Как подтвердить ознакомление с приказом, зафиксировать отказ от подписи и снизить риск трудового спора.
Работник говорит, что не видел приказ, а в документе нет его подписи. Для работодателя это может стать проблемой, особенно если приказ связан с дисциплинарным взысканием или увольнением: в случае спора придется подтвердить не только тот факт, что документ был издан, но и соблюдение установленного порядка ознакомления.
Короткий ответ
Отсутствие подписи работника еще не значит, что работодатель нарушил закон. Сначала нужно выяснить, относится ли конкретный приказ к документам, с которыми сотрудника необходимо ознакомить, а затем — какой порядок ознакомления установлен для такой ситуации.
Если ознакомление обязательно, работодателю желательно сохранить доказательство того, что документ был предъявлен сотруднику. При бумажном документообороте таким доказательством чаще всего становится подпись на приказе. При электронном взаимодействии подтверждение формируется в КЭДО в соответствии с применяемым порядком электронного документооборота.
Отдельный случай, когда сотрудник получил приказ, но не хочет ставить подпись. В этом случае важно зафиксировать отказ от ознакомления. Для дисциплинарного взыскания это делают актом, а при увольнении — специальной отметкой на приказе.
Если доказательств ознакомления или отказа от него не осталось, работодателю сложнее будет обосновать свою позицию, если сотрудник впоследствии обратится в суд.
Если работодатель не может подтвердить, что процедура ознакомления была соблюдена, это может осложнить защиту его позиции в трудовом споре.
Содержание
Приказ есть, подписи нет: действительно ли это нарушение
Не каждый приказ работодателя нужно обязательно предъявлять работнику под подпись. Поэтому отсутствие подписи еще не говорит о нарушении.
Иными словами, отсутствие подписи нужно оценивать с учетом того, о каком документе идет речь и для какой кадровой процедуры он оформлен. Универсального правила, по которому сотрудник должен подписывать каждый приказ работодателя, нет. Для разных ситуаций Трудовой кодекс устанавливает свои требования к ознакомлению.
Например, при приеме на работу сотрудника до подписания трудового договора нужно ознакомить под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором. Это требование установлено ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Для уже работающего сотрудника порядок зависит от содержания приказа. Одни кадровые решения требуют обязательного ознакомления, для других такой обязанности непосредственно из ТК РФ не следует. Поэтому перед оформлением процедуры работодателю стоит проверить, есть ли для конкретного документа специальное требование закона.
Для приказов о дисциплинарных взысканиях действует специальное правило. Согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ с приказом работника ознакомляют под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия сотрудника на работе.
Здесь важно учитывать правило для дисциплинарных взысканий: срок ознакомления считают в рабочих днях, причем дни отсутствия сотрудника на работе в него не включают. То есть отсчет в такой ситуации нельзя вести просто по календарю: если работник отсутствовал, соответствующие дни не учитываются. Работодателю важно иметь возможность подтвердить и дату издания приказа, и период отсутствия сотрудника, если из-за этого меняется срок ознакомления.
Если работник впоследствии заявит, что приказ ему не предъявляли, работодателю важно подтвердить не только дату издания взыскания, но и то, когда сотруднику предложили ознакомиться с приказом. Поэтому имеет значение вся последовательность действий: дата приказа, период отсутствия работника, дата ознакомления и способ, которым этот факт зафиксировали.
Фиксация ознакомления необходима и с приказом об увольнении. Согласно ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ работника нужно ознакомить с ним под роспись. Если довести приказ до сведения сотрудника невозможно или он отказывается ознакомиться с ним, на документе делают соответствующую запись.
Таким образом, отсутствие подписи в приказе об увольнении еще не позволяет определить, была ли нарушена процедура. Нужно установить причину: работник отказался ознакомиться с документом, работодатель не смог довести его до сведения сотрудника или ознакомление вообще не проводилось. Для каждой из этих ситуаций документы оформляют по-разному.
Как подтвердить, что работник ознакомился с приказом
Представим ситуацию. В кадровой службе есть приказ о привлечении работника к дисциплинарной ответственности. Руководитель говорит, что сотруднику его показывали. Работник утверждает обратное. Подписи нет.
Наличие приказа подтверждает только то, что работодатель его издал. Если по закону работника нужно ознакомить с приказом под подпись, работодателю также придется подтвердить, что он действительно предъявил документ работнику.
Обратите внимание. Обязанность ознакомить сотрудника с документами, связанными с его работой, возложена на работодателя (ст. 22 ТК РФ).
Что может подтвердить ознакомление? Если документ оформлен на бумаге, подтверждение служит подпись работника на приказе. Она показывает, что сотрудник получил документ и ознакомился с ним. При этом подпись под приказом не означает согласия с его содержанием.
Это принципиальное различие: подпись в графе ознакомления фиксирует факт ознакомления, а не признание работником правомерности приказа. Поэтому требование «подписать приказ» не следует автоматически воспринимать как требование согласиться с решением работодателя.
Если документы оформляются в электронном виде, подтверждением может быть электронная подпись или другое предусмотренное системой действие, которое позволяет установить, что конкретный работник получил документ и ознакомился с ним. Для дистанционных работников порядок такого взаимодействия может быть установлен трудовым договором, локальным нормативным актом или иным соглашением в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ.
Как правильно оформить ознакомление с приказом
Чтобы у работодателя были доказательства ознакомления, важно корректно оформить процедуру с первых шагов. Рассмотрим алгоритм действий на примере дисциплинарного взыскания.
Проверьте, нужно ли знакомить работника с приказом
Посмотрите основание приказа и требования ТК РФ. Для дисциплинарного взыскания применяется ст. 193, для увольнения — ст. 84.1 ТК РФ. Для локальных нормативных актов при приеме на работу — ст. 68 ТК РФ.
Не стоит переносить порядок, установленный для одного вида документов, на все приказы. Например, трехдневный срок из ст. 193 ТК РФ относится к приказу о дисциплинарном взыскании, а не ко всем приказам работодателя.
Соблюдайте установленные сроки
Так, для дисциплинарного взыскания у работодателя есть три рабочих дня со дня издания приказа, не считая времени отсутствия работника на работе.
На практике лучше не откладывать ознакомление до последнего дня: чем позже проводится процедура, тем сложнее впоследствии подтвердить последовательность событий.
Зафиксируйте факт ознакомления
При бумажном документообороте сотрудник ставит подпись в приказе или листе ознакомления.
Если используется отдельный лист ознакомления, в нем должно быть понятно, с каким именно документом он связан: одного росчерка подписи без указания документа недостаточно для удобной фиксации ознакомления.
При использовании кадрового электронного документооборота — КЭДО — информационная система работодателя должна обеспечивать фиксацию факта получения электронного документа (ст. 22.1 ТК РФ). Это позволяет подтвердить, что документ был направлен конкретному работнику и получен им.
Для дистанционных работников ТК РФ также требует, чтобы выбранный способ взаимодействия позволял зафиксировать факт получения электронного документа (ст. 312.3 ТК РФ). При этом получение документа и ознакомление с его содержанием — не одно и то же: конкретный порядок ознакомления зависит от вида документа и установленного порядка электронного взаимодействия.
Не путайте ознакомление с согласием
Подпись в документе не превращает работника в сторону, согласную с решением работодателя. Она лишь подтверждает, что документ был ему предъявлен.
Это особенно важно при дисциплинарном взыскании. Работник может не соглашаться с выговором, но это не означает, что работодатель должен оставить приказ без подписи. Если сотрудник отказывается подписывать документ, нужно зафиксировать сам факт отказа от ознакомления.
Не оформляйте документы задним числом
Если сотрудник уже заявил, что приказ ему не показывали, не стоит пытаться восстановить подпись или составить акт так, будто событие произошло раньше.
Попытка задним числом воспроизвести процедуру не решает проблему доказательств и сама может создать дополнительные вопросы к работодателю. Если срок уже пропущен или процедура была проведена с ошибкой, безопаснее оценить последствия, чем имитировать первоначальное ознакомление.
Как автоматизировать ознакомление сотрудников с ЛНА с помощью EasyDocs: система рассылает документы по подразделениям, автоматически знакомит с ЛНА при приеме на работу и формирует отчеты контроля, кто ознакомлен, а кто нет. Подробнее об ознакомлении с ЛНА.
Работник отказался подписывать приказ: что делать
Работник может отказаться подписывать приказ после ознакомления с ним. Сам по себе такой отказ не означает, что работодатель нарушил порядок ознакомления. Главное — правильно зафиксировать отказ.
Например, для дисциплинарного взыскания правило прямо установлено ст. 193 ТК РФ: если работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись, работодатель составляет соответствующий акт.
В акте стоит указать дату и обстоятельства отказа, данные работника и реквизиты приказа, с которым его знакомили. Чем точнее описана ситуация, тем проще связать акт именно с этим кадровым решением, а не с каким-либо другим документом.
При этом не следует оформлять отказ так, будто работник вообще не видел приказ, если документ ему фактически предъявляли. Важно зафиксировать именно то событие, которое произошло: ознакомление состоялось, но подпись работник поставить отказался.
Для приказа о прекращении трудового договора действует отдельное правило. Если работник отказывается ознакомиться с ним под роспись или приказ невозможно довести до его сведения, на самом приказе делают соответствующую запись — это предусмотрено ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ.
Какие риски возникают без подтверждения ознакомления
Отсутствие подтверждения ознакомления может стать проблемой, если работник оспорит приказ или действия работодателя. В такой ситуации компании придется доказать, что документ был доведен до работника и установленная законом процедура была соблюдена. Например, в случае оспаривания увольнения.
Чем значимее последствия приказа для работника, тем важнее иметь возможность восстановить процедуру его оформления. В споре недостаточно просто показать документ: может потребоваться доказать, что сотрудник был с ним ознакомлен либо что работодатель надлежащим образом зафиксировал невозможность такого ознакомления или отказ.
Работник может заявить в суде, что не видел приказ об увольнении. Если в приказе нет его подписи и отметки о невозможности ознакомления или отказе, работодателю придется другими доказательствами подтверждать, что он выполнил требования закона.
Кадровому специалисту стоит хранить не только итоговый приказ, но и документы, которые подтверждают дальнейшие действия с ним. Это особенно важно, если между изданием приказа и возникновением спора проходит значительное время.
Например, Верховный Суд РФ рассматривал спор, в котором работница не получила копию приказа об увольнении и впервые ознакомилась с ним уже в ходе судебного разбирательства. Работодатель не смог доказать, что она отказалась от получения приказа. В определении от 7 декабря 2020 года № 5-КГ20-101 Верховный Суд указал, что срок обращения в суд по спору об увольнении не был пропущен: работодатель не ознакомил работницу с приказом под подпись, не выдал ей его копию и не доказал отказ от получения документа.
Этот пример показывает, почему работодателю недостаточно сохранить сам приказ в кадровом деле. Если сотрудник утверждает, что документ ему не предъявляли, значение приобретает вся процедура работы с приказом: каким способом его довели до работника, была ли подпись, была ли зафиксирована попытка ознакомления, выдавалась ли копия и как оформлялся отказ, если он был.
Особенно важно не смешивать два обстоятельства: отсутствие подписи работника и отсутствие доказательств ознакомления. Подписи может не быть по разным причинам — например, сотрудник отказался ее поставить. Тогда надлежащая отметка или акт могут подтвердить, что работодатель все же предъявил приказ. А вот если нет ни подписи, ни такой фиксации, работодателю значительно сложнее доказать, что процедура действительно проводилась.
Нарушение требований трудового законодательства, в том числе установленных правил оформления трудовых документов, может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Для юридических лиц штраф составляет от 30 000 до 50 000 рублей, а при повторном аналогичном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей.
Как КЭДО помогает решить проблему
Когда кадровых документов немного, проконтролировать ознакомление вручную возможно. Однако при большом количестве сотрудников задача усложняется: нужно понимать, кому направлен документ, кто уже ознакомился, по каким документам есть задолженность и где процедура остановилась.
КЭДО позволяет выстроить этот процесс в единой системе: документ отправляется сотруднику по установленному маршруту, действия пользователя фиксируются, а кадровая служба получает информацию о статусе документа.
При этом КЭДО может использоваться не только для самого ознакомления. Система помогает контролировать весь процесс: определить, кому и когда направили документ, увидеть, на каком этапе он находится, и проверить, какие действия совершил сотрудник. Если документ еще не обработан, кадровый специалист может оперативно это заметить, а не выяснять статус вручную.
Еще одно преимущество — сохранение истории работы с документом. Если впоследствии возникает вопрос, направлялся ли приказ сотруднику и что происходило после его отправки, сведения об этих действиях можно проверить в системе. Это дает работодателю дополнительную доказательственную базу при условии, что соответствующий порядок электронного взаимодействия был правильно организован.
В результате кадровому специалисту не приходится вручную собирать подписи и отдельно отслеживать, кто уже ознакомился с документом. При большом штате это позволяет контролировать не отдельные приказы, а весь массив документов в одном процессе.
Для дистанционных работников такой формат прямо предусмотрен ст. 312.3 ТК РФ: знакомить с приказами и другими связанными с работой документами можно путем обмена электронными документами, если соблюден установленный порядок взаимодействия.
Читайте также: Можно ли подписать документ в КЭДО задним числом?
Покажем на бесплатной демонстрации, как КЭДО работает в вашей компании. Оставьте заявку — разберем возможности EasyDocs на вашем примере.
