Если сотруднику нужно срочно решить личные вопросы, а оплачиваемый отпуск уже использован, выход один — отпуск за свой счет. Разбираем нюансы статьи 128 ТК РФ: кто имеет право на неоплачиваемый отдых и как оформить документы корректно, чтобы избежать штрафов.
Содержание:
- Отпуск за свой счет: определение по ТК
- Правила предоставления отпуска
- Оформление отпуска: пошаговая инструкция
- Как отпуск за свой счет засчитывается в стаж?
- Отпуск за свой счет и отгул: в чем разница?
- Можно ли отозвать сотрудника из отпуска за свой счет?
- Ответственность за нарушения
- Как автоматизировать оформление отпуска
- Главное из статьи
Отпуск за свой счет: определение по ТК
Трудовой кодекс оперирует термином «отпуск без сохранения заработной платы», однако в кадровой практике и повседневном общении за ним закрепились два других названия — отпуск за свой счет и неоплачиваемый отпуск. В любом случае речь идет об освобождении от работы на определенный срок без выплаты зарплаты за эти дни.
Право на предоставление отпуска за свой счет по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам закреплено статьей 128 Трудового кодекса РФ. При этом в статье не уточняется, какие именно причины следует считать уважительными, — этот вопрос решается по взаимному соглашению сторон. Работник обращается с письменным заявлением, а работодатель оценивает обоснованность просьбы и принимает решение.
Трудовой кодекс не устанавливает минимального или максимального времени продолжительности отпуска без сохранения заработной платы. Длительность определяется исключительно по соглашению между работником и работодателем.
Обратите внимание. Для государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ) и муниципальных служащих (Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ) максимальная продолжительность такого отпуска составляет не более одного года.
Правила предоставления отпуска
Как указано выше, в большинстве случаев решение о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы остается на усмотрение работодателя. Однако есть исключения. Часть 2 статьи 128 ТК РФ устанавливает перечень категорий граждан, которым нельзя отказать в неоплачиваемом отдыхе.
К ним относятся:
- Участники Великой Отечественной войны — им положено до 35 календарных дней в году.
- Работающие пенсионеры (по возрасту) — для них установлена продолжительность до 14 календарных дней в году.
- Работающие инвалиды — им предоставляется до 60 календарных дней в году.
- Работники в особых жизненных ситуациях: в случае рождения ребенка, регистрации брака или смерти близких родственников — до 5 календарных дней по каждому из этих оснований.
- Родители, супруги и дети, в том числе совершеннолетние, военнослужащих, добровольцев по контракту и сотрудников силовых ведомств. В случае гибели указанных лиц родственникам положено до 14 календарных дней в году, а для ухода за ранеными или заболевшими при исполнении служебных обязанностей — до 35 календарных дней в году при наличии медицинского заключения.
Оформление отпуска: пошаговая инструкция
Шаг 1. Заявление работника
Основанием для предоставления неоплачиваемого отпуска служит письменное заявление сотрудника. В нем необходимо указать причину, по которой требуется отпуск, и желаемый период отсутствия на работе. Если сотрудник относится к льготной категории, перечисленной в части 2 статьи 128 ТК РФ, к заявлению целесообразно приложить документы, подтверждающие это право, — например, удостоверение пенсионера, справку об инвалидности или свидетельство о рождении ребенка.
Шаг 2. Приказ работодателя
На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Для этого можно использовать унифицированную форму Т-6 либо разработанный организацией собственный бланк. В приказе обязательно указывается, что отпуск предоставляется без сохранения заработной платы, а также фиксируются даты начала и окончания отпуска. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
Шаг 3. Кадровый учет
После издания приказа сведения об отпуске вносятся в табель учета рабочего времени. Если в организации ведется личная карточка работника по форме Т-2, информация о неоплачиваемом отпуске заносится в раздел «Отпуск» с указанием периода и основания.
Как отпуск за свой счет засчитывается в стаж?
При расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, учитываются не все дни неоплачиваемого отдыха, а только 14 календарных дней в пределах одного рабочего года. Каждый день сверх этого лимита автоматически продлевает рабочий год сотрудника. Например, если работник брал 20 дней за свой счет, в стаж засчитывается лишь 14, а оставшиеся 6 дней сдвигают дату окончания его рабочего года.
Отпуск за свой счет и отгул: в чем разница?
В трудовом законодательстве понятие «отгул» отсутствует. Вместо него используется термин «дополнительное время отдыха»: он обозначает дни, которые предоставляются работнику в качестве компенсации за уже отработанное время.
Так, статья 152 ТК РФ позволяет компенсировать сверхурочную работу предоставлением дополнительного времени отдыха. Статья 153 ТК РФ – работу в выходные и праздничные дни. Также дополнительные дни отдыха полагаются донорам после каждого дня сдачи крови (статья 186 ТК РФ).
В отличие от отгула, который является формой компенсации за переработку или сдачу крови, отпуск без сохранения заработной предоставляется по инициативе работника в связи с его личными обстоятельствами.
Можно ли отозвать сотрудника из отпуска за свой счет?
Законодательство не предусматривает возможности досрочного отзыва работника из отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя, в отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако если работник сам изъявит желание прервать такой отпуск и выйти на работу, он может это сделать. Для этого ему необходимо написать новое заявление, а работодатель должен издать приказ о досрочном прекращении отпуска.
Письмо Гострудинспекции в г. Москве от 28.03.2024 № ПГ/04883/10-10318-ОБ/18-1277 разъясняет: отказ работодателя в досрочном прекращении отпуска за свой счет по просьбе работника может быть расценен как нарушение его права на труд и получение вознаграждения за исполнение трудовых обязанностей.
Ответственность за нарушения
Если работодатель отказывает в неоплачиваемом отпуске сотруднику, который относится к категориям, перечисленным в части 2 статьи 128 ТК РФ (пенсионеры, инвалиды, участники ВОВ, родители и супруги погибших военнослужащих и другие), это является прямым нарушением трудового законодательства. За это предусмотрена ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — штраф от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.
Работодатель не вправе требовать от сотрудников уходить в отпуск без сохранения заработной платы по своей инициативе. Такие «вынужденные отпуска» законодательством не предусмотрены. Если работодатель принуждает работника написать заявление на отпуск за свой счет, это также является нарушением трудовых прав. В ситуации, когда у работодателя нет работы для сотрудника, следует оформлять простой в соответствии со статьей 157 ТК РФ, который подлежит оплате не менее двух третей тарифной ставки или среднего заработка. Принуждение к неоплачиваемому отпуску также квалифицируется как нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Работники, чьи права нарушены, вправе обратиться за защитой в государственную инспекцию труда или в суд.
Как автоматизировать оформление отпуска
Ручное оформление отпусков, включая отпуска за свой счет, отнимает много времени. Кадровому специалисту нужно проверить, относится ли сотрудник к льготной категории, правильно учесть их в стаже.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) от EasyDocs автоматизирует эти процессы.
Система позволяет сформировать график за считанные минуты: она автоматически проверяет данные, которые вносит сотрудник, исключая пересечения дат и ошибки в подсчете дней. Благодаря интеграции с учетными системами КЭДО берет на себя рутинные операции, освобождая HR-отдел от дополнительной работы и снижая риск нарушений трудового законодательства.
Главное из статьи
1. Отпуск за свой счет — это освобождение от работы на определенный срок без сохранения заработной платы. Основание — статья 128 ТК РФ.
2. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон. ТК РФ не устанавливает минимальных или максимальных ограничений. Исключение — государственные и муниципальные служащие, для которых федеральными законами предусмотрен лимит не более одного года.
3. В большинстве случаев решение остается на усмотрении работодателя. Однако есть категории работников, которым отказать в неоплачиваемом отпуске нельзя: участники ВОВ, работающие пенсионеры, инвалиды, работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака или смерти близких родственников, а также родственники погибших или раненых военнослужащих и сотрудников силовых ведомств.
4. В стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска включаются только 14 дней за свой счет в течение рабочего года. Все дни, превышающие этот лимит, сдвигают окончание рабочего года на соответствующее количество дней.
5. Отгул и отпуск за свой счет — разные понятия. В ТК РФ термин «отгул» отсутствует, используется «дополнительное время отдыха», которое предоставляется как компенсация за сверхурочную работу, работу в выходные или сдачу крови. Отпуск за свой счет — это инициатива работника, связанная с личными обстоятельствами.
6. Отозвать сотрудника из неоплачиваемого отпуска по инициативе работодателя нельзя. Сделать это может только сам работник, написав заявление о досрочном выходе. Отказ работодателя в таком выходе может быть расценен как нарушение права на труд.
7. За нарушения предусмотрены штрафы по статье 5.27 КоАП РФ. Отказ в предоставлении отпуска льготной категории или принуждение к уходу в отпуск за свой счет влекут штрафы: для должностных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей.
