Статьи EasyDocs

Как оформлять командировки в 2024 году

1. Что считается командировкой?

Трудовой Кодекс РФ дает следующее определение служебной командировки — это «поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Данная информация содержится в статье 166 ТК РФ.

Поездка в филиал организации, находящийся за пределами постоянного места работы, также является командировкой (пункт 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Если работа имеет разъездной характер — и это прописано в трудовом договоре, она не считается командировкой. При разъездной работе сотрудник выполняет свои трудовые обязанности вне того места, где находится работодатель. Например, каждая поездка курьера за заказом для клиента не является служебной командировкой.

Можно отправить в служебную поездку дистанционного сотрудника (дистанционный характер работы должен быть зафиксирован в трудовом договоре — статья 57 ТК РФ): на это указывает Письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733. В документе уточняется, что поездка дистанционного работника в офис работодателя также считается командировкой.

Для командировки необходимо соблюсти следующие условия:
  • Поездка носит производственный характер (статья 166 ТК РФ): выезд с коллегами на шашлыки под это определение не подходит.
  • Сотрудник должен быть устроен в организацию по трудовому договору (пункт 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Прочих исполнителей — например, самозанятых — отправить в командировку нельзя: для этого с ними необходимо заключить дополнительное соглашение.
  • Максимальная длительность командировки не ограничена законом, однако она должна быть целесообразной. В Письме Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 разбирается случай, когда работнику необходимо выполнять большую часть своих обязанностей на территории иностранного государства. В таком случае поездка уже не считается командировкой, ведь иностранное государство становится фактическим местом работы сотрудника.

2. Общие сведения о командировках

Решение о командировке и о ее длительности остается за работодателем. В сроки командировки входят день отъезда и возвращения. Отказ сотрудника от командировки правомерен в том случае, если поездка выпала на его отпуск или официальный выходной (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.12.2013 № 14-2-337).

Однако некоторые категории работников могут отказаться от поездки даже в рабочее время. Нельзя отправить в командировку беременных женщин (статья 259 ТК РФ). Ограничения действуют также на следующие категории сотрудников:

  • несовершеннолетние — за исключением работников творческих специальностей и спортсменов (статья 268 ТК РФ);
  • устроенные по ученическому договору: эту категорию сотрудников можно отправлять в командировку только по ученическому договору — например, для сдачи экзаменов (статья 203 ТК РФ);
  • лица с ограниченными возможностями могут отправиться в служебную поездку, только если мероприятие не противоречит их плану индивидуальной реабилитации (статья 23 Федерального закона №181‑ФЗ).

От некоторых категорий сотрудников нужно получить письменное согласие на командировку. Речь идет о:
  • женщинах с детьми до трех лет (статья 259 ТК РФ);
  • родителях, в одиночку воспитывающих детей до 14 лет (статья 259 ТК РФ);
  • родителя ребенка до 14 лет, чей второй родитель работает вахтовым методом, призван на военную службу или проходит военную службу по контракту (статья 259 ТК РФ);
  • родителей детей с ограниченными возможностями (статья 259 ТК РФ);
  • многодетных родителей, чей младший ребенок не достиг возраста 14 лет (статья 259 ТК РФ);
  • работников, находящихся на больничном по уходу за одним из членов семьи (статья 259 ТК РФ);
  • кандидатов в депутаты в период выборов (статья 41 Федерального закона №67-ФЗ.).

3. Необходимые документы

  • дипломаты, научные сотрудники и журналисты: они могут отправляться в командировки без разрешения на работу;
  • граждане стран, входящих в ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Кыргызстан и Армения): у них также нет необходимости получать патент или разрешение на работу;
  • высококвалифицированные специалисты-иностранцы (подпункты 1-12 пункта 4 статьи 13 Закона № 115-ФЗ).

4. Отчетность по командировке

A. Авансовый отчет

Вернувшись из командировки, сотрудник должен предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по авансу на командировочные расходы: гласит пункт 26 «Положения о служебных командировках». Авансовый отчет составляется по форме № АО-1 или же по шаблону, разработанному организацией.

Сотрудник, у которого отсутствуют проездные документы, подтверждает нахождение в поездке документами о найме жилья: кассовым чеком, бланком строгой отчетности (БСО) или договором на оказание гостиничных услуг (Постановление Правительства РФ от 01.03.2023 N 329). В случае заграничной командировке расходы подтверждает инвойс, выданный зарубежным отелем или гостиницей. В том случае, если в инвойсе отсутствуют данные о сроке проживания, подойдет заявка на бронирование. Документы необходимо перевести на русский язык.
Работник обязан предоставить отчет в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки, приложив документы о расходах, и затем передать отчет в бухгалтерию.

5. Как КЭДО поможет упростить процесс оформления командировочных документов?

Командировки сопряжены с оформлением большого количества документации. Система КЭДО — кадрового электронного документооборота — автоматизирует процессы командирования сотрудников и снижает нагрузку на кадрового специалиста.
Формирование отчета о командировке
Отчет о расходах в командировке

Выше приведены примеры документов для подписания в КЭДО. Важное преимущество КЭДО для руководителей организаций: в КЭДО можно подписывать документы удаленно с мобильного устройства.

С помощью КЭДО от EasyDocs можно формировать различные заявления и служебные записки для командировок, делая работу с документами проще и быстрее.