В образовательном центре «Сириус», пожалуй, самая высокая в России концентрация одаренных людей - его создали специально для развития талантов. Неудивительно, что в кузнице будущих ученых, инженеров, управленцев, чьи имена мы наверняка скоро увидим в газетах, для оптимизации работы кадровой службы выбрали самое эффективное решение - электронный документооборот.
Огромное олимпийское наследие
«Сириус» - это образовательная экосистема для выявления и обучения одаренных детей, проведения научных исследований и дистанционного образования для всех желающих. В его структуру входят образовательные учреждения, в частности, Президентский лицей и университет, а также научные лаборатории, гостиницы, цифровой оператор и вспомогательные подразделения, созданные для обслуживания и управления инфраструктурой.
«Сириус» был основан фондом «Талант и Успех» в Сочи в 2014 году сразу после того, как город успешно принял Зимние Олимпийские игры. Такие параметры как 16 юридических лиц, из которых состоит «Сириус», и 3865 работающих в этих структурах сотрудников, не открывают главного, если мы говорим о внедрении КЭДО - центр расположился на олимпийской инфраструктуре. И даже человек, который никогда не бывал на Играх, прекрасно понимает, что объекты, служившие для размещения спортсменов, судей, обслуживающего персонала, журналистов, зрителей и проведения соревнований, находятся на обширной территории.
Инна Борисова, Руководитель направления по управлению персоналом, рассказывает об олимпийских расстояниях так:
«Сириус» был основан фондом «Талант и Успех» в Сочи в 2014 году сразу после того, как город успешно принял Зимние Олимпийские игры. Такие параметры как 16 юридических лиц, из которых состоит «Сириус», и 3865 работающих в этих структурах сотрудников, не открывают главного, если мы говорим о внедрении КЭДО - центр расположился на олимпийской инфраструктуре. И даже человек, который никогда не бывал на Играх, прекрасно понимает, что объекты, служившие для размещения спортсменов, судей, обслуживающего персонала, журналистов, зрителей и проведения соревнований, находятся на обширной территории.
Инна Борисова, Руководитель направления по управлению персоналом, рассказывает об олимпийских расстояниях так:
Наши подразделения расположены в Олимпийском парке, Теннисной академии, Ледовом дворце, на Малой спортивной арене, стадионе Фишт и других локациях. Кроме этого, есть четыре отеля. И если я, например, до гостиницы Delta могу дойти за несколько минут, то до Gamma, которая находится на побережье, надо ехать 20 минут на машине. Работнику, который должен разыскать своего руководителя, чтобы элементарно получить его подпись на заявлении, раньше приходилось тратить дополнительное время.
Переход на КЭДО в «Сириусе» и был вызван необходимостью «победить» расстояния, повысив эффективность работы кадровой службы и избавившись от необходимости физического перемещения документов. Это служило единственной задачей, которая ставилась при внедрении, другие преимущества, в том числе финансовая выгода и повышение прозрачности и надежности, идут как дополнение к основному.
Пробный шар
К внедрению нового инструмента, с которым ни Инна Борисова, ни ее коллеги до этого знакомы не были, в «Сириусе» подошли осторожно. Прежде чем распространить КЭДО на все юридические лица, сначала перевели на него только одно, ООО «Цифровой оператор Сириус», как самое «близкое» к IT.
Мы хотели в тестовом режиме посмотреть, как у нас пойдет электронный документооборот, какие всплывут нюансы, как к нему отнесутся сами работники, – рассказывает представитель организации.
Внедрение и тестирование заняло один год, и оказалось успешным. Сотрудники цифрового оператора высоко оценили удобство: отныне им не приходилось искать или ждать руководителя, чтобы подписать заявление на отпуск и другие документы.
После «пилота» наступил черед оставшихся подразделений. В управленческой структуре «Сириуса» они разбиты на четыре блока в зависимости от своего функционала - «Наука», «Образование и культура», «Технологии» и «Эксплуатации». За каждый из блоков отвечал кто-то из кадровиков -- занимался локально-нормативными актами и проводил обучение работников.
Всем процессом руководила Инна Борисова, на ней лежала и задача по коммуникации с EasyDocs. Общение было насыщенным:
Очень часто мы созванивались со специалистами компании, чтобы понять, где и что надо доработать, либо получить совет или подсказку. Постоянная связь при внедрении была крайне необходима, все-таки для нашей организации это первый подобный опыт, совсем неосвоенная сфера.
Детальные обсуждения были нужны в том числе и потому, что структура фонда сложна, нелинейна. Административный руководитель того или иного работника может не совпадать с функциональным. Например, у профессора на кафедре непосредственный начальник с административной точки зрения - глава этой кафедры, но де-факто он подчиняется другому руководителю, от которого также требуется согласование на отпуск и пр. Для того чтобы формальная структура совпала с реально складывающейся, в EasyDocs соответствующим образом настроили маршрутизацию документов, добавив в нее распознавание административных и вышестоящих руководителей. Теперь в системе видно всю схему подчинения и согласования.
Похожая ситуация и при переводах сотрудников с одной должности на другую. При переходе работники обязаны часто получить инструктаж по охране труда, согласование по состоянию здоровья и совершить все формальные процедуры с кадровой службой. Все указанные функции, охрана труда, кадры и медосмотр, по идее, должны быть в каждом из юридических лиц, но это было бы нерационально. Поэтому каждая из этих функций находится в каком-то одном подразделении, а все остальные юрлица в составе “холдинга” она обслуживает по сервисному договору. Скажем, специалисты по охране труда по штату находятся в «Инженерной инфраструктуре». Если сотрудник перемещается по служебной лестнице, например, в университете, то ему надо получить инструктаж и согласование от коллег из “Инженерной инфраструктуры”, которое с его университетом работает по договору. Что повлекло за собой необходимость также настроить возможность согласования в удаленном режиме – в систему была добавлена опция “дополнительного подписанта”.
Еще одной доработкой функционала EasyDocs под нужды «Сириуса» стала вариация в маршрутизации документов. Есть разница между, допустим, финансовыми бумагами и нефинансовыми: первые требуют в силу своей специфики визы от руководителей, подписи которых в других случаях не нужны. Для каждого типа документов был устроен их «собственный» маршрут, что значительно упростило и ускорило процесс.
Результат внедрения КЭДО Инна Борисова комментирует следующим образом:
Наши сотрудники очень довольны переходом на электронный документооборот. Им не приходится стоять под дверьми кабинетов очень занятых руководителей, чтобы получить подпись. Самим руководителям тоже удобно: пришло заявление, они его согласовали (либо отклонили), и все, можно дальше работать без отвлечения на, скажем так, мелкие встречи.
Новая планка
Достигнутые благодаря КЭДО уровни эффективности в документообороте и удовлетворенности - лишь первая ступень и только начало сотрудничества между «Сириусом» и EasyDocs. Клиент предложил несколько интересных доработок, которые EasyDocs, который регулярно собирает обратную связь с целью совершенствования сервиса, уже скоро добавит в свой функционал:
Одно из предложений “Сириуса” уже реализовано: EasyDocs добавил функционал по работе с кандидатами. Теперь специалисты по подбору могут формировать и согласовывать анкету кандидата. Кандидату достаточно загрузить паспорт, система его распознает, определит ИНН, сформирует анкету и подготовит отчет о проверке кандидата по данным из открытых источников. Кандидат, которому работодатель сделает предложение о работе, получит приглашение на регистрацию в EasyDocs. Ему нужно будет приложить документы для трудоустройства, получить электронную подпись и ознакомиться с ЛНА. В отдел кадров, одновременно, будут направлены сведения о новом сотруднике и в системе кадрового учета автоматически сформируется карточка нового сотрудника со всеми данными и приложением всех документов, полученных от кандидата.
- мобильное приложение, которое добавило бы удобство пользователям смартфонов по сравнению с работой через браузер с мобильного телефона (прим.: реализовано);
- возможность многостороннего подписания документов, что позволило бы более удобно подписывать документы, требующие нескольких подписей (прим.: реализовано);
- работа с документами для руководителей, находящихся в штате двух и более организаций. Такой функционал будет отображать документы вне зависимости от их “штатной принадлежности”, и с ними можно было бы работать без переключения между юридическими лицами (прим.: реализовано);
Одно из предложений “Сириуса” уже реализовано: EasyDocs добавил функционал по работе с кандидатами. Теперь специалисты по подбору могут формировать и согласовывать анкету кандидата. Кандидату достаточно загрузить паспорт, система его распознает, определит ИНН, сформирует анкету и подготовит отчет о проверке кандидата по данным из открытых источников. Кандидат, которому работодатель сделает предложение о работе, получит приглашение на регистрацию в EasyDocs. Ему нужно будет приложить документы для трудоустройства, получить электронную подпись и ознакомиться с ЛНА. В отдел кадров, одновременно, будут направлены сведения о новом сотруднике и в системе кадрового учета автоматически сформируется карточка нового сотрудника со всеми данными и приложением всех документов, полученных от кандидата.
Перспективы: есть над чем подумать
В настоящее время на КЭДО переведено около 60% персонала «Сириуса». И конечно, с учетом всех выгод, руководству образовательного центра хотелось бы эту долю увеличить. Однако для этого есть препятствия объективного характера. Основную часть неохваченных электронным документооборотом составляют линейные работники, например, горничные в отеля. «Как правило, это люди в возрасте. У них не всегда есть «Госуслуги», порой нет смартфона, вместо него - обычный кнопочный телефон
говорит Инна Борисова.
