График отпусков

Для отправки запроса графика отпусков сотрудникам необходимо:

Создать в 1С пустой график отпусков. Для этого нам необходимо зайти в Кадры – Графики, переносы отпусков.

В открывшемся окне необходимо нажать Создать – График отпусков

После открытия Графика отпусков его можно просто Записать пустым

Далее работодателю необходимо отправить сотрудникам запрос на график отпусков.
Для отправки запроса необходимо зайти в расширение EasyDocs – Отправка печатных форм – Тип документа «ГрафикОтпусков» – Заполнить по периоду

Далее необходимо выбрать одну из трех печатных форм с запросом графика отпусков:

3 вида запросов графика отпусков отличаются расчетом количества дней, которое должен будет распределить сотрудник в своем графике.

Запрос графика отпусков (неиспользованные на сегодня + доступные дни) – запрос берет неиспользованные дни отпуска сотрудника на дату формирования запроса, плюс все дни отпуска, которые будут доступны сотруднику в следующем году. Важно: этот вид запроса не включает дни отпуска, которые накопятся у сотрудника за период с даты формирования запроса до 31 декабря текущего года.

Запрос графика отпусков (неиспользованные 31 дек + доступные дни) – запрос берет неиспользованные дни отпуска сотрудника на дату формирования запроса, добавляет к ним дни, которые накопятся у сотрудника до 31 декабря текущего года, отнимает дни отпуска, которые уже проведены в 1С в период между текущим днем и 31 декабря текущего года, а также добавляет дни отпуска, которые доступны сотруднику в следующем году.

Рекомендация: чтобы максимально корректно сформировать запрос на график отпусков, к моменту отправки запросов проведите в 1С все отпуска сотрудников, запланированные до конца года. В этом случае, система сможет вычесть продолжительность всех запланированных дней из доступных к планированию на следующий год дней отпуска.

Запрос графика отпусков (доступные дни) – запрос берет только дни отпуска, которые доступны сотруднику в следующем году. Т.е. если работнику доступен только основной оплачиваемый отпуск, то в запрос будут включены только 28 дней.

Для добавления получателей запроса на график отпусков необходимо нажать на кнопку "Добавить сотрудников". В открывшемся окне нужно выбрать всех сотрудников, кому должен быть направлен запрос на график отпусков.

Перед отправкой Вы можете просмотреть запрос и перепроверить количество дней, которое будет направлено сотруднику для заполнения графика:

Просмотрите наше обучающее видео по формированию графика отпусков:

Для отправки нужного запроса необходимо поставить галочку напротив нужного сотрудника и нажать «Подписать и отправить в EasyDocs»

Предоставление графика отпусков сотрудником

После отправки из 1С запроса на график отпусков сотруднику в личный кабинет EasyDocs придёт запрос на график отпусков. Для отправки ответа на запрос необходимо зайти в документ.

В открывшимся документе есть возможность «Запланировать» или отклонить с причиной

По нажатию на кнопку «Запланировать» сотрудник попадает на страницу планирования графика отпуска, где ему предоставлены все виды доступных отпусков и количество дней по каждому виду.

Для заполнения графика отпуска необходимо выбрать вид отпуска, начало и окончания отпуска, для добавление другого периода отпуска необходимо нажать кнопку «Добавить период»

После добавления периодов количество запланированных дней автоматически изменяется.

Требования к планированию отпуска:

Если у сотрудника в одном из периодов не будет 14 дней – сотруднику появится сообщение, что в одном из периодов необходимо 14 или более дней.
Если у сотрудника кол-во дней отпуска планируемых периодов будет превышать доступные – сотруднику появится сообщение об этом.
Если сотрудник не запланирует все доступные дни — появится сообщение об этом.

После заполнения периодов отпуска необходимо нажать «Сформировать». После нажатия создастся «Ответ на запрос графика отпусков», который можно подписать и отредактировать.

Отправленный сотрудником документ может поступить на согласование должностным лицам компании.

Для настройки маршрутов согласования ознакомьтесь с инструкцией по ссылке.

Если в расширении EasyDocs выполнены настройки по выгрузке отпусков, то в личном кабинете сотрудника отобразится дополнительный раздел «График отпусков». Календарь будет содержать все периоды предстоящих отпусков.

В том случае, если в маршруте, по которому проследовал документ, не указаны ответственные за ознакомление, документ будет доступен в папке «В работу». К ответу на запрос графика отпусков доступны действия по добавлению периодов в график отпусков или по переносу ответа в архив.

После подписания документ попадает специалисту кадровой службы в расширение EasyDocs, где он может ознакомиться с периодами отпусков сотрудника и добавить их в график, нажав «Добавить в график отпусков».

После добавление все сведения о запланированных периодах будут прикреплены к графику.

Заявление о переносе отпуска, которое завершило свой маршрут документооборота, будет доступно в папке «В работу». Нажав кнопку «Создать», Вы перейдете к этапу создания и обработки документа 1С - «Перенос отпуска».

В создаваемый документ будут автоматически подставлены данные по:

• ФИО сотрудника
• Виду отпуска
• Дате начала запланированного отпуска, который сотрудник хочет перенести
• Периодам отпуска, на которые делается перенос
• Причине переноса отпуска

"Под скрепкой" вы сможете найти подписанное заявление на перенос отпуска.