Электронные подписи для кадрового документооборота

Простая электронная подпись

Представляет собой набор кодов и паролей, которые идентифицируют обладателя. Правила использования надо закрепить в локальных нормативных актах компании.

Работодатель не может использовать ПЭП для подписания кадровых документов в рамках электронного документооборота. А работник — может, но не все.

Для получения не нужны процедуры сертификации или аккредитации. Работодатель может выдавать ПЭП работникам. Это бесплатно.

Офисные работники могут подписать:

Офисные работники не могут подписать:

Заявления
Расчетный лист
Уведомления об отпуске
Ознакомление с приказами
Служебные записки
Другие внутренние документы

Дистанционные работники могут подписать:

Трудовой договор
Договор о матответственности
Договор на учебу
Согласие на перевод
Заявление на увольнение
Уведомление об изменении условий трудового договора
Приказ о дисциплинарном взыскании

Дистанционные работники не могут подписать:

Заявления
Уведомления
Документы о прохождении инструктажа по ОТ
Приказы
Служебные записки
Другие кадровые документы

Трудовой договор
Договор о матответственности
Ученический договор

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Офисные работники могут подписывать:

Работодатель может подписать:

Работодатель не может подписать:

Все, что и ПЭП
Трудовой договор
Договор о матответственности
Договор на учебу
Согласие на перевод
Заявление на увольнение
Уведомление об изменении условий ТД
Приказ о дисциплинарном взыскании

Приказы (кроме дисциплинарного взыскания)
Штатное расписание
График отпусков
Уведомления
Должностные инструкции
ПВТР

Трудовой договор
Договор о матответственности
Договор на учебу
Заявление на увольнение
Уведомление об изменении условий трудового договора
Приказ о дисциплинарном взыскании

Правила использования закрепляются в локальных нормативных актах компании.

Требуется собственный удостоверяющий центр, удовлетворяющий требованиям ФСБ или партнёрство с таким УЦ на стороне вендора решения КЭДО. Аккредитация Минсвязи не нужна.

Выдают неаккредитованные удостоверяющие центры, поэтому стоимость сертификата ниже, чем у квалифицированной подписи. УНЭП применяется только между работником и работодателем, поэтому нет риска, что злоумышленники воспользуются подписью, чтобы совершить незаконную сделку. Например, взять кредит на имя обладателя подписи.

Оформить заявку на получение можно в личном кабинете EasyDocs.

Работникам для получения УНЭП нужно пройти процедуру идентификации у работодателя или через подтвержденную запись Госуслуг.

С регламентом удостоверяющего центра можно ознакомиться по ссылке.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Работодатель может подписать:

УКЭП приравнивается к личной подписи и имеет законодательно определенную юридическую правомочность. Может использоваться для подписания любых кадровых документов, к которым применяются статьи 22.2 и 22.3 ТК РФ. Включая те, которые в бумажном виде требуют подтверждения печатью.

Работникам для получения УКЭП надо пройти процедуру идентификации у работодателя или в удостоверяющем центре. Это может вызвать сложности, если вы оформляете на работу дистанционных работников из отдалённых регионов.

С EasyDocs все проще — у нашего удостоверяющего центра более 200 центров идентификации по всей стране.

С регламентом аккредитованного удостоверяющего центра можно ознакомиться по ссылке.

Можно получить только в аккредитованном Минкомсвязи УЦ. УКЭП соответствует всем признакам УНЭП, плюс имеет дополнительные:

Ключ проверки указан в квалифицированном сертификате, выданном в соответствии с Приказом ФСБ № 795 от 27.12.2011.

Для создания можно использовать только электронные средства, удовлетворяющие требованиям ФСБ.

Выдают только удостоверяющие центры с аккредитацией Минцифры. Это обусловливает высокую стоимость сертификата.EasyDocs использует облачную УКЭП, закрытый ключ которой находится в защищенном хранилище УЦ. Это гарантирует, что злоумышленник не сможет использовать подпись на сторонних сайтах.

Применение электронных подписей в КЭДО