Что делать кадровику, если подросток устраивается на работу впервые или уже имеет трудовой стаж.
Прием несовершеннолетнего требует от работодателя внимания не только к возрасту сотрудника, продолжительности рабочего времени и условиям труда. Кадровику важно правильно оформить сведения о трудовой деятельности: здесь порядок зависит прежде всего от того, впервые ли человек заключает трудовой договор и ведется ли у него бумажная трудовая книжка.
Короткий ответ
Если несовершеннолетний впервые заключает трудовой договор после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку на него не оформляют: работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Если у подростка уже есть бумажная трудовая книжка, ее ведут по общим правилам, если работник ранее не перешел на электронный формат.
Содержание
Нужно ли оформлять трудовую книжку подростку
Сам по себе статус несовершеннолетнего не создает отдельного порядка ведения трудовой книжки. Возраст работника влияет на условия заключения трудового договора, режим работы и перечень ограничений, но не устанавливает специальную форму трудовой книжки.
Ключевой вопрос для кадровика другой: есть ли у сотрудника трудовая книжка и трудовой стаж, полученный до перехода на электронный учет.
По статье 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые работник не предъявляет трудовую книжку. Более того, если человек устраивается на работу впервые, именно работодатель оформляет необходимые сведения о его трудовой деятельности. При этом после реформы учета трудовой деятельности они формируются в электронном виде.
Поэтому ситуация с 16-летним сотрудником, который впервые устраивается на работу в 2026 году, выглядит иначе, чем прием несовершеннолетнего, у которого уже имеется бумажная книжка.
Пример. Шестнадцатилетний школьник впервые устраивается в организацию на период каникул. Ранее по трудовому договору он нигде не работал. Работодатель не должен покупать для него бумажную трудовую книжку и вносить туда первую запись. Сведения о приеме формируются в электронной системе учета трудовой деятельности.
Такой подход применяется не потому, что работник несовершеннолетний, а потому, что это его первая работа в период действия электронного учета.
Отдельно стоит учитывать работодателя-физическое лицо, не являющегося индивидуальным предпринимателем. Такой работодатель вообще не вправе оформлять трудовые книжки впервые принимаемым работникам; период работы подтверждается письменным трудовым договором.
Что проверить до оформления сведений о работе
Перед приемом подростка кадровику лучше разделить процедуру на две части: сначала проверить законность самого трудоустройства, затем определить способ учета его трудовой деятельности.
Возраст здесь имеет значение.
По общему правилу трудовой договор можно заключать с 16 лет. ТК РФ предусматривает и более раннее трудоустройство при соблюдении специальных условий. Например, для работников младше 16 лет закон устанавливает дополнительные требования к образованию, характеру работы и согласию законных представителей в предусмотренных случаях.
Для работодателя это означает простой алгоритм:
- определить возраст кандидата;
- проверить документы, необходимые для заключения трудового договора;
- установить, является ли работа первой;
- выяснить, есть ли у работника бумажная трудовая книжка;
- определить, ведутся ли сведения о его трудовой деятельности в электронном виде;
- оформить прием и передать необходимые сведения в установленном порядке.
При этом нельзя смешивать два разных вопроса: наличие трудовой книжки и право несовершеннолетнего работать.
Даже если подростку 14 или 15 лет и для заключения договора в конкретной ситуации требуется письменное согласие законного представителя, это не означает, что в его трудовой книжке должна появиться какая-то специальная отметка о несовершеннолетии.
В самой трудовой книжке возраст работника отдельно не фиксируется. Если бумажная книжка ведется, сведения о работнике и его трудовой деятельности вносятся по общим правилам.
Для кадровика важно также проверить характер будущей работы. Закон запрещает применять труд несовершеннолетних, в частности, на вредных и опасных работах, под землей, а также на работах, которые могут причинить вред их здоровью или нравственному развитию.
Есть и ограничения по режиму труда: работников до 18 лет нельзя направлять в командировки, привлекать к сверхурочной работе, работе ночью, в выходные и нерабочие праздничные дни, кроме специально установленных законом исключений.
То есть оформление трудовой книжки — лишь одна часть кадровой процедуры. Ошибка может возникнуть раньше, если принять несовершеннолетнего на работу, которая для него запрещена.
Как оформить первую работу несовершеннолетнего
Если подросток впервые заключает трудовой договор после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку работодатель не оформляет.
Вместо этого работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде. В них отражается основная информация о работе и трудовом стаже сотрудника.
Это принципиальный момент для первой работы современного несовершеннолетнего.
Например, организация принимает 17-летнего студента на должность, которая не относится к запрещенным для несовершеннолетних. До этого он нигде официально не работал. В такой ситуации кадровик не должен заводить ему бумажную трудовую книжку только потому, что сотрудник еще не достиг 18 лет.
При приеме впервые также учитывается вопрос регистрации работника в системе индивидуального учета. Если индивидуальный лицевой счет ранее не был открыт, работодатель представляет необходимые сведения в Социальный фонд России для регистрации сотрудника.
Дальше кадровая процедура строится вокруг оформления самого трудового договора и передачи сведений о приеме.
Если в организации используется кадровый электронный документооборот, часть кадровых действий можно выполнять в цифровом виде.
Как оформить прием, перевод или увольнение сотрудника с помощью EasyDocs: документы по этим кадровым процедурам оформляются и подписываются в системе, без бумажного дублирования. Подробнее.
При этом электронная фиксация трудовой деятельности не отменяет требований к оформлению приема несовершеннолетнего. Работодатель по-прежнему отвечает за соблюдение специальных норм ТК РФ, касающихся возраста сотрудника, рабочего времени, условий труда и других гарантий.
Еще один практический нюанс: если несовершеннолетний ранее работал не по трудовому договору, это само по себе не означает, что у него должна появиться бумажная трудовая книжка. Например, выполнение отдельных работ по гражданско-правовому договору не превращает такой документ в трудовую книжку и не создает запись о приеме на работу.
Если у подростка уже есть трудовая книжка
Иная ситуация возникает, если несовершеннолетний уже имеет бумажную трудовую книжку.
Например, 17-летний работник ранее заключал трудовой договор и его трудовая деятельность отражалась в бумажной книжке. При новом трудоустройстве кадровик не должен автоматически заводить новый документ. Нужно выяснить, продолжает ли работник использовать бумажную трудовую книжку или ранее выбрал электронный формат.
Если бумажная книжка ведется, сведения о приеме на работу вносят по правилам приказа Минтруда России № 320н. Этот порядок устанавливает форму трудовой книжки, правила заполнения, хранения и выдачи документа; действующая редакция приказа рассчитана до 1 сентября 2027 года.
Запись о работе делают на основании приказа или иного решения работодателя. По общему правилу сведения о приеме, переводе, квалификации и награждениях вносятся не позднее пяти рабочих дней; запись об увольнении — в день увольнения. Формулировки должны соответствовать документу, на основании которого сделана запись.
При этом в трудовую книжку не нужно вписывать сведения вроде «несовершеннолетний работник», «принят на время каникул» или «имеет согласие родителей», если для этого нет предусмотренного нормативными правилами основания.
Возраст и особые условия труда подтверждаются другими кадровыми документами.
Если же у работника уже сформирована электронная трудовая история и бумажная книжка не ведется, сведения о новом приеме отражаются в электронной форме.
Таким образом, кадровику не стоит ориентироваться только на возраст сотрудника. Один и тот же 17-летний работник может прийти в компанию с бумажной трудовой книжкой, а другой — впервые начать официальную трудовую деятельность и сразу попасть в электронный учет.
Что делать при ошибке в бумажной книжке
Если организация ведет бумажную трудовую книжку несовершеннолетнего, исправлять записи нужно по общему порядку. Нельзя просто зачеркнуть ошибочную информацию и вписать правильную рядом.
Также следует помнить о хранении документа. Работодатель обязан вести учет трудовых книжек и вкладышей, а для учета движения документов самостоятельно разработать соответствующие учетные формы.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в установленном порядке. Кроме того, работник может обратиться с письменным заявлением за трудовой книжкой в случаях, предусмотренных правилами.
Какие ошибки чаще всего допускают при приеме
При оформлении несовершеннолетнего работодателю особенно важно не переносить старые кадровые алгоритмы на нынешние правила.
Ошибка 1. Оформить бумажную трудовую книжку при первой работе.
Если подросток впервые заключает трудовой договор после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят. Трудовая деятельность отражается в электронной форме.
Ошибка 2. Считать возраст основанием для специальной записи.
Для несовершеннолетнего нет отдельной формулировки записи о приеме. Если бумажная книжка ведется, сведения оформляются по общим правилам.
Ошибка 3. Не проверить предыдущий трудовой стаж.
Фраза «он несовершеннолетний, значит, трудовой книжки быть не может» неверна. Подросток мог уже работать по трудовому договору. Поэтому перед оформлением нужно установить, впервые ли он поступает на работу и какой формат учета трудовой деятельности используется.
Ошибка 4. Сосредоточиться на книжке и забыть об ограничениях для несовершеннолетних.
Для работодателя риски при таком приеме связаны не только с кадровым учетом. Нужно проверить, разрешена ли конкретная работа лицам до 18 лет, соответствует ли установленный график требованиям закона и соблюдены ли остальные гарантии.
Ошибка 5. Дублировать электронный кадровый процесс бумажными документами без необходимости.
Если организация использует КЭДО, кадровику стоит заранее определить, какие документы оформляются в системе и каким способом работник их подписывает. Это особенно удобно при массовом приеме студентов и школьников на сезонную или временную работу.
В итоге порядок можно свести к простой схеме: сначала определить возраст и допустимость трудоустройства, затем выяснить, первая ли это работа, после чего выбрать правильный способ учета трудовой деятельности. Для впервые трудоустраивающегося несовершеннолетнего в современной системе это, как правило, электронные сведения, а не новая бумажная трудовая книжка.
Покажем на бесплатной демонстрации, как КЭДО работает в вашей компании. Оставьте заявку — разберем возможности EasyDocs на вашем примере.
