Анкета при приеме на работу

Анкета кандидата помогает в отборе соискателей на вакантную должность в компании. С помощью данного документа работодатель больше узнает о потенциальном сотруднике, что позволяет принять правильное решение.

В анкете уточняются как общие сведения о кандидате, так и информация, непосредственно связанная с выполнением рабочих обязанностей. Например, знание необходимых компьютерных программ, согласие на длительные командировки или же наличие медицинских противопоказаний к работе.

Анкета кандидата имеет несколько полезных функций:

• Помогает составить объективную и полную картину о соискателе. С помощью анкеты можно выяснить важные детали, которые повлияют на итоговый выбор. Анкета кандидата дополняет, а порой показывает неверность сведений, указанных в резюме. Возможно, соискатель не успел удалить из резюме устаревшую информацию или же добавить новые сведения (например, о прохождении курсов иностранного языка, необходимого для работы).
• Раскрывает личностные качества потенциального работника. На данном этапе HR-специалисты обращают внимание на то, насколько быстро, аккуратно и внимательно соискатель заполняет анкету, логично ли излагает свои мысли. Значение имеет и реакция возможного сотрудника на просьбу ответить на вопросы анкеты: опытный менеджер следит как за словами собеседника, так и за его мимикой.
• Формирует кадровый резерв. Бывает, что вакантная должность всего одна, но на нее претендует несколько сильных кандидатов. В случае необходимости HR-специалист может позднее обратиться к анкетам других кандидатов, не проводя повторные собеседования.

Важно отметить, что анкета не является обязательным документом для трудоустройства, но компания вправе попросить кандидата заполнить ее. Согласно статье 65 ТК РФ, при приеме на работу необходимы только паспорт (или же другое удостоверение личности), трудовая книжка (при ее наличии) и СНИЛС.

В некоторых случаях заполнение анкеты для трудоустройства обязательно. Речь идет о государственной, гражданской, муниципальной, воинской или альтернативной службе, службе в правоохранительных органах, в прокуратуре, нотариате, адвокатуре и др. Образец анкеты содержится в Распоряжении Правительства РФ № 667-р от 26 мая 2005 года.

Обратите внимание. Начиная с марта 2024 года, кандидаты, претендующие на должность в государственной и муниципальной службе, заполняют формы, предусмотренные Федеральными законами от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ («О государственной гражданской службе Российской Федерации») и от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ («О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Подчеркнем, что заполнение анкеты не означает приглашение на работу: за работодателем остается право отказать соискателю.

Как правило, кандидата просят заполнить анкету по упомянутой ранее форме, утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 года № 667-р. Однако организация может составить и свой опросник. Обычно анкета содержит от 10 до 30 вопросов: все зависит от целей работодателя или особенностей вакансии.

Анкета кандидата делится на следующие блоки:

• Общие вопросы. Это ФИО, год и место рождения, гражданство, адрес регистрации и фактического проживания, паспортные данные, семейное положение и др.
• Причины трудоустройства. Соискатель должен указать, чем его привлекла вакансия: карьерным ростом, возможностью повысить свою квалификацию и т.д.
• Опыт и компетенции потенциального работника. В этой части кандидат ответит на вопросы об уровне образования, знании иностранных языков и компьютерных программ, опыте работы, наличии водительских прав, сертификатов о пройденных курсах и др.
• Личные качества и хобби. Соискатель расскажет о своих деловых качествах, увлечениях, а также укажет наличие ограничений по здоровью, если таковые имеются.

Анкета при приеме на работу содержит и другие типы вопросов. Например, работодатель может поинтересоваться, как кандидат узнал о компании или о вакансии. Чем четче сформулированы вопросы, тем выше вероятность, что работодатель сможет выбрать наиболее подходящего и компетентного сотрудника. Рекомендуется выстраивать анкету логично, блоками и не задавать исключительно личные вопросы, не имеющие прямого отношения к работе.

Помните, что некорректно составленная анкета может привести к конфликтной ситуации и даже к судебным разбирательством. Юристы рекомендуют избегать вопросов о политических взглядах, вероисповедании, национальной или расовой принадлежности физлица. В некоторых случаях кандидат, не получивший должность, может сослаться на необоснованный отказ в заключении трудового договора (статья 64 ТК РФ), а также на дискриминацию (статья 136 УК РФ).

В текст анкеты включается согласие соискателя на передачу и обработку персональных данных. Для подписания электронного документа используется электронная подпись, которая является аналогом собственноручной (часть 4 статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ). Потенциальный работодатель обязан обеспечивать конфиденциальность данных физического лица, претендующего на вакансию.

В случае обработки данных, полученных без письменного согласия соискателя, работодателю грозит ответственность по статье 13.11 КоАП РФ. Административный штраф для граждан составляет от 10 000 до 15 000 тысяч рублей, для должностных лиц — от 100 000 до 300 000 тысяч рублей, а для юрлиц — от 300 000 до 700 000 тысяч рублей.

Данные из анкеты подлежат обязательной проверке тогда, когда соискатель поступает на специальную службу: к ней относятся работа в государственных и силовых структурах. Для этого HR-специалисты используют закрытые базы данных. В остальных случаях HR также проводит проверку, чтобы избежать потенциального мошенничества, краж или других неприятных ситуаций в компании.

Напомним, что статья 81 ТК РФ обеспечивает работодателя правом расторгнуть трудовой договор с сотрудником в случае, если последний предоставил некорректные и ложные сведения о себе.

Проверить кандидата можно с помощью открытых источников, к которым относятся:

• Портал Министерства внутренних дел РФ (МВД). На сайте проверяют паспортные данные (или данные иного документа, удостоверяющего личность потенциального работника), адрес регистрации, наличие патента или разрешения на работу.
• Портал Федеральной налоговой службы (ФНС). Помогает убедиться в достоверности СНИЛС, ИНН, а также уточнить наличие регистрации соискателя в качестве индивидуального предпринимателя или самозанятого.
• Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении. Здесь есть возможность поверить дипломы о профильном образовании, а также удостовериться в наличии ученой степени.
• Федеральная служба судебных приставов (ФССП). На портале отслеживают наличие задолженностей по судебным решениям у физического лица.
• Портал Госавтоинспекции (ГИБДД). На сайте можно проверить водительское удостоверение в случае приема на работу водителя.
• Реестр лиц, уволенных в связи с утратой доверия. Обычно портал изучают, если работник трудоустраивается на государственную службу. Однако на сайте также проверяют соискателей, претендующих на руководящую должность. В реестре содержится перечень лиц, уволенных ранее за коррупционные действия.

Когда все этапы собеседования позади и выбор сделан, начинается процесс трудоустройства успешного кандидата. Облегчить прием сведений о кандидате и его трудоустройство поможет система кадрового электронного документооборота (КЭДО). В EasyDocs существует простая и продуманная схема устройства на работу.

Интеграция с 1С ЗУП и 1С Бухгалтерия позволяет кадровому специалисту работать в привычном окружении. Кандидат самостоятельно внесет данные. Благодаря маскам ввода данных система минимизирует возможные ошибки при вводе информации.

Еще в статусе кандидата будущий сотрудник сможет подписать листы ознакомления с локально-нормативными актами. А затем, на основе внесенных кандидатом сведений из анкеты, кадровые специалисты автоматически сформируют первичные документы. В дальнейшем при подаче заявлений сотрудником персональные данные будут автоматически добавлены в итоговый документ, что делает процесс формирования и подписания документов быстрым, удобным и безопасным.