1. Что такое служебная записка и каковы ее функции?
Служебная записка — это форма переписки внутри организации между должностными лицами или подразделениями. Служебная записка не имеет статуса унифицированного документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации, поэтому не относится к обязательным документам.
В деловом общении служебная записка является аналогом устной коммуникации, однако благодаря своему письменному характеру записка эффективно сохраняет информацию для последующего использования как автором, так и адресатом.
Служебная записка выполняет несколько функций:
В деловом общении служебная записка является аналогом устной коммуникации, однако благодаря своему письменному характеру записка эффективно сохраняет информацию для последующего использования как автором, так и адресатом.
Служебная записка выполняет несколько функций:
- Информирование. С помощью служебной записки можно пригласить сотрудника на встречу; предупредить о потенциальных рисках тех или иных действий; обменяться соображениями между подразделениями и отделами компании; также служебка может сопровождать один из обязательных документов: приказ о приеме на работу или информационную справку.
- Уточнение информации или запрашивание дополнительных сведений.
- Внесение предложений и изменений в проекты.
- Обоснование финансовых расходов: рекламных кампаний, незапланированной закупки оборудования, поощрения сотрудников, утилизации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и т.д.
- Решение спорных вопросов между отделами.
- Инструктирование. Работник может сообщить коллеге, как правильно заполнять таблицу или обзванивать клиентов по определенной инструкции.
2. По каким причинам организации игнорируют служебные записки?
Часто коммерческие организации пренебрегают служебными записками, считая их ненужной формальностью. Так как служебная записка не значится в классификаторе, у нее отсутствует официальный статус.
Многие руководители предпочитают обмениваться информацией устно: в личной беседе, во время общения по мобильном телефону или же сообщениями в мессенджере. Пренебрежение формализацией внутренних документов ведет к хаосу. Работники сталкиваются с взаимоисключающими указаниями начальства, что оборачивается снижением продуктивности труда и отсутствием четко выстроенных рабочих процессов.
Когда информация имеет документальное подтверждение, ее сложно опровергнуть. Служебные записки помогают выстраивать корректную и эффективную деловую коммуникацию, избегая разночтений, споров и конфликтов.
Многие руководители предпочитают обмениваться информацией устно: в личной беседе, во время общения по мобильном телефону или же сообщениями в мессенджере. Пренебрежение формализацией внутренних документов ведет к хаосу. Работники сталкиваются с взаимоисключающими указаниями начальства, что оборачивается снижением продуктивности труда и отсутствием четко выстроенных рабочих процессов.
Когда информация имеет документальное подтверждение, ее сложно опровергнуть. Служебные записки помогают выстраивать корректную и эффективную деловую коммуникацию, избегая разночтений, споров и конфликтов.
К тому же служебные записки выступают в роли обоснования и подтверждения расходов, необходимого для налоговых органов. Например, если документ подтверждает, что использование рекламных материалов компанией не превышало период в один год, то это поможет признать их нематериальными расходами, а, следовательно, списать все расходы единовременно.
3. Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной?
Ключевое отличие служебной записки от докладной записки заключается в том, что докладная записка составляется на имя непосредственного руководителя, тогда как служебная записка пишется работником или руководителем коллеге одного уровня управления. Служебка — основной документ для официального общения сотрудника и работодателя.
От объяснительной записки служебная отличается направленностью: объяснительная составляется для разъяснения причин, которые привели к определенному поступку или происшествию. Подробнее о различиях между типами документов читайте в таблице ниже.
От объяснительной записки служебная отличается направленностью: объяснительная составляется для разъяснения причин, которые привели к определенному поступку или происшествию. Подробнее о различиях между типами документов читайте в таблице ниже.
4. Ключевые правила оформления служебной записки
В методических рекомендациях ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденных приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст, содержатся правила оформления документов, в том числе служебной записки. Согласно пунктам 5.8 и 6.6, служебную записку не стоит составлять на унифицированном бланке письма. Однако есть возможность закрепить в локально нормативных актах организации специальный бланк для служебной записки.
В законе не содержится четких требований о том, как корректно оформлять служебку. Можно использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. В таком случае в документе должна быть отражена следующая информация:
Как правило, текст служебной записки начинается со слов: «Предлагаю», «Информирую» или «Прошу». Записка содержит просьбу, предложение, изложенные факты или обстоятельства. В тексте служебной записки указываются необходимые сведения: например, даты мероприятия, сумма, нужная для осуществления служебных обязанностей, или инвентарные номера предметов и средств труда.
В законе не содержится четких требований о том, как корректно оформлять служебку. Можно использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. В таком случае в документе должна быть отражена следующая информация:
- сведения об адресате: ФИО, структурное подразделение и должность, а также наименование компании;
- дата и номер служебной записки (если необходимость нумерации обозначена в перечне внутренних правил документооборота);
- вид документа — служебная записка;
- заголовок документа, например: «О посещении конференции „Кадровый электронный документооборот-2025„». Важное уточнение: корректный заголовок способствует правильной сортировке служебных записок. Так, срок хранения (подробнее смотрите в разделе Сроки хранения служебных записок) приглашения на мероприятие или событие составляет один год, тогда как информация о выплате дополнительных суточных хранится в течение пяти лет;
- перечень приложений, если таковые имеются;
- подпись, а также ФИО и должность адресанта. Важно! В тексте служебной записки сначала пишется фамилия, а после нее инициалы, тогда как в расшифровке подписи последовательность обратная.
Как правило, текст служебной записки начинается со слов: «Предлагаю», «Информирую» или «Прошу». Записка содержит просьбу, предложение, изложенные факты или обстоятельства. В тексте служебной записки указываются необходимые сведения: например, даты мероприятия, сумма, нужная для осуществления служебных обязанностей, или инвентарные номера предметов и средств труда.
Особенности регистрации служебной записки как гаранта того, что документ не потеряется, зависит от порядка, принятого в локально нормативных актах организации.
5. Сроки хранения служебных записок
Согласно Приказу Федерального Архивного агентства от 20 декабря 2019 года №236, срок хранения служебных записок составляет от года до пяти лет. Рассмотрим некоторые случаи:
- служебные записки, касающиеся поручений руководства организации — пять лет (статья 17);
- служебные записки, касающиеся проектов распоряжений и приказов — один год (статья 20);
- служебные записки, касающиеся документов структурных подразделений по основной деятельности — пять лет (статья 47);
- служебные записки, касающиеся проведения заседаний коллегиальных органов, общих собраний съездов, конгрессов и т.д. — три года (статья 48);
- служебные записки, касающиеся организации контроля исполнения документов — один год;
- служебные записки, касающиеся использования и обслуживания информационных систем и ПО — пять лет и т.д.
Подробнее о каждом типе служебной записки смотрите в соответствующем приказе.
6. Как оцифровать служебную записку?
Служебную записку можно оформить в электронном виде, используя те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, что применяются при составлении записок на бумаге. Многие предприятия внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО) для упрощения работы с документами.
Обратите внимание, что для служебной записки не установлен конкретный вид электронной подписи, поэтому, согласно письму Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409, можно использовать любой вид подписи.
В системе КЭДО от EasyDocs служебная записка составляется в удобном шаблоне и мгновенно пересылается адресату. Это быстрый и эффективный способ передачи информации, экономящий время сотрудников и расход бумаги.
Обратите внимание, что для служебной записки не установлен конкретный вид электронной подписи, поэтому, согласно письму Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409, можно использовать любой вид подписи.
В системе КЭДО от EasyDocs служебная записка составляется в удобном шаблоне и мгновенно пересылается адресату. Это быстрый и эффективный способ передачи информации, экономящий время сотрудников и расход бумаги.