Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы, которые регулируют трудовые отношения в компании и обеспечивают соблюдение законодательных норм. В статье мы рассмотрим основные виды ЛНА 2025, их разработку, ответственность работодателя, а также автоматизацию процесса с помощью КЭДО.
Содержание:
ЛНА: расшифровка, назначение и виды
ЛНА — это система норм и правил, регулирующих трудовые взаимоотношения между руководством организации и ее сотрудниками. Эти положения устанавливают взаимные обязательства сторон, формируя правовое поле для эффективной работы предприятия. Они служат инструментом защиты интересов как работодателя, так и работников при возникновении спорных ситуаций.
Трудовое законодательство (статья 5 ТК РФ) относит локальные нормативные акты к числу правовых источников, регулирующих трудовые отношения наравне с коллективными договорами и соглашениями. При этом статья 8 ТК РФ закрепляет право работодателей разрабатывать и утверждать подобные документы в пределах своей компетенции с обязательным соблюдением норм трудового права.
Виды ЛНА
ЛНА компании делятся на обязательные, необязательные и специальные. Обязательные оформляются во всех организациях, кроме отдельных категорий работодателей, и закрепляют основные правила взаимодействия с сотрудниками. Необязательные разрабатывают по усмотрению руководства — чтобы уточнить или расширить стандартные нормы. Специальные касаются особых направлений деятельности, например, работы с персональными данными или квотирования рабочих мест.
Обязательные ЛНА:
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 15, 189, 190, 191 ТК РФ)
2. Положение об оплате труда (часть 2 ст. 135 ТК РФ)
3. Положение о персональных данных (пункт 8 ст. 86 ТК РФ, часть 2 ст. 18.1 ФЗ №152)
4. Инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ)
5. График отпусков (ст. 123 ТК РФ)
6. Табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ)
7. Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ).
Необязательные:
1. Положение о командировках (часть 4 ст. 168 ТК РФ)
2. Положение об отпусках (часть 2 ст. 116 ТК РФ)
3. Положение о материальной помощи (ст. 8, 22 ТК РФ)
4. Положение о дисциплинарных взысканиях (ст. 8, 192 ТК РФ)
5. Положение о диспансеризации (ст. 8, 185.1 ТК РФ)
6. Положение об архиве (ст. 8, 22 ТК РФ).
Специальные:
1. График сменности (часть 2 ст. 103 ТК РФ) — для сменной работы
2. Положение об аттестации (часть 2 ст. 81 ТК РФ) — при необходимости увольнения по пункту 3 части 1 ст. 81 ТК РФ
3. Положение о сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ) — при регулярных переработках
4. Положение о ненормированном дне (ст. 101 ТК РФ) — для соответствующих должностей
5. Положение о суммированном учете времени (ст. 104 ТК РФ) — при особом режиме работы
6. Положение о разъездном характере работы (ст. 168.1 ТК РФ) — для мобильных сотрудников (например, водителей)
7. Положение о вахтовом методе (часть 4 ст. 297 ТК РФ) — для вахтовиков
8. Положение о квотировании (ст. 8 ФЗ №181) — для организаций с численностью более 100 человек
9. Положение о наставничестве (часть 3 ст. 196 ТК РФ) — при системе наставничества.
Кому необязательно работать с ЛНА?
Трудовое законодательство допускает ведение деятельности без локально нормативных актов для определенных категорий работодателей. В соответствии со статьями 8 и 309.2 ТК РФ, от разработки таких документов могут быть освобождены:
1. Физические лица, не зарегистрированные как индивидуальные предприниматели;
2. Субъекты малого предпринимательства (микропредприятия) с численностью штата до 15 человек (подробнее о критериях смотрит в Федеральном законе № 209-ФЗ);
3. Некоммерческие организации, не ориентированные на получение прибыли (Федеральный закон № 7-ФЗ от 12 января 1996 года).
Однако даже эти категории обязаны оформить регламент перевода сотрудников на удаленную работу (статья 312.9 ТК РФ). Прочие условия трудовых отношений должны быть подробно прописаны в трудовых договорах с использованием типовой формы (утверждена Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858).
Работодателям-физическим лицам достаточно указать все условия в трудовом договоре, который подлежит обязательной регистрации в местных органах власти (статья 303, 307 ТК РФ).
Ограничения по содержанию ЛНА
Хотя законодательство не устанавливает строгих требований к форме и содержанию таких документов, существует ряд важных ограничений:
— Запрещено включать положения, противоречащие трудовому законодательству или ухудшающие положение работников по сравнению с установленными гарантиями;
— Недопустимы условия, нарушающие права работников (например, штрафные санкции или сокращение минимальной длины отпуска);
— Определенные виды документов (правила внутреннего распорядка, системы оплаты труда) требуют обязательного согласования с представителями работников — профсоюзом или другим компетентным органом (статья 372 ТК РФ).
Чтобы минимизировать правовые риски, разработка ЛНА работодателя должна проводиться с привлечением юристов
Порядок разработки и принятия ЛНА
Шаг 1. Подготовка проекта документа
При составлении проекта можно адаптировать типовой образец, дополнив его необходимыми разделами. Назначение ответственных за разработку оформляется соответствующим распоряжением руководства. Для стандартизации процесса рекомендуется закрепить алгоритм подготовки в инструкции по делопроизводству.
Типовая структура включает:
- Вводную часть (основные понятия, нормативные основания, цели);
- Содержательный блок (конкретные правила и процедуры);
- Заключительные положения (сроки вступления в силу, ответственные лица).
Обратите внимание. Акт ЛНА структурируется на разделы, пункты и подпункты. Каждый раздел должен иметь порядковый номер и заголовок — это предусмотрено требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Название может быть любым: Положение, Инструкция, Регламент или Правила — выбор зависит от содержания и назначения конкретной беловой бумаги.
Обязательные элементы:
- полное наименование организации;
- вид (Например: ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
- регистрационные данные (дата, номер);
- место составления.
Шаг 2. Процедура согласования
Проект направляется на рассмотрение: юристу (правовая экспертиза), главному бухгалтеру (для финансовых бумаг), иным профильным специалистам, а также представительному органу работников (в случаях, предусмотренных статьей 372 ТК РФ). При наличии замечаний в проект вносятся корректировки.
Шаг 3. Официальное утверждение
Окончательное утверждение локальных нормативных актов осуществляется руководством организации. Правом утверждения обладает либо единоличный исполнительный орган (генеральный директор) либо председатель коллегиального органа управления, если такие полномочия предусмотрены уставом.
Для придания ЛНА юридической силы может использоваться один из двух способов утверждения:
1.Издание специального приказа, в котором указывается точная дата вступления в силу, при этом допускается установление отсроченного срока начала действия.
2.Проставление грифа утверждения на самой деловой бумаге, которая должна содержать слово «УТВЕРЖДАЮ» прописными буквами, полное наименование должности утверждающего лица, его личную подпись с расшифровкой, дату утверждения и при необходимости оттиск печати.
Обратите внимание. Документ приобретает юридическую силу только после завершения полной процедуры его утверждения выбранным способом, при этом выбор конкретного метода зависит от установленных в организации правил документооборота и особенностей корпоративной практики. Важно отметить, что несоблюдение процедуры утверждения делает документ недействительным и лишает его юридической значимости.
Шаг 4. Ознакомление работников
Существует несколько способов ознакомления сотрудников с ЛНА.
1. Графа для подписи в самом документе
Можно предусмотреть в конце бумажного варианта документа специальное поле, где сотрудник ставит подпись, указывает свои ФИО и дату ознакомления с ЛНА. Однако у такого подхода есть недостатки: приходится вручную проверять наличие всех подписей, а в случае утраты документа потребуется повторно собирать подписи всех сотрудников, чьи данные были утеряны. Чаще всего этот способ применяют небольшие компании, где количество деловых бумаг ограничено.
2. Использование общего журнала ознакомления
Второй вариант — вести единый журнал, в котором работники расписываются по мере ознакомления с тем или иным документом. Такой способ удобен, если число внутренних документов невелико. К плюсам можно отнести то, что при потере журнала сам документ не нужно восстанавливать, достаточно заново оформить только журнал. Также появляется возможность предоставлять сотрудникам копии актов, оставляя оригиналы на хранении. Однако у метода есть существенные недостатки: поиск конкретной подписи усложняется с увеличением числа сотрудников и документов, а при утрате журнала снова возникает необходимость повторного ознакомления всех сотрудников.
3. Индивидуальный лист ознакомления для каждого сотрудника
Еще один способ — формирование персонального листа ознакомления, в котором перечислены все документы, обязательные для ознакомления выбранным сотрудником. Работник ставит подпись напротив каждого наименования. Лист сохраняется в его личном деле. Это позволяет точно отслеживать, какие деловые бумаги были доведены до каждого сотрудника, и снижает риски, связанные с потерей общих журналов или оригиналов. При утрате такого листа восстановлению подлежит только информация по одному человеку.
Как составить лист ознакомления?
Форма такого документа может быть разработана организацией самостоятельно. Однако на практике чаще всего включают следующие элементы:
— полное название документа и его реквизиты;
— ФИО, должность и подразделение сотрудника;
— дата ознакомления;
— подпись работника;
— примечание — например, отметка об отказе от подписи.
Лист ознакомления может быть оформлен как отдельный документ, приложение к трудовому договору или дополнение к самому локальному акту. Он допускает как бумажную, так и электронную форму. Хранить такие листы рекомендуется столько же времени, сколько и сами внутренние документы, поскольку сроки их хранения законодательством напрямую не установлены.
4. Автоматизация процесса с помощью КЭДО
В системе КЭДО (кадрового электронного документооборота) от EasyDocs формируется индивидуальный лист ознакомления для каждого работника, который он может скачать и подписать. Доступ к текстам деловых бумаг остается у сотрудника на весь период работы в компании. Это удобно, прозрачно и соответствует требованиям законодательства.
Система КЭДО EasyDocs упрощает процесс ознакомления соискателей и сотрудников с ЛНА. На подпись сотрудник получает индивидуальный лист ознакомления, который можно скачать. Работник имеет доступ к тексту локального нормативного акта вплоть до увольнения из организации.
Связка ЛНА КЭДО решает сразу две задачи: обеспечивает юридическую значимость документов и создает удобную систему доступа для сотрудников.
Ответственность работодателя
Работодатель обязан ознакомить каждого сотрудника с внутренними правилами компании под роспись — это прямо закреплено в статье 22 Трудового кодекса РФ. Кроме того, статья 68 ТК РФ уточняет, что с такими документами работника нужно ознакомить еще до подписания трудового договора. Например, если на вакансию пришел кандидат, который будет часто выезжать в служебные командировки, ему заранее дают ознакомиться с положением о командировках, действующее в организации.
При изменении внутренних правил компании необходимо своевременно донести до сотрудников сведения о том, какие ЛНА были изменены. Несоблюдение этого требования может привести к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:
— должностные лица и индивидуальные предприниматели могут быть оштрафованы на сумму от 1 000 до 5 000 рублей;
— юридические лица — от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении последует более строгое наказание:
— для должностных лиц предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 рублей, а также возможная дисквалификация сроком от одного до трех лет;
— для организаций размер штрафа составит от 50 000 до 70 000 рублей согласно части 2 той же статьи.
Обратите внимание. Если сотрудник отказывается ознакомиться с внутренними правилами или изменениями в них, работодатель должен оформить акт об этом факте. Документ составляется в присутствии нескольких свидетелей, например членов специальной комиссии, и заверяется их подписями.
Также стоит помнить: применять дисциплинарные меры к сотруднику за нарушение правил можно только в том случае, если он был с ними ознакомлен надлежащим образом. В противном случае любое взыскание будет признано незаконным.
