В этой статье мы расскажем о том, как оформлять больничный в 2025 году, какие нюансы важно учесть, чтобы избежать ошибок, и как сделать этот процесс максимально понятным и безопасным для вашей компании.
Содержание:
Больничный и больничный лист
Больничный — это официальное подтверждение того, что сотрудник временно не работает по состоянию здоровья. Это может быть связано с болезнью самого работника, уходом за больным ребенком или иным членом семьи, карантином, травмой и другими ситуациями, которые предусмотрены законом.
Для оформления больничного сотруднику нужен листок нетрудоспособности (или больничный лист). Документ подтверждает, что сотрудник временно освобожден от работы по состоянию здоровья. Кроме того, он служит основанием для назначения и выплаты пособия за период временной нетрудоспособности, гласит Приказ Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности».
Актуальные изменения в законодательстве
1. Электронные листки нетрудоспособности
С 2023 года в России перешли на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Исключение составляют отдельные категории работников — например, те, кто имеет доступ к государственной тайне. Для них бумажные больничные остаются обязательными. Нормы закреплены в части 3.2 статьи 59 Федерального закона № 323-ФЗ, части 28 статьи 13 Федерального закона № 255-ФЗ, а также в пунктах 1, 2 и 16 Правил, утвержденных приказом Минздрава России от 23 ноября 2021 г. № 1089н.
2. Изменение ведомства, отвечающего за назначение и выплату социальных пособий
С аналогичного периода назначение и выплата социальных пособий — таких как больничные и декретные — перешли к Социальному фонду России (СФР). Теперь именно он отвечает за администрирование этих выплат, сменив Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.
В соответствии с приказом СФР от 12.01.2024 № 9 (зарегистрирован Минюстом 22.04.2024) введен обновленный порядок предоставления документов для назначения страховых выплат. Он затрагивает обязательное социальное страхование в части временной нетрудоспособности, включая случаи, связанные с профессиональной деятельностью, а также страхования по беременности и родам.
Теперь все необходимые документы и сведения нужно направлять по месту регистрации страхователя через систему электронного документооборота СФР с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Социальный фонд обязан дать ответ в течение трех рабочих дней с момента получения заявки — отсчет начинается с момента поступления запроса в систему СФР.
3. Обновленные формы документов
С 15 июня 2025 года вступают в силу обновленные формы документов, необходимых для назначения и выплаты пособий, включая больничные. Социальный фонд России утвердил изменения своим приказом от 28.04.2025 № 520.
В обновленной редакции утверждены формы сведения о застрахованном лице, извещения о внесении исправлений в листок нетрудоспособности в электронном виде и некоторых других документов.
В частности, при заполнении этих форм теперь не обязательно указывать ИНН застрахованного лица, если он отсутствует или не предоставлен.
4. Размер пособия
В 2025 году максимальный размер дневного пособия по временной нетрудоспособности увеличился и теперь составляет 5673,97 рубля. Однако итоговая сумма больничного зависит от двух ключевых факторов — стажа работы и средней заработной платы:
- 100% среднего заработка, но не выше 172 288 рублей в месяц — стаж превышает 8 лет;
- 80% среднего заработка — при стаже от 5 до 8 лет;
- 60% среднего заработка —сотрудник работал у текущего работодателя менее 5 лет.
Для расчета берется доход за предыдущие два года. Если этот доход ниже МРОТ или страховой стаж менее шести месяцев, то пособие рассчитывается исходя из МРОТ на 2025 год — 22 440 рублей.
Как кадровому специалисту работать с листком нетрудоспособности
Зачастую оформлением больничного листа занимается кадровый специалист. От его грамотных действий зависит правильность начисления пособий и возмещения средств работодателю.
Кадровые специалисты могут запрашивать информацию о больничных листах в Социальном фонде России (СФР) только с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи сотрудника, а также при наличии машиночитаемой доверенности, выданной страхователем.
С 1 мая 2024 года получить данные о больничных с помощью электронной подписи физического лица, оформленной на основании бумажной доверенности, уже нельзя.
Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог бумажной формы, который позволяет подтверждать полномочия представителя при работе с документами в цифровом виде. Оформить такую доверенность можно следующими способами:
- через программы по ведению бухгалтерского и кадрового учета;
- с помощью сервисов КЭДО (кадрового электронного документооборота);
- непосредственно на сайте Социального фонда России;
- через собственное программное обеспечение организации.
Пошаговая инструкция по оформлению больничного листа
Перед тем, как приступить к оформлению больничного листа сотрудника, важно учесть следующие правила:
- Первые три дня нетрудоспособности (при болезни или травме самого работника) оплачивает работодатель;
- С четвертого дня и до закрытия больничного — выплаты осуществляет Социальный фонд России (часть вторая статьи третьей Закона № 255-ФЗ);
- Если причина нетрудоспособности — декрет, уход за ребенком или родственником, карантин, протезирование или санаторное лечение, то все пособие выплачивается с первого дня за счет фонда;
- В период временной нетрудоспособности оплачиваются не только рабочие, но и выходные, а также официальные праздничные дни.
Шаг 1. Определите расчетный период.
Для выплаты больничного в 2025 году берутся доходы за 2023 и 2024 годы.
Шаг 2. Проверьте возможность замены лет.
Если в расчетном периоде были отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, можно заменить эти годы на предыдущие — по заявлению сотрудника, и только если это увеличит размер пособия.
Шаг 3. Установите суммы, участвующие в расчете.
Включаются все выплаты, с которых начислялись страховые взносы. Но важно учесть лимиты:
За 2023 год — не более 1 917 000 рублей;
За 2024 год — не более 2 225 000 рублей.
Шаг 4. Рассчитайте среднедневной заработок
Общую сумму дохода за два года разделите на 730 дней (количество дней в двух годах).
Шаг 5. Сравните с МРОТ
Если полученный средний дневной заработок ниже установленного уровня или сотрудник не имел доходов (например, его стаж составил менее шести месяцев), расчет ведется исходя из МРОТ 2025 года — 22 440 рублей.
При этом условно считается, что за два года сотрудник получил 24 МРОТ — то есть 538 560 рублей без учета районных коэффициентов.
Такой порядок позволяет быстро и правильно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности.
Больничный после увольнения работника
Когда бывший сотрудник открывает больничный в течение 30 дней с момента увольнения, работодатель обязан начислить и выплатить пособие. При этом неважно, по какой причине человек уволен — даже если увольнение было за нарушение трудовой дисциплины.
Кому положено пособие?
Пособие по временной нетрудоспособности положено лицам, которые были застрахованы по обязательному социальному страхованию. Это относится к тем, кто был уволен с работы по трудовому договору, а также из организаций, где они подлежали обязательному страхованию (например, госслужащие).
Оплачивается только больничный самого уволенного. Не оплачиваются больничные по уходу за членами семьи, листки нетрудоспособности, связанные с карантином ребенка до 7 лет.
Отказать в назначении пособия можно, если:
- больничный открыт спустя более чем 30 дней после увольнения;
- причина болезни — умышленное причинение вреда здоровью, преступление или попытка самоубийства;
- заявление на пособие подано позже 6 месяцев с даты закрытия больничного;
- бывший сотрудник уже трудоустроен — тогда первые три дня оплачивает новый работодатель (часть вторая статьи пятой, часть второй статьи девятой и часть первая статьи 12 Закона № 255-ФЗ).
Благодаря электронным больничным процесс оформления стал проще и быстрее. Главное — вовремя передавать данные, правильно рассчитывать пособие и соблюдать сроки. Это поможет избежать ошибок и потенциальных конфликтов с сотрудниками.