В 2020 году Министерство труда запустило эксперимент по переходу на кадровые электронные документы: работодателям представилась возможность принять решение об отказе от бумажных носителей в пользу электронных. В январе 2021 были внесены изменения в Трудовой кодекс РФ на основании которых разрешено использование электронных подписей не только для дистанционных сотрудников, но и для тех, кто находится на «удаленной» работе. Также, согласно закону, 80% кадровых документов разрешается вести в электронном виде. Работодатель самостоятельно выбирает, какие именно документы переводить в электронную форму. Это могут быть: приказы, договора, графики отпусков, табели, больничные листы и трудовые книжки. Остальные 20% считаются «рискованными» документами и их лучше оставить в бумажном варианте. Например: заявление на увольнение или трудовой договор. Конечно, после длительных разбирательств, суд признает и эти электронные документы легальными. Однако придется потратить для этого много времени и ресурсов.
С 16 ноября 2021 года работодатели и их сотрудники начнут подписание кадровых документов в цифровом виде. Конечно, можно повременить и дождаться, пока всех нас официально вынудят вести кадровые документы электронно. А можно уже сейчас оптимизировать кадровое делопроизводство, автоматизировав по максимуму все кадровые процессы.
Чтобы перейти на КЭДО потребуются:
- электронная система;
- электронные подписи (ЭП) для работников;
- внутренние документы для легализации ЭДО.
Как хранить кадровые электронные документы и как их подписывать?
Один из самых распространенных вопросов по КЭДО: как хранить кадровые электронные документы? Электронные кадровые документы — это такие же документы, как и бумажные, и хранить их нужно в соответствии со сроками, указанными в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В случае прекращения деятельности организации, такие документы должны быть переданы в государственные архивы.
При правильной трактовке закона 63-ФЗ «Об электронной подписи», предоставляется возможность электронно подписывать значительную часть кадровых документов.
Бывает три вида электронных подписей:
- Простая электронная подпись — ПЭП;
- Усиленная неквалифицированная подпись — НЭП;
- Усиленная квалифицированная — КЭП.
Способ подписания документов в электронном виде зависит от того, для какой задачи он используется. Для автоматизации процесса учета рабочего времени и электронного ведения графиков отпусков, будет достаточно ПЭП. НЭП подойдет для ознакомления сотрудников с инструктажами или локальными нормативными актами. При принятия на работу дистанционных сотрудников, следуют выбрать НЭП или КЭП.
Также при использовании КЭДО возможно заполнение трудового договора не вручную, а по скан копиям документов.
Преимущества перехода на электронные кадровые документы
Используя электронные кадровые документы, ведение учета кадров значительно упрощается.Да, конечно, обмениваться кадровыми документами можно и по электронной почте. Однако производить контроль за ответами при большом штате сотрудников не очень удобно. К тому же невозможно понять, прочитал ли тот или иной сотрудник письмо. Благодаря кадровому электронному документообороту можно фиксировать время получения конкретного документа и момент его подписания. К тому же, помимо приказов, существует множество других документов, которые можно проводить электронно: инструкции, всевозможные распоряжения, регламенты и т. п.
Система электронного документооборота с работниками позволяет без участия кадрового сотрудника заполнять табель и подавать заявления. Hr-менеджеру не нужно вручную вводить данные, ведь теперь оформить документы можно по сканам. Автоматическое напоминание укажет о необходимости подписания у сотрудника приказа или взятии объяснительной записки, разошлет инструкции, графики отпусков, соберет с персонала подписи об их ознакомлении с новым распоряжением. А работнику отдела кадров будет показан результат.
Переход на КЭДО несомненно имеет положительные преимущества и для руководства, и для сотрудников. В свою очередь, руководство компании получает сокращение затрат на процесс кадрового производства.
Для кадровой службы обеспечивается:
- Снижение трудозатрат;
- Уменьшение рисков потери каких-либо документов;
- Единая платформа для хранения и ведения всего кадрового делопроизводства;
- Контроль над подписанием документов работниками в режиме онлайн;
Для сотрудников кадровые документы в электронном виде — это возможность подписания документов с компьютера или телефона в удобное время, а также их быстрый поиск.
Хотите попробовать вести кадровые документы в электронной форме, но не знаете с чего начать и на какой системе КЭДО остановить свой выбор? Сервис EasyDocs поможет организовать электронный кадровый документооборот быстро и качественно.