Большинство работодателей обязано составлять график отдыха сотрудников. График на следующий год должен быть готов не менее, чем за две недели до наступления нового календарного года, а именно — 17 декабря 2024-го (статья 123 ТК РФ). Для предприятий, не использующих автоматизацию, формирование графика отпусков может оказаться большой проблемой и обернуться административным правонарушением. В этой статье мы расскажем, как правильно выстроить график отпусков и упростить работу кадрового специалиста
Законодательная база графика отпусков
Ежегодный график отпусков устанавливает порядок предоставления оплачиваемых отпусков в течение календарного года. Он включает информацию о распределении времени отдыха между сотрудниками (согласно статье 123 Трудового кодекса РФ). При формировании графика учитываются пожелания работников и первичной профсоюзной организации, а также особенности деятельности компании.
Формирование графика отпусков определяется в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре или же в других документах. Для каждого структурного подразделения могут быть утверждены свои особенности составления графика — такая практика характерна для крупных предприятий.
Формирование графика отпусков определяется в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре или же в других документах. Для каждого структурного подразделения могут быть утверждены свои особенности составления графика — такая практика характерна для крупных предприятий.
1. График отпусков для микропредприятий
Закон обязывает компании формировать графики отпусков сотрудников, но исключение составляют микропредприятия. Согласно статье 309.2 ТК РФ, микропредприятия имеют право отказаться (полностью или частично) от принятия нормативных актов, касающихся трудового права, кроме временного перевода сотрудников на дистанционную работу. Критерии субъектов малого предпринимательства (микропредприятий) обозначены в статье 4 Федерального закона от 27 июля 2007 года №209-ФЗ:
Микропредприятия могут оформить отпуск по письменному соглашению с сотрудником (Письмо ГИТ в Москва от 1 февраля 2021 года №77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193), однако эта практика требует заключения дополнительного соглашения. Поэтому многие микропредприятия предпочитают заполнять график отпусков.
👉 Подписывайте договоры и акты с самозанятыми, ГПХ и ИП в EasyDocs!
Закон обязывает компании формировать графики отпусков сотрудников, но исключение составляют микропредприятия. Согласно статье 309.2 ТК РФ, микропредприятия имеют право отказаться (полностью или частично) от принятия нормативных актов, касающихся трудового права, кроме временного перевода сотрудников на дистанционную работу. Критерии субъектов малого предпринимательства (микропредприятий) обозначены в статье 4 Федерального закона от 27 июля 2007 года №209-ФЗ:
- штат, численность которого составляет менее 15 человек;
- годовой доход не превышает 120 миллионов рублей (Постановление Правительства РФ от 4 апреля 2016 года № 265).
Микропредприятия могут оформить отпуск по письменному соглашению с сотрудником (Письмо ГИТ в Москва от 1 февраля 2021 года №77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193), однако эта практика требует заключения дополнительного соглашения. Поэтому многие микропредприятия предпочитают заполнять график отпусков.
👉 Подписывайте договоры и акты с самозанятыми, ГПХ и ИП в EasyDocs!
2. Длительность отпуска для различных категорий работников
Формирование и утверждение графика отпусков требует учета продолжительности основного периода отдыха для каждого из работников организации:
Формирование и утверждение графика отпусков требует учета продолжительности основного периода отдыха для каждого из работников организации:
- 28 дней для всех работников, которые не относятся к каким-либо льготным категориям (статья 115 ТК РФ);
- 30 дней для работников, имеющих инвалидность (Федеральный закон от 24 ноября 1995 года № 181-ФЗ);
- 31 день для несовершеннолетних сотрудников (статья 267 ТК РФ);
- от 30 до 40 дней для сотрудников служб спасения — количество дней зависит от трудового стажа (Федеральный закон от 22 августа 1995 года № 151-ФЗ);
- 36 дней — для медиков, работающих с ВИЧ-инфицированными пациентами (Постановление Правительства РФ от 3 апреля 1996 года № 391);
- от 40 до 45 дней для служащих государственной гражданской службы (Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ);
- 48 дней — для научных сотрудников вузов, для кандидатов наук — 36 дней (Постановление Правительства РФ от 12 августа 1994 года № 949);
- от 42 до 56 дней для сотрудников, работающих с химическим оружием (Федеральный закон от 7 ноября 2000 года № 136-ФЗ), а также для некоторых категорий педагогов (Постановление Правительства от 14 мая 2015 года № 466).
Как правильно сформировать график отпусков?
В графике отпусков обозначается следующая информация: сведения об основном отпуске работников, а также сведения о дополнительном отпуске — например, в связи с работой в условиях Крайнего Севера или вредного производства (статья 116 ТК РФ). Также в расчет берутся дни отпуска, не израсходованного в предыдущий календарный период.
1. Определите список работников
Обратите внимание, что в графике отпусков учитываются все сотрудники, включая тех, кто работает удаленно или по совместительству. В график отпусков необходимо внести информацию о работниках, трудовые отношения с которыми актуальны на момент составления графика, в том числе тех, кто собирается уволиться в начале следующего календарного года. Если сотрудник работает проектно по договору ГПХ, то его не включают в график отпусков.
Роструд в письме № ПГ/26132-6-1 отмечает, что нет необходимости включать в график мобилизованных сотрудников, так как на время мобилизации их трудовой договор был приостановлен. Также в график не нужно вписывать работников, заключивших контракт с вооруженными силами, согласно пункту 7 статьи 38 Федерального закона от 28 марта 1998 года №53-ФЗ.
2. Определите количество дней и даты отпуска
При расчете отпускных дней важно учесть общее количество дней, на которые работник имеет законное право (подробнее смотрите в разделе «Длительность отпуска для различных категорий работников»).
Рекомендуется внести в список как дни, предоставляемые сотруднику в качестве основного отпуска, так и дни, которые не были использованы в предыдущие годы, а также дополнительные дни ежегодного оплачиваемого отпуска, предусмотренные законодательством или же внутренними документами организации, — гласит статья 120 ТК РФ.
Важно! В графике отпусков указывайте точную дату начала отдыха, а не только месяц отпуска.
3. Разделение отпуска
В статье 125 ТК РФ закреплена возможность разделить оплачиваемый отпуск на части, а также перенести их на следующий календарный год. В графике отпусков можно выделить специальную колонку, в которой сотрудник сможет подтвердить свое согласие на дробление отдыха. Однако при разделении отпуска стоит помнить несколько важных моментов:
4. Ознакомление сотрудников
После формирования и утверждения графика отпусков необходимо проинформировать о нем сотрудников. Существует два способа, как это можно сделать:
Если сотрудник отказывается ставить свою подпись, необходимо провести процедуру ознакомления в присутствии двух свидетелей и зафиксировать это, составив акт.
Работодатель не обязан незамедлительно уведомлять сотрудников о расписании отпусков, однако должен известить работников о скором отдыхе за две недели до начала их отпускного периода.
👉 Маршруты согласований в EasyDocs
5. Форма Т-7
Начиная с 2013 года, необязательно использовать документацию, утвержденную Федеральной службой государственной статистики РФ. Однако если вы хотите следовать рекомендациям ведомства, для составления графика отпусков используйте форму Т-7, утвержденную Госкомстатом РФ 5 января 2004 года.
Документ по форме Т-7 используется для планирования и распределения ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников по месяцам на весь календарный год. Т-7 подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации или его законным представителем.
1. Определите список работников
Обратите внимание, что в графике отпусков учитываются все сотрудники, включая тех, кто работает удаленно или по совместительству. В график отпусков необходимо внести информацию о работниках, трудовые отношения с которыми актуальны на момент составления графика, в том числе тех, кто собирается уволиться в начале следующего календарного года. Если сотрудник работает проектно по договору ГПХ, то его не включают в график отпусков.
Роструд в письме № ПГ/26132-6-1 отмечает, что нет необходимости включать в график мобилизованных сотрудников, так как на время мобилизации их трудовой договор был приостановлен. Также в график не нужно вписывать работников, заключивших контракт с вооруженными силами, согласно пункту 7 статьи 38 Федерального закона от 28 марта 1998 года №53-ФЗ.
2. Определите количество дней и даты отпуска
При расчете отпускных дней важно учесть общее количество дней, на которые работник имеет законное право (подробнее смотрите в разделе «Длительность отпуска для различных категорий работников»).
Рекомендуется внести в список как дни, предоставляемые сотруднику в качестве основного отпуска, так и дни, которые не были использованы в предыдущие годы, а также дополнительные дни ежегодного оплачиваемого отпуска, предусмотренные законодательством или же внутренними документами организации, — гласит статья 120 ТК РФ.
Важно! В графике отпусков указывайте точную дату начала отдыха, а не только месяц отпуска.
3. Разделение отпуска
В статье 125 ТК РФ закреплена возможность разделить оплачиваемый отпуск на части, а также перенести их на следующий календарный год. В графике отпусков можно выделить специальную колонку, в которой сотрудник сможет подтвердить свое согласие на дробление отдыха. Однако при разделении отпуска стоит помнить несколько важных моментов:
- Минимальная продолжительность одного из отрезков отпуска должна составлять 14 календарных дней.
- Решение о продолжительности каждого из отрезков принимается работником, а не работодателем, однако работодатель должен соблюсти законность процедуры разделения отпуска, согласно письму Роструда от 10 января 2024 года № ПГ/28100-6-1.
4. Ознакомление сотрудников
После формирования и утверждения графика отпусков необходимо проинформировать о нем сотрудников. Существует два способа, как это можно сделать:
- Создать специальный документ, который будет фиксировать факт ознакомления сотрудников с графиком, и собрать их подписи. Этот документ затем прикрепляется к самому графику.
- Используя форму Т-7 (подробнее читайте в следующем разделе) как основу, разработать уникальный шаблон графика отпусков, включив в него дополнительную колонку, где работники смогут отметить свое согласие с графиком.
Если сотрудник отказывается ставить свою подпись, необходимо провести процедуру ознакомления в присутствии двух свидетелей и зафиксировать это, составив акт.
Работодатель не обязан незамедлительно уведомлять сотрудников о расписании отпусков, однако должен известить работников о скором отдыхе за две недели до начала их отпускного периода.
👉 Маршруты согласований в EasyDocs
5. Форма Т-7
Начиная с 2013 года, необязательно использовать документацию, утвержденную Федеральной службой государственной статистики РФ. Однако если вы хотите следовать рекомендациям ведомства, для составления графика отпусков используйте форму Т-7, утвержденную Госкомстатом РФ 5 января 2004 года.
Документ по форме Т-7 используется для планирования и распределения ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников по месяцам на весь календарный год. Т-7 подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации или его законным представителем.
Также работодатель может создать собственный шаблон графика отдыха — он прикладывается к политике учета предприятия.
👉 Запросить демо работы EasyDocs с графиком отпусков
👉 Запросить демо работы EasyDocs с графиком отпусков
Что делать, если сотрудник отказывается использовать свой отпуск?
По закону, работодатель обязан предоставлять сотруднику ежегодный оплачиваемый отдых (статья 115 ТК РФ), и работник должен воспользоваться своим правом отдохнуть от работы. Отпуск может быть заменен компенсацией в денежном эквиваленте лишь в двух случаях: если у сотрудника перед увольнением остались отпускные дни, которые он не успел использовать или если он хочет компенсировать часть отпуска, превышающую 28 дней (статьи 126-127 ТК РФ).
Работодатель не может оставить своего подчиненного без отпуска, даже если последний об этом попросит. Иначе работодатель несет административную ответственность за непредоставление отпуска. Согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, штраф за данное нарушение для должностного лица составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для организации — от 30 до 50 тысяч рублей.
Возможное решение — это перенос отпуска на другие даты или же на следующий год (подробнее смотрите в разделе «Обновление графика отпусков») — в последнем случае отдохнуть получится 56 дней вместо положенных 28.
Обратите внимание! Отпуск нельзя перенести после того, как сотрудник получил отпускные. Если сумма была переведена на его счет, то это автоматически означает согласие работника на отдых.
Работодатель не может оставить своего подчиненного без отпуска, даже если последний об этом попросит. Иначе работодатель несет административную ответственность за непредоставление отпуска. Согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, штраф за данное нарушение для должностного лица составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для организации — от 30 до 50 тысяч рублей.
Возможное решение — это перенос отпуска на другие даты или же на следующий год (подробнее смотрите в разделе «Обновление графика отпусков») — в последнем случае отдохнуть получится 56 дней вместо положенных 28.
Обратите внимание! Отпуск нельзя перенести после того, как сотрудник получил отпускные. Если сумма была переведена на его счет, то это автоматически означает согласие работника на отдых.
Если сотрудник отказывается переносить отпуск, то работодателю необходимо письменно зафиксировать отказ, составив акт. Документ позволит работодателю не начислять заработную плату даже в том случае, если сотрудник изъявит желание работать во время положенного отпуска.
Обновление графика отпусков
Нередко работодатель сталкивается с кадровыми изменениями. Например, с увольнением сотрудника или же с просьбой перенести отпуск в связи с личными обстоятельствами. Для этого необходимо внести коррективы в график отпусков.
Для изменения графика нужно добавить в форму Т-7 следующую информацию:
Для изменения графика нужно добавить в форму Т-7 следующую информацию:
- в пункте 7 прописать фактическую дату отпуска;
- в пункте 8 сослаться на документ, который является основанием для переноса даты отпуска — например, на заявление сотрудника;
- в пункте 9 внести новую дату отпуска;
- в пункте 10, при необходимости, внести нужные примечания.
При трудоустройстве нового работника в компанию информация о нем также должна быть внесена в график отпусков. Это можно сделать с помощью дополнения существующего графика актуальными данными или составления отдельного дополнительного графика, который необходимо приобщить к общему сводному документу.
Штрафы за отсутствие графика отпусков
Согласно действующему законодательству, работодатель несет обязанность по формированию и утверждению графика отпусков своих сотрудников. Мера направлена на своевременное предоставление работникам возможности для отдыха и восстановления сил. В случае невыполнения данного требования работодатель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с частью 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
- от 1 до 5 тысяч рублей для должностных лиц, при повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей или же дисквалификация от года до трех лет;
- от 1 до 5 тысяч рублей для ИП, при повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей;
- от 30 до 50 тысяч рублей для юрлиц, при повторном нарушении — от 50 до 70 тысяч рублей.
Как составить график отпусков быстро и без ошибок?
Сформировать график отпусков можно просто и эффектно с помощью КЭДО от EasyDocs. Электронный кадровый документооборот сокращает время работы кадровых специалистов в 10 раз, а также исключает вероятность ошибок и опечаток благодаря обмену данными через IT-системы.
Кадровый специалист формирует график в 1С. Работодатель может согласовать, отклонить или внести в него коррективы.
Далее система автоматически рассылает документ, в котором сотрудники отмечают желаемые даты отпуска на следующий год. Вы сами решаете, использовать ли остаток отпуска на текущий год или дать возможность выбрать только 28 дней отпуска.
Также EasyDocs проверяет соответствие графика законодательным нормам: в частности, система мониторит, есть ли у сотрудника хотя бы один период ежегодного отпуска не короче двух недель, не пересекаются ли с ним другие периоды отпуска, а также сверяет общее количество дней отдыха.
После подписания заявлений на отпуск в будущем году все данные появятся в разделе «График отпусков». Система показывает руководителю, в какие дни отпуска сотрудников пересекаются. Руководитель может согласовать график или предложить сотрудникам заполнить новое заявление.
Согласованные отпуска автоматически записываются в график отпуска в 1С.
Перед началом отдыха сотрудник получает уведомление об уходе в отпуск — то же самое касается и декрета: работнице приходит уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком. У сотрудника есть возможность перенести запланированный отпуск, используя удобный шаблон.
Система «1C: ЗУП. Отпуска сотрудников» упрощает работу с графиками. Руководитель, сотрудник и кадровый специалист в любой момент могут получить доступ к системе «1С. Отпуска сотрудников», чтобы узнать о видах отпусков, уточнить количество возможных дней отдыха. EasyDocs просто и быстро интегрируется с 1С.
Кадровый специалист формирует график в 1С. Работодатель может согласовать, отклонить или внести в него коррективы.
Далее система автоматически рассылает документ, в котором сотрудники отмечают желаемые даты отпуска на следующий год. Вы сами решаете, использовать ли остаток отпуска на текущий год или дать возможность выбрать только 28 дней отпуска.
Также EasyDocs проверяет соответствие графика законодательным нормам: в частности, система мониторит, есть ли у сотрудника хотя бы один период ежегодного отпуска не короче двух недель, не пересекаются ли с ним другие периоды отпуска, а также сверяет общее количество дней отдыха.
После подписания заявлений на отпуск в будущем году все данные появятся в разделе «График отпусков». Система показывает руководителю, в какие дни отпуска сотрудников пересекаются. Руководитель может согласовать график или предложить сотрудникам заполнить новое заявление.
Согласованные отпуска автоматически записываются в график отпуска в 1С.
Перед началом отдыха сотрудник получает уведомление об уходе в отпуск — то же самое касается и декрета: работнице приходит уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком. У сотрудника есть возможность перенести запланированный отпуск, используя удобный шаблон.
Система «1C: ЗУП. Отпуска сотрудников» упрощает работу с графиками. Руководитель, сотрудник и кадровый специалист в любой момент могут получить доступ к системе «1С. Отпуска сотрудников», чтобы узнать о видах отпусков, уточнить количество возможных дней отдыха. EasyDocs просто и быстро интегрируется с 1С.