Кейс Альфа Лизинг и EasyDocs
Альфа-Лизинг экспериментировал с проектом по удаленной работе, когда это еще не было мейнстримом. Хотя бородатые парни с ноутбуками в модных кофейнях уже вовсю мелькали в инстаграме, причины, к эксперименту побудившие, были самыми прозаическими: мотивация сотрудников, расширение географии привлечения узкоспециализированного персонала, снижение затрат на офисы. Кроме того, искали альтернативу ИТ-хабу. Так что вопрос об электронном кадровом документообороте возник не вдруг — это было обязательной частью проекта по кадровому администрированию, просто не имело какого-то значимого приоритета.
В 2020 году началось известно что, и, когда стало ясно, что тема с коронакризисом затяжная, коллеги из HR поставили вопрос об удаленке ребром. Подключилось руководство. Уходили по домам, как и все — с места в карьер, так что довольно скоро стало понятно: без налаженных электронных кадровых процессов проблемы будут как с оперативностью в целом, так и с соблюдением законодательства в частности.
Запустился процесс поиска готового решения по КЭДО. Совместно с кадровиками и ИТ-архитекторами рассматривали больше 10 вариантов, но окончательный выбор делали между двумя решениями, поскольку на деле к ЭДО именно для кадровых процессов оказались не готовы большинство поставщиков. Оглядываясь назад, можно сказать, что итоговый выбор был сделан по критерию вовлеченности заказчика в проект — та самая клиентоориентированность, которая проверяется в бою. Остановились на решении от EasyDocs.
Making of…
В условиях несущегося паровоза пандемии Альфа-Лизингу пришлось приоритезировать процессы, которые брали в цифру (хотя, по уму, надо брать все и сразу). Выбрали те, которые требуют «живой подписи» сотрудника и накладывают юридические риски при ее отсутствии. Это, естественно, прием на работу, увольнение, подписание ВНД и отпуска.
Самыми сложными в переходе на кадровый ЭДО оказались не столько технологии, сколько процессы, в том числе, с проектом не связанные: согласования внутри подразделений, отладка процессов, аналитика и многое другое, что заняло почти 7 месяцев. Первые же подписи под документами получили уже через 5 месяцев после начала переговоров с EasyDocs.
Почему так? В Альфа-Лизинге автоматизированы все кадровые процессы, и, чтобы «подружить» их с EasyDocs именно в том виде, в котором они есть, понадобилось детальная проработка изменений сложившихся бизнес-процессов. Один из результатов и отдельная гордость — сложная, но гибкая система рассылки уведомлений на отпуск через ЭДО. Об этом, казалось бы, мало значимом документе забывают в мирное время, а зря — он обязательный, требует реальной подписи сотрудника и периодически интересует инспекторов Минтруда.
Артем Косолапов, ИТ-директор ГК Альфа-Лизинг:
«Мы проделали колоссальную работу, но сам факт этой колоссальности, на самом деле, не предопределил успех. Основное в таких экстремально-пандемийных проектах — это стопроцентная вовлеченность коллег и полная интеграция команд заказчика и исполнителя. Фактически, на какое-то время исполнитель становится вашим новым отделом внутри компании, что-то типа «отдел внедрения КЭДО»
Болезненный вопрос интеграций решили в прямом смысле за несколько минут: у EasyDocs есть готовая интеграция с 1С: ЗУП, поэтому, фактически, можно говорить, что ее и не было. Просто подключили все готовое. Затем с помощью довольно развитого и гибкого API EasyDocs смогли нарастить требуемый функционал.
Переход в боевой режим
Любое нормальное внедрение либо идет параллельно с обучением, либо им заканчивается, и кадровый ЭДО здесь не исключение. Режим изоляции исключал возможности очных встреч сотрудников, поэтому сосредоточились на вебинарах: рассказывали концептуальные моменты про ЭДО и ЭЦП. Кроме того, записали обучающий видео курс в корпоративной системе обучения, а также с помощью внутренних инструментов коммуникации информировали о каждом шаге внедрения и подсвечивали какой этап обучения сотрудникам нужно применить на практике. Ощутимую поддержку оказала техническая поддержка EasyDocs, которая разгружала ИТ-команду в части ошибок и консультацией по выпуску ЭЦП.
Денис Котовский, руководитель отдела продаж EasyDocs:
«В Альфа-Лизинге открыты к любым вопросам и возражениям не на словах, а на деле: нам удавалось собирать ценнейшую обратную связь от сотрудников, обрабатывать ее и учитывать буквально в режиме реального времени. Это в немалой степени сократило срок проекта, мы же все знаем, что изрядная доля доработок, которые растягивают срок — это из области тут не учли, там не выслушали, а тут — и не подозревали, что процесс выглядит именно так. Кроме того, политическая воля руководства и нацеленность команды на внедрение сыграли не последнюю роль. Опять же, тем, что были реальными, а не на бумаге»
Впечатления от работы
Лучший проект — это когда особых впечатлений нет. Сейчас все работает штатно, степень проникновения решения — 98%, это очень высокий показатель для решения, предполагающего использование широкими группами сотрудников. К хорошему привыкают быстро, поэтому возможность подписать заявление на отпуск с мобильного за 1 минуту (реально одну минуту) уже никого не удивляет. Это ли не цель внедрения КЭДО?
Евгения Потапова, руководитель отдела кадрового администрирования ГК Альфа-Лизинг:
«Внедрение кадрового электронного документооборота позволило сократить время на подписание документов с работниками, на получение оригиналов документов из региональных подразделений, сократить время служб, задействованных в этом процессе, и исключать риски, связанные с неполученными своевременно документами. Мы существенно сократили расходы на обмен бумажной корреспонденцией между региональной сетью и головным офисом, расходы на закупку бумаги и пр.
Сейчас каждый наш сотрудник может подписать документ из любой точки мира, для этого достаточно иметь телефон с доступом в интернет.
Сократилось время, связанное с бумажным документооборотом, и работника кадровой службы. Не нужно печатать документы, приглашать работников, подписывать со стороны работодателя, систематизировать и раскладывать в архив, ждать получение документов из региональных подразделений, проверять и отмечать полученные, запрашивать неполученные документы и т. д.
Кроме этого, такой подход делает нас гибкими, и не привязывает к стационарному рабочему месту."
Сложности, планы, рекомендации
Ошибки, естественно, есть, но они решаются в рутинном режиме тикетов техподдержкой EasyDocs и не влияют в целом на процессы. Про дополнительную функциональность речь сейчас не идет, так как она была изначально заложена в скоуп проекта. EasyDocs держит руку на пульсе всех новостей, касающихся цифровизации кадрового дела, так что нужно просто следить за новостями и обновлениями.
Глобально Альфа-Лизинг с точки зрения работы с персоналом от пандемии выиграл. Так уж сложилось. Люди перестали быть привязаны к офису во всех смыслах, реально расширилась география привлечения сотрудников, что неминуемо снизило затраты на поиск и привлечение специалистов.
Рустем Манкеев, руководитель ИТ-проектов ГК Альфа-Лизинг:
«Коллегам по рынку мы даем рекомендацию в кадровых проектах слышать сотрудников, чтобы внедрение проходило успешно. Ну и конечно планировать необходимые работы до мельчайших деталей, чтобы сроки выдерживались как у нас».