Статьи EasyDocs

Как оформлять командировки в 2024 году

1. Что считается командировкой?

Трудовой Кодекс РФ дает следующее определение служебной командировки — это «поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Данная информация содержится в статье 166 ТК РФ.

Поездка в филиал организации, находящийся за пределами постоянного места работы, также является командировкой (пункт 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Если работа имеет разъездной характер — и это прописано в трудовом договоре, она не считается командировкой. При разъездной работе сотрудник выполняет свои трудовые обязанности вне того места, где находится работодатель. Например, каждая поездка курьера за заказом для клиента не является служебной командировкой.

Можно отправить в служебную поездку дистанционного сотрудника (дистанционный характер работы должен быть зафиксирован в трудовом договоре — статья 57 ТК РФ): на это указывает Письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733. В документе уточняется, что поездка дистанционного работника в офис работодателя также считается командировкой.

Для командировки необходимо соблюсти следующие условия:
  • Поездка носит производственный характер (статья 166 ТК РФ): выезд с коллегами на шашлыки под это определение не подходит.
  • Сотрудник должен быть устроен в организацию по трудовому договору (пункт 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Прочих исполнителей — например, самозанятых — отправить в командировку нельзя: для этого с ними необходимо заключить дополнительное соглашение.
  • Максимальная длительность командировки не ограничена законом, однако она должна быть целесообразной. В Письме Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 разбирается случай, когда работнику необходимо выполнять большую часть своих обязанностей на территории иностранного государства. В таком случае поездка уже не считается командировкой, ведь иностранное государство становится фактическим местом работы сотрудника.

2. Общие сведения о командировках

Решение о командировке и о ее длительности остается за работодателем. В сроки командировки входят день отъезда и возвращения. Отказ сотрудника от командировки правомерен в том случае, если поездка выпала на его отпуск или официальный выходной (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.12.2013 № 14-2-337).

Однако некоторые категории работников могут отказаться от поездки даже в рабочее время. Нельзя отправить в командировку беременных женщин (статья 259 ТК РФ). Ограничения действуют также на следующие категории сотрудников:

  • несовершеннолетние — за исключением работников творческих специальностей и спортсменов (статья 268 ТК РФ);
  • устроенные по ученическому договору: эту категорию сотрудников можно отправлять в командировку только по ученическому договору — например, для сдачи экзаменов (статья 203 ТК РФ);
  • лица с ограниченными возможностями могут отправиться в служебную поездку, только если мероприятие не противоречит их плану индивидуальной реабилитации (статья 23 Федерального закона №181‑ФЗ).

От некоторых категорий сотрудников нужно получить письменное согласие на командировку. Речь идет о:
  • женщинах с детьми до трех лет (статья 259 ТК РФ);
  • родителях, в одиночку воспитывающих детей до 14 лет (статья 259 ТК РФ);
  • родителя ребенка до 14 лет, чей второй родитель работает вахтовым методом, призван на военную службу или проходит военную службу по контракту (статья 259 ТК РФ);
  • родителей детей с ограниченными возможностями (статья 259 ТК РФ);
  • многодетных родителей, чей младший ребенок не достиг возраста 14 лет (статья 259 ТК РФ);
  • работников, находящихся на больничном по уходу за одним из членов семьи (статья 259 ТК РФ);
  • кандидатов в депутаты в период выборов (статья 41 Федерального закона №67-ФЗ.).

3. Необходимые документы

A. Служебная записка

По закону согласование служебной командировки не требуется, также работодатель не обязан заранее предупреждать сотрудника о поездке. На практике компании часто формируют служебную записку, в которой прописываются ФИО и должность командированного, цель поездки, сроки и предстоящие расходы.

Согласование командировок удобнее проводить через систему КЭДО: кадровый электронный документооборот позволяет составить заявку в корпоративной системе, после чего ответственные сотрудники получают всю нужную информацию. Подписание и согласование проходит в онлайн-режиме.

B. Приказ о командировке

Чтобы отправить сотрудника в служебную поездку, необходимо выпустить приказ о командировке. Документ обязателен даже для однодневных командировок. У компаний есть право воспользоваться унифицированной формой № Т-9 (для одного командированного) или Т-9а (для нескольких командированных) или же разработать собственный бланк приказа (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В форме приказа должна быть следующая информация:

  • ФИО сотрудника, должность и подразделение;
  • место командировки;
  • дата командировки и количество календарных дней;
  • цель поездки;
  • источник финансирования поездки — в данном случае работодатель (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Если работник использует личный или служебный транспорт, эти сведения также упоминаются в документе.

Сотрудник должен ознакомиться с документом под подпись.

C. Заявление на перечисление аванса

После составления служебной записки сотруднику необходимо написать заявление на перечисление аванса для бронирования жилья и покупки билетов. Помните, что категория номеров и стоимость гостиницы должны совпадать с тем, что прописано в Положении о командировки для каждой конкретной должности. Аванс также включает суточные — часть командировочных расходов, связанная с проживанием работника вне дома, согласно определению из статьи 168 ТК РФ.

Сумма рассчитывается из средней стоимости аренды жилья и использования транспорта. Перед бронирование необходимо свериться с положением о командировках: например, при лимите на гостиницу в размере 2500 рублей в сутки не получится забронировать президентский люкс.

D. Письменное согласие на работу в выходные дни

Если работник находится в командировке или возвращается из нее в выходной или в праздничный день, то необходимо получить от сотрудника письменное согласие на работу в выходные дни и издать соответствующий приказ (часть вторая статьи 113 ТК РФ). Иначе возвращение из командировки осуществляется в рабочий день.

Оформление командировочных удостоверений и служебных заданий остается на усмотрение работодателя: в ТК РФ и Положении о служебных командировках таких требований нет. То же самое касается ведение журнала учета работников в командировке.

Иногда командировки приходится удлинять или сокращать. В таком случае необходимо выполнить следующие действия.

E. Приказ об изменении срока командировки

Во-первых, издать приказ об изменении срока командировки (форма произвольная): в документе необходимо указать причины, а также отметить новые сроки окончания служебной поездки. Во-вторых, уведомить сотрудника об изменениях срока с помощью соответствующего приказа и ознакомить его с оригиналом документа.

F. Документы для заграничной командировки

Для заграничных командировок требуются те же документы, что и для служебных поездок по России. Однако командировка за границу сопряжена с дополнительными расходами, такими как:

  • оформление загранпаспорта, визы и прочих проездных документов;
  • аэродромные и консульские сборы;
  • оформление медицинской страховки и т.д. (пункт 23 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

G. Документы для иностранного работника

Для командировки иностранных работников необходимо собрать тот же пакет документов, что и для россиян. Также, согласно статье 65 ТК РФ, иностранцы должны подтвердить свой статус в России (постоянное или временное проживание; временное пребывание), а также подтвердить право на работу в РФ.

  • Временно пребывающие в порядке, не требующем получения визы (статья 13.3 Закона №115-ФЗ), — имеют возможность ездить в командировки на сроки, обозначенные в дополнительном патенте региона командирования.
  • Пребывающий на основании визы (имеющий разрешение на работу) может находиться в командировке не более 10 календарных дней за весь период действия разрешения. Необходимо соблюсти следующие условия: должность или профессия сотрудника находится в перечне пункта первого приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н. (водители, переводчики, экспедиторы и т.д.). При разъездном характере работы командировка не должна продолжаться свыше 60 дней за полный период действия разрешения.
  • Временно проживающие имеют право находиться в командировке не более 40 календарных дней или 90 дней, если их работа имеет разъездной характер. Профессия или должность работника также должна попадаться в перечень второго пункта Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.

Ряд иностранных сотрудников имеет облегченный режим перемещения по территории страны. К ним относятся:

  • дипломаты, научные сотрудники и журналисты: они могут отправляться в командировки без разрешения на работу;
  • граждане стран, входящих в ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Кыргызстан и Армения): у них также нет необходимости получать патент или разрешение на работу;
  • высококвалифицированные специалисты-иностранцы (подпункты 1-12 пункта 4 статьи 13 Закона № 115-ФЗ).

4. Отчетность по командировке

A. Авансовый отчет

Вернувшись из командировки, сотрудник должен предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по авансу на командировочные расходы: гласит пункт 26 «Положения о служебных командировках». Авансовый отчет составляется по форме № АО-1 или же по шаблону, разработанному организацией.

Сотрудник, у которого отсутствуют проездные документы, подтверждает нахождение в поездке документами о найме жилья: кассовым чеком, бланком строгой отчетности (БСО) или договором на оказание гостиничных услуг (Постановление Правительства РФ от 01.03.2023 N 329). В случае заграничной командировке расходы подтверждает инвойс, выданный зарубежным отелем или гостиницей. В том случае, если в инвойсе отсутствуют данные о сроке проживания, подойдет заявка на бронирование. Документы необходимо перевести на русский язык.
Работник обязан предоставить отчет в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки, приложив документы о расходах, и затем передать отчет в бухгалтерию.

5. Как КЭДО поможет упростить процесс оформления командировочных документов?

Командировки сопряжены с оформлением большого количества документации. Система КЭДО — кадрового электронного документооборота — автоматизирует процессы командирования сотрудников и снижает нагрузку на кадрового специалиста.

С помощью КЭДО от EasyDocs сотрудник формирует отчет о командировке, документ проходит согласование и затем попадает на ознакомление бухгалтеру в расширение EasyDocs для 1С: Бухгалтерия. Реквизиты, которые есть в системе, будут заполнены автоматически. Бухгалтеру остается сформировать авансовый отчет и отправить его на подписание руководителю и сотруднику прямо из 1С.

С новым расширением EasyDocs для 1С:Бухгалтерии процесс работы с командировочными документами стал простым и понятным. Попробуйте бесплатно все возможности сервиса.
Отчет о расходах в командировке
Формирование отчета о командировке