Летом большинство сотрудников берет ежегодный оплачиваемый отпуск. В статье мы разберем все тонкости отпусков: продолжительность и гарантии по ТК РФ, правила составления графика, условия переноса, а также расскажем, как автоматизировать процесс. Эти знания помогут работодателям избежать возможных нарушений и трудовых конфликтов.
Согласно Трудовому кодексу РФ, каждый работник имеет гарантированное право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отдых предоставляется с сохранением места работы и среднего заработка (статья 114 ТК РФ).
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ).
Удлиненный оплачиваемый отпуск (свыше 29 дней) предоставляется следующим категориям работников:
инвалиды — не менее 30 дней (там же);
педагоги (статья 334 ТК РФ);
несовершеннолетние — 31 день в удобное для них время (статья 267 ТК РФ);
медицинские работники, занимающиеся диагностикой и лечением ВИЧ-инфицированных, — 36 календарных дней (пункт 4 Постановления Правительства РФ от 3 апреля 1996 года № 391);
и другие категории, установленные законом, — перечень таких работников закреплен в ТК РФ и федеральных законах.
Также работники имеют право на следующие виды отдыха:
1. Дополнительный оплачиваемый отпуск (статьи 116, 117, 118 и 119 ТК РФ)
Предоставляется работникам с вредными/опасными условиями труда, сотрудникам с особым характером работы, работникам с ненормированным графиком, труженикам Крайнего Севера и приравненных к нему территорий (статья 116 ТК РФ).
Работодатели вправе вводить дополнительные отпуска (при наличии производственных и финансовых возможностей), если это не противоречит ТК РФ и другим федеральным законам.
2. Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка (статьи 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ)
Предоставляется работникам, параллельно обучающимся на программах бакалавриата, магистратуры и специалитета на заочной или очно-заочной форме обучения.
3. Отпуск без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ)
Работник имеет право по письменному заявлению запросить неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и другим уважительным обстоятельствам.
Участники ВОВ — до 35 дней в году;
работающие пенсионеры — до 14 дней;
инвалиды — до 60 дней;
родители/супруги/дети военнослужащих и силовиков: погибших — до 14 дней, нуждающихся в уходе — до 35 дней;
в случаях рождения ребенка, регистрации брака или смерти близких родственников — до 5 дней.
4. Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы (статья 263 ТК РФ)
Дополнительный неоплачиваемый отпуск до 14 дней может предоставляться по коллективному договору следующим категориям работников:
родителям двух и более детей до 14 лет;
родителям ребенка-инвалида до 18 лет;
одиноким матерям с детьми до 14 лет;
работникам, ухаживающим за инвалидами I группы (членами семьи или родственниками).
Такой вид отдыха предоставляется в удобное для работника время, может присоединяться к основному отпуску или браться отдельно и не переносится на следующий год.
5. Отпуск по беременности и родам (статья 255 ТК РФ)
Предоставляется женщинам на основе листка нетрудоспособности и по заявлению. Длительность составляет 70 календарных дней до родов (при многоплодной беременности 84) и 70 после родов (при осложненных родах 86 дней, при рождении двух и более детей — 110).
6. Отпуск по уходу за ребенком (статья 256 ТК РФ)
По заявлению работника предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет. Право на него имеют: мать ребенка, отец, бабушка/дедушка или другие родственники или опекуны, фактически осуществляющие уход.
Большинство работодателей обязаны составлять график отпусков сотрудников на каждый календарный год: исключение составляют микропредприятия (статья 309.2 ТК РФ). Согласно требованиям законодательства, документ должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до начала нового года (статья 123 ТК РФ).
График определяет очередность предоставления оплачиваемого отдыха работникам в течение года (там же). При его составлении учитываются пожелания сотрудников, мнение профсоюзной организации и производственная необходимость.
Порядок формирования графика закрепляется во внутренних документах компании: правилах трудового распорядка, коллективном договоре или локальных актах. Крупные организации могут устанавливать отдельные правила для разных подразделений с учетом их специфики.
Формирование графика отпусков: пошаговая инструкция
При составлении графика необходимо учитывать несколько важных моментов.
В первую очередь в документе отражаются сведения об основном ежегодном отдыхе каждого сотрудника. Помимо этого, обязательно фиксируются данные о дополнительных отпусках — например, для работников, занятых на вредном производстве или трудящихся в условиях Крайнего Севера (статья 116 ТК РФ). Также в графике нужно предусмотреть дни отдыха, которые сотрудники не использовали в предыдущем календарном году.
В график включаются все сотрудники, включая удаленных работников и совместителей, с которыми на момент составления графика действуют трудовые отношения. Не вносятся в перечень:
работники по договорам ГПХ;
мобилизованные сотрудники (трудовой договор приостановлен);
дополнительные отпуска (за вредные условия, работу на Крайнем Севере и др. – статья 116 ТК РФ);
неиспользованные дни отдыха за предыдущие годы (статья 120 ТК РФ).
Обратите внимание. Указывать нужно конкретные даты начала отпуска, а не только месяц.
3. Дробление отпуска
Разделение периода отдыха на части допускается при условии, что одна из частей составляет не менее 14 дней (статья 125 ТК РФ).
Решение о дроблении отпуска принимает работник, но работодатель контролирует соблюдение процедуры (Письмо Роструда № ПГ/28100-6-1 от 10 января 2024 года).
4. Процедура ознакомления
После утверждения графика необходимо:
разработать лист ознакомления с графой для подписи сотрудников;
при отказе от подписи — составить акт в присутствии свидетелей.
Обратите внимание. Уведомлять о дате необходимо за 14 дней до его начала (статья 123 ТК РФ).
Перенос отпуска: правила и нюансы
Продление, а также перенос ежегодного оплачиваемого отпуска регулирует статья 124 ТК РФ.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть перенесен в следующих случаях:
1. Нарушение сроков выплат отпускных
Если отпускные не выплачены за 3 дня до начала отдыха (статья 136 ТК РФ).
При переносе выходного дня выплата не произведена накануне (статья 14 ТК РФ).
2. Позднее уведомление
Работник извещен об отпуске менее чем за 14 дней (статья 124 ТК РФ).
Исполнение государственных обязанностей — судебные заседания, военные сборы (там же).
5. Специальные категории работников
Многодетные родители (право на отдых в удобное время до 14 лет младшего ребенка — статья 262.2 ТК РФ).
Совмещение ежегодного оплачиваемого отпуска с декретом (статья 260 ТК РФ).
6. Производственная необходимость
Отпуск негативно влияет на работу организации (статья 124 ТК РФ).
Отзыв из отпуска работодателем (статья 125 ТК РФ).
Обратите внимание. Работодатель вправе расширить перечень оснований для переноса локальными нормативными актами (статья 124 ТК РФ).
В каких ситуациях перенос отпуска невозможен?
Хотя законодательство не устанавливает предельного количества переносов отпуска в течение года, существуют важные ограничения.
1. Запрет на перенос основного отпуска в следующий год
Работодатель не имеет права переносить ежегодный оплачиваемый отпуск на следующий календарный год для следующих категорий работников:
трудящихся в опасных или вредных условиях;
несовершеннолетних;
не использовавших свое право на отдых в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ).
2. Перенос по производственной необходимости
Если отпуск был перенесен по инициативе работодателя из-за производственных причин, то работник должен использовать его в течение 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлялся (там же).
3. Дополнительный неоплачиваемый отпуск для лиц, ухаживающих за близкими
Граждане, осуществляющие уход за инвалидом I группы, а также за несовершеннолетними детьми, имеют право на дополнительный неоплачиваемый отпуск до 14 дней в удобное для них время. Его запрещено переносить на следующий год (статья 263 ТК РФ).
4. Дополнительный отпуск для одиноких матерей
Одинокие матери, воспитывающие ребенка до 14 лет, могут получить дополнительный неоплачиваемый отпуск до 14 дней, который они вправе использовать частично, полностью или присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску. Его также нельзя перенести на следующий год (статья 263 ТК РФ).
Алгоритм переноса отпуска
Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска — это процедура, которую можно оформить как по инициативе работника, так и по причинам производственного характера. Однако важно соблюдать установленный порядок действий и учитывать нормы трудового законодательства.
Получить заявление от работника в случае, если отдых переносится по его инициативе.
Уведомить работника о том, что его отпуск перенесен или отозван (если перенос — инициатива работодателя). Сотрудник должен быть предупрежден о переносе не позднее чем за 14 дней до нового срока отдыха (статья 124 ТК РФ).
Издать приказ о переносе с указанием новых дат и причин.
Обновить график отпусков, внеся изменения в даты начала и окончания отпуска.
При необходимости — внести корректировки в личную карточку работника (форма № Т-2). Согласно приказу Минтруда РФ, ведение личных карточек не является обязательным, однако некоторые организации продолжают их использовать.
Ответственность работодателя за нарушение порядка переноса отпуска
Работодатели, допустившие нарушения при переносе отпусков, могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии с частью 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ.
За первое нарушение предусмотрены следующие штрафы:
для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
В случае повторного нарушения размер штрафов увеличивается:
должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 10 000 до 20 000 рублей либо привлечены к дисквалификации сроком от одного до трех лет;
индивидуальным предпринимателям грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей;
организации также оштрафуют на сумму от 50 000 до 70 000 рублей.
Кроме того, сотрудник вправе потребовать компенсации морального вреда согласно статье 237 ТК РФ.
Автоматизация отпусков: как упростить процесс
Процесс планирования и оформления отпусков может быть долгим и трудоемким, особенно в компаниях со средним и большим штатом сотрудников. Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) от EasyDocs автоматизирует ключевые этапы формирования графика отпусков и делает процесс более прозрачным и удобным.
Наш продукт позволяет составлять график за считанные минуты. Система автоматически проверяет данные, указанные сотрудником, чтобы избежать потенциальных ошибок:
обеспечивается наличие минимум одного периода ежегодного отдыха продолжительностью не менее 14 календарных дней;
исключается пересечение разных периодов отпуска;
контролируется, чтобы общее количество дней по графику не превышало положенное работнику число дней отдыха.
Благодаря интеграции автоматизации рутинных операций КЭДО позволяет HR-отделам эффективно управлять отпусками, избегая дополнительной работы, человеческих ошибок и нарушений законодательства.