1. Начало работы

1. Регистрация в EasyDocs

Для регистрации в приложении EasyDocs необходимо:
1. Перейти по ссылке https://my.easydocs.ru/signup.html
2. Ввести ИНН, email, пароль и нажать на кнопку Вперед.

3. Если был введен ИНН физического лица, то далее нужно ввести фамилию, имя и отчество и нажать на кнопку Вперед.

4. На введенный email придет письмо от EasyDocs. Для подтверждения регистрации нужно перейти по ссылке Подтвердить e-mail.

5. Далее выполняется переход в личный кабинет. Для начала работы с приложением нужно принять оферту на заключение лицензионного договора. По нажатию на кнопку Принимаю оферту откроется текст оферты.

6. Если у Вас уже есть электронная подпись, Вы можете выполнить подписание оферты. Если у Вас нет электронной подписи, Вы можете нажать на кнопку Подписать позже и перейти к оформлению заявки на электронную подпись прямо в приложении.

7. Нажмите на кнопку Приступить к работе.

8. Регистрация успешно выполнена, личный кабинет доступен для использования.

2. Получение электронной подписи

1. В личном кабинете перейти в раздел Настройки на вкладку Электронная подпись. Нажать на кнопку Получить подпись.

2. Заполнить все поля. (Внимание! Паспортные данные вводить в точности, как они напечатаны в паспорте!) Нажать на кнопку Далее.

3. Нужно выбрать ближайший к Вам удостоверяющий центр из выпадающего списка или с помощью карты. Внизу страницы отображается сформированное заявление на выдачу электронной подписи, которое можно скачать на компьютер. После выбора удостоверяющего центра и ознакомлением с заявлением нажмите на кнопку Выбрать центр идентификации.

4. Далее нужно выбрать подходящий Вам тариф, поставить галочку рядом со ссылкой на Лицензионное соглашение/Договор услуг и выбрать удобный способ оплаты.

5. При выборе оплаты по карте открывается страница Сбербанка. Нужно ввести данные карты и выполнить оплату.

6. При выборе безналичной оплаты открывается счет на оплату, который можно скачать/распечатать/приблизить.

7. После в разделе Настройки на вкладке Электронная подпись сохранится строка с заявкой.

8. После оплаты и посещения удостоверяющего центра заявка перейдет в статус Ожидает активации.

9. Для активации необходимо:
• получить SMS с кодом активации от абонента Astral на номер телефона, указанный в заявлении на выдачу подписи
• установить на смартфон приложение myDSS и открыть его
(Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.cryptopro.mydss,
App Store: https://apps.apple.com/ru/app/mydss/id1219907631)
• в EasyDocs в меню заявки выбрать пункт Активировать myDSS. Отобразится QR-код для сканирования.

• При первом открытии myDSS автоматически запускается сканер QR-кода. Также можно запустить сканер, выбрав в меню пункт Сканировать QR-код. Навести сканер на QR-код из EasyDocs.

• в myDSS ввести код активации и нажать кнопку Продолжить
• задать имя ключу авторизации и пароль для доступа к ключу

10. Заявка в EasyDocs перейдет в статус Активна. В myDSS будет сохранен созданный ключ.

3. Выбор компании

В свой личный кабинет EasyDocs Вы можете добавить несколько ролей и переключаться между ними. Роль может принадлежать как юридическому, так и физическому лицу.

Чтобы добавить новую роль в свой личный кабинет EasyDocs, нужно:
1. Нажать на аватар пользователя в меню слева.

2. Нажать на кнопку Добавить организацию.

3. Ввести ИНН организации и нажать на кнопку Далее.

4. Заполнить поля Мобильный и Email и нажать на кнопку Получить подпись.

5. Новая роль активируется, откроется окно с офертой для новой организации. Нужно принять оферту. Если у Вас есть электронная подпись руководителя организации, то Вы можете пописать оферту, в противном случае можно выполнить подписание позже.

6. Теперь Вам доступна роль добавленной организации. Можете продолжить подачу заявки на электронную подпись руководителя организации или перейти в другой пункт меню.
7. Чтобы сменить роль, нажмите на аватар пользователя и выберите нужную Вам роль.

Если у Вас уже есть электронная подпись для добавленной организации на USB-носителе, Вы можете сделать организацию подтвержденной с помощью подписания акцепта оферты Вашим USB-носителем.
Для этого:
1. В разделе Настройки внизу найдите ссылку У меня уже есть электронная подпись на USB и перейдите по ней.

2. Подпишите акцепт оферты. Для успешного подписания:
• убедитесь, что USB-носитель подключен к компьютеру/смартону
• убедитесь, что в операционной системе установлены соответствующие сертификаты
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро CSP
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in

3. Перейдите в раздел Настройки и убедитесь, что Ваша организация подтверждена.

4. Контрагенты

В личном кабинете EasyDocs есть раздел Контрагенты, в котором содержится список лиц, которым Вы отправляли документы, и информация о них.
Чтобы добавить контрагента в список, необходимо:
1. В разделе Контрагенты нажать на кнопку Добавить контрагента.

2. Ввести ИНН контрагента и нажать на кнопку Далее.

3. Если ИНН принадлежит физическому лицу, которое еще не зарегистрировано в EasyDocs, то Вам нужно будет ввести его фамилию, имя, отчество и СНИЛС (отчество и СНИЛС можно не вводить, если Вам они не известны) и нажать на кнопку Далее. В остальных случаях данный пункт пропускается.

4. Если поля Email и Мобильный пустые, то заполните их, затем нажмите на кнопку Добавить контрагента.


5. Теперь контрагент сохранен в Вашем списке. Для получения дополнительной информации о контрагенте или для редактирования его реквизитов нажмите на строку контрагента.

6. Вы можете внести изменения в поля, доступные для редактирования. Если контрагент в статусе Подтвержден, то для редактирования доступны только поля Email и Мобильный.

5. Настройки аккаунта

1 Вкладка «Реквизиты»

В личном кабинете EasyDocs в разделе Настройки на вкладке Реквизиты указаны данные пользователя.
Если пользователь не подтвержден, то есть его данные не проверены, то над его данными будет уведомление:

Если пользователь получил электронную подпись через EasyDocs или подтвердил свои данные с помощью своей USB-подписи, то над его данными будет уведомление:

В личном кабинете EasyDocs содержатся следующие данные пользователя:
1. Реквизиты
В роли физического лица раздел Реквизиты заполняется пользователем вручную. Поля Фамилия, Имя, ИНН являются обязательными для заполнения. После подтверждения роли раздел становится недоступным для редактирования.

В роли ИП или юридического лица раздел Реквизиты заполняется автоматически и всегда недоступен для редактирования.

2. Паспорт
Раздел Паспорт доступен только для физических лиц и всегда доступен для редактирования.

3. Контакты
Раздел Контакты всегда доступен для редактирования.

4. Банк
Раздел Банк всегда доступен для редактирования. Вводить нужно только поля БИК и Расчетный счет, поля Название банка и Корреспондентский счет заполняются автоматически.

2 Вкладка «Электронная подпись»

В разделе Настройки на вкладке Электронная подпись содержится список подписей с указанием статуса, а также кнопка Получить подпись, инициирующая процесс подачи заявки на электронную подпись.

Для заявки на электронную подпись доступны действия Сменить ЦИ, Оплатить, Удалить.

Для электронной подписи доступны действия:
• скачать файл сертификата в формате .crt
• загрузить печатную форму сертификата (сертификат в формате .pdf)
• загрузить подписанный сертификат (позволяет отправить в EasyDocs подписанный от руки сертификат)
• активировать myDSS (QR-код для активации сертификата в приложении myDSS)
• выслать код активации myDSS (запрос на повторное получение SMS с кодом активации)

3 Вкладка «Тарифный план»

В разделе Тарифный план можно изменить действующий тарифный план. Например, если пользователь пользуется тарифом Интро, он в любой момент может заказать смену тарифа на Бизнес. Для этого нужно произвести оплату.

Можно выбрать оплату онлайн. По нажатию на кнопку Выбрать будет выполнен переход на страницу Сбербанка.
Можно выбрать оплату счетом. По нажатию на кнопку Выбрать на email будет отправлен счет на оплату. А если пользователь подтвержден, то счет также отобразится в приложении.

4 Смена пароля

Вы можете изменить пароль от личного кабинета EasyDocs. Для этого в меню слева нажмите на значок .

Введите старый и новый пароль, нажмите на кнопку Сохранить. После этого к аккаунту будет привязан новый пароль.

2. Работа с документами

1. Работа с папками Входящие, Исходящие, Архив

В личном кабинете EasyDocs в разделе Документы есть 3 папки, в которых отдельно хранятся входящие, исходящие и архивированные документы.

В папке Входящие находятся документы, которым требуется Ваша подпись или Ваше ознакомление.

В папке Исходящие находятся документы, которым требуется подпись/ознакомление Вашего контрагента.

В папке Архив находятся документы, которым больше не требуется подпись/ознакомление.

Список документов в папке содержит следующую информацию:
• название контрагента
• название документа
• дата создания документа
• наличие штампа в документе

Находясь в одной из папок, Вы можете:
• ознакомиться со списком документом в папке
• осуществлять поиск по списку
• перейти к созданию нового документа, нажав на кнопку Создать документ
• перейти в другую папку, нажав на нее

2. Поиск документов

Поиск по списку документов осуществляется в пределах папки. Поиск осуществляется по следующим параметрам:
• название контрагента
• название документа
• номер документа
• дата документа

Введите в меню поиска интересующие Вас данные и нажмите на кнопку Поиск.


В списке останутся только строки, удовлетворяющие заданным параметрам. Выбранные параметры будут отображены в строке поиска, с помощью значка крестика Вы можете удалить один из параметров, после чего поиск автоматически обновится.

3. Создание документа

1 Способы создания документов

Для создания документа перейдите в раздел Документы и нажмите на кнопку Создать документ.

В меню создания документов доступно 3 вкладки:
1. Из файла – для создания документа из загруженного Вами файла
Заполните поля шаблона, нажмите на кнопку Загрузить документ – и документ будет создан, а также сохранен в личном кабинете в папке Входящие.

2. Первичка – для создания счета или акта по шаблону EasyDocs
Выберите нужный Вам шаблон документа:
• Счет на оплату
• Акт выполненных работ
• Акт оказанных услуг

Выберите контрагента и нажмите на кнопку Создать документ.

Заполните шаблон и нажмите на кнопку Создать документ. Документ будет создан и сохранен в личном кабинете в папке Входящие.

3. Кадровые – для создания заявления/приказа на отпуск/командировку по шаблону EasyDocs

Выберите нужный Вам шаблон документа:
• Заявление на отпуск
• Приказ на отпуск
• Служебная записка
• Приказ на командировку

После этого откроются остальные поля шаблона. Заполните их и нажмите на кнопку Создать документ. Документ будет создан и сохранен в личном кабинете в папке Входящие.

2 Тип документа

При создании документа из файла необходимо выбрать тип документа.

Важно выбрать правильный тип, поскольку некоторые документы являются односторонними (счет, заявление, приказ, договор-оферта и др.) и не требуют подписания второй стороной; некоторые документы являются двусторонними (договор, накладная, акт выполненных работ и др.) и должны быть подписаны обоими участниками документооборота.

Выбранный тип автоматически переносится и в поле Задать название. При необходимости Вы можете ввести свое название документа.

3 Загрузка документа

При создании документа из файла необходимо загрузить файл с Вашим документом.

Для загрузки нажмите на значоки выберите нужный файл на компьютере/смартфоне.

Вы можете загрузить:
• документы *.pdf
• текстовые документы (*.doc, *.docx)
• таблицы (*xls, *.xlsx)
• картинки (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp, *.gif, *.svg)
• текстовые документы (*.doc, *.docx)
• счет-фактуры и УПД (*.xls)

4 Выбор контрагента

При создании любого документа необходимо указать контрагента, которому Вы хотите отправить документ.

По нажатию на поле Выбрать контрагента откроется список Ваших контрагентов.


Если в списке нет нужного Вам контрагента, можете добавить его, нажав на ссылку <Создать контрагента…>.

Откроется меню создания контрагентов. Введите ИНН, нажмите на кнопку Далее, введите реквизиты контрагента и нажмите на кнопку Добавить контрагента. (Подробнее о добавлении контрагентов указано в п.1.4 «Контрагенты»)

После добавления контрагент появится в списке.

4. Отправка документа

1 Как подписать документ

Документы, которым требуется Ваша подпись, находятся в разделе Документы в папке Входящие.

Выберите документ.

Нажмите на кнопку Подписать.

Для подписания документа можно воспользоваться как облачной подписью EasyDocs, так и подписью на USB-носителе.

Подписание облачной подписью осуществляется при помощи приложения myDSS, на котором активирован Ваш сертификат. Дождитесь уведомления в приложении, подтвердите подписание – и Ваш документ в EasyDocs будет подписан.

Если Вы предполагаете использовать подпись на USB-носителе:
• убедитесь, что USB-носитель подключен к компьютеру/смартону
• убедитесь, что в операционной системе установлены соответствующие сертификаты
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро CSP
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in

Для подписания с помощью USB-носителя во всплывающем окне нужно подтвердить операцию с сертификатом, после чего Ваш документ в EasyDocs будет подписан.

После подписания документ автоматически появится в папке Входящие у Вашего контрагента, а у Вас переместится в папку Исходящие. После того, как документ будет подписан обеими сторонами, он будет находится и у Вас и Вашего контрагента в папке Архив.

2 Как подтвердить второй фактор в myDSS

В личном кабинете EasyDocs Вы нажали на кнопку Подписать.
Если к личному кабинету привязана облачная электронная подпись, то должно появиться окно с таймером:

В приложении myDSS отобразится уведомление о том, что есть операции, требующие подтверждения. Для начала подтверждения операции нажмите на кнопку Подтвердить.

Выберите нужный ключ и введите к нему пароль.

В приложении для ознакомления и подтверждения отобразиться информация о подписываемом документе (при условии использования совместимого формата документа). Нажмите на кнопку Подтвердить.

Появится уведомление об успешном подтверждении операции. Для продолжения работы в приложении Вы можете нажать на кнопку Продолжить.

После этого в личном кабинете EasyDocs вместо окна с таймером появится уведомление об успешном подписании документа.

5. Получение и рассмотрение документа

Документы, которым требуется Ваша подпись, находятся в разделе Документы в папке Входящие.

Если рядом с документом есть значок штампа, то это значит, что документ уже подписан контрагентом и от Вас требуется подпись или ознакомление.

Откройте документ.

Если под документом доступны кнопки Подписать и Отклонить, это значит, что документ требует Вашего подписания. Ознакомьтесь с его содержимым.

Если все в порядке, то выполните подписание документа. После подписания документ автоматически переместится в папку Архив.

Если документ Вас не устраивает, то нажмите на кнопку Отклонить. После этого документ автоматически переместится в папку Исходящие. У Вашего контрагента документ попадет в папку Входящие, он сможет отправить этот документ в архив, после чего у Вас и у Вашего контрагента документ переместится в папку Архив.

Если под документом доступна кнопка Ознакомился, это значит, что Ваша подпись не требуется. Нажмите на кнопку Ознакомился, и документ автоматически переместится в папку Архив.

3. Работа с сотрудниками

1. Добавление сотрудника

Работа с сотрудниками осуществляется в разделе Настройки на вкладке Сотрудники.

Чтобы добавить сотрудника, нажмите на кнопку Добавить сотрудника.

Введите данные сотрудника и нажмите на кнопку Добавить сотрудника.

Новый сотрудник появится у Вас в списке.

Если сотрудник не зарегистрирован в EasyDocs, ему на почту придет письмо с ссылкой для завершения регистрации.

Для входа в свой личный кабинет EasyDocs Вашему сотруднику нужно перейти по ссылке в письме и установить пароль от личного кабинета. В личном кабинете ему будет доступна роль сотрудника Вашей организации.

2. Редактировать данные сотрудника

Вы можете изменить название должности сотрудника. Для этого в меню управления сотрудником выберите пункт Редактировать.

Введите исправленное название должности и нажмите на кнопку Редактировать.

Изменения будут применены.

3. Делегировать роль сотрудника

Если Вы хотите передать права на работу с документами определенной должности другому сотруднику, например, на срок отпуска или болезни сотрудника либо на постоянной основе, то для этого предусмотрена функция делегирования.

Чтобы делегировать роль сотрудника, выберите пункт Делегировать в меню управления сотрудником.

В выпадающем списке выберите сотрудника, которому хотите делегировать права на работу с документами данной должности, затем нажмите на кнопку Делегировать.

В личном кабинете у выбранного сотрудника появится роль той должности, которую ему делегировали.

4. Удалить сотрудника

Для удаления сотрудника выберите пункт Удалить в меню управления сотрудником.

В выпадающем списке нужно выбрать должность, в роль которой будут перенесены документы удаленного сотрудника, и нажать на кнопку Удалить.

Сотрудник будет удален из списка.

Роль сотрудника будет удалена у соответствующего пользователя EasyDocs.