Что такое КЭДО и как внедрить его в компании?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это способ обмена кадровыми документами между работником и работодателем в электронном виде без дублирования на бумаге.

КЭДО регулируется статьями 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса РФ.

КЭДО является обязательным для работников, чей трудовой стаж начался после 31.12.21 г. В остальных случаях переход на КЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Все расходы по внедрению и поддержке КЭДО, в том числе по выпуску сертификатов электронных подписей для работников, несет работодатель.

Обмен электронными документами осуществляется в информационной системе (системе КЭДО) по выбору работодателя. Разработчика облачной системы КЭДО, который предоставляет доступ к сервису КЭДО по подписке, называют провайдером КЭДО.

EasyDocs - первопроходец на рынке КЭДО. Первого клиента мы подключили к кадровому документообороту в 2019 году, еще до изменений в Трудовом кодексе. Нашим решением пользуется более двухсот компаний с численностью от нескольких десятков до нескольких тысяч сотрудников. В этой статье мы делимся нюансами выбора системы КЭДО и ее внедрения в Вашем бизнесе.

Система КЭДО - это информационная система для создания, подписания, использования и хранения работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов в электронном виде. Она объединяет документы и процессы, связанные с управлением персоналом, переводит их из бумажного вида в электронный, позволяя работодателю и работнику подписывать их с помощью электронной подписи (ЭП).

Можно привести такой пример. Представьте себе покупку авиабилета по старинке: в кассе в виде бумажного носителя. Так устроен типичный кадровый документооборот в пока еще многих компаниях. Современность: авиабилет вы покупаете через Интернет. «Физически» его не существует, он есть только в информационной базе данных. При этом он столь же реален и носит такой же статус с юридической точки зрения, что и бумажный.

Есть два основных вида документооборота:

1. Внешний документооборот - обмен документами с внешними контрагентами или государственными органами.
2. Внутренний документооборот - обмен документами внутри организации.

К системам, которые обеспечивают внешний документооборот, относятся следующие:

• Системы сдачи отчетности - подача налоговых деклараций, деклараций в социальный фонд России и др.
• Операторы ЭДО - системы обмена счетами-фактурами и УПД (формализованные документы, которыми в силу закона можно обмениваться только через операторов ЭДО, которые имеют аккредитацию в Федеральной налоговой службе).
• Системы электронного документооборота (СЭД). Они позволяют обмениваться с внешними контрагентами неформализованными документами (все, кроме счетов-фактур, УПД, ЭТрН), например, договоры, акты выполненных работ и счета. Большинство операторов ЭДО также позволяют обмениваться неформализованными документами.
• EDI-провайдеры - системы, обеспечивающие обмен данными между организациями, например, обмен данными о поставляемых товарах между производителем и розничной сетью.

К функционалу систем электронного документооборота (СЭД), отвечающих за внутренний документооборот, относится:

• регистрация входящей корреспонденции и распределение по ответственным
• согласование и регистрация исходящей корреспонденции
• согласование договоров, заказов на покупку, актов выполненных работ, счетов на оплату и т.п. с ответственными специалистами внутри организации
• кадровый электронный документооборот

Таким образом, КЭДО - это подвид системы электронного документооборота (СЭД), отвечающий за внутренний документооборот. Но КЭДО также выполняет часть функций внешнего документооборота по созданию, подписанию и обмену неформализованными документами с самозанятыми, исполнителями по договорам ГПХ, ИП и юрлицами, в том числе договоры, акты выполненных работ и счета.

К основным функциям КЭДО относятся:

• подписание и обмен документами, формируемыми в системе кадрового учета работодателя, например, приказы о приеме на работу или переводе в другое подразделение, приказы на отпуск и перенос отпуска, приказы на премию, табели учета рабочего времени, локальные нормативные акты и пр.;
• подписание и обмен документами, формируемыми работниками, например, заявление на отпуск или перенос отпуска, служебная записка на премию или на командировку, согласие на работу в выходной день и др.;
• согласование документов в соответствии с установленными в организации бизнес-процессами;
• предоставление руководителям и работникам информации, связанной с работой. Например, информация о датах отпуска по графику отпусков, остаток неиспользованных дней отпуска, справка 2-НДФЛ и пр.;
• подписание договоров и актов выполненных работ с исполнителями по договорам ГПХ, самозанятыми и ИП.

Особую актуальность кадровый электронный документооборот получил во время пандемии коронавируса Covid-19. Компании были вынуждены отправить значительную часть сотрудников в формат удаленной работы и все кадровые вопросы решать с ними, соответственно, тоже удаленно.
Кроме того, крупные организации, имеющие распределенную структуру и при этом централизованную кадровую службу, также часто переходят на КЭДО, чтобы избавиться от пересылки бумажных документов и связанных с нею рисков.

Кадровый электронный документооборот принципиально отличается от бумажного документооборота, который всего лишь пересылает документ из точки А в точку Б. В КЭДО происходит непосредственно создание документа, согласование, подписание, ознакомление, хранение и передача в систему кадрового учета.

Рассмотрим в качестве примера оформление отпуска.

Работник получает в КЭДО уведомление о предстоящем отпуске и, если планы не изменились, ознакамливается с ним. В 1С: ЗУП автоматически создается документ “Отпуск” с заполненной информацией о работнике и датах отпуска, заявление работника прикрепляется к документу 1С. Таким образом, кадровому специалисту остается только направить на подпись приказ об отпуске. После подписания приказа об отпуске руководителем организации и работником подписанный документ автоматически прикрепится к документу 1С: ЗУП “Отпуск”. На этом оформление отпуска завершено.

Если планы работника на отпуск изменились, то он, зайдя в систему КЭДО и найдя соответствующий шаблон документа, составляет заявление на перенос отпуска и подписывает его электронной подписью. Заявление уходит на согласование по установленному маршруту: как правило, на административного руководителя работника, далее на подпись руководителю организации с правом подписания кадровых документов, и, в итоге, поступает в работу кадровому специалисту в 1С: ЗУП, где такое заявление автоматически скорректирует график отпусков.
На уровне системы кадрового учета, например, 1С: ЗУП, происходит следующее. В ней появляется полноценный с юридической точки зрения документ, а не просто некая картинка. Система понимает, кто его создал, кто и когда его подписал, какие в нем содержатся данные: день ухода в отпуск и день выхода на работу. Это юридически значимый документ, точно такой же по статусу, как и «обычное» бумажное заявление, скрепленное собственноручными подписями сторон и хранящееся в папке у кадровика.

Есть преимущества кадрового документооборота, которые лежат на поверхности, и есть те, которые очевидны только тем, кто его уже использовал.

Само собой разумеющиеся плюсы КЭДО:

• нет необходимости в бумагах. Что дает сразу несколько выгод: они не потеряются; их не надо физически пересылать, раздавать и затем собирать, а также где-то хранить;
• доступ к документам и для работодателя, и для сотрудников возможен из любой точки, в которой есть Интернет. Что удобно не только для найма-перевода-увольнения, но и, например, сбора бумаг для оформления ипотеки или визы;
• функции автоматизации. Они ускоряют документооборот сам по себе, а еще убирают ошибки. Так, работник при должной настройке программы не сможет выбрать для себя неположенные ему дни отпуска, система просто не даст ему это сделать. Что означает, что заявление будет заполнено сразу корректно, его не придется переписывать и переподписывать;
• работа с документами с помощью информационных технологий избавляет от необходимости для работника физически являться в кабинет кадрового специалиста или передавать документ через коллег или как-то взаимодействовать с курьером при пересылке;
• персональные данные сотрудников защищены. Получить к ним доступ для постороннего намного сложнее, чем в случае, если документ исполнен на бумаге.

К неочевидным плюсам можно отнести снижение пиковых нагрузок на кадровые службы. В жизни компании случаются эпизоды, когда поток документов возрастает, порой кратно, будь то сезон отпусков, оформление премий, ознакомление с новым ЛНА или перевод работников в другое подразделение. Кадровые специалисты задерживаются на работе, документы из-за легкого хаоса уходят не туда, куда надо, теряются по дороге или долго не возвращаются, что выливается в дополнительные потери времени. Возникают ошибки, которые в свою очередь вызывают другие ошибки. Уверен, ситуация знакома любому, кто побывал в условиях аврала.

КЭДО позволяет пройти пиковый период без потери нервных клеток и качества. Кадровый электронный документооборот сам по себе сокращает время на обработку одного документа, его формирование и подписание. Выше степень контроля как по конкретной бумаге, так и в целом над всем процессом — он полностью виден в системе, положение дел можно оценить в течение минуты: кто подписал, кто нет и пр.

По финансовой части все индивидуально. Почти все наши клиенты отмечают, что КЭДО в итоге окупился. Не говоря уже о росте удовлетворенности сотрудников, жизнь которых стала проще.

На темной стороне кадровый электронный документооборот выглядит не столь впечатляюще, как на светлой — я имею в виду тот факт, что перечень минусов серьезно уступает перечню плюсов. И при этом негативные моменты преходящи: после определенных действий они исчезают. А то и вовсе превращаются в положительные.

1. Страх изменений

Мало кто любит меняться, большинству комфортно жить так, как уже сложилось. Сила привычки. Как мы обсудим чуть ниже, когда будем говорить о технологии внедрения, для перехода к КЭДО нужна политическая воля. Кто-то в менеджменте организации должен его захотеть и взять на себя ответственность за трансформацию. В компании нужен чемпион, заказчик системы.

Есть и специфические, более конкретные страхи. Работники иногда опасаются, что их персональные данные, переданные провайдеру КЭДО, могут быть украдены и использованы для мошеннических операций. Подобные опасения нивелируются разъяснениями или же размещением системы КЭДО в закрытом корпоративном контуре. Что означает, что персональные сведения лежат не в облаке поставщика, а внутри самой компании и обрабатываются в соответствии с корпоративными методиками и процедурами контроля.

2. Выше требования к дисциплине

Звучит как будто что-то хорошее, и так оно и есть. Но не для всех. Бумага все стерпит, в том числе подпись документа любым числом. С электронной подписью подобная хитрость невозможна. Что, понятно, создает неудобства, особенно тогда, когда документ должен быть подписан день в день, а сотруднику войти в систему неудобно — нет времени, отсутствует доступ в Интернет или по какой-то другой причине.

3. Выше требования к продуманности бизнес-процессов

Кадровый электронный документооборот, как и любая автоматизация, приносит выгоду тогда, когда он оптимизирует порядок, тщательно продуманные и обкатанные бизнес-процессы. И перед внедрением их надо, соответственно, продумать. Что не всегда является простой задачей.

На данный момент применение КЭДО в России является обязательным по решению работодателя только для лиц, чей трудовой стаж начался после 31 декабря 2021 г.

Сотрудники, чей трудовой стаж начался до 1 января 2022 года, имеют право не согласиться с переходом на КЭДО. В первоначальных редакциях изменений в Трудовой Кодекс РФ, которые обсуждались в свое время законодателями, была заложена следующая формула: если работодатель принимает решение внедрить кадровый электронный документооборот, то это становится обязательным для всех работников, кроме тех, кто написал заявление об отказе. Если заявления нет, то по умолчанию получено согласие. Однако изменения были приняты в ином виде: работник должен дать письменное согласие с переходом на КЭДО. Нет соответствующего заявления — переводить данного сотрудника на КЭДО нельзя.

Что нас ожидает в будущем, я предсказывать не берусь. Могу поделиться наблюдениями. Возможно, государство внесет в законодательство положения, которые облегчают переход на КЭДО для бизнеса. В пользу такого сценария говорит общая тенденция к цифровизации, которая облегчает учет и контроль, в том числе для государственных органов. Все кадровые документы, раз они находятся в КЭДО в электронном виде, можно свести в единое цифровое хранилище. Министерством труда и социальной защиты РФ был принят Приказ № 578 от 20 сентября 2022 года «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе». Приказ ввел единые требования к описанию кадровых документов. Мы пока не видим практического применения этого приказа государством, но предполагаем, что целью этого Приказа являются дальние планы по хранению электронных кадровых документов в единой базе. Мы видим, что государство делает шаги в сторону КЭДО, и потому целесообразно ожидать с его стороны каких-то мер, которые помогают бизнесу или стимулируют его в данном направлении.

Стоит ли ожидать, что КЭДО станет обязательным? Думаю, что в ближайшее время тотальную обязаловку вряд ли могут ввести. Ряд компаний в таком случае столкнутся с очень большими затратами: кадровый электронный документооборот подразумевает возможность работника просматривать и подписывать документы на электронном устройстве, что ведет за собой необходимость располагать таким устройством — компьютером, планшетом или смартфоном. Между тем, пока еще не у всех имеются смартфоны, а у кого-то нет даже кнопочного мобильного телефона.

В настоящее время практика и теория кадрового ЭДО регулируется следующими актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных»
• Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Федеральный закон №1032-I «О занятости населения в Российской Федерации»;
• Федеральный закон №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях»
• Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (введение КЭДО, статьи 22.1, 22.2 и 22.3)
• Приказ Минтруда № 578-Н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе»
• Федеральный закон №457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (касательно машиночитаемой доверенности)

Кадровый документооборот пока охватывает не все кадровые процессы. Зона его «покрытия» зависит от категории работника, а точнее того, как с ним оформлены отношения.

В КЭДО по-разному регулируются взаимоотношения работодателя с различными категориями сотрудников и исполнителей:

• работающими по месту нахождения юридического лица;
• работающими дистанционно;
• с исполнителями по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), самозанятыми и индивидуальными предпринимателями (ИП).

Для тех, кто работает по местонахождению юридического лица, исключены ряд документов, которые нельзя оформить в КЭДО:

• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ или распоряжение об увольнении работника;
• подтверждение прохождения инструктажей по охране труда.

Кроме того, если работник использует простую электронную подпись (ПЭП), то в список исключений попадают также:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
• согласие на перевод
• заявление на увольнение
• приказ о применении дисциплинарного взыскания

Если же взять удаленщиков, то по ним перечень документов, которые можно подписывать в электронном виде, шире. Такие сотрудники могут, например, подписывать и приказ о своем увольнении, и инструктажи по охране труда, и акт о несчастном случае на производстве. Однако они также не могут подписывать с помощью ПЭП трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор.

Что касается самозанятых, исполнителей, работающих по договорам ГПХ, и индивидуальных предпринимателей, то в данном случае документооборот строится на общих принципах федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» и Гражданского кодекса. Такие исполнители могут пользоваться любым типом электронной подписи. С тем лишь нюансом, что при применении простой или неквалифицированной электронной подписи между сторонами предварительно должно быть подписано соглашении о применении такого вида электронной подписи.

Решений КЭДО в России насчитывается около трех десятков. Как выбрать оптимальную систему из такого количества? Одно из решений - это ориентироваться на рейтинг, который составлен экспертами.

Мы очень гордимся своей победой в рейтинге операторов КЭДО России, который составило информационно-аналитическое агентство TelecomDaily. Рейтинг составлен по большому количеству критериев и это первое, с чего можно начать процесс изучения предложений и выбора провайдера.

Для грамотного и быстрого выбора необходимо прояснить для себя критерии, по которым вы будете оценивать предложения. Очень важно понимать, чего именно вы хотите от оператора: каким должен быть функционал, цена вопроса и пр. Лучше всего объединить все предложения в таблицу. Можно воспользоваться чек-листом, который можно скачать на нашем сайте.

Проверьте, чтобы в Вашем запросе были четко прописаны все критерии относительно функционала. Допустим, вам требуется сделать так, чтобы тот или иной сотрудник имел право подписывать документы от имени работодателя. Это означает, что подобному представителю работодателя требуется квалифицированная электронная подпись и машиночитаемая доверенность. Что в свою очередь диктует критерий: система должна уметь такую подпись и такую доверенность выдавать.

Подходы операторов к ценообразованию в целом схожие, а вот сами цены отличаются.

Схожесть состоит в том, что у большинства провайдеров цена прямо зависит от количества сотрудников, которые используют КЭДО. При этом заметим, что кто-то может брать деньги за рабочее место кадрового работника, а кто-то, как EasyDocs, нет.

Также, есть провайдеры, которые продают сервис модулями. Например, модуль приема на работу может стоить дополнительных денег. Модуль отпусков - тоже. Проверяйте внимательно, что именно вам требуется и входит ли это в заявленную стоимость. В EasyDocs мы включаем в стоимость лицензии весь функционал и у нас нет никаких скрытых или дополнительных платежей.

Стоимость КЭДО также будет зависеть от типа электронной подписи, используемой сотрудниками. Здесь отмечу, что EasyDocs является единственным провайдером КЭДО, который предоставляет возможность использования сотрудниками всех 3 типов электронной подписи, установленной Российским законодательством: простая (ПЭП), неквалифицированная (УНЭП) и квалифицированная (УКЭП). Все три типа подписи пользователь может оформить прямо в сервисе EasyDocs и работать они будут на любом устройстве, т.е. для их использования не потребуется USB-токен и дополнительное платное программное обеспечение.

И теперь непосредственно про стоимость. По состоянию на лето 2024 года, стоимость лицензий на личный кабинет сотрудника для компании с численностью от 1000 сотрудников, составит:

• ЛК с ПЭП — от 300 руб. в год
• ЛК с УНЭП — от 600 руб. в год
• ЛК с УКЭП — от 1400 руб. в год

Наконец, имеет смысл воспользоваться рекомендациями специалистов тех компаний, которые КЭДО уже внедрили, услышать их собственные оценки того решения, которым они пользуются, т.к. не всегда цена является определяющим критерием.

Выше я отметил, что в большой компании переход на кадровый электронный документооборот похож на избирательный процесс и именно так к нему и следует относиться: суметь через агитацию убедить «избирателей» в полезности реформы для них же самих.

Агитация, как и на выборах, ведется через беседы и информационные материалы, только не листовки с лозунгами, а презентации, вебинары, памятки с вопросами и ответами и пр. Их может предоставить провайдер.
Информационные материалы необходимо разослать сотрудникам заранее, до активных действий по переходу на КЭДО как получение письменного согласия сотрудников, например. Людям требуется время, чтобы осознать грядущие изменения и принять новую реальность.

Вторым шагом стоит наметить работу с руководителями. Их задача - первыми вникнуть в суть КЭДО и дальше быть проводниками изменений в своих подразделениях, подавать пример как первого пользователя, разъяснять преимущества и развеивать страхи.

И завершает подготовку непосредственное обучение сотрудников, в ходе которого им через вебинар показывают, как устроена система КЭДО, и отвечают на возникающие вопросы. Обучающий вебинар для сотрудников также организует провайдер КЭДО.

Чаще всего заказчиками КЭДО, его инициаторами в компании являются кадровые работники. Кадровые специалисты - это люди со сверхспособностями и могут решать любые зедачи. Но очень часто они загружены текучкой и далеко не всегда обладают компетенциями и опытом в реализации проектов в сфере информационных технологий. Отсюда первая рекомендация по подготовке команды: назначить ответственным за внедрение КЭДО и за взаимодействие с командой менеджера, для которого внедрение КЭДО будет основной задачей и у которого есть опыт проектного управления. По нашим наблюдениям, наиболее быстро и слажено проекты внедрения проходят в компаниях, которые ставят на руководство проектом внедрения КЭДО проджект менеджера из IT подразделения или HR бизнес партнера.

Второй совет: создать проектную рабочую группу по внедрению. В нее обычно входят, если мы берем минимальный состав:

• IT-специалист - отвечает за настройки и доработки 1С (должен иметь права администратора в 1С)
• Кадровый специалист - отвечает за методологию и представляет интересы заказчика
• Руководитель проекта - отвечает за календарный план проекта, получает необходимые ресурсы внутри компании, следит за исполнением сроков

При переходе компании на КЭДО у сотрудников неизбежно возникнут вопросы и опасения, которые могут вылиться в возражения и желание отказаться от современных кадровых технологий.

Я выделю четыре основные категории возражений:

Есть опасения, что, украв электронную подпись, можно оформить с ее помощью кредит или совершить сделки с имуществом. Это не соответствует истине: чаще всего в КЭДО используется простая электронная подпись или неквалифицированная электронная подпись. Они действуют только в рамках этой системы для кадрового электронного документооборота и только между работодателем и сотрудником. Никакие другие документы с их помощью подписать нельзя.

Если сотрудники используют квалифицированную электронную подпись, то этот тип электронной подписи по закону приравнивается к собственноручной и здесь уже возникает риск использования электронной подписи в мошеннических целях. Но система имеет несколько степеней защиты и при соблюдении мер безопасности на рабочем месте пользователь может чувствовать себя в безопасности.

В КЭДО EasyDocs использование квалифицированной электронной подписи реализовано двумя способами:

1. USB-токен с квалифицированным сертификатом, полученным в любом аккредитованном удостоверяющем центре
2. Приложение MyDSS 2.0 c квалифицированным сертификатом, выпущенным АУЦ «Калуга Астрал»

При использовании USB-токена необходимо соблюдать меры безопасности на рабочем месте, которые выдаются аккредитованным удостоверяющем центром, выпустившим квалифицированный сертификат.

При использовании приложения MyDSS 2,0, что является основным сценарием для пользователей EasyDocs, т.к. подписание может осуществляться с любого устройства, что очень удобно, необходимо соблюдать следующие меры безопасности:

• Поддерживать конфиденциальность паролей от учетной записи КЭДО, от электронной почты, используемой в качестве учетной записи КЭДО, от учетной записи используемой для входа в устройство (компьютер, планшет, телефон), с которого осуществляется вход в личный кабинет КЭДО
• Регулярно (желательно 1 раз в месяц, но не реже 1 раза в 3 месяца) менять пароли. Не использовать простые или одинаковые пароли
• Не оставлять незаблокированным устройство, с которого осуществляется вход в личный кабинет КЭДО
• Устанавливать и поддерживать в актуальном состоянии антивирусное программное обеспечение на устройстве, с которого осуществляется вход в личный кабинет КЭДО
• Для подписания квалифицированной электронной подписью используется 2ой фактор авторизации через приложение MyDSS 2.0. Телефон, на котором установлено это приложение должен автоматически блокироваться. Необходимо установить разные пароли на вход в телефон и в приложение MyDSS 2.0. Телефон, на котором установлен MyDSS 2.0 не должен использоваться для входа в личный кабинет КЭДО, чтобы на одном устройстве не хранились пароль от личного кабинета в КЭДО и MyDSS 2.0, т.к. иначе теряется смысл 2го фактора авторизации.
• В случае потери устройства, с которого осуществлялся вход в личный кабинет КЭДО необходимо незамедлительно сменить пароль от личного кабинета и от электронной почты, используемой в качестве учетной записи КЭДО
• В случае потери телефона с установленным приложением MyDSS 2.0, необходимо незамедлительно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, в котором был выпущен квалифицированный сертификат.

Провайдер КЭДО должен выполнять ряд условий:

1. В соответствии с требованием 152-ФЗ «О защите персональных данных» осуществлять регулярно оценку эффективности мер по обеспечению защиты персональных данных в своей информационной системе.
2. Предоставить подтверждение того, что персональные данные хранятся на территории РФ в дата-центре с современными технологиями, которые обеспечивают резервное копирование и восстановление информации в случае их утраты.

Одно из основных опасений пользователей, что в новой системе будет сложно разобраться и что работать с КЭДО можно только с персонального компьютера, который есть не у всех на рабочем месте.

Ответ на это возражение состоит в том, что КЭДО можно использовать и на смартфоне. Более того, работать с документами КЭДО можно в мессенджере Telegram: можно получать документы и сразу их подписывать, для этого не требуется даже мобильное приложение.
Бывают, однако, ситуации, когда у сотрудника нет смартфона, а есть только кнопочный телефон. Но и из нее есть выход: установка в общей зоне компьютера или киоска на проходной, на котором работник, авторизовавшись в системе, в личном кабинете, может подписать необходимые документы.

В целом возражения отрабатываются подробной разъяснительной работой. Подавляющее большинство сотрудников внимают логично структурированной и подробной информации и не возражают против перехода на КЭДО. К этому добавляются и положительные отзывы коллег, которые уже знакомы с практикой электронного документооборота и часто отзываются о нем не просто с оптимизмом, а даже восторгом.

Процесс внедрения КЭДО обычно является бесплатным. Провайдер КЭДО помогает выстроить процесс внедрения и оказывает бесплатные консультации по настройке системы, разработке шаблонов документов и настройке маршрутов согласования. К платному внедрению КЭДО прибегают тогда, когда запрос клиента сложен и индивидуален, требует серьезных усилий по кастомизации.

Повторюсь, ибо это важный момент: на организационном уровне целесообразно закрепить выделенного проджекта-менеджера, который будет руководить переходом на КЭДО как своей главной задачей, а не как одной из рутинных задач.

Организации, желающие попробовать кадровый ЭДО, но пока не уверенные в полезности кадрового электронного документооборота, могут попробовать демонстрационную версию. Некоторые сервисы, в частности EasyDocs, предоставляют такую возможность. В нашей системе можно получить доступ к демо-среде на месяц.

Электронный документооборот - автоматизация существующих процессов. Перед тем, как переносить их в систему КЭДО, необходимо определить следующие вещи:

1. Как именно те или иные процессы выстроены в компании? Необходимо задокументировать маршрут каждого документа.
2. Выяснить, может ли выбранное решение КЭДО автоматизировать каждый кадровый документ в соответствии с тем маршрутом, который сложился в компании?
3. Если провайдер КЭДО не может обеспечить тот маршрут документа, который сложился, готова ли компания изменить маршрут документа в соответствии с возможностями провайдера КЭДО?

Наш опыт показывает, что вариаций кадровых процессов очень много. Маршрут даже такого «прозаичного» документа как заявление на отпуск в каждой компании устроен по-своему в силу сложившихся привычек и обычаев делового оборота. В одной организации сотрудник может пойти в отпуск по графику просто по приказу, который готовит кадровый специалист на основании утвержденного графика. В другой организации сотрудников обязывают писать заявление на отпуск несмотря на наличие утвержденного графика отпусков.

Внедрение КЭДО - это хороший повод сделать аудит своих кадровых процессов, отказаться или пересмотреть какие-то сложившиеся процессы, которые уже устарели, не являются обязательными по закону или не несут управленческого смысла.

На этапе внедрения описываются все кадровые процессы, которые предполагается перенести в КЭДО, и согласовываются с провайдером на предмет возможности их автоматизации в существующем виде.

В EasyDocs при внедрении мы берем у клиента три процесса и полностью их автоматизируем, переводим в КЭДО вместе с сотрудниками заказчика. Специалисты клиента, получив опыт и посмотрев, как и что делается, следующие процессы настраивают уже самостоятельно.

При настройке маршрутов важно учесть, какие типовые формы документов из кадровой учетной системы будут использоваться, нужны ли какие-то дополнительные шаблоны. В EasyDocs имеется большое количество готовых шаблонов, а также конструктор шаблонов, который позволяет создать при необходимости новые.

Отметим также, что в расширении EasyDocs для 1С внедрен механизм автоматического сопоставления реквизитов документов EasyDocs с реквизитами документов кадровой учетной системы. Именно этот механизм позволяет из любого документа, который поступает от сотрудника, автоматически создать документ и в кадровой системе.

Есть два типа взаимодействия КЭДО с кадровой учетной системой компании:

• КЭДО и кадровая система не интегрированы друг с другом полностью. При таком подходе кадровику приходится работать в двух системах, постоянно между ними переключаясь и перекидывая между ними документы;
• КЭДО и кадровая системы интегрированы. Кадровый специалист работает в «одном окне». Решение EasyDocs построено таким образом, чтобы кадровый специалист мог решать все задачи по кадровому учету в 1С без необходимости переключаться в личный кабинет КЭДО.

Соответственно, процесс обучения в EasyDocs начинается того, что наш менеджер помогает клиенту настроить расширение 1С, произвести его первичные настройки как на стороне КЭДО, так и на стороне кадровой учетной системы.

В компании внедрение КЭДО начинается с разработки локального нормативного акта о переходе на кадровый электронный документооборот. Он утверждается руководством и передается на ознакомление всем сотрудникам организации. Следующим шагом необходимо получить письменное согласие работника с переходом на КЭДО. Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя получить согласие работников с переходом на КЭДО, если трудовой стаж работников начался до 1 января 2022 г.

Согласие работника является важнейшим документом, который устанавливает 3 факта:

1. согласие работника с переходом на КЭДО
2. согласие работника на использование определенного вида электронной подписи, например, ПЭП или УНЭП
3. согласие работника на передачу своих персональных данных провайдеру КЭДО.

В совокупности с пользовательским соглашением провайдера КЭДО, эти согласия также устанавливают систему КЭДО как юридически значимый способ доставки уведомлений между сотрудником и работодателем. Т.е. с даты перехода на КЭДО и работодатель, и сотрудник обязаны регулярно проверять свои документы в личном кабинете и никто уже не сможет сказать, что “я не получал документы”, т.к. поступление документов фиксируются системой и доставка документа является свершившимся юридическим фактом, даже если сторона документооборота не увидела своевременно поступивший документ. Это очень важно с точки зрения выполнения работодателем своих обязательств по своевременному уведомлению и ознакомлению работников с кадровыми документами, а также по своевременное передаче работникам кадровых документов.

Документ требует подписания сотрудником собственноручной подписью на бумаге, т.к. обычно у работника нет иного вида юридически значимой подписи. Это самый важный документ для работодателя на случай трудовых споров и он должен быть безукоризненно подписан. Суд может потребовать подтверждения того, что электронный документ с сотрудником имеет юридическую силу. И согласие сотрудника - ключевой документ, который определяет юридическую значимость документооборота. Будьте осторожны, если провайдер КЭДО говорит вам, что согласие работника с переходом на КЭДО будет подписано в системе “простой электронной подписью” или путем “проставления галочки” при регистрации работника в системе КЭДО. Проконсультируйтесь с юристом по поводу юридической значимости такого согласия.

В подготовке работников ко взаимодействию с КЭДО есть две составляющие:

• информационная кампания;
• непосредственно обучение.

Повторюсь: представьте, что персонал организации — электорат. Вы предлагаете ему изменения в жизни, притом серьезные. Большинство вряд ли сталкивалось с таким ранее, и потому, вполне понятно, испытывает опасения за сохранность конфиденциальных данных, сложность оформления цифровой подписи и пр.

Кампания должна быть сосредоточена на преимуществах, которые принесет КЭДО, и на ответах на возможные опасения, связанные с предполагаемой сложностью и безопасностью.

Обучение помимо ознакомления с инструкциями включает в себя и возможность работникам задать вопросы. Как я упоминал выше, в EasyDocs мы проводим обучающие вебинары для сотрудников, во время которых они могут просмотреть сценарий работы и получить ответы на свои вопросы.

В системе EasyDocs «подписантом» называется роль сотрудника, который подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) по машиночитаемой доверенности от генерального директора.

Требования законодательства таковы, что для выпуска сертификата усиленной электронной подписи (как квалифицированной, так и неквалифицированной) необходимо пройти личную идентификацию. Такую идентификацию для получения квалифицированного сертификата можно пройти в одном из более 200 центров идентификации, которые расположены во всех крупных городах России. Либо есть возможность стать доверенным лицом удостоверяющего центра. Это бесплатно. Для этого нужно принять оферту удостоверяющего центра на исполнение обязательств доверенного лица, назначить специалиста, который пройдет обучение по выполнению функций доверенного лица удостоверяющего центра и проведет идентификации. Удобно то, что такую идентификацию можно проводить прямо в офисе, т.е. сотруднику не нужно тратить время на посещение центра идентификации. Это также поможет в случаях, когда сотрудник не имеет подтвержденной учетной записи на Госуслугах и не может пройти идентификацию для получения неквалифицированного сертификата через Госуслуги. Таким сотрудникам также можно проводить идентификацию силами уполномоченного сотрудника доверенного лица.

Можно самостоятельно получить квалифицированный сертификат в любом аккредитованном удостоверяющем центре и пользоваться ключами на USB-токене. В лицензию подписанта EasyDocs входит мобильная электронную подпись, которая хранится в телефоне подписанта в приложении MyDSS 2.0. Ее преимущество состоит в том, что она не привязана к стационарному компьютеру и не требует установки сложных программных продуктов — криптопровайдера, браузера, плагина, расширения браузера. Вся интеграция уже проведена. Единственное, что требуется от подписанта, — установить на смартфон приложение, с помощью которого будет происходить подтверждение подписания. Таким образом, работать можно в любом месте, в котором есть Интернет, и с любого устройства -- телефона, ноутбука или планшета.

Лицензия на “Подписанта” в EasyDocs стоит 12 000 руб. в год и включает в себя выпуск квалифицированного сертификата с использованием MyDSS 2.0 и машиночитаемой доверенности. Работодатель может менять подписантов до 3 раз в течение срока действия лицензии.

После завершения всех предыдущих этапов, помимо уже подключенных руководителей, кадровиков и подписантов, в систему КЭДО приглашают сотрудников. Приглашения сотрудникам вместе с персональными данными отправляют в КЭДО из системы кадрового учета 1С. Работник регистрируется в личном кабинете КЭДО и получает электронную подпись, которую определил работодатель в своем приглашении. После получения электронной подписи сотрудник может начинать непосредственно документооборот.

Наш опыт показывает, что от момента заключения договора до начала работы проходит примерно месяц. Иногда бывает и дольше, что, как правило, вызвано нехваткой полномочий менеджера, которому заказчиком поручено заниматься внедрением.

Основное время уходит на согласование ЛНА по переходу на КЭДО, получения согласий сотрудников с переходом на КЭДО, обучения и получения электронных подписей. Сама настройка КЭДО и обучение кадровых специалистов укладывается максимум в 1 неделю.

Выбор типа электронной подписи для сотрудников - очень важное решение, которое определяет стоимость КЭДО и бизнес-процессы по работе с КЭДО. При принятии этого решения нужно учитывать много нюансов, но главный из них - это планируется ли заключение трудовых договоров с работниками в электронном виде? Как я рассказывал ранее, в соответствии с трудовым кодексом, подписание трудовых договоров возможно только усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, поэтому этот вопрос является решающим при выборе типа электронной подписи для сотрудников. Ниже мы приводим 3 вопроса, которые рекомендуем себе задать при выборе типа электронной подписи:

Самым доступным из типов подписей, которые используются в КЭДО, является простая электронная подпись (ПЭП), т.к. она выпускается внутри сервиса без привлечения удостоверяющего центра.

Более дорогая - неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Этот вид подписи может подписывать максимально широкий спектр трудовых документов, но для ее применения требуется предварительно подписать соглашение со своим контрагентом о применении и взаимном признании такого типа электронной подписи. Для использования УНЭП требуется выпуск неквалифицированного сертификата удостоверяющим центром, что увеличивает стоимость такого вида подписи.

Самая дорогая и обширная по функционалу - квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Ее имеет смысл рассмотреть подробнее.

Почему квалифицированная подпись дорогая и чем она может быть интересна? Квалифицированные сертификаты могут выпускаться только аккредитованными удостоверяющими центрами, которых всего около 40 на всю страну. Эти компании должны отвечать высоким требованиям по размеру уставного капитала и по количеству филиалов на территории РФ, что должно гарантировать финансовую стабильность этих организаций и возможность отвечать по обязательствам перед владельцами сертификатов в случае каких-то мошеннических действий с владельцами сертификатов. Что удобно для документооборота - это единственный тип электронной подписи, который законодательством приравнен к собственноручной подписи. Для того чтобы ее использовать, не нужно соглашение сторон, вы можете отправлять на подпись документ человеку, с которым у вас вообще нет никаких правовых взаимоотношений. Также при выпуске квалифицированных сертификатов проводится личная идентификация в удостоверяющем центре, что также позволяет работодателю убедиться в личности своего будущего работника при оформлении его на работу дистанционно.