Суд разобрал спор об ознакомлении с должностной инструкцией и выдаче ее копии.
Работодатель должен ознакомить сотрудника с документами, которые непосредственно связаны с его работой. Но на практике спор может возникнуть не только из-за отсутствия подписи под инструкцией: значение имеют и порядок ознакомления, и выдача копии документа по запросу работника.
Короткий ответ
Должностную инструкцию, непосредственно связанную с трудовой деятельностью работника, нужно довести до его сведения под роспись. Если сотрудник запрашивает копию документа, связанного с работой, работодатель должен предоставить ее бесплатно и не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления.
В рассмотренном судом споре (№ 2-2374/2024) работодатель смог подтвердить, что сотрудницу знакомили с должностной инструкцией: были акт и свидетели. Но копию документа после письменного запроса выдали за пределами трехдневного срока. Суд признал это нарушением трудовых прав и взыскал с работодателя 5000 рублей компенсации морального вреда.
Содержание
Что произошло в деле
Истицей по делу № 2-2374/2024 была учительница муниципальной гимназии. Работодатель утвердил должностную инструкцию учителя и поручил специалисту отдела кадров организовать ознакомление работников с документом.
Суд установил, что сотрудницу действительно приглашали в отдел кадров. Ей выдали инструкцию на бумаге, однако подпись под документом она не поставила. Работодатель оформил акт, в котором зафиксировал факт ознакомления.
Позже работница письменно попросила выдать ей копию должностной инструкции для внимательного изучения. Работодатель ответил, что она может дополнительно ознакомиться с документом в течение недели, а после того, как поставит подпись, получит второй экземпляр.
Сотрудница с этим не согласилась и обратилась в суд.
При этом работодатель продолжил попытки организовать ознакомление. По словам представителя отдела кадров, в один из дней в школе проходила эвакуация, поэтому подготовленную копию не удалось передать работнице. Позже сотрудницу не застали на рабочем месте. В итоге было принято решение прочитать ей должностную инструкцию вслух.
В этом участвовали специалист отдела кадров и еще два сотрудника. После прочтения документа копию передали учительнице.
На первый взгляд, работодатель предпринял достаточно много действий, чтобы подтвердить исполнение своей обязанности: приглашал сотрудницу, выдавал документ, составлял акты, привлекал свидетелей, организовывал повторное ознакомление.
Но спор возник по поводу выдачи самой копии документа.
Почему одного акта об ознакомлении оказалось недостаточно
Для работодателя в этом деле важно разделить две разные обязанности.
Первая — ознакомить работника с локальным нормативным актом, непосредственно связанным с его трудовой деятельностью.
Вторая — выдать работнику копию документа, связанного с работой, если он обратился с соответствующим заявлением.
Трудовой кодекс обязывает работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Такое требование закреплено в статье 22 ТК РФ. При приеме на работу аналогичная обязанность предусмотрена статьей 68 ТК РФ: до подписания трудового договора работника знакомят под роспись с ПВТР и другими непосредственно связанными с его работой локальными актами.
Но запрос копии — уже отдельная процедура.
Согласно статье 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель должен не позднее трех рабочих дней предоставить копии документов, связанных с работой. Копии выдаются бесплатно и должны быть заверены надлежащим образом.
Именно на этом различии суд сосредоточился.
В материалах дела была должностная инструкция без подписи работницы об ознакомлении или получении. При этом существовал акт, согласно которому сотрудницу приглашали для ознакомления и она читала документ, но подпись не поставила. Позднее работодатель организовал еще одно ознакомление — уже путем прочтения инструкции вслух, после чего копия была вручена.
Суд не стал считать сам факт отсутствия подписи на первоначальном экземпляре достаточным основанием для вывода, что работодатель вообще не ознакомил сотрудницу с инструкцией.
Однако сроки выдачи копии оказались нарушены.
Суд прямо указал: письменное обращение работницы поступило раньше, чем она фактически получила документ под подпись. Копия была выдана за пределами трех рабочих дней, установленных статьей 62 ТК РФ. Доказательств того, что сотрудница уклонялась от получения документа, работодатель также не представил.
В результате требование о признании отказа незаконным и об обязанности выдать документ суд не удовлетворил — к моменту рассмотрения дела копия уже была предоставлена. Но сам факт нарушения трудовых прав суд признал установленным.
Какие обязанности есть у работодателя
На практике с должностной инструкцией стоит работать сразу по двум направлениям.
1. Зафиксировать ознакомление
Если инструкция является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель должен обеспечить ознакомление с ней под роспись. Это следует из статьи 22 ТК РФ.
Важно сохранить подтверждение:
- какой именно редакцией инструкции сотрудник ознакомился;
- когда это произошло;
- каким способом был предоставлен документ;
- что сотрудник получил возможность ознакомиться с его содержанием;
- поставил ли он подпись.
Если сотрудник отказывается подписывать документ, работодателю важно не ограничиваться устной фиксацией отказа. Нужно документально оформить обстоятельства отказа и сохранить доказательства того, что работнику действительно предложили ознакомиться с документом.
2. Выдать копию по письменному запросу
Если сотрудник просит копию должностной инструкции как документа, связанного с работой, применяется статья 62 ТК РФ.
Работодатель должен предоставить ее:
- бесплатно;
- в установленный трехдневный срок;
- в надлежащим образом заверенном виде.
Причем требование о выдаче копии не стоит смешивать с процедурой ознакомления. Нельзя автоматически ставить получение копии в зависимость от того, поставил ли сотрудник подпись об ознакомлении.
Именно такая связка и стала проблемной в рассмотренном споре: работодатель фактически противопоставил выдачу копии необходимости сначала подписать документ, тогда как суд оценивал соблюдение самостоятельной обязанности по выдаче документа.
Что делать, если работник просит копию должностной инструкции
Безопаснее всего воспринимать такое заявление как отдельную кадровую задачу с конкретным сроком исполнения.
Шаг 1. Зафиксировать дату получения заявления.
От этой даты отсчитываются три рабочих дня. Если обращение поступило через электронную систему работодателя или по электронной почте в предусмотренном законом порядке, необходимо учитывать специальные правила электронного взаимодействия. ТК РФ прямо предусматривает возможность направлять такие заявления через информационные системы работодателя и в предусмотренных случаях через платформу «Работа в России».
Шаг 2. Найти именно ту редакцию документа, которую запросил работник.
Если за время работы должностная инструкция менялась, важно не выдать случайную или актуальную на сегодняшний день версию вместо документа, который фактически связан с конкретным периодом работы.
Шаг 3. Надлежащим образом заверить копию.
В рассматриваемом деле суд отдельно проверил вопрос заверения и пришел к выводу, что копия была удостоверена уполномоченным специалистом отдела кадров надлежащим образом.
Шаг 4. Передать документ и зафиксировать факт выдачи.
У работодателя должно остаться доказательство того, что копия действительно была предоставлена и когда это произошло.
Если используется электронный документооборот, соответствующие действия можно фиксировать в информационной системе. Для документов, которые выдаются в электронном виде в рамках КЭДО, законодательство также предусматривает специальные правила предоставления копий.
Как снизить риск трудового спора
Главный практический вывод из дела № 2-2374/2024 — доказательства должны подтверждать не только намерение работодателя выполнить обязанность, но и конкретный результат.
В споре у работодателя были свидетели, акты и объяснения того, почему сотруднице не удалось передать документ в отдельные дни. Суд также учел обстоятельства эвакуации в образовательном учреждении. Однако это не отменило установленный статьей 62 ТК РФ срок выдачи копии.
Поэтому кадровому специалисту стоит заранее предусмотреть отдельный процесс для таких запросов:
- зарегистрировать заявление;
- определить крайний срок выдачи;
- подготовить нужную редакцию документа;
- проверить заверение;
- передать копию работнику;
- сохранить подтверждение выдачи.
Особенно важно не откладывать исполнение запроса из-за того, что работник еще не подписал документ об ознакомлении. Ознакомление и выдача копии — связанные, но не идентичные процедуры.
Нарушение трудовых прав в подобных ситуациях может привести к судебному спору. В рассматриваемом деле работодатель в итоге выдал копию, поэтому суд не стал повторно возлагать на него эту обязанность. Но поскольку срок был пропущен, суд взыскал с организации компенсацию морального вреда в размере 5000 рублей.
Как КЭДО помогает фиксировать ознакомление с документами
Когда должностные инструкции и другие кадровые документы хранятся на бумаге, сотруднику приходится вручную передавать экземпляры, собирать подписи, оформлять акты и отслеживать сроки исполнения заявлений.
КЭДО позволяет перевести эти операции в единый процесс: сотруднику направляется нужный документ, система фиксирует его отправку и ознакомление, а кадровый специалист получает подтверждение совершенных действий. Это особенно полезно, когда в организации много работников и регулярно меняются локальные нормативные акты.
С помощью EasyDocs можно организовать электронное ознакомление сотрудников с кадровыми документами и хранить историю действий с ними. Такой подход помогает снизить количество ручных операций и собрать подтверждения работы с документами в одном месте.
Как автоматизировать ознакомление сотрудников с ЛНА с помощью EasyDocs: система рассылает документы по подразделениям, автоматически знакомит с ЛНА при приеме на работу и формирует отчеты контроля, кто ознакомлен, а кто нет. Подробнее об ознакомлении с ЛНА.
Работодателю важно не смешивать две задачи: ознакомить сотрудника с должностной инструкцией и выдать ему копию документа по письменному запросу.
Первая требует надлежащей фиксации ознакомления. Вторая — соблюдения трехдневного срока по статье 62 ТК РФ. Даже если работодатель предпринимал несколько попыток ознакомить сотрудника с инструкцией, составлял акты и привлекал свидетелей, просрочка при выдаче запрошенной копии может стать самостоятельным нарушением.
Именно это произошло в деле № 2-2374/2024 Нижневартовского городского суда: работодатель смог подтвердить обстоятельства ознакомления с инструкцией, но не смог избежать ответственности за несвоевременную выдачу ее копии.
Судебный акт: решение Нижневартовского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры по делу № 2-2374/2024 от 12 апреля 2024 года. В карточке СудАкт документ также обозначен датой 11 апреля 2024 года; в самом тексте решения указано 12 апреля 2024 года.
Покажем на бесплатной демонстрации, как КЭДО работает в вашей компании. Оставьте заявку — разберем возможности EasyDocs на вашем примере.
