Войти в EasyDocs
EasyDocs

Обязательные кадровые документы: полный перечень по ТК РФ

Денис Куликов
Генеральный директор компании EasyDocs (ООО «Парадокс»)

Последнее обновление статьи: 12 октября 2026 г.

Обязательные кадровые документы — это такие документы, за отсутствие которых работодателя накажут инспектор труда, военкомат или Роскомнадзор, поскольку вести их предписывает конкретная норма закона. Материал рассчитан на кадровую службу компании от 500 человек: филиалы, сменные площадки, десятки приказов в день, и каждая ошибка шаблона тиражируется на сотни экземпляров. Перечень собран в одну таблицу: по каждой позиции — норма-основание, требования к форме, электронный статус и срок хранения, чтобы сверить кадровую документацию перед визитом ГИТ, аудитом или запуском КЭДО. Как устроено кадровое делопроизводство в целом, рассказывает обзорная статья Кадровое делопроизводство

Короткий ответ. Единого перечня обязательных кадровых документов закон не содержит — обязательность каждой позиции вытекает из отдельной нормы ТК РФ, специального федерального закона или подзаконного акта. Безусловный минимум любого работодателя складывается из пяти пунктов:

  1. документы на каждого человека (договор, приказы по личному составу, сведения о трудовой деятельности)
  2. четыре базовых акта (ПВТР, об оплате труда, о персональных данных, о СУОТ)
  3. два учётных документа (штатное расписание и табель)
  4. график отпусков
  5. документы воинского учёта.
Унифицированные бланки Госкомстата с 2013 года — дело выбора; строго по образцу оформляют только формы, установленные специальными актами.

Оглавление

1
Чем определяется обязательность кадровых документов
2
Какие кадровые документы обязательны: сводная таблица
3
Документы на каждого работника: договор, приём, учёт
4
Какие локальные нормативные акты обязательны
5
Штатное расписание, табель, приказы и журналы
6
Формы документов: унифицированные или свои
7
Документы по охране труда, воинскому учёту и медосмотрам
8
Какие кадровые документы можно вести в электронном виде
9
Сколько хранить документы и что грозит за их отсутствие
10
Что изменилось в перечне: актуальные поправки
11
Часто задаваемые вопросы

Чем определяется обязательность кадровых документов

Ни в ТК РФ, ни в другом акте нет статьи, где было бы сказано, какие документы относятся к обязательным кадровым документам, — закрытого списка не существует (далее номера статей без указания акта — статьи ТК РФ). Норма возлагает на работодателя обязанность — зафиксировать факт, утвердить правило, ознакомить работника под подпись, — и документ, в котором она исполняется, становится обязательным. Например, ч. 4 ст. 91 требует учитывать отработанное время — отсюда требование к ведению табеля учета рабочего времени; ст. 103 требует вести график сменности, но лишь при сменной работе.
Кадровые документы организации опираются на ТК РФ, ещё пять федеральных законов и подзаконные акты; к каждой строке перечня привязана конкретная статья. Одни кадровые документы возникают в связи с конкретным событием и относятся к конкретному работнику, другие — ЛНА — действуют постоянно и для всех.

Какие законы требуют вести кадровые документы

Нормативные акты, из которых следует обязательность той или иной позиции перечня:
  • Трудовой кодекс РФ
    Основной источник: право принимать ЛНА (ст. 8) и обязанность знакомить с ними (ч. 2 ст. 22), договор (ст. 56–68), штатное расписание (ст. 15), персональные данные (гл. 14), учёт времени, графики, оплата и распорядок (ст. 91, 103, 123, 135, 136, 189, 190), охрана труда (гл. 33–36).
  • 152-ФЗ «О персональных данных»
    Ст. 9 — согласие субъекта; ст. 18.1 — политика оператора и внутренние акты.
  • 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
    Ч. 2 ст. 9 — обязательные реквизиты первичного документа; ч. 4 ст. 9 — формы утверждает руководитель.
  • 125-ФЗ «Об архивном деле»:
    Ст. 17 обязывает сохранять документы, ст. 22.1 задаёт сроки для личного состава; детализация по видам — в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
  • 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»
    Ст. 8 — воинский учёт в организациях; порядок — Положение, утверждённое ПП РФ от 27.11.2006 № 719
  • 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»
    Отчёт о СОУТ и ознакомление работников с результатами.

Три группы документов: обязательны всем, обязательны при условии, рекомендуемые

Вся статья построена на одной градации; критерий — формулировка нормы.
  • Нужны каждому работодателю
    Норма безусловна: «работодатель обязан», «утверждается работодателем» — трудовой договор (ст. 56, 67), правила внутреннего трудового распорядка — ПВТР (ст. 189, 190). Нет документа — нарушение налицо.
    1
  • Нужны при наличии условия
    Норма срабатывает, когда есть факт: сменный режим, командировки, бумажные трудовые книжки, введённый электронный документооборот. С этого момента документ обязателен наравне с первой группой.
    2
  • Рекомендуются как доказательная база
    Закон молчит, но в споре без такого документа трудно подтвердить позицию: должностные инструкции, журналы регистрации, личные дела.
    3
Что относится к кадровым документам, а что — к бухгалтерским или корпоративным, здесь не разбираем: речь только о документах по трудовым отношениям.

Какие кадровые документы обязательны: сводная таблица

Таблица ниже сводит обязательные документы кадрового учёта в единый перечень кадровых документов и отвечает сразу на два вопроса: «что должно быть в кадрах» и «какие обязательные кадровые документы вправе истребовать инспектор». По каждой позиции — основание со ссылкой на первоисточник, статус по градации раздела 1, форма, электронный вариант по ст. 22.1–22.3 с видом подписи работника, срок хранения по Приказу № 236.
При самопроверке сначала пройдите строки «всем» — пробел здесь означает нарушение без оговорок; по строкам «при условии» ответьте, наступило ли условие в вашей компании.

Таблица Т1. Обязательные кадровые документы в организации (статьи без указания акта — ТК РФ)
Сроки сведены по Приказу Росархива № 236 укрупнённо; статьи перечня по каждой строке сверить при юридическом ревью; 75 лет — для документов, законченных до 01.01.2003, 50 лет — для более поздних.

Обязательные для каждого работодателя

Статус «всем» означает: это кадровые документы, которые должны быть у любого юридического лица независимо от численности и отрасли, и инспектор не станет выяснять, наступило ли какое-то условие. В компании с филиалами такие позиции делятся на две группы: ЛНА одни на всё юридическое лицо, а событийные документы — договоры, приказы, табели, ЭТК — обязаны быть полными по каждой площадке.

Обязательные при наличии условия

Вторую группу порождают факты хозяйственной жизни, и проверять её удобно вопросами. Работают ли площадки посменно — тогда нужны графики сменности (ст. 103). Ездят ли работники в командировки — нужен акт о порядке возмещения расходов (ст. 166–168). Есть ли разъездные должности и ненормированный день — их перечни закрепляют в ЛНА (ст. 168.1, 101). Заняты ли люди на должностях из перечня Минтруда — с ними заключают договоры о полной материальной ответственности (ст. 244). Остались ли бумажные трудовые книжки — ведётся книга их учёта. Запущен ли КЭДО — появляются акт по ст. 22.2 и согласия работников. Состоят ли работники на воинском учёте — компания ведёт его сама. Сюда же относятся акты о коммерческой тайне (98-ФЗ), об аттестации (ч. 2 ст. 81) и о филиале.

Какие документы не обязательны, но помогают в споре

Третья группа закону не нужна, зато нужна юристу компании в суде: должностные инструкции (трудовую функцию допустимо описать прямо в договоре, ст. 57), журналы регистрации приказов и договоров, личные дела. Сюда же относится то, что многие по привычке держат за обязательное, хотя инспектор истребовать этого не вправе: приказ о приёме — после поправок в ст. 68 он издаётся по желанию компании; личная карточка Т-2; отдельное положение о премировании — достаточно раздела в акте об оплате труда (ст. 135); командировочное удостоверение и служебное задание (формы Т-10 и Т-10а отменены).

Документы на каждого работника: договор, приём, учёт

Эти документы возникают по событию и привязаны к конкретному человеку. Процедура приёма — в статье Приём и оформление на работу; здесь только состав документов.

Договор с работником и соглашения к нему

Без договора трудовых отношений не существует (ст. 56, 68): никакой приказ, заявление или запись в системе его не заменят. Ч. 1 ст. 67 задаёт форму — письменно, в двух экземплярах, и на экземпляре компании остаётся подпись работника о получении своего; ч. 2 ст. 67 даёт три рабочих дня на оформление, если человека допустили к работе раньше подписания.

Ст. 57 делит содержание на сведения о сторонах, обязательные и дополнительные условия. Когда кадровая служба проверяет шаблон для сети филиалов, ошибки концентрируются в четырёх точках.
  • Кто подписал от компании
    Шапка договора называет обе стороны и их документы, ИНН работодателя, место и дату заключения — и, главное для сети, представителя компании с основанием его полномочий (ч. 1 ст. 57). Директор филиала подписывает договоры по доверенности, и её реквизиты в договоре должны совпадать с действующей доверенностью.
  • Подразделение и должность
    Если человек принят в филиал или иное обособленное подразделение в другой местности, ч. 2 ст. 57 требует назвать в договоре это подразделение и его местонахождение; трудовая функция привязана к штатному расписанию (ст. 15), так что название должности, которого нет в расписании, — замечание на проверке.
  • Срочность
    Для срочного договора рядом с датой начала работы стоят срок действия и причина, по которой договор срочный (из перечня ст. 59).
  • Оплата, режим, условия труда
    В договоре фиксируют размер оклада или ставки и все надбавки и премиальные выплаты, которые положены работнику; режим рабочего времени — только если он отличается от общего; класс условий труда по спецоценке и, при вредных или опасных условиях, полагающиеся гарантии; характер работы (разъездной, подвижной, в пути), условие о социальном страховании.
Если какое-то сведение или условие забыли, договор от этого не становится недействительным — недостающее вносят приложением или соглашением (ч. 3 ст. 57); все последующие изменения, включая перевод, оформляют письменным соглашением сторон (ст. 72).

Приказ о приёме на работу больше не обязателен

С 22.11.2021 действует редакция ст. 68, введённая Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ: приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать — или не издавать. Для компании на 500+ человек это означает три вещи. Инспектор не вправе требовать ни приказы о приёме, ни подписи об ознакомлении с ними — норма об объявлении приказа под подпись утратила силу. Запись в ЭТК и сведения для ЕФС-1 формируются на основании договора; если приказ продолжают печатать для внутренних нужд, его содержание не должно расходиться с договором (ч. 1 ст. 68). Неизменной осталась обязанность ещё до того, как человек подпишет договор, ознакомить его под подпись с ПВТР, другими ЛНА по его работе и коллективным договором (ч. 3 ст. 68) — именно эти подписи инспектор проверяет вместо подписи на приказе.

Трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности и книга учёта

Бумажная книжка остаётся основным документом о стаже (ч. 1 ст. 66), но ведут её только тем, кто сохранил бумажный вариант; форма и порядок ведения — Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Параллельно на каждого работника, какой бы вариант он ни выбрал, работодатель формирует сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 (введена Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ) и передаёт их в СФР в составе ЕФС-1 — для компании на 500+ человек это ежедневный поток кадровых мероприятий, который собирают из учётной системы, а не вручную. Ч. 4 ст. 84.1 замыкает цикл: уходящему работнику в последний день отдают книжку, а если её не вели — сведения по форме СТД-Р (Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н).

Пока у работодателя хранится хотя бы одна бумажная книжка, нужна и книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей — форму компания разрабатывает сама с оглядкой на Приказ № 320н; ни книжки, ни книга учёта в электронный вид не переводятся (ч. 3 ст. 22.1).

Личная карточка, личное дело, согласие на обработку персональных данных

После вступления в силу Приказа № 320н ссылки на карточку Т-2 из правил ведения трудовых книжек ушли, и для коммерческого работодателя нормы, обязывающей её вести, сегодня нет: инспектор вправе спросить, где учтены стаж и отпуска работника, но не вправе требовать именно Т-2. Карточка воинского учёта — другой случай: форму № 10 по Положению № 719 заводят на каждого состоящего на учёте. Личное дело как обязательный документ существует только на государственной службе.

Согласие на обработку персональных данных нужно, когда обработка не укладывается в другие основания ст. 6 152-ФЗ. Как составить согласие и ЛНА о персональных данных, разобрано в статье Персональные данные работников.

Какие локальные нормативные акты обязательны

Акты этой группы действуют постоянно и для всех работников, поэтому инспектор начинает запрос с них. Право принимать ЛНА даёт ст. 8 и ч. 1 ст. 22, обязанность знакомить с ними под подпись — ч. 2 ст. 22. Здесь — только обязательные ЛНА; полный спектр актов, порядок разработки, учёт мнения профсоюза (ст. 372) и утверждение — в статье Локальные нормативные акты.
Таблица Т2. Обязательные ЛНА: основание, статус, ознакомление под подпись (статьи без указания акта — ТК РФ; 152-ФЗ — здесь)
Штатного расписания в таблице нет намеренно: это организационный документ, а не ЛНА — ознакомления он не требует, но обязателен по ст. 15 и 57 (раздел 5).

ЛНА, обязательные для всех работодателей

ПВТР — базовый акт: порядок приёма и увольнения, права и обязанности сторон, режим работы и отдыха, поощрения и взыскания (ч. 4 ст. 189); утверждается с учётом мнения представительного органа (ст. 190). ЛНА об оплате труда фиксирует систему оплаты вместе с премированием (ч. 2 ст. 135) — отдельный акт о премиях закон не требует. По персональным данным нужны два документа: публикуемая политика оператора (ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ) и внутренний акт о порядке обработки, под которым расписывается каждый работник (п. 8 ст. 86). График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до нового календарного года (ч. 1 ст. 123); о порядке предоставления отпусков — в статье Время отдыха и отпуска. Положение о СУОТ обязательно для каждого работодателя (ст. 217).

ЛНА, обязательные при определённых условиях

Условие делает акт обязательным с момента, когда наступило: графики сменности доводят до работников за месяц (ст. 103); порядок и размеры возмещения расходов на командировки, перечень разъездных должностей и перечень должностей с ненормированным днём закрепляют в коллективном договоре или ЛНА (ч. 4 ст. 168, ч. 2 ст. 168.1, ст. 101). Акт о переходе на КЭДО по ч. 2 ст. 22.2 определяет, какие документы переводятся в электронный вид, для каких категорий персонала, в какой срок уведомляют работников и с какой даты порядок действует. Коллективный договор обязателен, если одна из сторон вышла с инициативой переговоров (ст. 40). В компании с филиалами базовые ЛНА едины, а графики и перечни по площадкам оформляют приложениями к единому акту.

Ознакомление работников под подпись

Акт, по которому нельзя доказать ознакомление, на проверке равнозначен отсутствующему. Обязанность задают ч. 2 ст. 22 — знакомить под подпись с каждым ЛНА, который касается работы человека, и ч. 3 ст. 68 — делать это до подписания договора. Подпись не обязана быть чернильной: ст. 22.1 допускает электронный документооборот для всего, что требует ознакомления под подпись, а ч. 11 ст. 22.2 отдельно разрешает электронное ознакомление при приёме. Для крупного работодателя ознакомление — главный узел риска: листы теряются между филиалами, в них нет дат, принятые после последней редакции работники выпадают из списка; недостающая подпись — типичное основание претензий ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Как автоматизировать ознакомление работников с обязательными ЛНА с помощью EasyDocs: система рассылает документы по подразделениям, автоматически знакомит с ЛНА при приёме на работу и формирует отчёты контроля, кто ознакомлен, а кто нет.
Подробнее об ознакомлении с ЛНА →

Штатное расписание, табель, приказы и журналы

Учётный блок инспектор запрашивает после ЛНА; у работодателя с несколькими площадками здесь чаще всего расхождения между договором и штатной единицей, табелем и графиком сменности.

Штатное расписание

Штатное расписание обязательно потому, что через него кодекс определяет трудовую функцию (ст. 15, ч. 2 ст. 57): должность в договоре указывается «в соответствии со штатным расписанием», а при льготах или ограничениях — по справочникам или профстандартам. Форма Т-3 — по выбору. В компании с филиалами расписание одно на юридическое лицо, с разбивкой по подразделениям; коды должностей для ЕФС-1 берутся из классификатора ОК 016 (о действующей редакции — раздел 10).

Табель учёта рабочего времени

Ч. 4 ст. 91 требует учитывать время, которое каждый работник реально отработал; табель учёта рабочего времени — инструмент этого учёта. Формы Т-12 и Т-13 — ориентир, не требование; собственная форма обязана содержать реквизиты по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ, ведь по табелю начисляется зарплата. На сменных площадках табель сверяют с графиком сменности (ст. 103).

Какие приказы по личному составу обязательны

Приказы делятся на две линии: по личному составу и по основной деятельности (утверждение ЛНА, назначение ответственных за воинский учёт, персональные данные, охрану труда). В первой линии закон безусловно требует двух:
  • об увольнении
    без приказа прекращение договора не оформить, и работник расписывается в ознакомлении (ч. 1, 2 ст. 84.1); этот приказ выведен из электронного документооборота (ч. 3 ст. 22.1) и оформляется только на бумажном носителе;
  • о дисциплинарном взыскании
    у работодателя три рабочих дня с момента издания, чтобы объявить его работнику под подпись, при отказе составляется акт (ч. 6 ст. 193); в электронной форме такой приказ подписывается УКЭП работодателя, а работник знакомится УКЭП либо УНЭП (ч. 1, 4 ст. 22.3).
Прочие приказы закрепляют событие: перевод (ст. 72, 72.1), отпуск с извещением работника за две недели (ч. 3 ст. 123), командировку (ст. 166), поощрение (ст. 191). Приказ о приёме остаётся на усмотрение компании (ст. 68); командировочное удостоверение и служебное задание (Т-10, Т-10а) отменены ПП РФ от 29.12.2014 № 1595.

Расчётный листок и приказ об утверждении его формы

По ст. 136 каждую выплату зарплаты сопровождает письменное извещение о её составе, дополнительных начислениях, удержаниях и сумме к выдаче. Бланк компания утверждает с учётом мнения представительного органа (ч. 2 ст. 136) — отсюда два обязательных документа: форма листка и приказ, которым она введена. Рассылать листки электронно можно в рамках ст. 22.1. Правила расчётов и выплат — в статье Оплата труда

Какие кадровые журналы обязательны

Обязательные кадровые журналы — те, что прямо предписаны нормативным актом; остальные ведут ради доказательности. Что именно должно быть у кадровика, показывает таблица.
Таблица Т3. Кадровые журналы: статус, основание, носитель (статьи без указания акта — ТК РФ)
Журналы регистрации в компании с филиалами ведут едиными либо с префиксом подразделения в номере — иначе на двух площадках появятся приказы с одним номером.

Формы документов: унифицированные или свои

Унифицированные формы по учёту труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 01.01.2013 они не обязательны: ч. 4 ст. 9 402-ФЗ отдала утверждение форм первичных документов руководителю экономического субъекта, кроме форм, установленных уполномоченными органами на основании других федеральных законов (для бюджетной сферы — Приказ Минфина № 52н).

Унифицированные формы больше не обязательны: что это значит

Из ч. 4 ст. 9 402-ФЗ вытекают два режима. Первый — «документ обязателен, форма произвольна»: табель, штатное расписание, график отпусков, приказы по личному составу; унифицированные кадровые документы Госкомстата можно взять, доработать или заменить своими, при условии, что форма содержит семь реквизитов из ч. 2 ст. 9 402-ФЗ (название, дата, наименование компании, суть операции и её измеритель, должности и подписи ответственных). Второй — «форма закреплена актом»: трудовая книжка, СТД-Р, ЕФС-1, карточка воинского учёта, типовой договор о полной материальной ответственности; отступление от установленной формы здесь — нарушение. ГОСТ Р 7.0.97 не обязателен, но удобен как основа корпоративных шаблонов.

Формы Т-серии: какие ещё применяют

Таблица Т4. Унифицированные формы кадровых документов: назначение и статус

Единые шаблоны для компании с филиалами

Свобода формы для работодателя с несколькими площадками создаёт риск: подразделения изменяют формы документов по-своему, и на проверке всплывают приказы без реквизитов. Решение — единый альбом форм, утверждённый приказом по основной деятельности, с реквизитами по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ; электронные документы дополнительно отвечают единым требованиям к составу и форматам, установленным на основании ст. 22.1 ТК РФ (Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н).

Документы по охране труда, воинскому учёту и медосмотрам

Эти блоки часто выпадают из «кадрового» перечня, потому что их ведут другие службы, однако проверяют их в первую очередь; процесс — в статье Охрана труда

Какие документы по охране труда обязательны

  • Положение о СУОТ
    cт. 217; за образец берут примерное положение Минтруда.
  • Материалы оценки профессиональных рисков
    ст. 218: реестр опасностей, карты рисков, план мероприятий.
  • Инструкции по охране труда, программы инструктажей
    ст. 214, 219; порядок обучения — ПП РФ от 24.12.2021 № 2464; акты принимаются с учётом мнения профсоюза (ст. 214).
  • Журналы инструктажей
    ПП № 2464; только на бумажном носителе, с собственноручной подписью работника (ч. 3 ст. 22.1).
  • Отчёт о СОУТ и листы ознакомления
    426-ФЗ; охватывает все рабочие места, кроме дистанционных и надомных.
  • Приказ о службе или специалисте по охране труда
    ст. 223: при производственной деятельности и штате свыше 50 человек.
  • Нормы выдачи СИЗ, карточки учёта выдачи
    ст. 221.
  • Учёт микротравм
    ст. 226; форма журнала — по рекомендациям Минтруда
  • Акты о несчастных случаях
    по установленной форме, только на бумажном носителе (ч. 3 ст. 22.1).

Что оформлять по медосмотрам

Круг работников, которым нужны предварительные и периодические медосмотры, очерчен ч. 1, 2 ст. 220 (вредные и опасные условия, транспорт, пищевая промышленность, торговля, медицинские и детские организации); отдельным категориям добавляются предсменные и предрейсовые осмотры (ч. 3 ст. 220). Порядок и перечень факторов — Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н. Состав документов на стороне работодателя — списки работников, направления, заключения и заключительный акт — задан тем же Приказом № 29н. Допуск к работе без медосмотра — самостоятельный состав по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Воинский учёт в организации

Обязанность организации вести воинский учёт закреплена ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ; как именно — описывает Положение, утверждённое ПП РФ от 27.11.2006 № 719. В комплект входят согласованный с военкоматом приказ об организации учёта и назначении ответственного, годовой план, картотека карточек формы № 10, журнал проверок, расписки о приёме воинских документов, переписка с военкоматами. Численность ответственных зависит от числа состоящих на учёте — нормы задаёт Положение № 719. В филиальной структуре учёт ведётся по месту нахождения организации и каждого обособленного подразделения.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

У каждой строки перечня есть третье измерение — допустим ли электронный вид. Ст. 22.1 описывает полный цикл без бумажного дубликата: от создания документа до его хранения всё происходит в электронной форме (ч. 1), причём именно для тех документов, для которых кодекс требует бумажного носителя или подписи об ознакомлении (ч. 2); работодатель выбирает между платформой «Работа в России» и собственной системой (ч. 4). Переход оформляют актом по ст. 22.2 и письменными согласиями работников — согласие можно подписать и электронно, а с тех, кто принят после 31.12.2021 без трудового стажа, его не требуют (ч. 7 ст. 22.2).

Какие документы нельзя вести только в электронном виде

Ч. 3 ст. 22.1 содержит закрытый список исключений; приводим норму дословно, поскольку толковать её расширительно нельзя: положения об электронном документообороте «не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником». Для перечня это означает, что даже при полностью внедрённом КЭДО часть комплекта остаётся бумажной — какие именно позиции, показывают строки «Нет» в таблице Т5.

Какая подпись нужна для каждого документа

Ст. 22.3 делит документы на две корзины по виду ЭП. Для договоров, изменений к ним, приказа о взыскании и уведомления об изменении условий компания подписывает только УКЭП (ч. 1), работник — УКЭП, УНЭП по соглашению сторон либо УНЭП через Госключ (ч. 4). Для всего остального работнику хватает ПЭП в системе работодателя, если стороны договорились о правилах её применения (ч. 5). Виды подписей — на странице Электронные подписи для кадрового документооборота

Таблица Т5. Электронный вид и подпись по документам (ст. 22.1, 22.3 ТК РФ)

Электронные документы в крупной компании: филиалы, массовое ознакомление, архив

Для сети подразделений электронный статус закрывает три задачи: единый архив всех площадок; фиксация факта получения документа системой (ч. 4 ст. 22.1), снимающая спор о дате ознакомления; массовое ознакомление — новая редакция ЛНА уходит тысячам работников сразу.
Как перевести кадровый документооборот в электронный вид с помощью EasyDocs: система заменяет бумажные подписи электронной подписью и объединяет создание, согласование и подписание документов в одном личном кабинете для сотрудника и кадровика.
Подробнее о возможностях системы →

Сколько хранить документы и что грозит за их отсутствие

Сроки хранения: сводная таблица

Сроки определяет Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вместе со ст. 22.1 125-ФЗ; граница 50/75 лет — 01.01.2003. Укрупнённо:
Как исчислять сроки и уничтожать документы по их истечении — в статье Хранение кадровых документов.

Чем грозит отсутствие документа

Таблица Т6 показывает, под какой состав КоАП РФ подпадает отсутствие документа и кто это проверяет; размеры санкций — в разделе 10.

Таблица Т6. Отсутствующий документ, норма КоАП РФ, кто проверяет
При массовых дефектах работает принцип «один работник — один эпизод»; документ, не представленный по запросу в срок, считается отсутствующим.

Как проверить комплект документов перед проверкой ГИТ

Проверочные листы Роструда утверждены Приказом от 01.02.2022 № 20; плановая проверка ограничена их вопросами, поэтому самопроверку ведут по ним и через «Электронный инспектор». Чек-лист для компании с филиалами:
  • Единые ЛНА (ПВТР, акты об оплате труда, о персональных данных, о СУОТ) утверждены приказом; редакции совпадают во всех подразделениях.
  • Подписи об ознакомлении с ЛНА есть у каждого работника каждой площадки, включая принятых после последней редакции.
  • Штатное расписание одно, с разбивкой по подразделениям; должности в договорах совпадают с ним.
  • В договорах работников обособленных подразделений указано подразделение и его местонахождение.
  • Графики сменности утверждены по площадкам и доведены за месяц; табели сходятся с ними.
  • Приказы об увольнении и журналы инструктажей — на бумажном носителе, с собственноручными подписями; книга учёта трудовых книжек ведётся.
  • Воинский учёт организован по месту нахождения каждого подразделения; приказ и план согласованы с военкоматами.
  • Положение о филиале и доверенности руководителей подразделений на подписание кадровых документов в силе.
  • ЛНА о КЭДО и согласия работников оформлены; перечень электронных документов соответствует практике.
  • СОУТ, медосмотры и инструктажи закрыты по каждому работнику из списков.
Организационно-правовая форма на перечень не влияет: вопрос «какие кадровые документы должны быть в ООО обязательно» решается теми же нормами, что и для АО или ИП-работодателя, а упрощения для микропредприятий по ст. 309.2 к работодателям от 500 человек неприменимы. Общая методика кадрового аудита — в статье Кадровое делопроизводство.

Что изменилось в перечне: актуальные поправки

Актуально на 13.10.2026; блок обновляется при изменении норм.
  • Приказ о приёме стал необязательным
    с 22.11.2021 — ст. 68 ТК РФ в редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ; тот же закон ввёл ст. 22.1–22.3 об электронном документообороте.
  • Электронные трудовые книжки
    Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ: тем, кто впервые устроился на работу после 31.12.2020, бумажная книжка не заводится.
  • Согласие на обработку персональных данных
    с 01.09.2025 оформляется отдельным документом; усиленные санкции по ст. 13.11 КоАП РФ применяются с 30.05.2025.
  • Классификатор ОК 016
    (коды должностей для ЕФС-1) и ГОСТ Р 7.0.97 действуют в обновлённых редакциях.
  • Размеры санкций
    к таблице Т6 для юридических лиц: ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — 30 000–50 000 ₽ (повторно — 50 000–70 000 ₽); ч. 4 ст. 5.27 — 50 000–100 000 ₽; ч. 1–4 ст. 5.27.1 — от 50 000–80 000 ₽ (общие нарушения) до 130 000–150 000 ₽ (СИЗ), допуск без обучения и медосмотра — 110 000–130 000 ₽; ч. 1 ст. 13.11 — 150 000–300 000 ₽, ч. 2 — 300 000–700 000 ₽; ст. 21.4 и 13.20.

Частые вопросы

Есть ли в законе единый перечень обязательных кадровых документов?
Нет. Обязательность каждой позиции выводится из её нормы — ТК РФ, 152-ФЗ, 402-ФЗ, 125-ФЗ, 53-ФЗ или 426-ФЗ. Какие кадровые документы должны быть обязательно у всех, а какие — при условии, показывают раздел 1 и таблица Т1.
Обязателен ли приказ о приёме на работу?
Нет. С 22.11.2021 приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему усмотрению (ст. 68 ТК РФ); если издал — содержание не должно расходиться с договором. Подробнее — в разделе 3.
Нужно ли вести личную карточку Т-2?
Для коммерческих работодателей такой обязанности нормами не установлено. Обязательна карточка воинского учёта формы № 10 на состоящих на учёте работников. Подробнее — в разделе 3.
Обязательны ли унифицированные формы Т-серии?
Нет. С 01.01.2013 формы из Постановления Госкомстата № 1 применяются по решению работодателя (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ). Обязательны лишь формы, закреплённые специальными актами: трудовая книжка, СТД-Р, ЕФС-1. Подробнее — в разделе 6.
Какие кадровые журналы обязательны?
Книга учёта движения трудовых книжек (пока есть бумажные книжки), журналы инструктажей по охране труда, журнал учёта микротравм, журнал проверок воинского учёта. Журналы регистрации приказов и договоров ведутся для доказательности. Подробнее — в разделе 5.
Какие документы нельзя перевести в электронный вид?
Исключения названы в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ закрытым списком: это документы о стаже, об увольнении, об инструктажах по охране труда и о несчастных случаях на производстве; точный состав приведён дословно в разделе 8 и отражён в таблице Т5. Ознакомление с ЛНА, договоры и большинство приказов в список не входят и ведутся электронно. Подробнее — в разделе 8.
Обязательны ли должностные инструкции?
Нет: ТК РФ о них не упоминает, трудовая функция описывается в договоре (ст. 57). Инструкция полезна как доказательство объёма обязанностей; если принята — с ней знакомят под подпись. Подробнее — в разделах 2 и 4.
Какие документы должны быть в отделе кадров к проверке в первую очередь?
Что должно быть в отделе кадров к приходу инспектора, подсказывают проверочные листы Роструда: ЛНА с подписями об ознакомлении, штатное расписание, договоры по выборке, табели, график отпусков, документы по охране труда и персональным данным. Полный список кадровых документов — таблица Т1 и раздел 9.
%%title%%
%%subtitle%%