Статьи EasyDocs

Работа с кандидатами в кадровом ЭДО EasyDocs

Подбор и трудоустройство новых сотрудников в штат компании сопровождается сбором пакета документов, согласование и проверка которого строго регламентированы внутренними процедурами компании и статьей 65 Трудового кодекса РФ. Задержка в согласовании может привести к потере хорошего кандидата, а недосмотр к неприятным «‎сюрпризам»‎ в виде найма проблемного сотрудника или к штрафам и судебным разбирательствам.
Чтобы вы и ваши сотрудники сконцентрировались на самом важном в бизнесе, мы разработали блок по обработке анкет кандидатов и удаленному трудоустройству успешных кандидатов. В статье мы подробно расскажем, для чего и как использовать новые функции, чтобы автоматизировать рутинные процессы трудоустройства и освободить время для поиска, адаптации и удержания сотрудников.
Содержание:
  1. Работа с кандидатами в EasyDocs
  2. Список кандидатов
  3. Прием на работу
  4. Архив
  5. Процессы найма
  6. Почему компании выбирают работу с кандидатами в EasyDocs?
  7. Как EasyDocs помогает кандидатам заполнить анкету?
  8. Как EasyDocs проверяет кандидатов?
  9. Пример анкеты кандидата
  10. Пример отчета
  11. Процесс заполнения анкеты
  12. Сбор документов при трудоустройстве
  13. Базовый и дополнительный функционал

Работа с кандидатами в EasyDocs

После того, как кандидат прошел все собеседования, наступает этап его проверки и сбора документов для трудоустройства. Блок по работе с кандидатами в EasyDocs позволяет службе подбора решить задачи:
  • Анкетирования кандидата, проверки кандидата по открытым источникам и согласования кандидата со службой безопасности.
  • Сбора у согласованных кандидатов документов, необходимых для трудоустройства, и передачи всех данных и документов по кандидату в систему кадрового учета.
Анкетой кандидата называют информацию о будущем сотруднике, которую использует в работе HR-служба при отборе, а служба безопасности при проверке кандидатов. Кадровые специалисты под анкетой кандидата понимают информацию, необходимую для формирования документов в процессе трудоустройства — паспортные данные, СНИЛС, ИНН, данные об образовании, опыте работы или участии в бизнесе и т.д.
Функционал EasyDocs по работе с кандидатами позволяет настроить процесс с учетом требований всех заинтересованных сторон: специалистов службы безопасности, рекрутеров, HR, отдела кадров и бухгалтерии.
Новый функционал в личном кабинете EasyDocs состоит из четырех вкладок. Рассказываем, что внутри.

Список кандидатов

Раздел отображает список потенциальных сотрудников, которым направлено приглашение для формирования анкеты кандидата.
Когда данные кандидата будут проверены, специалист службы безопасности или другой ответственный сотрудник сможет согласовать или отклонить соискателя.

Прием на работу

После того, как анкета кандидата прошла согласование и кандидат принял предложение о работе, специалист по подбору направляет кандидату приглашение к трудоустройству. Такой кандидат отображается в разделе «Прием на работу». Теперь вам доступны статусы будущего коллеги, такие как «приглашен‎», «‎зарегистрирован» и «‎передан в кадры».
Напоминаем: доступы к той или иной информации и функциям системы вы сможете настроить по своему усмотрению гибко, но с учетом требований законодательства РФ.

Архив

В архиве отображается база всех соискателей, по которым завершена работа как с кандидатами. Здесь отображаются как кандидаты, которые были приняты на работу, так и те, которые либо не прошли согласование, либо сами отказались от трудоустройства.

Процессы найма

В этом разделе администратор настраивает процессы найма в организацию. Вы можете настроить как стандартный процесс, который можно использовать в рамках действующей лицензии КЭДО, так и дополнительные процессы, которые предлагают дополнительный платный функционал:
  • Редактирование анкеты
  • Распознавание паспорта кандидата при формировании анкеты
  • Автоматические проверки данных кандидата по открытым источникам
  • Добавление сотрудников, которым направляется уведомление о выходе на работу нового сотрудника.
Гибкие настройки позволяют установить степень контроля кадровой службы и службы безопасности при найме на ту или иную вакансию.

Почему компании выбирают работу с кандидатами в EasyDocs?

При помощи блока «Кандидаты» компании увеличивают конверсию из успешного соискателя в принятого на работу сотрудника. Сложные анкеты и долгие сроки ее согласования приводят к тому, что кандидаты принимают предложения о работе от других компаний и рекрутеры теряют хороших кандидатов. На рынке труда сейчас дефицит кадров и терять хороших кандидатов — это дорого. «Кандидаты» сокращают время закрытия вакансии и повышает конверсию в закрытые вакансии.
  • Кандидат удаленно в комфортной обстановке заполняет анкету в любое удобное время.
  • Служба безопасности получает отчет о кандидате с предварительными проверками, чтобы оценить риски и принять решение.
  • Рекрутер сокращает время на согласование кандидата и отслеживает онлайн заинтересованных соискателей.
  • Кадровый специалист сокращает время на ввод данных, сбор документов, ознакомление с локальными нормативными актами и подписание документов.
  • Компания экономит время специалистов отдела кадров, службы безопасности и сокращает затраты на курьеров, повышает уровень лояльности кандидатов, усиливает HR-бренд.

Как EasyDocs помогает кандидатам заполнить анкету?

Работодатель может составить в онлайн-редакторе любую анкету, добавив в нее необходимые реквизиты, которые должен будет заполнить кандидат. Есть простые форматы реквизитов, такие как текстовая строка, число, дата, время, e-mail, телефон, список значений и т.п., а есть сложные реквизиты, которые позволяют формировать таблицы из ответов кандидатов, например:
  • Опыт работы
  • Сведения о родственниках
  • Образование
  • Участие в бизнесе
  • Список с зависимыми полями.
Таким образом, кандидат просто заполняет онлайн-форму, а на выходе формируется анкета в соответствии с разработанным шаблоном.
Если у работодателя основная цель в анкете не собрать как можно больше данных, а наоборот, идентифицировать кандидата с минимумом сложностей для кандидата, то такой сценарий может выглядеть следующим образом:
  • Кандидат прикладывает фото паспорта
  • EasyDocs распознает данные в паспорте
  • По паспортным данным устанавливается ИНН
  • По паспортным данным и ИНН EasyDocs делает проверку кандидата
  • Работодателю направляется анкета с данными кандидата и результатами проверок
Таким образом, кандидат загрузил только фото паспорта, потратив на это меньше минуты, а работодатель получил проверенную анкету и может принять решение о предложении о работе кандидату.

Как EasyDocs проверяет кандидатов?

Анкета кандидата от EasyDocs автоматизирует сбор и анализ данных соискателей в соответствии с законодательством РФ, а дальше эти данные необходимо проверить. Наши юристы контролируют соответствие проверок требованиям законодательства, чтобы проводимые проверки не создавали потенциальных проблем для клиентов с точки зрения обработки персональных данных.
Мы проверяем:
  1. Паспортные данные и основные госдокументы. Актуальность предоставленных данных. Не просрочен ли паспорт, верно ли указаны ИНН и СНИЛС и т.д.
  2. Финансовую благонадежность. Наличие исполнительных производств и наличие в списке банкротств.
  3. Правовую благонадежность. Перечень террористов и экстремистов, арбитражные дела.
  4. Связи с юридическими лицами. Информация из реестра дисквалифицированных лиц, связи с юрлицами, наличие ИП действующего или в прошлом.

Пример анкеты кандидата

В базовом функционале анкета содержит:
  1. ИНН
  2. Паспортные данные
  3. Адрес регистрации
  4. СНИЛС
  5. e-mail.
Редактировать анкету невозможно.
В дополнительном платном функционале можно как добавить поля, так и оставить единственным документом страницу паспорта с фотографией. Мы ее распознаем и автоматически определим ИНН. Больше кандидату ничего не потребуется вводить.
Вы можете направить нам свою анкету для кандидатов. Наши специалисты загрузят ее в EasyDocs и предоставят вам демо-доступ. Вы сможете самостоятельно протестировать работу с анкетой кандитата и трудоустройством в КЭДО EasyDocs.

Запросить демо анкеты кандидата

Пример отчета

В отчете вы увидите краткую сводку по всем проведенным проверкам, а затем сможете подробнее изучить результаты каждого запроса с пояснениями.

Процесс заполнения анкеты

В Разделе «Процессы найма» администратор системы с соответствующими правами может гибко настроить маршрут для анкеты кандидата, видимость для специалистов службы безопасности, руководителей, бухгалтеров и других экспертов, добавить или удалить поля анкеты, отметить поля как обязательные или оставить минимальный набор запрашиваемых данных.
Для анкетирования соискателя необходимо добавить его ФИО и e-mail в систему. Важно взять согласие на обработку и передачу персональных данных, а также дополнительные согласия, например, на проверку кредитной истории.
Напомним, на бумаге по прежнему необходимо подписывать ряд документов:
  • Приказы об увольнении
  • Акты о несчастном случае на производстве
  • Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Согласие на обработку персональных данных к кадровым документам не относится. Помните о необходимости проверить список данных, на обработку и передачу которых кандидат дает согласие. Сервис EasyDocs предоставляет актуальное и юридически значимое согласие клиентам на стадии подключения. Также наши специалисты в рамках кадрового ЭДО подскажут, потребуются ли взять дополнительное согласие от кандидатов и сотрудников с учетом принятых в компаниях клиентов процессов найма.
Подробно о персональных данных и работе с ними отдела кадров мы писали в отдельном большом материале.
Когда соискатель добавлен в список кандидатов, на его почту придет приветственное письмо.
Для заполнения анкеты регистрация в EasyDocs не требуется. Кандидат сразу перейдет к заполнению анкеты.
На каждом этапе заполнения данные сохраняются и проходят проверку в соответствии с настройками. Так как актуальность сведений будет проверена автоматически, нет необходимости запрашивать фото оригиналов. Можно включить функционал распознавания документов — это сократит до минимума время заполнения полей и возможные ошибки при вводе человеком.
Одобренные службой безопасности или другими специалистами компании кандидаты могут перейти на следующий этап.
Для этого рекрутеру необходимо выслать кандидату приглашение на трудоустройство. Для этого рекрутер указывает:
  1. Будущую должность сотрудника
  2. Дату выхода на работу
  3. Выбирает тип лицензии EasyDocs, которая включает тип подписи ПЭП, УНЭП или УКЭП для сотрудников (подробнее об этом читайте тут)
  4. Комментарий для будущего сотрудника
  5. Комментарий для должностных лиц организации, которых необходимо уведомить о трудоустройстве будущего коллеги (например, будущий руководитель, офис-менеджер, ИТ-специалист)
  6. Комментарий для кадрового специалиста, например, о размере оклада, премии и проч.
Приглашение к трудоустройству является приглашением к регистрации в сервисе EasyDocs.

Сбор документов при трудоустройстве

В соответствии со ст. 65 ТК РФ, законом о воинской обязанности и военной службе, а также с внутренними положениями, работодатель обязан собрать с работника определенный набор документов и сведений, включая:
  • Паспортные данные
  • СНИЛС
  • Трудовую книжку
  • Сведения для воинского учета
  • и другие документы, которые могут требоваться работодателю, например, медицинскую книжку, допуски Ростехнадзора, водительское удостоверение и т.д.
Все это работник должен будет предоставить при регистрации в EasyDocs
Теперь кандидату необходимо выпустить сертификат неквалифицированной электронной подписи или получить ПЭП. Согласие на выпуск УНЭП кандидату нужно дать в своем личном кабинете на Госуслугах. Это заменяет личную идентификацию сотрудника, которая требуется в соответствии с федеральным законом №63-ФЗ Об электронной подписи. Если у сотрудника нет учетной записи на Госуслугах, то работодателю потребуется самостоятельно подтвердить личность сотрудника.
Параллельно соискатель ознакомится с ЛНА, а система автоматически соберет все необходимые данные и документы, которые отправит в учетную систему работодателя для формирования карточки сотрудника. Данные карточки будут корректно заполнены в автоматическом режиме.
Когда листы ознакомления с ЛНА подписаны, можно переходить к подписанию трудового договора.
Практически весь процесс трудоустройства проходит в автоматическом режиме. Вы решаете, какой уровень контроля оставлять специалистам компании.
Работать с КЭДО EasyDocs безопасно.
Мы защищаем ваши данные с технической и юридической сторон:
Мы храним и передаем данные в рамках закона и в необходимом для исполнения закона объеме. Вы всегда понимаете, как и для чего EasyDocs использует ваши персональные данные, а также можете отозвать согласие на обработку персданных, удалив свой личный кабинет в EasyDocs.

Базовый и дополнительный функционал

Выбирайте, оплачивать или нет дополнительные функции. Например, распознавание документов — возможность упростить процесс найма или сократить расходы на КЭДО, Вы решаете сами. Повышенный тариф обоснован сопутствующими функционалу расходами. Мы заботимся о клиентах и формируем простые и прозрачные тарифы.
Функционал Бесплатно Платно
Настройка процесса найма
+
+
Добавление нескольких процессов найм
-
+
Редактирование анкеты кандидата
-
+
Согласование анкеты кандидата
+
+
Приглашение кандидата по ссылке
+
+
Распознавание документов кандидата
-
+
Отчет по проверке кандидата
-
+
Сбор документов для трудоустройства
+
+
Настройка перечня собираемых документов
+
+
Передача анкеты и документов кандидата в кадры
+
+
Автоматическое формирование сотрудника в 1С
+
+
Информирование о новом сотруднике
+
+
Ознакомление нового сотрудника с ЛНА
+
+
Выпуск сертификата ЭП новому сотруднику
+
+
Заключение трудового договора в электронном виде
+
+

Стоимость лицензии за платный функционал работы с кандидатами:

  • до 99 кандидатов — 500 руб за кандидата
  • от 100 до 999 — 400 руб за кандидата
  • более 1 000 кандидатов — 300 руб за кандидата.

Подключить КЭДО от EasyDocs
2024-12-18 22:48