Bimeister — российская группа компаний, которая разрабатывает цифровые решения для промышленных предприятий. Компания создает единую цифровую экосистему для управления процессами на разных этапах жизненного цикла промышленного актива: от проектирования и строительства до эксплуатации.
Все сотрудники Bimeister работают удаленно, и бумажный кадровый документооборот заметно усложнял работу HR. Работа с отпусками занимала много времени: собрать пожелания сотрудников, согласовать даты с руководителями, свести их в общий график, а потом не забыть про уведомления, переносы и другие нюансы.
Bimeister перевела в процесс в цифру благодаря КЭДО от EasyDocs. Автоматизация отпусков избавила команду от утомительной бумажной работы и упростила контроль за кадровыми документами.
О том, как проходило внедрение и что изменилось в работе с отпусками, рассказывает Светлана Байдалина, директор по работе с персоналом в Bimeister.
Работа с отпусками до перехода на КЭДО
До перехода на КЭДО работа с графиком отпусков требовала от HR-службы Bimeister множества рутинных действий. Нужно было собрать даты отпусков сотрудников, согласовать их с руководителями подразделений, проверить количество дней и свести всю информацию в единый график.
Отдельная сложность — изменения в течение года. Если сотрудник переносил отпуск, кадровой службе приходилось оформлять дополнительные документы, согласовывать новые даты и вносить изменения в график.
Также сотрудников нужно было вовремя уведомлять о начале отпуска, получать подписи и следить за соблюдением сроков. Для удаленной команды это означало длительную и монотонную работу с документами: их нужно было отправить сотруднику, дождаться подписания и вернуть в HR.
«Каждый из этих шагов сопровождается бумажным документооборотом, служебной запиской, согласованием и приказом, кадровым приказом, стандартным достаточно. После чего вносятся изменения в график отпусков. Это процесс очень трудоемкий, и он отнимает практически полный год сопровождения графика отпусков компании на 400–500 человек, это отдельная одна отдельно взятая единица», — рассказывает Светлана Байдалина.
Поэтому при внедрении КЭДО в компании автоматизация отпусков стала одной из ключевых задач.
Что изменилось после перехода на КЭДО
1. HR не сводит график вручную
После перехода на КЭДО основные операции с отпусками объединили в едином электронном процессе. Сотрудник планирует даты в EasyDocs, видит остаток дней и направляет заявку руководителю на согласование. После согласования информация автоматически попадает в общий график отпусков.
Руководитель при этом получает все заявки сотрудников в одном интерфейсе и может сразу оценить ситуацию с датами: «К непосредственному руководителю падают такие служебные записки по всем сотрудникам, у него появляются таблички в EasyDocs, где можно посмотреть пересечения», — объясняет Светлана.
Для HR это означает меньше рутинной работы с большими массивами информации: не нужно собирать данные из отдельных документов и самостоятельно сводить их в единый график.
2. Переносы и уведомления — в одном процессе
После формирования графика работа с отпусками не заканчивается. Когда подходит время отпуска, сотрудник получает уведомление по настроенному в компании шаблону.
Если планы меняются, сотрудник может оформить перенос. Заявка проходит согласование по установленному маршруту, а после одобрения новые даты отражаются в графике.
«Получив уведомление, они пишут служебную записку на перенос отпуска, который идет по маршруту, — согласовывается или не согласовывается. Если все согласовано, то система показывает сразу же перенос отпуска уже в новом графике», — добавляет Светлана.
Если перенос не требуется, в системе формируется приказ на отпуск и подписывается электронной подписью.
Так кадровой службе не приходится отдельно отслеживать изменения и переносить новые даты между документами: информация обновляется в рамках того же процесса.
3. Меньше бумаги — выше исполнительская дисциплина
Переход на КЭДО также облегчил жизнь сотрудникам. По словам Светланы Байдалиной, внедрение прошло без сопротивления, ведь новый формат избавил команду от необходимости получать документы по почте, подписывать их и отправлять обратно.
Сотруднику проще контролировать свой отпуск: вся информация о текущем периоде собрана в EasyDocs и доступна в системе в любой момент.
«У сотрудника всегда есть возможность посмотреть, сколько у него отпусков осталось и в какие дни у него запланирован отпуск на текущий период», — рассказывает Светлана.
Для распределенной команды электронный формат решает и другую практическую задачу — позволяет не тратить время на пересылку документов и контролировать их подписание в установленные сроки:
«Мы не тратимся на почту. Сотрудники в режиме реального времени подписывают документы. Обычно сотрудники не любят подписывать документы, если им их отправлять почтой. Документы могут не забрать, потерять, не отправить обратно и так далее. То есть именно исполнительская дисциплина в разы выше».
Как развивался функционал
Bimeister перевели график отпусков в КЭДО около трех лет назад. За это время сценарий работы в EasyDocs постепенно менялся вместе с задачами компании: по мере использования системы появлялись новые требования к планированию отпусков.
Изначально сотрудник мог запланировать в системе только стандартные 28 дней отпуска. Но на практике у работников могли оставаться неиспользованные дни за предыдущие периоды. Поэтому в дальнейшем в EasyDocs добавили возможность учитывать и планировать задолженности по отпускам.
Так постепенно один изначально автоматизированный сценарий стал охватывать больше реальных ситуаций, с которыми HR и сотрудники сталкиваются при планировании отпусков. Сегодня в системе можно учитывать как очередной отпуск, так и накопленные за предыдущие периоды дни.
«КЭДО — это прекрасно»
В Bimeister переход на КЭДО упростил работу с отпусками и кадровыми документами в целом. Документы больше не приходится пересылать по почте, ждать их подписания и возвращения, а соблюдение сроков проще контролировать в системе.
Кадровый электронный документооборот изменил работу с отпусками на каждом этапе процесса. Теперь сотрудник видит актуальные данные о своих отпусках, а руководитель согласовывает даты и проверяет пересечения прямо в системе.
«Безусловно, безбумажный документооборот — прекрасен», — резюмирует Светлана Байдалина как автоматизацию отпусков, так и автоматизацию остальных процессов кадрового документооборота с КЭДО от EasyDocs.
