Статьи EasyDocs

Внедрение КЭДО: основные этапы

Законодательное регулирование КЭДО

Впервые электронный кадровый документооборот был законодательно оформлен еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс РФ добавили главу 49.1, регулирующую труд удаленных работников. Глава определяет правила взаимодействия работодателей с сотрудниками, работающими на «удаленке», в частности, процесс обмена документами в электронном виде.

В 2017 году Министерство труда Российской Федерации инициировало создание рабочей группы, нацеленной на внедрение в законодательство системы КЭДО. В состав этой группы вошли представители различных федеральных ведомств, общероссийских объединений работников и работодателей, а также ведущих бизнес-структур.

Сервис КЭДО EasyDocs работает с 2018 года. Мы были первым специализированным сервисом для электронного подписания кадровых документов. Воспользуйтесь накопленным нами опытом для сокращения расходов и увеличения эффективности вашей компании!
Годом позже на площадках компаний, входящих в рабочую группу, был проведен первый эксперимент по переводу кадрового документооборота в электронный вид. Он регламентировался приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года и длился с 23 марта по 1 октября того же года. Согласно условиям эксперимента, перевод документов и сведений о работниках в цифровую форму осуществлялся параллельно с их дублированием на бумажных носителях. Для каждого участника были определены конкретные виды кадровой документации, подлежащей оцифровке.

Следующий этап цифровизации кадрового документооборота начался 5 мая 2020 года, когда по инициативе Минтруда России стартовал новый эксперимент, основанный на положениях Федерального закона № 122-ФЗ от 24 апреля 2020 года. В рамках этого эксперимента организациям-участникам предоставлялось право полностью отказаться от бумажных кадровых документов в пользу электронных, за исключением трудового договора, который можно было подписывать с использованием квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.

Изначально эксперимент планировалось завершить 31 марта 2021 года, но затем его продлили до 15 ноября 2021 года. В результате были внесены изменения в трудовое законодательство, позволяющие всем работодателям перейти на постоянное использование электронного кадрового документооборота.

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ, который внес существенные изменения в Трудовой кодекс РФ. Закон открыл новые возможности для организаций в переходе на цифровой формат ведения кадрового делопроизводства.

Вот ключевые нововведения:

  • Появление в законодательстве официального определения и регламентации «кадрового электронного документооборота» (КЭДО).
  • Утверждение перечня документов, которые даже после перехода на КЭДО должны сохраняться в бумажном виде — например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы по охране труда.
  • Установление ограничений по использованию различных видов электронных подписей для определенных документов.
  • Отмена обязательности оформления бумажного приказа о приеме на работу.
  • Изменение статуса документов, созданных в рамках экспериментов Минтруда.

Организации теперь могут вести КЭДО на базе единой цифровой платформы «Работа в России» или же используя другие информационные системы.

Приказ Минтруда № 578н от 1 марта 2023 года установил новые правила формирования электронных кадровых документов. Теперь они должны состоять из трех обязательных файлов: основной части в формате PDF, описания документа в XML и электронной подписи в формате SGN. При необходимости к документу можно прикрепить машиночитаемую доверенность в XML.

Резюмируем: переход на КЭДО является правом, а не обязанностью как для работодателя, так и для работника. Организация может самостоятельно решать, внедрять ли ей электронный кадровый документооборот.
Кадровый электронный документооборот в РФ активно развивается. У работодателей и работников появляются новые возможности. Однако для некоторых типов документов был сохранен бумажный формат — это приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы по охране труда.

Технические требования КЭДО

Внедрение электронного кадрового документооборота невозможно без доступа руководства и сотрудников к Интернету или локальной сети компании. Также для подписания документов необходима электронная подпись (ЭП).

Закон (смотрите ФЗ № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года) определяет три вида ЭП:

  • Простая электронная подпись (ПЭП). Она не обеспечивает неприкосновенность содержимого документа после его подписания, так как остается возможность для внесения изменений. Этот тип подписи законен при наличии договоренности между сторонами.
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) также используется для удостоверения личности, но в отличие от ПЭП, она гарантирует неизменность текста документа. Защита данных достигается за счет использования криптографических методов. Для придания юридической силы такой подписи требуется оформление соглашения между работодателем и работником. УНЭП может применяться в кадровых процессах для оформления документации в рамках перехода на электронный документооборот.
  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) имеет аналогичные свойства, что и УНЭП, но ее выдают только аккредитованные удостоверяющие центры. Этот вид подписи дает документу полную законную силу, а также имеет особый уровень защиты, поэтому УКЭП используется руководством компаний, перешедших на КЭДО.

Оформление усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть осуществлено с подтверждением личности через Госуслуги, а для получения квалифицированной электронной сотруднику необходимо лично посетить аккредитованный удостоверяющий центр и подтвердить свою личность.

Электронная подпись с усиленной защитой включает в себя криптографические компоненты. Для расшифровки и создания УКЭП или УНЭП применяются специальные программные средства. Одним из таких решений является КриптоПро CSP.
КриптоПро CSP — инструмент, который позволяет создавать юридически значимые электронные подписи и проверять их подлинность в соответствии с российским законодательством об электронной подписи. Данное программное обеспечение гарантирует надежную защиту и конфиденциальность при передаче электронных документов, подписанных цифровой подписью.

Подготовка к переходу на КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет оптимизировать и автоматизировать работу с кадровыми документами, повысить их сохранность и доступность. Однако прежде, чем начать работать с КЭДО, компании необходимо пройти через внедрение электронного кадрового документооборота.

👉 EasyDocs помогает клиентам быстро, эффективно и в соответствии с требованиями законодательства внедрить КЭДО в компании. Убедитесь в этом на примере кейсов других организаций.

1. Каждый документ нужно оценить с точки зрения возможности его перевода в КЭДО. Это позволит сократить количество бумажных документов и дубликатов. Каждый кадровый документ необходимо соотнести с законодательными требованиями к подписи, срокам хранения, возможности перевода в цифровой формат.

2. Стоит провести аудит имеющейся документации по персоналу компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО, документы делятся на три категории: низкий, умеренный и высокий риск.

3. Далее нужно подготовить перечень документации, подлежащей оцифровке. Компании необходимо определить, какие материалы будут переведены в цифровой формат и какая электронная подпись потребуется в каждом случае. Также проводится аудит имеющегося технического оснащения.

4. Затем выбрать подходящую платформы для перехода на КЭДО. EasyDocs обеспечивает быструю настройку и интеграцию КЭДО. Нашу компанию отличает качественный клиентский сервис:

  • За кадровым специалистом закрепляется персональный менеджер.
  • Процесс внедрения системы бесплатный, как и обучение профильных сотрудников, руководителей, HR.
  • Для оперативного решения вопросов есть чат в Telegram. Также можно обратиться в техническую поддержку через личный кабинет или электронную почту.

5. Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их согласие на использование системы.

6. Выдать сотрудникам электронные подписи.

7. Запустить решение.

Сотрудник отказывается использовать систему КЭДО. Что делать?

Работники организации не всегда тепло встречают перемены: некоторые сотрудники могут выразить скепсис по поводу КЭДО.
Для того, чтобы успешно внедрить новую систему, важно понять, какие опасения вызывает этот процесс у сотрудников, и постараться развеять их сомнения. EasyDocs проводит обучающие вебинары, на которых подробно рассказывает о возможностях системы КЭДО. Главной проблемой, которая беспокоит людей при переходе на новую платформу, остается вопрос безопасности данных.

Электронные подписи, используемые в КЭДО, имеют юридическую силу только в рамках этой системы и не могут применяться для подписания важных документов, таких как кредитные договоры или сделки с недвижимостью. Кроме того, EasyDocs включен в реестр отечественного программного обеспечения и реестр операторов персональных данных Роскомнадзора, что гарантирует соблюдение политики обработки персональных данных.

EasyDocs тщательно продумывает все аспекты внедрения КЭДО, делая процесс перехода на кадровый электронный документооборот максимально комфортным и безопасным.

Документы, необходимые для внедрения КЭДО

Для успешного внедрения системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) в организации необходимо разработать и утвердить соответствующие локальные нормативные акты. Эти документы должны регламентировать переход компании на использование цифровых технологий.

В частности, нужно составить Положение об электронном документообороте, а также отразить изменения в трудовом и коллективном договорах. Решение о внедрении КЭДО следует оформить отдельным распорядительным документом руководителя — приказом.

Согласно части второй статьи 22.2 ТК РФ, в приказе о переходе на КЭДО необходимо указать сведения об используемой информационной системе, перечень документов и категории работников, задействованных в новом формате работы, а также назначить ответственное за этот процесс лицо.

Согласие сотрудников на использование КЭДО должно быть получено в юридически значимой форме (№63-ФЗ «Об электронной подписи»). Как правило, это предполагает подписание бумажного документа собственноручной подписью. Можно воспользоваться простой электронной подписью, но для ее применения требуется дополнительное письменное соглашение между работником и работодателем.

Также необходимо подписать Согласие на передачу персональных данных сотрудника в систему кадрового электронного документооборота — это требование Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».
При составлении локальных нормативных актов для КЭДО следует учесть, что электронный документооборот является обязательным для сотрудников, трудовые отношения с которыми начались с 1 января 2022 года или позднее. Для остальных работников переход на КЭДО носит добровольный характер и требует их письменного согласия.

Подводные камни при внедрении КЭДО

Мы за честное взаимодействие с клиентами. Вот главные моменты, на которые редко акцентируют внимание вендоры систем КЭДО:

  1. КЭДО — молодая технология. Изменения происходят ежегодно. При переходе на КЭДО организации придется вносить изменения в работу, если государство пересмотрит или дополнит регулирующие электронное подписание кадровых документов законы.<p> Чтобы успевать за темпами цифровизации, пользоваться ее преимуществами и переносить изменения без потерь, придется тесно взаимодействовать с вендором системы КЭДО. Внимательно относитесь к выбору партнеров. Вендор должен обладать экспертизой как в технических, так и в юридических аспектах КЭДО. Иметь подтвержденный опыт работы с организациями вашего формата. Развивать свой продукт. Вовремя информировать об изменениях. Например, EasyDocs работает с 2018 года с пулом постоянных клиентов, которые получают информацию об изменениях в законодательстве и обновлениях сервиса как внутри платформы, так и по другим каналам: в мессенджерах, соцсетях, по электронной почте и т.д.
  2. Почти всегда в более-менее крупных организациях часть сотрудников отказывается от перехода на КЭДО. Если не обращать внимание на протесты или принуждать персонал, то количество отказников может кратно вырасти и парализовать процесс кадровой цифровизации. Сотрудники опасаются утечек персональных данных и использования сервиса в целях мошенничества. Мы в EasyDocs помогаем подготовить сотрудников к переходу на КЭДО, повысить лояльность к процессу цифровизации, отработать возражения и убедить даже самых строгих критиков попробовать новый формат подписания и хранения документов.
  3. В КЭДО невозможно подписание документов задним числом. Часть организаций представляет себе переход на КЭДО как простую оцифровку процессов бумажного документооборота. Но электронный формат имеет свои особенности и ограничения. Однако в случае, если система КЭДО создана с учетом реальной работы организаций, подписание задним числом не понадобится. Мы создавали EasyDocs в постоянном контакте с клиентами и специалистами кадрового дела с многолетним стажем. Помните, что любой документ, даже если он может быть подписан в КЭДО, вы имеете право подписать на бумаге.
  4. Ответственность за хранение документов сроком до 75 лет лежит на работодателе. В случае прекращения деятельности или отношений с EasyDocs мы сделаем полную выгрузку всех документов на ваши электронные носители или в облако. Мы напомним вам об этом, даже если вы сами забудете.
  5. Вендор КЭДО может закрыться. Так уже произошло с продуктом Тинькофф КЭДО, команда которого перестала развивать продукт и принимать заявки от новых клиентов в 2024 году. Рынок КЭДО привлекателен для инвестиций, но не все могут работать в условиях постоянных изменений и требовательных заказчиков. При выборе вендора обращайте внимание на: специализацию сервиса, срок существования, другие проекты собственников бизнеса. EasyDocs специализируется на КЭДО с самого основания компании в 2018 году. Владельцы бизнеса сконцентрированы на сохранении и развитии компании. Вы всегда можете открыто и честно поговорить с нами о текущей ситуации и перспективах развития.
  6. В работе любого сервиса КЭДО будут сбои. Вас обманут те, кто пообещает бесперебойную работу. DDos-атаки на отечественную инфраструктуру, постоянные изменения законодательства, влияние санкций и запретов создает ситуацию, при которой периодически сбоят даже крупные банки. Вендор КЭДО обязан обеспечить все возможное для бесперебойной работы. Но он обязан обеспечить возможность избежать потерь в том случае, если сбои неизбежны.

В нашем сервисе EasyDocs разработчики предусмотрели поведение системы в критических ситуациях так, чтобы данные пользователей не терялись, а также не попадали в руки злоумышленников. Техподдержка оперативно оповещает о проблемах и старается оценивать сроки решения задач по внештатным ситуациям.

Мы честно говорим потенциальным клиентам о рисках и подводных камнях, потому что уверены в своей экспертизе и качестве сервиса. Попробуйте бесплатно EasyDocs в течении месяца, чтобы убедиться в этом и начать процесс кадровой цифровизации

***

Большинство российских компаний не перешли на КЭДО и еще не пользуются конкурентными преимуществами, которые дает такая трансформация. Переведите компанию на электронный кадровый документооборот, чтобы опередить конкурентов.

КЭДО увеличивает привлекательность бренда работодателя, а это важно в условиях дефицита кадров.

Чтобы попробовать систему КЭДО EasyDocs, оставьте заявку — и мы свяжемся с Вами в ближайшее время!