О том, что же конкретно меняется в кадровом деле с введением КЭДО, разбираемся вместе с экспертами из EasyDocs.
Переход на КЭДО — нормативная база
О том, что кадровое делопроизводство вот-вот станет электронным говорили довольно долго: больше года шел эксперимент Минтруда, в рамках которого почти 400 компаний взаимодействовали с сотрудниками электронно. Окончательный шаг был сделан в конце ноября — закон №377-ФЗ от 22.11.2021 внес изменения в Трудовой кодекс РФ. В частности, там появились три новые статьи, регламентирующие кадровый электронный документооборот.
- 22.1 — вводит понятие электронного кадрового документооборота и определяет основные термины.
- 22.2 — регламентирует порядок внедрения КЭДО работодателями.
- 22.3 — устанавливает правила взаимодействия между работником и работодателем посредством электронного документооборота.
Согласно статье 22.1, ЭДО в кадровом деле дает возможность создавать, подписывать, применять и хранить документы в электронном виде, без дублирования на бумаге. Это относится как к работодателю, так и к работнику.
Для взаимодействия с дистанционными работниками по-прежнему действует статья 312.1. Однако теперь она дополнена абзацем, который дает работодателям право применять к дистанционщикам нормы новых статей 22.1–22.3.
Вот что еще важного следует из изменений:
- Переход на КЭДО — это право, а не обязанность работодателей.
- Взаимодействовать электронно можно только с теми сотрудниками, которые дадут на это письменное согласие. Для работников этот переход тоже добровольный.
- Возможны два пути организации КЭДО: через портал «Работа в России» или посредством использования информационной системы работодателя.
В целом, все это означает, что при желании работодатели могут избавиться от громоздкой бумажной работы. К слову, это приличный плюс в «зеленую» карму, ведь только по приблизительным подсчетам кадровые процессы ежегодно предусматривают создание до 100 документов на одного работника.
Статья 22.1 ТК РФ налагает некоторые ограничения на применение КЭДО — оно не распространяется на трудовые книжки (как бумажные, так и электронные), приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы, связанные с прохождением сотрудниками инструктажей по ОТ.
Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве: что нового для сотрудника?
Несмотря на то, что инициатива по переходу на КЭДО принадлежит работодателям, решающий голос — у работников: именно они выбирают, быть электронному взаимодействию или нет. Кстати, возможность внедрить электронку по принципу большинства согласившихся, как это предлагалось в первом чтении законопроекта, не предусмотрена. В измененном ТК четко сказано, что каждый сотрудник принимает решение за себя — работодатели могут взаимодействовать электронно лишь с теми, кто дал на это свое согласие.
В одностороннем порядке по решению работодателя можно применить КЭДО только с теми, кто после 31.12.21 будет устраиваться на работу в компанию, где документооборот уже ведется электронно, и у кого по состоянию на 31.12.21 еще не было трудового стажа.
Если обобщить, вот что изменится для работников, которые согласятся перейти на КЭДО:
- Отпадает необходимость многократных посещений отдела кадров — основные документы можно будет подписать не выходя из дома. Это особенно оценят дистанционные работники и сотрудники удаленных от центрального офиса филиалов.
- Кадровые процессы перестанут отвлекать от основной деятельности: сократится время ознакомления с локальными нормативными актами, время оформления служебных записок и других документов.
- Надо будет получить электронную подпись.
- Предстоит отслеживать поступление документов от работодателя по системе КЭДО, ведь законом установлены сроки ознакомления с кадровыми документами, а доставка документов через КЭДО является юридически значимой. Так что если вы своевременно не ознакомитесь с документом, значит можете пропустить что-то важное.
Электронные подписи — что надо знать работникам.
Сотрудник может использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), усиленную квалификационную электронную подпись (УКЭП) или простую электронную подпись (ПЭП). Правила применения расписаны в статье 22.3 ТК РФ:
- ПЭП. На применение этой подписи наложены некоторые ограничения. Она подходит, главным образом, для подписания документов, связанных с рабочими процессами: служебных записок, инструкций, заявлений на отпуск, ознакомлений с приказами на отпуск, командировку и т.д. Получить можно непосредственно у провайдера электронного документоборота.
- УНЭП. Применяется более широко, ей можно подписать все, что и ПЭП, плюс трудовой договор, а также договор о матответственности, учебе, получении образования без отрыва от работы. Можно получить через сервис КЭДО. Главное — пройти личную идентификацию в удостоверяющем центре. Сертификат такой подписи платный, но в рамках трудового взаимодействия все расходы несет работодатель.
- УКЭП. На законодательном уровне приравнивается к собственноручной подписи. Можно подписывать как те же кадровые документы, что и с УНЭП, так и любые документы за пределами компании. Выдают только аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры, поэтому стоимость сертификата выше, чем у УНЭП, но, опять же, все расходы несет работодатель.
Все это хорошо, но вдруг кто-то завладеет чужой подписью и подпишет ею сторонние документы для мошеннической схемы, например, оформит дарение недвижимости или кредит? Такие опасения возникают у многих. Они понятны, но, по большей части, напрасны.
«ПЭП и УНЭП действуют только в тех рамках, которые определены соглашением между работником и работодателем. Это значит, ими нельзя подписать никакие документы на стороне. Что касается УКЭП, она действительно универсальна в применении — с ней можно и в банк, и к поставщику интернета. Если подпись облачная, то безопасность ее хранения обеспечивают аккредитованные удостоверяющие центры, а применение ограничено периметром системы кадрового электронного документооборота. Плюс использование защищено двухфакторной аутентификацией. Обойти эти меры не так-то просто, поэтому мы смело говорим о том, что электронная подпись — это удобно и надежно», — рассказывает Денис Куликов, генеральный директор EasyDocs.
Как электронный кадровый документооборот повлияет на работодателей?
В целом внедрение КЭДО направлено на оптимизацию кадровой работы: как во внутренних процессах, так и во взаимодействии с контролирующими и надзорным органами. Конечно, сам переход потребует определенных трудозатрат, но в конечном итоге он позволит снизить количество бумажной работы и поднять производительность.
Вот что нужно сделать на переходном этапе:
- Подготовить ЛНА о переходе на ЭДО. В нем прописать условия применения системы, типы используемых электронных подписей, сроки внедрения.
- Подготовить уведомления для персонала — работники могут ответить на них согласием или нет.
- Вести КЭДО в отношении тех, кто согласился на переход, руководствуясь положениями статей 22.1–22.3 ТК РФ.
В EasyDocs мы предоставляем клиентам комплект локальных нормативных актов для перехода на кадровый электронный документооборот и бесплатно консультируем по необходимым шагам для внедрения КЭДО.