КЭДО — кадровый электронный документооборот — это технология, которая делает кадровые процессы более быстрыми, эффективными и безопасными.
Среди главных преимуществ КЭДО — сокращение бумажной волокиты, моментальная передача документов и защита от потери важных данных.
Но у кадрового ЭДО есть и другие, менее очевидные плюсы. Давайте разберемся, какие скрытые возможности КЭДО в организации делают его незаменимым инструментом для HR-служб и руководителей.
Содержание:
Экономия на содержании архива
По закону организации и ИП обязаны хранить бухгалтерские, кадровые и налоговые документы в течение определенного времени: от года до десятилетий. Некоторые бумаги и вовсе требуют постоянного хранения.
Так, согласно разделу 8 Перечня Росархива (утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), трудовые договоры, приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени и др. хранятся 50 или 75 лет — если они относятся к периоду до 2003 года. А коллективный договор, положение об оплате труда, штатное расписание подлежат постоянному хранению.
Кроме того, через каждые 10 лет документы с постоянным сроком хранения рекомендуется передавать в специализированный архив — государственный или муниципальный. Это требует дополнительной подготовки, формирования описей и соблюдения процедур передачи.
Многие компании недооценивают затраты на хранение бумаг: аренда помещения, система контроля влажности и температуры, охрана, оплата труда сотрудников — все это складывается в серьезную статью расходов.
Кадровый ЭДО от EasyDocs автоматизирует процесс хранения, исключает риски потери документов из-за ЧП (пожар, потоп) и избавляет от сложной процедуры уничтожения бумаг.
Снижение когнитивной нагрузки на сотрудников
Работа с бумажными документами требует не только времени, но и внимания, концентрации, терпения. Бесконечный поиск нужной деловой бумаги, перепроверка данных увеличивает риск ошибок и выгорания.
Представьте типичный рабочий день кадровика: нужно найти приказ об увольнении сотрудника, покинувшего компанию пять лет назад, подготовить справку для пенсионного фонда, оформить новые трудовые договоры по шаблону и одновременно проверить, чтобы все реквизиты были корректны. При работе с бумагой это может занимать часы. В электронном формате те же задачи решаются за считанные минуты.
КЭДО позволяет автоматизировать скучные рутинные процессы и сосредоточиться на более сложной и творческой работе.
Прозрачность и легкое решение спорных ситуаций
Работа с бумажными документами чревата рисками, о которых не всегда задумываешься заранее — например, возможность изменения даты приказа или подписание документов задним числом. Такие манипуляции могут привести к юридическим последствиям, особенно если речь идет о приеме на работу, увольнении, переводах или начислении заработной платы.
Кадровый ЭДО исключает подобные риски. В системе каждый документ моментально фиксируется, а любые действия с ним — создание, редактирование, подписание — отображаются у пользователя. Это позволяет в любой момент точно определить: кто и когда создал документ, поставил свою подпись, какие изменения были внесены. Так снижается вероятность злоупотреблений со стороны сотрудников или отдела кадров.
Прозрачность кадровых процессов — мощный инструмент защиты компании в случае трудовых споров. Например, если сотрудник утверждает, что его не ознакомили с приказом об изменении условий труда, достаточно предоставить журнал действий в системе — и будет видно, что ознакомление состоялось и было подтверждено электронной подписью.
Упрощение взаимодействия с контролирующими органами
Проверки от трудовой инспекции, налоговой или пенсионного фонда — неизбежная часть жизни компании. И если документы ведутся в бумажном виде, подготовка к проверке может превратиться в настоящий кошмар: необходимо найти нужные бумаги среди гор переплетенных папок, сделать копии, проверить даты, номера, оформить запрос по журналу — все это занимает массу времени и чревато многочисленными ошибками.
КЭДО от EasyDocs позволяет отыскать важную информацию за пару кликов: файл легко отправить по защищенному каналу связи. Так риски получить штраф из-за того, что нужный приказ не нашелся или был оформлен не по форме, снижаются.
К тому же КЭДО поддерживает автоматическое формирование отчетов по стандартам, установленным контролирующими органами. Это позволяет оперативно реагировать на запросы и быть всегда готовым к внезапной проверке.
Удобство и скорость найма
Кадровый ЭДО заметно упрощает и ускоряет процесс найма новых сотрудников. Теперь не нужно ждать, пока человек придет в офис, чтобы подписать трудовой договор. Система автоматически формирует необходимые документы, отправляет на подпись, а сотрудник подписывает их с помощью электронной подписи, не покидая дом. Это особенно удобно при дистанционном найме или при работе с кандидатами из других городов.
Благодаря цифровизации процесса данные нового сотрудника моментально становятся доступны в бухгалтерии, отделе IT и других службах, что ускоряет его интеграцию в компанию. Прием работника осуществляется легко и быстро: для HR — это меньше рутины, потенциальных ошибок и полная прозрачность всех этапов оформления.
Интеграция с 1С
Расширение позволяет обмениваться документами прямо из интерфейса 1С, оставаясь в привычной экосистеме, где бухгалтерия и HR работают в едином цифровом пространстве.
Кроме того, такая связка упрощает взаимодействие между отделами: изменения в кадровом составе моментально отражаются в расчетах заработной платы, налоговых отчетах и других финансовых документах.
КЭДО ЗУП — это интеграция кадрового ЭДО с модулем 1С:Зарплата и управление персоналом. КЭДО в 1С ЗУП позволяет оперативно обновлять штатное расписание, начислять зарплату с учетом актуальных изменений и своевременно формировать регламентные отчеты.
Экологичность и забота о природе
Отказ от бумажных документов напрямую снижает потребление бумаги, что положительно влияет на использование природных ресурсов. Компании больше не нужно постоянно распечатывать документы, подписывать их, хранить физические копии — а значит, уменьшается объем канцелярских отходов и исчезает необходимость их последующей утилизации деловых бумаг.
Кроме того, электронный формат исключает необходимость физической доставки документов — ни курьеры, ни почтовые отправления больше не требуются для обмена информацией внутри компании. Это снижает углеродный след бизнеса.
Такая «незаметная» экологичность становится частью корпоративной культуры и создает положительный имидж компании, особенно в глазах молодых сотрудников (подробнее читайте в статье «Почему КЭДО — мастхэв для зумеров?») и клиентов, которые ценят ответственное отношение к окружающей среде.