В начале недели мы опубликовали полный гайд по оформлению командировок в 2024 году. В этом материале расскажем о тонкостях оформления командировки для генерального директора.
- Что такое командировка?
- * Служебная записка
- Приказ о направлении в командировку
- * Командировочное удостоверение
- Приказ и доверенность на передачу полномочий директора замещающему сотруднику
- Покупка билетов, бронирование жилья и аренда автомобиля
- * Визы и другие документы, необходимые для поездки за границу
- Собрать все отчетные документы после командировки
- Заполнить авансовый отчет
- Сдать отчет и необходимые чеки в бухгалтерию
- * Командировка для гендиректора, являющегося учредителем
- Как упростить командировку для гендиректора?
1. Что такое командировка?
Командировкой, согласно определению из статьи 166 Трудового Кодекса РФ, является служебная поездка по распоряжению работодателя «вне места постоянной работы». Гендир отправляется в командировку по собственному распоряжению. Необходимо грамотно оформить поездку, согласно Постановлению Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Иначе можно получить штраф от налоговой или трудового инспектора. Чтобы избежать этого, нужно выполнить следующие действия:
2. *Шаг 1. Служебная записка
Для того, чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, компании необходимо оформить внутренние документы.
Служебная записка составляется для того, чтобы проинформировать руководство о необходимости направить работника в командировку, согласовать поездку и расходы. Пишется записка на имя руководителя, поэтому составление документа в случае со служебной поездкой гендиректора не является обязательным. Главное — подготовить приказ о командировке.
Генеральный директор составляет служебную записку от собственного лица, отправляя самого себя в командировку (Письмо Роструда от 11 марта 2009 г. N 1143-ТЗ). В документе должна содержаться следующая информация:
Служебная записка составляется для того, чтобы проинформировать руководство о необходимости направить работника в командировку, согласовать поездку и расходы. Пишется записка на имя руководителя, поэтому составление документа в случае со служебной поездкой гендиректора не является обязательным. Главное — подготовить приказ о командировке.
Генеральный директор составляет служебную записку от собственного лица, отправляя самого себя в командировку (Письмо Роструда от 11 марта 2009 г. N 1143-ТЗ). В документе должна содержаться следующая информация:
- ФИО и должности составителя и получателя (в данном случае гендиректора);
- наименование («Служебная записка о необходимости командирования сотрудника организации»), дата составления документа;
- обоснование служебной необходимости командировки (например, запуск нового производственного цеха);
- место и продолжительность служебной поездки;
- в случае использования служебного транспорта регистрационный номер и марка автомобиля;
- список прилагаемых документов, подтверждающих озвученную информацию.
3. Шаг 2. Приказ о направлении в командировку
Для составления приказа используется унифицированная форма Т-9. Также можно заменить ее шаблоном, разработанным в организации. Шаблон зависит от правил, прописанных во внутреннем положении о командировках.
Приказ должен быть оформлен на имя генерального директора: и в данном случае подписывается им же (Письмо Роструда от 11 марта 2009 г. N 1143-ТЗ). В документе содержатся следующие сведения:
Приказ должен быть оформлен на имя генерального директора: и в данном случае подписывается им же (Письмо Роструда от 11 марта 2009 г. N 1143-ТЗ). В документе содержатся следующие сведения:
- ФИО командированного сотрудника, структурное подразделение и должность;
- цель, дата и место командировки;
- в случае необходимости прописывается источник суммы командировочных расходов и других условий, при которых работник отправляется в служебную поездку (Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
4. *Шаг 3. Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение подтверждает тот факт, что сотрудник на данный момент находится в деловой поездке и выполняет служебные поручения.
С 2014 года правительство исключило удостоверение из списка необходимых отчетных документов (Постановление от 29 декабря 2014 года №1595) в целях упрощения подтверждения командировочных расходов, поэтому оформление командировочного удостоверения не является обязательным. В нынешней практике подтверждением факта командировки служит приказ о командировке и служебная записка, а расходов — билеты и договоры об аренде жилья.
Удостоверение создается на основе приказа, подготовленного бухгалтерией или же отделом кадров. Для составления командировочного удостоверения используется утвержденная форма Т-10, которая предоставляется в бухгалтерию наряду с финансовым отчетом и содержит следующие сведения:
С 2014 года правительство исключило удостоверение из списка необходимых отчетных документов (Постановление от 29 декабря 2014 года №1595) в целях упрощения подтверждения командировочных расходов, поэтому оформление командировочного удостоверения не является обязательным. В нынешней практике подтверждением факта командировки служит приказ о командировке и служебная записка, а расходов — билеты и договоры об аренде жилья.
Удостоверение создается на основе приказа, подготовленного бухгалтерией или же отделом кадров. Для составления командировочного удостоверения используется утвержденная форма Т-10, которая предоставляется в бухгалтерию наряду с финансовым отчетом и содержит следующие сведения:
- наименование компании;
- дату и номер составленного ранее приказа о командировке;
- ФИО, должность, паспортные данные, а также табельный номер отправленного в служебную поездку сотрудника;
- цель командировки;
- место назначения командировки: регион, населенный пункт или же конкретное предприятие.
Обратите внимание! Командировочное удостоверение распечатывается в одном экземпляре, подписывается генеральным директором (то есть самим командированным) и хранится у сотрудника в течение всей поездки. Перед отправкой в командировку на удостоверении ставится печать организации. По возвращении на обратной стороне документа указывается информация о прибытии и отбытии вместе с названиями организаций, подписями, печатями и датами.
5. Шаг 4. Приказ и доверенность на передачу полномочий директора замещающему сотруднику
Когда генеральный директор находится в отъезде, нужно, чтобы кто-то исполнял его повседневные обязанности и вел дела. В таком случае руководитель должен выбрать доверенное лицо и оформить на него доверенность о передачи полномочий на срок служебной поездки.
Гендиректор может выбрать любого сотрудника, однако чаще всего доверенным лицом становится заместитель директора, технический директор (СТО), соучредитель, главный бухгалтер или же руководитель департамента или отдела. Также у генерального директора есть возможность разделить обязанности между несколькими доверенными лицами в том случае, если ответственный работник взял больничный или же ушел в неоплачиваемый отпуск.
У доверенности нет унифицированного шаблона: она имеет свободную форму. Документ подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. В доверенности на передачу полномочий директора другому сотруднику содержатся следующие сведения:
Бывают ситуации, когда в обязанности доверенного лица не входит замещение гендиректора в случае отъезда последнего. Тогда необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника.
Гендиректор может выбрать любого сотрудника, однако чаще всего доверенным лицом становится заместитель директора, технический директор (СТО), соучредитель, главный бухгалтер или же руководитель департамента или отдела. Также у генерального директора есть возможность разделить обязанности между несколькими доверенными лицами в том случае, если ответственный работник взял больничный или же ушел в неоплачиваемый отпуск.
У доверенности нет унифицированного шаблона: она имеет свободную форму. Документ подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. В доверенности на передачу полномочий директора другому сотруднику содержатся следующие сведения:
- ФИО сотрудника, которому предстоит временно исполнять обязанности руководителя;
- список полномочий, которые должно осуществлять замещающее лицо;
- дата подписания и истечения действия доверенности.
Бывают ситуации, когда в обязанности доверенного лица не входит замещение гендиректора в случае отъезда последнего. Тогда необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника.
Также нужно получить письменное согласие от работника о том, что он готов исполнять обязанности директора в указанный период.
6. Шаг 5. Покупка билетов, бронирование жилья и аренда автомобиля
Во время командировки сотрудник должен где-то остановиться, а также передвигаться из точки A в точку B. Чтобы в дальнейшем получить возмещение расходов на покупку билетов, брони жилья или аренду авто, нужно сохранять все чеки и документы. К ним относятся:
- чеки и квитанции на оплату обедов, номера в отеле, такси, каршеринга, покупку топлива для автомобиля;
- договор об аренде квартиры, а также помещения для проведения заседаний, встреч или конференций;
- счет-фактуру за проживание в гостинице;
- посадочный талон на самолет;
- прочие накладные и расписки.
7. *Шаг 6. Визы и другие документы, необходимые для поездки за границу
Для служебных поездок за границу требуются те же документы, что и для командировок на территории России. Однако заграничная служебная поездка сопряжена с другими расходами:
У консульства каждой страны существуют свои правила оформления виз, которые нужно уточнить заранее.
Так как оформление виз сопряжено с бюрократическими сложностями и бумажной волокитой, вместо генерального директора заняться данным вопросом вопросом может его доверенное лицо: при условии наличия соответствующего документа.
На шенгенскую визу подавать документы придется лично, потому что для оформления визы нужны отпечатки пальцев. Исключение составляет случай, когда биометрические данные были сданы за последние пять лет.
- оформление визы и других проездных документов, а также загранпаспорта в случае его отсутствия;
- консульские и аэродромные сборы;
- оплата медицинской страховки и т.д. (смотрите пункт 23 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
У консульства каждой страны существуют свои правила оформления виз, которые нужно уточнить заранее.
Так как оформление виз сопряжено с бюрократическими сложностями и бумажной волокитой, вместо генерального директора заняться данным вопросом вопросом может его доверенное лицо: при условии наличия соответствующего документа.
На шенгенскую визу подавать документы придется лично, потому что для оформления визы нужны отпечатки пальцев. Исключение составляет случай, когда биометрические данные были сданы за последние пять лет.
Помните, что после оформления виз необходимо сохранять все чеки для дальнейшего возмещения расходов.
8. Шаг 7. Собрать все отчетные документы после командировки
После окончания служебной поездки следует проверить наличие всех необходимых документов, а именно:
- документы о жилищных расходах, к ним относятся: договор об аренде жилья, счет-фактура за проживание, а также чек ККТ об оплате гостиницы;
- документы о транспортных расходах: посадочный талон на самолет, чеки ККТ из каршеринга или такси или же договор об аренде автомобиля;
- документы, подтверждающие различные представительские расходы.
9. Шаг 8. Заполнить авансовый отчет
Далее необходимо прописать суммы выданных и потраченных денег. К авансовому отчету прикладываются все нужные документы — билеты, квитанции, чеки: на их оборотной части нужно прописать назначение. Например, «квитанция», «счет-фактура» и так далее.
Для заполнения отчета можно воспользоваться унифицированной формой АО-1 или же шаблоном, разработанным организаций. На лицевой стороне документа необходимо указать следующую информацию:
На лицевой стороне должна быть расписка, которая представляет собой отрезную часть. В расписке указывается, что авансовый отчет был принят бухгалтером: подписанный квиток остается у командированного.
На оборотной стороне нужно отметить:
Для заполнения отчета можно воспользоваться унифицированной формой АО-1 или же шаблоном, разработанным организаций. На лицевой стороне документа необходимо указать следующую информацию:
- реквизиты организации, отправившей сотрудника в командировку;
- номер документа;
- ФИО командированного, должность и подразделение;
- сумму расходов и аванса, а также остаток или же перерасход: остаток необходимо сдать в бухгалтерию, а перерасход будет компенсирован.
На лицевой стороне должна быть расписка, которая представляет собой отрезную часть. В расписке указывается, что авансовый отчет был принят бухгалтером: подписанный квиток остается у командированного.
На оборотной стороне нужно отметить:
- сумму ранее выданного аванса и потраченных средств, наличие остатка или перерасхода;
- номера счетов и субсчетов, по которым пройдут соответствующие расходы.
На каждый документ, подтверждающий командировочные расходы, прописывается наименование и сумма трат. Суммы, указанные в других документы, должны совпадать с этими значениями. Командированный ставит свою подпись на оборотной стороне отчета.
10. Шаг 9. Сдать отчет и необходимые чеки в бухгалтерию
Во многих компаниях существует стереотип о том, что руководителю необязательно строго отчитываться о расходах за время командировки, однако это не так. Генеральный директор, как и любой другой сотрудник, должен корректно заполнить авансовый отчет и передать его в бухгалтерию. Сделать это нужно за три рабочих дня с момента возвращения из командировки.
После проверки отчет будет подписан бухгалтером, главным бухгалтером, а также руководителем компании.
11. Командировка для гендиректора, являющегося учредителем
Командировка для учредителя имеет ряд особенностей. Так, если с учредителем не заключен трудовой договор, то следует выбрать один из сценариев:
Вариант 1. Заключить срочный трудовой договор с учредителем. Если трудоустроить руководителя в штат, то командировку спокойно можно оформить по тем правилам, по которым в служебные поездки отправляют других сотрудников. В договоре необходимо обозначить те обязанности, которые будет исполнять учредитель в течение служебной поездки.
Вариант 2. Оформить на период командировки гражданско-правовой договор, прописав в документе задачи и цели поездки.
Вариант 3. Отправить учредителя в командировку без оформления договора. Во время крупных и важных сделок должны присутствовать заинтересованные лица, поэтому у проверяющих органов не будет претензий к отсутствию необходимого документа и целесообразности затрат на командировку.
Вариант 1. Заключить срочный трудовой договор с учредителем. Если трудоустроить руководителя в штат, то командировку спокойно можно оформить по тем правилам, по которым в служебные поездки отправляют других сотрудников. В договоре необходимо обозначить те обязанности, которые будет исполнять учредитель в течение служебной поездки.
Вариант 2. Оформить на период командировки гражданско-правовой договор, прописав в документе задачи и цели поездки.
Вариант 3. Отправить учредителя в командировку без оформления договора. Во время крупных и важных сделок должны присутствовать заинтересованные лица, поэтому у проверяющих органов не будет претензий к отсутствию необходимого документа и целесообразности затрат на командировку.
Обратите внимание, что все перечисленные способы позволяют уплатить налог без удержания НДФЛ, а также получить единовременный вычет по НДС.
12. Как упростить командировку для гендиректора?
Отъезд гендиректора часто оборачивается стрессовой ситуацией для компании. Если доверенное лицо отсутствует, то решать вопросы, требующие подписи директора, становится невозможно. Например, экстренное увольнение по инициативе работника с правом не отрабатывать две недели или неожиданные проверки.
Система КЭДО — кадрового электронного документооборота — позволяет руководителю спокойно отправляться в служебные поездки. Ведь любой вопрос можно решить дистанционно, поставив подпись под нужным документом.
Даже если генеральный директор в командировке занят и не может уделить время подписанию документов, то в КЭДО оформляется т.н. машиночитаемая доверенность. В Easydocs сформировать МЧД можно за 10 минут
Система КЭДО — кадрового электронного документооборота — позволяет руководителю спокойно отправляться в служебные поездки. Ведь любой вопрос можно решить дистанционно, поставив подпись под нужным документом.
Даже если генеральный директор в командировке занят и не может уделить время подписанию документов, то в КЭДО оформляется т.н. машиночитаемая доверенность. В Easydocs сформировать МЧД можно за 10 минут