«Школа 21» — образовательный проект Сбера, который бесплатно обучает цифровым профессиям. Кампусы школы работают в разных городах России. Сегодня в штате компании трудится около 290 человек: примерно половина из них работает удаленно.
Кадровой службе «Школы 21» приходилось подписывать документы с сотрудниками, которые могут находиться за сотни и тысячи километров друг от друга. Пока три года назад компания не перешла на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с EasyDocs. Это позволило упростить работу с документами для распределенной команды и сократить зависимость кадровых процессов от местонахождения сотрудников.
О том, как проходил переход на КЭДО и каких результатов удалось достичь, рассказывает Анна Булойчик, менеджер по персоналу АНО «Школа 21». Именно она инициировала внедрение кадрового электронного документооборота в компании.
Бумага тормозила кадровые процессы
Бумажный документооборот был неудобен для работы между кампусами и с сотрудниками, работающими из дома. Документы приходилось отправлять курьером: подписание и возвращение бумаг в кадровую службу отнимали время.
Регулярные процессы — прием новых сотрудников и увольнение, оформление отпусков и командировок, служебных записок и заявлений — затягивались.
«Бумажные кадровые документы терялись, долго согласовывались, а курьерская доставка сотрудникам стоила дорого», — говорит Анна Булойчик.
Решением проблемы стал переход на КЭДО.
Важным критерием при выборе вендора для «Школы 21» было соответствие требованиям законодательства к работе с персональными данными и электронной подписью.
Компания остановилась на EasyDocs как на партнере, который не только поможет оптимизировать кадровые процессы, сократить бумажный документооборот и упростить работу с дистанционными сотрудниками, но и обеспечит соблюдение законодательства.
Благодаря внедрению КЭДО сотрудникам «Школы 21» больше не нужно ждать пересылки бумажных документов между кампусами и городами: договоры и заявления можно подписывать онлайн независимо от места нахождения. Все кадровые документы теперь хранятся в едином электронном пространстве.
Автоматизация испытательного срока
Для «Школы 21» было важно автоматизировать контроль испытательного срока. Однако стандартного функционала КЭДО для этого было недостаточно, поэтому «Школа 21» обратилась в EasyDocs с запросом на доработку. Совместно с продуктовой командой были сформулированы требования к функционалу. Так «Школа 21» стала инициатором и первым пользователем нового инструмента.
До этого процесс во многом зависел от ручной работы HR-службы. Бланки и задания для сотрудников приходилось направлять по электронной почте, а специалистам — самостоятельно отслеживать ход испытательного срока и результаты работы. Единой системы, которая помогала бы централизованно управлять этим процессом, не было.
«Самым важным для нас было автоматизировать ручную работу, чтобы не отслеживать этот процесс самостоятельно», — рассказывает Ольга Медянцева, руководитель направления, ответственная за работу с испытательными сроками.
После разработки функционала процесс переехал в EasyDocs.
В КЭДО от EasyDocs испытательный срок можно запускать автоматически в рамках процесса найма или вручную — руководитель видит таких сотрудников в разделе «Моя команда». В системе задаются руководитель, подписант, продолжительность испытания и другие параметры процесса. Руководителю приходит задача поставить цели и определить критерии, по которым будет оцениваться результат.
Цели оформляются отдельным документом: в каждой цели подробно указывается, что должен сделать сотрудник и как будет оцениваться результат. Документ сначала подписывает руководитель, а затем он поступает новому сотруднику на ознакомление.
Перед окончанием испытательного срока руководитель получает задачу оценить результат. EasyDocs автоматически формирует документ с поставленными целями — руководителю остается указать, какие из них выполнены, и принять решение по итогам испытания. Документ снова направляется на подпись, а затем сотруднику на ознакомление.
Если сотрудник не прошел испытание, система помогает соблюсти предусмотренный статьей 71 ТК РФ порядок: работодатель должен предупредить его в письменной форме не позднее чем за три дня до расторжения договора и указать причины, по которым результат испытания признан неудовлетворительным.
Большие планы на КЭДО
Компания рассматривает КЭДО как инструмент, который можно использовать для большего числа кадровых задач. Одной из них может стать работа с анкетами и формами: «Школе 21» нужна возможность отправлять документы сотрудникам через EasyDocs, получать заполненные и подписанные формы непосредственно в системе.
Есть и несколько задач, связанных с оформлением кадровых документов. Например, согласие на работу в выходной день, внутренние переводы и совмещения, служебные записки руководителей о переводе или временном замещении отсутствующего работника.
В дальнейшем компания планирует расширять круг кадровых задач, которые можно полностью оформлять и подписывать в электронном виде.
Советы компаниям, которые планируют перейти на КЭДО
Опыт «Школы 21» показал, что к переходу на электронный документооборот стоит подходить как к полноценному проекту, считает Анна Булойчик.
Первое — изучить рынок и выбрать провайдера исходя из собственных процессов и задач. Возможности системы должны соответствовать реальной структуре компании, а не только общему списку функций.
Второе — заранее проработать юридическую сторону перехода: подготовить локальный акт для перехода на КЭДО и получить необходимые согласия сотрудников.
Третье — обучить кадровую службу и остальных работников. По мнению команды «Школы 21», особенно важно показать сотрудникам на практике, насколько просто подписывать документы в системе.
«Если задумались об этом — однозначно нужно внедрять!», — говорит Анна Булойчик.
При этом в компании подчеркивают: КЭДО не решает автоматически все проблемы кадрового администрирования.
Кадровый электронный документооборот ускоряет процессы, снижает нагрузку на специалистов при подписании и архивировании документов, но не заменяет саму систему кадрового учета. Поэтому после перехода на электронный документооборот контроль за процессами остается необходимым на всех уровнях.
