ЛНА для перехода на КЭДО

Согласие необходимо подписать любой юридически-значимой подписью. Обычно единственным видом подписи, доступной сотруднику, является собственноручная подпись , поэтому такое согласие, как правило, подписывается на бумаге.

Мы рекомендуем согласие с переходом на КЭДО подписывать только собственноручной подписью на бумаге и советуем по этому вопросу всегда консультироваться с корпоративным юристом.

Согласие является основным документом, устанавливающим юридическую значимость электронной подписи сотрудника. Подумайте, как вы будете предоставлять суду доказательство, что при регистрации сотрудник "поставил галочку"? А простая электронная подпись в соответствии с федеральным законом №152-ФЗ "Об электронной подписи" также требует письменного соглашения между сторонами о ее применении, т.е. которое тоже должно быть предварительно подписано собственноручной подписью на бумаге.

Формально, статьи 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ, регламентирующие КЭДО, распространяются только на сотрудников, которые работают по месту нахождения юридического лица. Электронный документооборот с дистанционными сотрудниками регулируется статьями 312.1, 312.2 и 312.3 ТК РФ. Статья 22.3 ТК РФ при этом позволяет распространить действие КЭДО и на дистанционных работников.

Главное преимущество при переводе дистанционных сотрудников в КЭДО - это унификация процессов для всех сотрудников, что удобно для управления.

Главное преимущество при сохранении электронного документооборота с дистанционными сотрудниками в рамках статей 312.1, 312.2 и 313.2 ТК РФ:

• шире перечень документов, доступных для подписания. Например, сотрудник может подписывать приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по технике безопасности
• не требуется принимать ЛНА для перехода на электронный документооборот и не требуется получать согласие дистанционного сотрудника

К главным моментам при составлении ЛНА для КЭДО можно отнести следующие:

1. Утверждение положения (регламента) о КЭДО является требование ТК РФ. Формально, введение КЭДО происходит с даты, установленной в положении.
2. КЭДО является обязательным для сотрудников, чей трудовой стаж начался с 01.01.22 или позднее
3. Для остальных сотрудников КЭДО является добровольным и требует их письменного согласия.
4. В согласии сотрудника содержаться несколько важных видов согласий:

• Согласие на начало кадрового электронного документооборота с работодателем
• Согласие на применение определенного типа электронной подписи (ПЭП или УНЭП) - это требование федерального закона №63-ФЗ "Об электронной подписи"
• Согласие на передачу персональных данных сотрудника в систему кадрового электронного документооборота (как правило, работодатели выгружают данные о своих сотрудниках из системы кадрового учета в систему кадрового электронного документооборота) - это требование федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных"

Нужно понять, что вызывает страхи, и постараться снять возражения.

Мы проводим вебинары для сотрудников, на которых рассказываем про работу в КЭДО EasyDocs и отвечаем на вопросы сотрудников. И основным вопросом, который беспокоит людей при переходе на КЭДО, является безопасность.

По вопросам безопасности мы обычно рассказываем следующее:

• Электронные подписи сотрудников УНЭП и ПЭП имеют юридическую значимость только в КЭДО. С их помощью нельзя подписать кредитный договор или договор купли-продажи недвижимости.
• EasyDocs входит в реестр отечественного ПО
• EasyDocs входит в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора
• Мы соблюдаем политику обработки персональных данных
• Мы проводим оценку эффективности мер по обеспечению безопасности персональных данных пользователей