В 2021 году кадровый электронный документооборот только начинал входить в практику российских компаний, а изменения в Трудовой кодекс, регулирующие КЭДО, еще не вступили в силу. В это время «Альфа-Лизинг» уже строил цифровые кадровые процессы вместе с EasyDocs.
«Альфа-Лизинг» предоставляет лизинговые решения для бизнеса, помогая компаниям приобретать транспорт, технику и оборудование без единовременных крупных затрат.
Пять лет назад компания одной из первых перешла на КЭДО. Сегодня более 2 100 сотрудников в 60 подразделениях «Альфа-Лизинг» работают с кадровыми документами в едином цифровом контуре. Функционал EasyDocs позволяет подписывать их из любой точки, без привязки к офису.
О том, почему компания выбрала EasyDocs среди других вендоров, как проходило внедрение и как система развивается сегодня, рассказывает руководитель отдела трудовых отношений и кадрового администрирования «Альфа-Лизинг» Эльвира Фаляхова, которая работает в компании с 2018 года и прошла путь от специалиста до руководителя отдела.
Пандемия ускорила переход на КЭДО
История внедрения КЭДО в компании началась в 2020 году. Из-за пандемии часть сотрудников «Альфа-Лизинг» перешла на комбинированный формат работы, часть — полностью на дистанционный. Привычные кадровые процессы перестали отвечать новым условиям работы:
«Хотелось упростить процедуру подписания документов, чтобы сотрудникам не нужно было приезжать в офис», — вспоминает Эльвира Фаляхова.
Компания начала поиск вендора. Целью было перевести 70% штата на КЭДО.
«Мы планировали запустить пространство обмена документами между сотрудниками кадровой службой, снизить нагрузку в виде поездок работников в офис и закрыть риски кампании перед трудовым законодательством, вовремя подписывая кадровые документы».
И уже летом 2021 года «Альфа-Лизинг» перешли на кадровый электронный документооборот.
Почему выбрали EasyDocs
Перед запуском проекта компания изучила более десяти решений. «Альфа-Лизинг» искали гибкого партнера, который сможет развивать продукт под потребности компании. При выборе также обращали внимание на надежность решения, готовую интеграцию с 1С:ЗУП, скорость реализации доработок и вовлеченность вендора.
Болезненный для многих компаний вопрос интеграции удалось решить быстро и безболезненно. Готовое решение позволило быстро подключить кадровую систему без длительных доработок. А благодаря открытому и гибкому API EasyDocs компания впоследствии смогла развивать необходимый функционал под свои процессы.
Как проходил процесс внедрения
Сегодня использование КЭДО — обыденность. Но пять лет назад подобные проекты были в новинку, поэтому команда подходила к внедрению с осторожностью.
«Это было что-то новое, неизведанное. Мы переживали, что часть сотрудников останется на бумаге, а часть перейдет на КЭДО, и тогда каждый раз придется проверять, каким способом подписывать документы»
Проект внедряли поэтапно: сформировали проектную команду, подготовили необходимые документы, обучили сотрудников, провели пилот и только после этого запустили КЭДО во всей компании.
Первоначально в электронный вид перевели самые востребованные кадровые процессы — прием на работу, увольнение, оформление отпусков, подписание внутренних нормативных документов. Результат работы с КЭДО превзошел ожидания:
«Мы рассчитывали, что около 70% работников перейдут на КЭДО. Фактически получили 99%, а сегодня уже 100% сотрудников работают через электронный документооборот. Все наши страхи полностью развеялись».
Как изменился КЭДО за пять лет
За пять лет КЭДО в «Альфа-Лизинг» заметно трансформировался. Обновлялось законодательство, изменилась электронная подпись, расширился функционал системы, а сам электронный документооборот стал привычной частью кадровых процессов.
Главным нововведением Эльвира Фаляхова называет переход с усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) на усиленную неквалифицированную (УНЭП):
«Изначально мы входили в КЭДО именно с УКЭП. Тогда это был единственный безопасный вариант. Сотрудникам приходилось посещать центр идентификации для выпуска подписи. Когда законодательство изменилось и появилась статья 22.1 Трудового кодекса, мы смогли перейти на УНЭП и значительно упростить этот процесс».
За пять лет расширились и возможности самой платформы. В EasyDocs появились автоматические напоминания о документах, график отпусков, процессы согласования и инструменты для подбора персонала.
По словам Эльвиры Фаляховой, сейчас функционал полностью закрывает потребности компании:
«Сегодня это полноценная система, где есть график отпусков, процессы согласования, инструменты для подбора персонала. За эти годы появилось очень много нового функционала, и спасибо EasyDocs за постоянное развитие продукта»
Рекомендации компаниям, планирующим переход на КЭДО
За пять лет проект в «Альфа-Лизинг» прошел путь от пилотного внедрения до полного отказа от бумажного кадрового документооборота.
Эльвира Фаляхова считает: важно воспринимать внедрение КЭДО как полноценный проект.
«Самое главное — определить цель внедрения, сформировать сильную проектную команду, выстроить этапы перехода, подготовить юридическую базу и правильно выбрать систему. Внедрение КЭДО — это прежде всего проект. Если все сделать последовательно, переход пройдет безболезненно, а результат обязательно оправдает ожидания».
