФ,может подсказать, как выстроить процессы электронного документооборота в соответствии с нормативной базой и знает, как с тем или иным вопросом справляются другие компании».
Внедрение: необходимость адаптации и убеждения
Активная фаза внедрения началась в мае 2023 года. У нее были свои вызовы, связанные с тем, что компания сама по себе масштабная и к тому же, как было отмечено, представлена в 17 городах. Деловая практика, организационная структура давно сложились и устоялись. Возникло большое количество запросов на доработку решения EasyDocs, чтобы учесть все нюансы управления «АВТОРИТЭЙЛА», «наложить» его на обычаи делового оборота. Отметим, что на решение задачи по подстройке — доработке нюансов — ушло совсем немного времени.
Исходя из требований информационной безопасности приложение было установлено на сервера клиента (on-premise).
Если говорить о человеческом факторе, в данном аспекте все оказалось проще. Коллектив воспринял переход на КЭДО в целом позитивно. Сопротивление инновациям присутствовало и до сих пор время от времени проявляется, но не является серьезным. Одна из причин связана с тем, что для регистрации в системе КЭДО требуется аккаунт на портале «Госуслуги». В силу различных причин какая-то часть работников «Госуслуги» избегает. Вторая причина — традиционное доверие к документу, который можно взять в руки и сохранить в виде твердой копии. «Бумага — это надежно, это греет душу. До сих пору меня время от временипросят печатную копию. Говорят, что да, я зарегистрирован в КЭДО, но дайте мне, пожалуйста, также и подписанный документ на бумаге», – рассказывает Евгения Рязанова.
Третьим несколько сдерживающим фактором было то, что не все сотрудники понимали те выгоды, которые они получат от КЭДО.
Все три причины сопротивления поддаются «лечению». Сомнения в полезности КЭДО и в том, что электронный документ столь же надежен, как и бумажный, развеваются через разъяснительную работу и через практику: чем дольше успешно работает инновационный документооборот, тем больше у него сторонников. Отказ, который связан с неприятием «Госуслуг», компания намерена решить через создание корпоративного удостоверяющего центра, который будет подтверждать личность сотрудника.
В настоящее время КЭДО охвачено 65% работников «АВТОРИТЭЙЛА». В 2024 году этот показатель будет доведен до 90%, в будущем — до 98%.
Быстрее, прозрачнее и... сильно дешевле
Спустя более чем год использования КЭДО, можно сформулировать ключевые преимущества, помимо финансовых (о них чуть ниже), для бизнеса.
- Прозрачность. В системе содержится информация по кадровым документам в отношении каждого подключенного к ней работника. Для доступа к этой информации кадровику или самому работнику достаточно потратить пару минут. Что повышает управляемость: прохождение документа, его текущий статус можно увидеть в любой момент времени и предпринять, если требуется, необходимые действия.
- Надежность. Заявление, ЛНА и пр. не теряются, не могут испорчены или искажены.
- Оперативность. Оформление документов, их отправка и другие операции занимают максимум 15 минут, что значительно быстрее, чем при традиционном методе — с распечатыванием файла, передачей его на подпись, отправлением и всеми остальными сопутствующими процедурами.
«Разумеется, какие-то минусы от КЭДО тоже есть, но они все носят рабочий характер и все решаемы. Они связаны с необходимостью адаптации системы под наши нужды и нашей адаптации к ней, что по сути лишь вопрос времени. Плюсы многократно перекрывают минусы», — говорит Евгения Рязанова.
Экономия
«АВТОРИТЭЙЛ» ведет учет эффективности своих инвестиций в КЭДО.
За несколько месяцев 2023 года при, напомним, охвате КЭДО 65% штата экономия на кадровом документообороте составила 1,7 млн рублей. В 2024 году она вырастет как за счет увеличения охвата, так и за счет роста численности компании почти в два раза.
Если смотреть на эффективность через обслуживающую норму — количество сотрудников, приходящихся на одного кадровика, то она выглядит следующим образом:
- до внедрения КЭДО один кадровик обслуживал 250 работников;
- после внедрения КЭДО один кадровик обслуживает 350 работников.
КЭДО не решает всех проблем
Кадровый электронный документооборот существенно упростил работу с локальными нормативными актами.
Неудобство традиционного метода при операциях с ЛНА очевидно. Издаваемый руководством акт передается на ознакомление и подписание сотрудникам в бумажном виде. На что требуется, во-первых, время, а оно по ТК РФ весьма ограничено; во-вторых, необходим ручной контроль за подписанием; в-третьих, затраты на физический сбор подписей; в-четвертых, относительно высока вероятность ошибки — работник не поставил свою подпись, потому что про него забыли или не проследили, а это чревато серьезными последствиями.
В КЭДО весь процесс в силу прозрачности оперативен и прозрачен: документ отправляется на подпись в электронном виде, безошибочно доставляется до адресата, адресат опять же безошибочно информируется. В системе виден статус — дата доставки и наличие или отсутствие подписи. При ее отсутствии можно выставить автоматическое напоминание.
Для подразделений, в которых есть те, кто еще не подключен к КЭДО, назначается ответственный сотрудник: ему передается задача довести ЛНА до коллег, пока еще находящихся в «оффлайне».
С кадровика КЭДО, если говорить об ЛНА, снимает огромный груз и трудозатрат и ответственности. Правда, прозрачный контроль — только часть дела. Факт доведения ЛНА до сотрудника, к сожалению, вовсе не гарантирует своевременного ознакомления с документом и его подписания. Однако это уже и не проблема кадровой службы, и в целом она выходит за рамки КЭДО.
Доработка продолжается
Чем сложнее и разветвленнее оргструктура и чем активнее развивается бизнес, тем больше задач и потребностей у компании возникает в отношении КЭДО. «АВТОРИТЭЙЛ», который находится в фазе экстенсивного роста, не перестает генерировать новые интересные запросы.
«Мое руководство хочет иметь возможность подписывать документы — приказ, дополнительное соглашение и заявление — пакетом, одной кнопкой, а не каждый в отдельности», — говорит Евгения Рязанова. Подобная опция актуальна для начальников структурных подразделений, которым в период пиковых нагрузок — отпусков, реорганизации, выпуска ЛНА — приходится в день ставить подпись на десятках, а то и сотнях «бумаг».
“
В EasyDocs реализована возможность массового подписания документов со стороны работодателя. Если подписант понимает. что он подписывает и доверяет своим кадровым специалистам, то может просмотреть список с названиями документов, выделить все документы и подписать их одним кликом
Еще один вопрос возникает с подписанием ЛНА в подразделениях, в которых есть не подключенные к КЭДО работники. Как было отмечено выше, в таких подразделениях через систему назначается ответственный, который обязан ознакомить сотрудников с актом и отдать его на подпись. ЛНА приходится пересылать почтой, что, конечно, не очень удобно. Получается двойная работа: ввести ЛНА в КЭДО и параллельно отправить его в виде бумаги, подписанной уже физически, в соответствующие корпоративные структуры.
“
В крупных организациях всегда находится несколько сотрудников, которые категорически против электронного документооборота. Их процент незначителен и обычно не превышает 1%. Однако из-за этого работодателям приходится подписывать ЛНА на бумаге, чтобы ознакомить с ЛНА работников, которые не перешли на КЭДО. Таким образом, в КЭДО загружаются сканы ЛНА, подписанных на бумаге, и работодателям приходится поддерживать и электронный, и бумажный документооборот
Что делать в такой ситуации? В идеале — перевести на КЭДО 100% работников. Чем это выгодно, мы пояснили в своей базовой статье о кадровом электронном документообороте.