В условиях стремительной цифровизации все большее число компаний переходит на электронный кадровый документооборот (КЭДО), заменяя бумажные процессы удобным и надежным цифровым форматом — в 2022 году об использовании технологии заявляли 75% опрошенных компаний, работающих в России. Эксперты прогнозируют рост российского рынка КЭДО в два раза в 2025 году.
В статье мы расскажем о том, как регулируется КЭДО в России и какие изменения произошли с момента вступления в силу № 377-ФЗ.
Содержание:
Что такое КЭДО? История возникновения технологии
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это цифровая экосистема, в которой работодатели, сотрудники и соискатели оформляют, подписывают и хранят кадровые документы без использования бумажных носителей. В основе системы лежит электронная подпись (ЭП), придающая актам, заявления, приказам и т.д. полную юридическую силу.
Проще всего понять суть технологии на примере ЖКХ. Раньше мы хранили папки с бумажными квитанциями, беспокоились об их сохранности, ходили в банк для оплаты счетов. Теперь все платежки доступны в личном кабинете — их не нужно распечатывать, они всегда под рукой и имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Примерно так же ЭКДО преобразует работу с кадровыми документами.
Кадровый ЭДО является специализированной разновидностью систем электронного обмена документами, адаптированной под HR-процессы. Помимо внутреннего взаимодействия (например, оформления отпусков или приказов), система охватывает и внешние операции — работу с фрилансерами, подрядчиками по ГПХ, ИП и юридическими лицами.
Как и почему появился КЭДО? Переход на ЭКДО в условиях глобальной цифровизации — закономерный этап развития бизнес-процессов, Но он имел свой катализатор.
В период пандемии возросла популярность удаленной работы. Компании столкнулись с невозможностью оперативно собирать «живые» подписи с сотрудников: бумажные договоры с курьерской пересылкой и ожиданием по несколько дней стали архаикой, тормозящей бизнес.
Так пришло время решений, которые не просто переносят бумажную документацию в цифру, но делают процесс быстрее, удобнее и безопаснее для всех участников.
Еще один фактор — усложнение корпоративных структур. Компании, у которых есть несколько офисов и филиалов сталкивались с тем, что деловые бумаги теряются при пересылке, а содержание архивов в должном виде требовало немало ресурсов.
Решением стал цифровой оборот документов, автоматизирующий их создание, согласование, подписание и интеграцию с системами учета.
В России пионером в области данной технологии стала компания EasyDocs. В 2019 году мы запустили первое облачное решение для ЭКДО и спустя год вышли на полноценные продажи, предложив бизнесу удобный и готовый к использованию продукт без сложных настроек. Это позволило нам занять лидирующие позиции в отрасли и задать стандарты для последующих разработчиков КЭДО.
Правовое регулирование в России
Первые шаги по легализации ЭДО для персонала в России были сделаны еще в 2013 году с внесением в Трудовой кодекс РФ главы 49.1, регулирующей работу дистанционных сотрудников. В ней было закреплено право работодателей и сотрудников обмениваться документами в цифровом формате.
Затем в 2017 году по инициативе Минтруда РФ была создана рабочая группа с участием представителей госорганов, бизнеса и профсоюзов для разработки нормативной базы ЭДО для кадров. Уже в 2018 году стартовал первый эксперимент по переводу деловых бумаг в электронный вид (приказ Минтруда № 194), в ходе которого компании тестировали цифровые решения, сохраняя параллельно бумажные копии.
Три года спустя, в 2020-м, был запущен эксперимент на основании Федерального закона № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Участники получили право полностью отказаться от бумаги, за исключением трудовых договоров, которые, впрочем, можно подписывать электронной подписью. Изначально запланированный до марта 2021 года, эксперимент продлили до ноября, что позволило закрепить изменения в законодательстве.
По итогам был принят Федеральный закон № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, который ввел официальное понятие КЭДО и закрепил его правовой статус. Закон утвердил перечень документов, обязательных к хранению в бумажном виде; установил правила использования электронных подписей для разных типов актов, приказов, заявлений; отменил обязательное оформление бумажного приказа о приеме на работу; разрешил вести электронный документооборот как через госплатформу «Работа в России» и коммерческие системы.
Приказ Минтруда № 578н от 2022 года уточнил требования к ЭДО для кадров: теперь они должны включать три файла — основной документ (PDF), его описание (XML) и электронную подпись (SGN), а при необходимости — машиночитаемую доверенность (XML).
Эти изменения создали правовую основу для массового перехода компаний на цифровое ведение деловых бумаг, открыв новые возможности для автоматизации кадровых процессов.
С 1 июня 2023 года в России начался эксперимент по внедрению ЭДО для персонала в государственных учреждениях. Его целью стало создание Единой информационной системы управления кадровым учетом госслужбы (ЕИСУКС). В рамках проекта участники должны полностью перейти на электронный формат работы с кадровыми документами — от создания и подписания до хранения.
В эксперименте приняли участие ключевые ведомства, включая Минцифры, ФНС и Федеральное казначейство, а также федеральные госслужащие и кандидаты на госдолжности. Изначально подведение итогов планировалось на 31 мая 2024 года, однако позднее срок эксперимента продлили до 27 ноября 2024 года. По его результатам будет принято окончательное решение о масштабном переходе госструктур на цифровое ведение деловых бумаг.
Обратите внимание. Переход компании на электронный обмен документами носит исключительно добровольный характер.
- Работодатель не может принудить работника к переходу на цифровой документооборот: необходимо специальное согласие сотрудника.
- В случае отказа сотрудника от КЭДО работодателю рекомендуется оформить этот факт соответствующим приказом. В нем следует указать дату отказа и предусмотреть механизм урегулирования возникающих административных вопросов.
- Работодатель не вправе применять какие-либо санкции (включая увольнение) за отказ сотрудника от ЭКДО.
- Для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2021 года, такое согласие не требуется.
- Сотрудник, давший согласие на переход на электронный документооборот, не может впоследствии отозвать свое решение. Трудовое законодательство не предусматривает возможности одностороннего отказа от ЭДО для кадров после его принятия.
Обратите внимание. Несмотря на широкие возможности электронного оборота кадровых документов, существует перечень документов, которые нельзя оформлять в цифровом формате (согласно ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ):
1. Приказ об увольнении (за исключением случаев с дистанционными работниками)
2. Акт о несчастном случае на производстве
3. Инструктаж по охране труда.
Правовая база КЭДО:
- Трудовой кодекс Российской Федерации
- Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных»
- Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Федеральный закон №1032-I «О занятости населения в Российской Федерации»;
- Федеральный закон №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях»
- Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (введение КЭДО, статьи 22.1, 22.2 и 22.3)
- Приказ Минтруда № 578-Н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе»
- Федеральный закон №457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (касательно машиночитаемой доверенности)
Перспективы развития
2025 год может стать годом подведения итогов экспериментов по внедрению КЭДО в государственных учреждениях, а также очередным годом внедрения успешных практик кадрового электронного документооборота в повседневную работу компаний.
В условиях дефицита рабочей силы каждый сотрудник становится ценностью и своего рода «новым капиталом» компании. Важно понимать, что на данный момент переход на ЭКДО возможен только при письменном согласии работника — поэтому выбор остается за ним. Поэтому работодателю важно проводить разъясняющую работу, рассказывающую сотрудникам о преимуществах внедрения технологии. К ним относятся:
- Отсутствие бумаги — деловые бумаги не теряются, нет необходимости в физической пересылке и хранении, экономия на канцелярии и архивах;
- Удаленный доступ 24/7 — сотрудники и руководители могут работать с заявлениями, актами, приказами и т.д. из любой точки мира;
- Автоматизация процессов — система предотвращает ошибки (например, не даст выбрать неположенные дни отпуска), также не нужно переделывать и переподписывать документы;
- Экономия времени — нет необходимости лично приезжать в офис;
- Защита данных — электронные документы сложнее украсть или потерять, доступ к ним строго контролируется;
- Контроль процессов — виден статус каждой деловой бумаги, вся информация доступна за пару кликов.
Несмотря на то, что кадровый электронный документооборот пока не является обязательным для российских компаний, и, скорее всего, не станет таковым в 2025 году, государство последовательно развивает и продвигает электронный документооборот в сфере кадров. Поэтому уже сегодня имеет смысл задуматься о внедрении онлайн-документооборота в кадровом делопроизводстве, чтобы быть готовым к будущим изменениям и повысить эффективность HR-процессов.