Что такое КЭДО: кадровый электронный документооборот простыми словами

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это взаимодействие между работником и работодателем по юридически-значимому обмену кадровыми документами в электронном виде без дублирования на бумаге.

КЭДО является обязательным для работников, чей трудовой стаж начался после 31.12.21 г. В остальных случаях переход на КЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Все расходы по внедрению и поддержке КЭДО, в том числе по выпуску сертификатов электронных подписей для работников, несет работодатель.

Обмен электронными документами осуществляется в информационной системе (системе КЭДО) по выбору работодателя. Разработчика облачной системы КЭДО, который предоставляет доступ к сервису КЭДО по подписке, называют провайдером КЭДО.

EasyDocs - первопроходец на рынке КЭДО. Первого клиента мы подключили к кадровому документообороту в 2019 году, еще до изменений в Трудовом кодексе. Нашим решением пользуется несколько сот компаний с численностью от нескольких десятков до нескольких тысяч сотрудников. В этой статье мы делимся нюансами выбора системы КЭДО и ее внедрения в Вашем бизнесе.

Система КЭДО - это информационная система для создания, подписания, использования и хранения работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов в электронном виде. Она объединяет документы и процессы, связанные с управлением персоналом, переводит их из бумажного вида в электронный, позволяя работодателю и работнику подписывать их с помощью электронной подписи (ЭП).

Можно привести такой пример. Представьте себе покупку авиабилета по старинке: в кассе в виде бумажного носителя. Так устроен типичный кадровый документооборот в пока еще многих компаниях. Современность: авиабилет вы покупаете через Интернет. «Физически» его не существует, он есть только в информационной базе данных. При этом он столь же реален и носит такой же статус с юридической точки зрения, что и бумажный.

Таким образом, КЭДО - это подвид системы внутреннего документооборота с фокусом на кадровые документы. Но КЭДО также выполняет часть функций внешнего документооборота по созданию, подписанию и обмену неформализованными документами с самозанятыми, исполнителями по договорам ГПХ, ИП и юрлицами, в том числе договоры, акты выполненных работ и счета.

Особую актуальность кадровый электронный документооборот получил во время пандемии коронавируса Covid-19. Компании были вынуждены отправить значительную часть сотрудников в формат удаленной работы и все кадровые вопросы решать с ними, соответственно, тоже удаленно.

Кроме того, крупные организации, имеющие распределенную структуру и при этом централизованную кадровую службу, также часто переходят на КЭДО, чтобы избавиться от пересылки бумажных документов и связанных с нею рисков.

Кадровый электронный документооборот принципиально отличается от бумажного документооборота, который всего лишь пересылает документ из точки А в точку Б. В КЭДО происходит непосредственно создание документа, согласование, подписание, ознакомление, хранение и передача в систему кадрового учета.

К неочевидным плюсам можно отнести снижение пиковых нагрузок на кадровые службы. В жизни компании случаются эпизоды, когда поток документов возрастает, порой кратно, будь то сезон отпусков, оформление премий, ознакомление с новым ЛНА или перевод работников в другое подразделение. Кадровые специалисты задерживаются на работе, документы из-за легкого хаоса уходят не туда, куда надо, теряются по дороге или долго не возвращаются, что выливается в дополнительные потери времени. Возникают ошибки, которые в свою очередь вызывают другие ошибки. Уверен, ситуация знакома любому, кто побывал в условиях аврала.

КЭДО позволяет пройти пиковый период без потери нервных клеток и качества. Кадровый электронный документооборот сам по себе сокращает время на обработку одного документа, его формирование и подписание. Выше степень контроля как по конкретной бумаге, так и в целом над всем процессом — он полностью виден в системе, положение дел можно оценить в течение минуты: кто подписал, а кто нет.

По финансовой части все индивидуально. Почти все наши клиенты отмечают, что КЭДО в итоге окупился. Не говоря уже о росте удовлетворенности сотрудников, жизнь которых стала проще.

Возможности КЭДО зависят от того, с кем работодатель оформляет отношения.

Важное ограничение для ПЭП
Для работников по месту нахождения юрлица при использовании простой электронной подписи дополнительно нельзя оформить:
трудовой договор · договор о материальной ответственности · ученический договор · договор на обучение · согласие на перевод · заявление на увольнение · приказ о дисциплинарном взыскании

Для ГПХ, самозанятых и ИП
Здесь действуют общие правила Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Гражданского кодекса. Вид электронной подписи стороны выбирают самостоятельно. При использовании ПЭП или НЭП условия её применения должны быть заранее закреплены соглашением между сторонами.

При переходе компании на КЭДО у сотрудников неизбежно возникнут вопросы и опасения, которые могут вылиться в возражения и желание отказаться от современных кадровых технологий.

Я выделю четыре основные категории возражений:

Процесс внедрения КЭДО обычно является бесплатным. Провайдер КЭДО помогает выстроить процесс внедрения и оказывает бесплатные консультации по настройке системы, разработке шаблонов документов и настройке маршрутов согласования. К платному внедрению КЭДО прибегают тогда, когда запрос клиента сложен и индивидуален, требует серьезных усилий по кастомизации.

Повторюсь, ибо это важный момент: на организационном уровне целесообразно закрепить выделенного проджекта-менеджера, который будет руководить переходом на КЭДО как своей главной задачей, а не как одной из рутинных задач.

Организации, желающие попробовать кадровый ЭДО, но пока не уверенные в полезности кадрового электронного документооборота, могут попробовать демонстрационную версию. Некоторые сервисы, в частности EasyDocs, предоставляют такую возможность. В нашей системе можно получить доступ к демо-среде на месяц.

Электронный документооборот - автоматизация существующих процессов. Перед тем, как переносить их в систему КЭДО, необходимо определить следующие вещи:

1. Как именно те или иные процессы выстроены в компании? Необходимо задокументировать маршрут каждого документа.
2. Выяснить, может ли выбранное решение КЭДО автоматизировать каждый кадровый документ в соответствии с тем маршрутом, который сложился в компании?
3. Если провайдер КЭДО не может обеспечить тот маршрут документа, который сложился, готова ли компания изменить маршрут документа в соответствии с возможностями провайдера КЭДО?

Наш опыт показывает, что вариаций кадровых процессов очень много. Маршрут даже такого «прозаичного» документа как заявление на отпуск в каждой компании устроен по-своему в силу сложившихся привычек и обычаев делового оборота. В одной организации сотрудник может пойти в отпуск по графику просто по приказу, который готовит кадровый специалист на основании утвержденного графика. В другой организации сотрудников обязывают писать заявление на отпуск несмотря на наличие утвержденного графика отпусков.

Внедрение КЭДО - это хороший повод сделать аудит своих кадровых процессов, отказаться или пересмотреть какие-то сложившиеся процессы, которые уже устарели, не являются обязательными по закону или не несут управленческого смысла.

На этапе внедрения описываются все кадровые процессы, которые предполагается перенести в КЭДО, и согласовываются с провайдером на предмет возможности их автоматизации в существующем виде.

В EasyDocs при внедрении мы берем у клиента три процесса и полностью их автоматизируем, переводим в КЭДО вместе с сотрудниками заказчика. Специалисты клиента, получив опыт и посмотрев, как и что делается, следующие процессы настраивают уже самостоятельно.

При настройке маршрутов важно учесть, какие типовые формы документов из кадровой учетной системы будут использоваться, нужны ли какие-то дополнительные шаблоны. В EasyDocs имеется большое количество готовых шаблонов, а также конструктор шаблонов, который позволяет создать при необходимости новые.

Отметим также, что в расширении EasyDocs для 1С внедрен механизм автоматического сопоставления реквизитов документов EasyDocs с реквизитами документов кадровой учетной системы. Именно этот механизм позволяет из любого документа, который поступает от сотрудника, автоматически создать документ и в кадровой системе.

Есть два типа взаимодействия КЭДО с кадровой учетной системой компании:

• КЭДО и кадровая система не интегрированы друг с другом полностью. При таком подходе кадровику приходится работать в двух системах, постоянно между ними переключаясь и перекидывая между ними документы;
• КЭДО и кадровая системы интегрированы. Кадровый специалист работает в «одном окне». Решение EasyDocs построено таким образом, чтобы кадровый специалист мог решать все задачи по кадровому учету в 1С без необходимости переключаться в личный кабинет КЭДО.

Соответственно, процесс обучения в EasyDocs начинается того, что наш менеджер помогает клиенту настроить расширение 1С, произвести его первичные настройки как на стороне КЭДО, так и на стороне кадровой учетной системы.

В компании внедрение КЭДО начинается с разработки локального нормативного акта о переходе на кадровый электронный документооборот. Он утверждается руководством и передается на ознакомление всем сотрудникам организации. Следующим шагом необходимо получить письменное согласие работника с переходом на КЭДО. Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя получить согласие работников с переходом на КЭДО, если трудовой стаж работников начался до 1 января 2022 г.

Согласие работника является важнейшим документом, который устанавливает 3 факта:

1. согласие работника с переходом на КЭДО
2. согласие работника на использование определенного вида электронной подписи, например, ПЭП или УНЭП
3. согласие работника на передачу своих персональных данных провайдеру КЭДО.

В совокупности с пользовательским соглашением провайдера КЭДО, эти согласия также устанавливают систему КЭДО как юридически значимый способ доставки уведомлений между сотрудником и работодателем. Т.е. с даты перехода на КЭДО и работодатель, и сотрудник обязаны регулярно проверять свои документы в личном кабинете и никто уже не сможет сказать, что “я не получал документы”, т.к. поступление документов фиксируются системой и доставка документа является свершившимся юридическим фактом, даже если сторона документооборота не увидела своевременно поступивший документ. Это очень важно с точки зрения выполнения работодателем своих обязательств по своевременному уведомлению и ознакомлению работников с кадровыми документами, а также по своевременное передаче работникам кадровых документов.

Документ требует подписания сотрудником собственноручной подписью на бумаге, т.к. обычно у работника нет иного вида юридически значимой подписи. Это самый важный документ для работодателя на случай трудовых споров и он должен быть безукоризненно подписан. Суд может потребовать подтверждения того, что электронный документ с сотрудником имеет юридическую силу. И согласие сотрудника - ключевой документ, который определяет юридическую значимость документооборота. Будьте осторожны, если провайдер КЭДО говорит вам, что согласие работника с переходом на КЭДО будет подписано в системе “простой электронной подписью” или путем “проставления галочки” при регистрации работника в системе КЭДО. Проконсультируйтесь с юристом по поводу юридической значимости такого согласия.

В подготовке работников ко взаимодействию с КЭДО есть две составляющие:

• информационная кампания;
• непосредственно обучение.

Повторюсь: представьте, что персонал организации — электорат. Вы предлагаете ему изменения в жизни, притом серьезные. Большинство вряд ли сталкивалось с таким ранее, и потому, вполне понятно, испытывает опасения за сохранность конфиденциальных данных, сложность оформления цифровой подписи и пр.

Кампания должна быть сосредоточена на преимуществах, которые принесет КЭДО, и на ответах на возможные опасения, связанные с предполагаемой сложностью и безопасностью.

Обучение помимо ознакомления с инструкциями включает в себя и возможность работникам задать вопросы. Как я упоминал выше, в EasyDocs мы проводим обучающие вебинары для сотрудников, во время которых они могут просмотреть сценарий работы и получить ответы на свои вопросы.

В системе EasyDocs «подписантом» называется роль сотрудника, который подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) по машиночитаемой доверенности от генерального директора.

Требования законодательства таковы, что для выпуска сертификата усиленной электронной подписи (как квалифицированной, так и неквалифицированной) необходимо пройти личную идентификацию. Такую идентификацию для получения квалифицированного сертификата можно пройти в одном из более 200 центров идентификации, которые расположены во всех крупных городах России. Либо есть возможность стать доверенным лицом удостоверяющего центра. Это бесплатно. Для этого нужно принять оферту удостоверяющего центра на исполнение обязательств доверенного лица, назначить специалиста, который пройдет обучение по выполнению функций доверенного лица удостоверяющего центра и проведет идентификации. Удобно то, что такую идентификацию можно проводить прямо в офисе, т.е. сотруднику не нужно тратить время на посещение центра идентификации. Это также поможет в случаях, когда сотрудник не имеет подтвержденной учетной записи на Госуслугах и не может пройти идентификацию для получения неквалифицированного сертификата через Госуслуги. Таким сотрудникам также можно проводить идентификацию силами уполномоченного сотрудника доверенного лица.

Можно самостоятельно получить квалифицированный сертификат в любом аккредитованном удостоверяющем центре и пользоваться ключами на USB-токене. В лицензию подписанта EasyDocs входит мобильная электронную подпись, которая хранится в телефоне подписанта в приложении MyDSS 2.0. Ее преимущество состоит в том, что она не привязана к стационарному компьютеру и не требует установки сложных программных продуктов — криптопровайдера, браузера, плагина, расширения браузера. Вся интеграция уже проведена. Единственное, что требуется от подписанта, — установить на смартфон приложение, с помощью которого будет происходить подтверждение подписания. Таким образом, работать можно в любом месте, в котором есть Интернет, и с любого устройства -- телефона, ноутбука или планшета.

Лицензия на “Подписанта” в EasyDocs стоит 12 000 руб. в год и включает в себя выпуск квалифицированного сертификата с использованием MyDSS 2.0 и машиночитаемой доверенности. Работодатель может менять подписантов до 3 раз в течение срока действия лицензии.

После завершения всех предыдущих этапов, помимо уже подключенных руководителей, кадровиков и подписантов, в систему КЭДО приглашают сотрудников. Приглашения сотрудникам вместе с персональными данными отправляют в КЭДО из системы кадрового учета 1С. Работник регистрируется в личном кабинете КЭДО и получает электронную подпись, которую определил работодатель в своем приглашении. После получения электронной подписи сотрудник может начинать непосредственно документооборот.

Наш опыт показывает, что от момента заключения договора до начала работы проходит примерно месяц. Иногда бывает и дольше, что, как правило, вызвано нехваткой полномочий менеджера, которому заказчиком поручено заниматься внедрением.

Основное время уходит на согласование ЛНА по переходу на КЭДО, получения согласий сотрудников с переходом на КЭДО, обучения и получения электронных подписей. Сама настройка КЭДО и обучение кадровых специалистов укладывается максимум в 1 неделю.

Выбор типа электронной подписи для сотрудников - очень важное решение, которое определяет стоимость КЭДО и бизнес-процессы по работе с КЭДО. При принятии этого решения нужно учитывать много нюансов, но главный из них - это планируется ли заключение трудовых договоров с работниками в электронном виде? Как я рассказывал ранее, в соответствии с трудовым кодексом, подписание трудовых договоров возможно только усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, поэтому этот вопрос является решающим при выборе типа электронной подписи для сотрудников. Ниже мы приводим 3 вопроса, которые рекомендуем себе задать при выборе типа электронной подписи:

Самым популярным типом электронной подписи, которая используются в КЭДО, является усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП EasyDocs), т.к. она позволяет подписывать все разрешенные трудовым кодексом кадровые документы, а ее ключ предоставляется прямо внутри сервиса и не требует от пользователя никаких дополнительных приложений или проверок через Госуслуги.

Вторым по популярности типом электронной подписи в КЭДО является УНЭП Госключ. Этот вид подписи может подписывать также все разрешенные трудовым кодексом кадровые документы, но для ее применения требуется установить отдельное приложение Госключ, а также требуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

В приложении Гоксключ можно также установить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Это самый защищенный тип электронной подписи, которые имеет два преимущества:

1. Не требует отдельного письменного согласия между сторонами для ее применения в документообороте
2. Не требует участия сервиса КЭДО или удостоверяющего центра для проверки электронной подписи

Квалифицированные сертификаты могут выпускаться только аккредитованными удостоверяющими центрами, которых всего около 40 на всю страну. Эти компании отвечают высоким требованиям по размеру уставного капитала и по количеству филиалов на территории РФ, что гарантирует финансовую стабильность этих организаций и возможность отвечать по обязательствам перед владельцами сертификатов в случае каких-то мошеннических действий с сертификатами. В связи с тем, что квалифицированная электронная подпись приравнена федеральным законом №63-ФЗ "Об электронной подписи" к собственноручной, к выпуску квалифицированных сертификатов предъявляются повышенные требования, чтобы они не попали в руки злоумышленников. Для выпуска квалифицированных сертификатов проводится обязательная личная идентификация в аккредитованном удостоверяющем центре, что также позволяет работодателю убедиться в личности своего будущего работника при оформлении его на работу дистанционно.