Журнал EasyDocs

Главное о работе с самозанятыми

Налоговые органы регулярно проверяют организации на предмет подмены трудовых отношений договором гражданско-правового характера. Читайте, как правильно организовать работу с самозанятыми гражданами и не платить штрафы.
Содержание:
  1. Как закон регулирует работу с самозанятыми
  2. Риски работы с самозанятыми
  3. Штрафы за подмену трудовых отношений
  4. Как автоматизировать работу с самозанятыми

Как закон регулирует работу самозанятых

Статус самозанятого был установлен Федеральным законом № 422-ФЗ в 2018 году. Закон ввел специальный налоговый режим — налог на профессиональный доход. Эксперимент продлится вплоть до 31 декабря 2028 года.
Согласно Федеральному закону № 199-ФЗ, деятельность самозанятого необходимо отличать от предпринимательства.
Самозанятым может стать физическое лицо, которое имеет свое дело, не привлекает наемных сотрудников и чей годовой доход не превышает 2,4 миллиона рублей. Самозанятые проводят консультации, занимаются репетиторством, сдают квартиры посуточно, занимаются строительными работами, пишут статьи на заказ, верстают сайты и т.д. Однако некоторые категории граждан не могут оформить статус самозанятых:
  • агенты и посредники;
  • лица, занимающиеся перепродажей товаров;
  • продавцы подакцизных товаров и товаров, подлежащих маркировке;
  • государственные служащие (исключение составляет сдача в найм жилых помещений);
  • лица, добывающие в частном порядке полезные ископаемые;
  • адвокаты, медиаторы, арбитражные управляющие, нотариусы и оценщики.
👉 Как оформлять командировки в 2024 году

Риски работы с самозанятыми

Сотрудничество с самозанятыми кажется работодателям привлекательным: за самозанятого не нужно уплачивать налог на доходы физических лиц, отчислять страховые взносы, организовывать ему рабочее место и обеспечивать прочие условия труда.
Самозанятые не являются наемными работниками и действуют автономно, без контроля работодателя, поэтому проверяющие органы отслеживают случаи подмены трудовых отношений самозанятостью.
В первую очередь проверяющие органы — ФНС, Роструд и комиссии по противодействию нелегальной занятости — обращают внимание на договор между исполнителем и заказчиком. В письме «О направлении информации по проведению мероприятий налогового контроля по НПД» Федеральная налоговая служба России разъяснила, какие пункты договора сигнализируют о подмене трудовых отношений:
  • В договоре закреплены определенные виды работ, а не разовые задания от заказчика.
  • Отсутствует конкретный объем работы.
  • Указана оплата труда, которая не меняется в течение года.
  • Договор заключен на длительный срок — на 12 месяцев или до конца календарного года.
  • Прописана дисциплинарная ответственность сотрудника, а также необходимость подчинения внутреннему распорядку.
  • Указано, что исполнитель несет материальную ответственность за невыполнение указаний руководства.
  • Отмечается, что работодатель предоставляет исполнителю условия для работы.
Проверяющие органы также изучают зарплатные документы, информацию о переводах на банковские карты, графики работы и отпусков, приказы по обеспечению пожарной безопасности, акты выполненных работ, товарные накладные, пропуска на территорию офиса или предприятия и прочую документацию, которая может служить доказательством наличии трудовых отношений.
Перечислим и другие маркеры, на которые обращают внимание проверяющие органы:
  • Исполнитель инфраструктурно зависит от заказчика — трудится в его офисе, использует его оборудование и несет материальную ответственность в случае сбоев и поломок.
  • Компания массово нанимает самозанятых — за год было привлечено более 10 человек, а среднемесячный доход каждого из них составил свыше 20 тысяч рублей.
  • Физические лица одновременно подают документы в налоговую с помощью авторизированных систем или же по доверенности сотрудников организации.
  • Проверяемая организация является единственным заказчиком у самозанятого.
  • Договор с физлицом был заключен непосредственно после его регистрации в качестве самозанятого. Когда сотрудничество прекращается, физическое лицо снимается с учета.
👉 Внедрение КЭДО: основные этапы
Как оформить работу с самозанятыми, ИП или по договору ГПХ с помощью EasyDocs: договоры и акты подписываются электронной подписью, а система интегрирована с 1С:Бухгалтерией для передачи документов. Подробнее про работу с ГПХ и самозанятыми.

Штрафы за подмену трудовых отношений

Некоторые работодатели разрывают трудовой договор с работниками и сотрудничают с ними как с самозанятыми, тем самым избегая уплаты налогов и страховых выплат. Закон запрещает оформлять отношения с самозанятым, который в течение последних двух лет числился в штате организации (смотрите Федеральный закон № 422-ФЗ).
Если нарушения все же будут выявлены, то работодатель обязан официально переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой. Причем, его сроки будут установлены с начала отношений с самозанятым, гласит статья 19.1 Трудового кодекса РФ.
По закону, у работника есть право на ежегодный оплачиваемый отпуск, больничный и другие гарантии и компенсации, поэтому работодатель обязан их возместить.
В данной ситуации выгоднее признать вину и выплатить сотруднику все причитающееся, а также взять на себя налоговые обязательства перед государством. Если работодатель не идет на встречу, то ему придется пройти через камеральные и выездные проверки, а также заплатить штраф.
Работодателю грозит ответственность по статье 5.27 КоАП РФ за заключение ГПД, фактически подменяющего трудовой договор:
  • штраф от 5000 до 10 000 рублей для индивидуальных предпринимателей;
  • штраф от 10 000 до 20 000 рублей для должностных лиц;
  • штраф от 50 000 до 100 000 рублей для организаций.
Кроме того, организация будет привлечена по статье 123 Налогового кодекса РФ в связи с неполным удержанием и перечислением НДФЛ в бюджет: штраф равен 20% от неуплаченной суммы.
К тому же компания будет включена в отдельный открытый реестр недобросовестных работодателей. Согласно Федеральному закону № 565-ФЗ, реестр заработает уже в следующем году.
Важно проверять статус самозанятого прежде, чем заключать с ним договор. Физическое лицо могло сняться с учета или превысить лимит доходов: в таком случае работодатель столкнется с проблемами. Лучший вариант — это прописать в договоре необходимость самозанятого уведомлять работодателя о смене статуса, а также сохранять все чеки.

Как автоматизировать работу с самозанятыми

Нередко бизнес делает выбор в пользу самозанятых не столько в целях экономии, сколько для оптимизации процессов внутри компании. Например, компания привлекает специалиста для конкретного проекта, но оформлять его в штат необходимости нет. Чтобы автоматизировать работу с самозанятыми, мы рекомендуем наш сервис КЭДО от EasyDocs.
КЭДО позволяет удаленно подписывать договоры, акты и другие документы с самозанятыми. Платформа предлагает интуитивно понятный процесс обмена документами и обеспечивает сохранность архива документов, а также автоматизирует рутинные процессы в работе с самозанятыми для кадровой службы и бухгалтерии.
Покажем на бесплатной демонстрации, как КЭДО может работать в вашей компании. Оставьте заявку — разберём возможности EasyDocs на вашем примере.
2024-08-28 10:53 Блог о КЭДО